In de uitvoering van het beleid op het terrein van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (BHOS) wordt gebruik gemaakt van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). Om deze reden wordt in deze bedrijfsvoeringparagraaf verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Uitzondering hierop zijn de onderdelen rechtmatigheid, totstandkoming van de beleidsinformatie, misbruik en oneigenlijk gebruik en activiteitenbeheer.
Paragraaf 1: Uitzonderingsrapportage
Rechtmatigheid Er hebben zich geen overschrijdingen en/of bijzonderheden voor gedaan.
Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie Er zijn geen bijzonderheden te melden.
Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering
Misbruik en oneigenlijk gebruik en fraude en corruptieIn deze rapportage zijn externe risico’s t.a.v. misbruik en oneigenlijk gebruik beschreven die vallen onder de verantwoordelijkheid van de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Onder misbruik en oneigenlijk gebruik verstaan we het opzettelijke handelen van externe partijen in de BHOS-activiteitencyclus waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Omdat de minister van Buitenlandse Zaken verantwoordelijk is voor de integrale bedrijfsvoering en voor het voorkomen en detecteren van (interne) fraude (uitgezonderd de projectmatige beheersing van de activiteitencyclus) zijn interne fraude- en corruptierisico’s beschreven in de bedrijfsvoeringparagraaf van BZ.
Risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruikConform afspraak worden vermoedens en gevallen van misbruik en oneigenlijk gebruik door derden in de activiteitencyclus van BHOS, gemeld bij het Expertisecentrum Malversaties van het ministerie (ECM). In 2022 zijn 114 vermoedens van misbruik en oneigenlijk gebruik rond BHOS-projecten en -programma’s gemeld bij ECM (ter vergelijking in 2021: 111). Meer gedetailleerde informatie hierover is opgenomen in de bijlage «sanctiebeleid en malversaties» van het jaarverslag Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking 2022 en in het OS portaal (https://www.nlontwikkelingssamenwerking.nl/nl/#/results/malversations).
Om het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik door derden in door BHOS gefinancierde programma’s en projecten te beperken, zet het ministerie op verschillende manieren actief in op een grondige risicoanalyse, zoals hieronder toegelicht in de paragraaf over Activiteitenbeheer (Risicoparagraaf).
Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Activiteitenbeheer/Risicoparagraaf Impact/BZ In ControlDe activiteitencyclus is een standaard proces voor beleidsuitvoering van alle door BZ en BHOS gefinancierde activiteiten. Voor dit proces loopt een meerjarig project gericht op stroomlijning van werkprocessen: IMPACT (zie de BZ-Bedrijfsvoeringparagraaf - onderdeel I-Portfolio).
Controleprotocollen Voor activiteiten waarvoor een controleverklaring van een accountant is vereist, heeft BZ in 2022 de bestaande sjablonen voor controleprotocollen verder geactualiseerd en aangescherpt zodat de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) het laatste sjabloon in 2023 kan goedkeuren.
Risicoparagraaf Het project Risicoparagraaf is in 2022 formeel afgesloten en belegd in de lijn aangezien de kwaliteit van de risicoanalyses voorafgaande aan de financiering van activiteiten op orde was. Het Expertise Centrum Malversaties stelt steekproefsgewijs vast of deze kwaliteit voldoende blijft. De in 2022 uitgevoerde controles tonen dat de kwaliteitsverbetering die in 2021 bereikt werd, gehandhaafd is gebleven. Om de kennis van medewerkers rondom risicoanalyses te waarborgen heeft het ministerie een aparte opleiding Risicomanagement in de activiteitencyclus ontwikkeld. Een goede risicoparagraaf vooraf met de juiste beheersmaatregelen beperkt immers het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik.
BZ in controlIn 2022 is een plan van aanpak opgesteld om de aantoonbaarheid van ‘in control’ zijn in de toekomst te borgen. De uitvoering van het plan wordt projectmatig opgepakt. De stuurgroep op dit project, bestaande uit vertegenwoordigers van decentraal control en concern control, bewaakt de voortgang.
Het plan van aanpak is vormgegeven langs drie pijlers: (i) oplossen van oorzaken van herhalende fouten, (ii) versterking (en modernisering) van de interne beheersing en (iii) versterking (en modernisering) van het toezicht.
Het herbevestigen van de rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen het Three Lines Model omtrent de risicoanalyses/interne beheersingsplannen, het tijdig uitvoeren van de hierin gedefinieerde beheersingsmaatregelen, het met een toereikende controlespoor vastleggen van de bevindingen en de rapportage hieromtrent hebben als doel dat de organisatie aantoonbaar in control is. Zo komt het ministerie tot een sluitend geheel waarin financieel beheer fouten door ‘de lijn’ worden voorkomen, tijdig worden gesignaleerd en gecorrigeerd.
Paragraaf 2: Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
BHOS maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting omtrent de belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken.
Paragraaf 3: Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
BHOS maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting omtrent de belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken.