Inleiding
Doc-Direkt is een shared service organisatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties die als tijdelijke baten-lastendienst per 1 januari 2011 functioneert. Doc-Direkt verleent archiefbewerking- en archiefbeheerdiensten en overige diensten aan alle departementen en hun onderdelen en aan de Hoge Colleges van Staat.
De Missie
Doc-Direkt is de rijksbrede shared service organisatie die archieven bewerkt en beheert ten behoeve van een toegankelijke, tijdige en transparante informatievoorziening van de rijksoverheid. Doc-Direkt draagt bij aan het zijn van een betrouwbare rijksoverheid.
De Visie
Doc-Direkt zorgt ervoor dat de rijksoverheid op het vlak van documentaire informatiehuishouding in control en op orde is. Dit doet Doc-Direkt voor nu, voor morgen en voor later. Doc-Direkt draagt hiermee bij aan de kernwaarden van de democratie en aan goed openbaar bestuur. Doc-Direkt werkt vraaggestuurd, ketengericht, doelgericht en zakelijk dienstverlenend. Doc-Direkt is deskundig, betrouwbaar, vernieuwend en flexibel. Doc-Direkt is een inspirerende organisatie waar professionals met plezier werken.
De Taken
De organisatie Doc-Direkt heeft drie hoofdtaken:
-
1. Beheren en bewerken van de reguliere instroom
-
2. Wegwerken van de achterstanden van na 1976; alle achterstanden moeten in 2019 (totaal 10 jaar) zijn weggewerkt
-
3. Oppakken digitale archiefbewerking; m.i.v. 2012 zal het oppakken van de digitale archiefbewerking nader uitgewerkt worden.
Exploitatie
| Begroting van baten-lastendienst 2011 (x € 1 000) | ||
|---|---|---|
| 2011 | ||
| Baten | ||
| Opbrengst moederdepartement | 13 767 | |
| Opbrengst overige departementen | 11 112 | |
| Opbrengst derden | ||
| Rentebaten | ||
| Vrijval voorzieningen | ||
| Bijzondere baten | ||
| Totaal baten | 24 879 | |
| Lasten | ||
| Apparaatskosten | ||
| Personele kosten | 14 315 | |
| Materiële kosten | 10 057 | |
| Rentelasten | ||
| Afschrijvingskosten | ||
| – materieel | ||
| – immaterieel | ||
| Overige lasten | ||
| – dotaties voorzieningen | 0 | |
| – bijzondere lasten | 0 | |
| Totaal lasten | 24 372 | |
| Saldo van baten en lasten | 507 | |
Toelichting
Uitgangspunt voor de begroting van baten en lasten van DD is een kostendekkende exploitatie. Doc-Direkt heeft onder andere de taak de archiefachterstanden (1976–2004) van in totaal 300 km binnen 10 jaar weg te werken. De bijdrage voor 2011 ten behoeve van het wegwerken van de achterstanden is € 13,8 mln. Dit bedrag is overgeheveld vanuit de verschillende departementen.
| Verdeling omzet naar productgroepen | |
|---|---|
| 2011 | |
| Baten | |
| Bewerken | 17 858 |
| Beheren | 6 074 |
| Overige diensten | 947 |
| Totaal baten | 24 879 |
Toelichting
Doc-Direkt verwerft omzet met diverse producten en diensten zoals die zijn vastgelegd in de Producten- en Dienstencatalogus Doc-Direkt (PDC). Voor het meten van het volume (q) van deze diensten en producten worden uiteenlopende eenheden gebruikt: meters, pallets, dossiers, uren en projecten. Afhankelijk van de soort benodigde onderliggende activiteiten heeft een meeteenheid meerdere specifieke tarieven (p). Alle producten en diensten zijn te bundelen tot drie productgroepen:
-
1. Beheren
-
– Opslag van semi-statische archieven;
-
– Het beheer van semi-statische archieven zoals materiële verzorging, verstrekken van inlichtingen en verzorgen van uitleningen, in- en uithuizing van bestanden, afvoer van vernietigbare bestanden.
-
-
2. Bewerken
-
– Het selecteren en toegankelijk maken van archieven van termijnbestanden.
-
– Het selecteren, toegankelijk maken en materieel verzorgen van archieven bestemd voor overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats alsmede voorbereiding en begeleiding van deze overbrenging.
-
-
3. Overige diensten
-
– Uitvoeren en/of begeleiden van maatwerkopdrachten;
-
– Advies op verzoek;
-
– Ontwikkelen en beheer selectielijsten;
-
– Speciaal transport.
-
De ontwikkeling van de PDC bespreekt Doc-Direkt met de klantenraad. De klantenraad was in het eerste kwartaal van 2011 operationeel.
Kasstroomoverzicht
| 2011* | ||
|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari (incl. deposito) | |
| 2. | Totale operationele kasstroom | 507 |
| 3a. | Totaal investeringen (-/-) | – 800 |
| 3b. | Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 |
| 3. | Totaal investeringkasstroom | – 800 |
| 4a. | Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-) | 0 |
| 4b. | Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 |
| 4c. | Aflossingen op leningen (-/-) | |
| 4d. | Beroep op leenfaciliteit (+) | 800 |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 800 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december (=1+2+3+4) | 507 |
Toelichting
Er loopt een aanbesteding voor een productiesysteem ten behoeve van het primaire proces (voor de processen bewerken van archieven en beheren van archieven en voor warehousemanagement). Eind oktober wordt de gunning verwacht. De indicatie van de omvang van deze investering is op dit moment nog niet exact bekend; wel zal hiervoor Europees moeten worden aanbesteed.
De onder beroep op leenfaciliteit verantwoorde bedragen zijn ambtelijk akkoord bevonden. De looptijd van de lening is gekoppeld aan de economische levensduur van de onderliggende vaste activa.
| Balans | |
|---|---|
| Activa | |
| Immateriële activa | |
| Materiële activa | |
| – grond en gebouwen | 702 |
| – installaties en inventarissen | 2 069 |
| – overige materiële vaste activa | 624 |
| Voorraden | 52 |
| Debiteuren | – |
| Nog te ontvangen | – |
| Liquide middelen | – |
| Totaal activa | 3 447 |
| Passiva | |
| Eigen Vermogen | – |
| – exploitatiereserve | – |
| – onverdeeld resultaat | – |
| Leningen bij het MvF | 3 395 |
| Voorzieningen | – |
| Crediteuren | – |
| Nog te betalen | 52 |
| Totaal passiva | 3 447 |
Toelichting
De openingsbalans is samengesteld uit de vermogensbestanddelen van drie organisaties die werkzaam zijn op het terrein van archiefbewerking. Het betreft de CAS, de archiefgerelateerde onderdelen van de Belastingdienst en de Haagse vestiging. De financiële verantwoordingsinformatie per ultimo 2010 van de CAS is nog object van onderzoek door de RijksAuditDienst. Om die reden is de CAS nog niet geliquideerd en zijn in de openingsbalans indicatieve cijfers gepresenteerd.
Doelmatigheid
| Overzicht | 2011 |
|---|---|
| Doelmatigheidsindicatoren | |
| Omschrijving generiek deel | |
| Kostprijzen/uur: | |
| Bewerken | 68,00 |
| Beheren | 62,00 |
| Overige diensten | 144,00 |
| FTE-totaal (excl. externe inhuur) | 244 |
| Uren per productieve fte | 1 370 |
| Saldo van baten en lasten (%) | 2 |
| Realisatie achterstand in km | 20 |
| Ziekteverzuim % | 5% |
Toelichting
Begin 2011 is besloten minder personele capaciteit toe te voegen. Enerzijds houdt dit verband met de positionering van Doc-Direkt als nieuwe speler op de archiefmarkt. Anderzijds zijn de klanten terughoudend met het verstrekken van opdrachten met betrekking tot de reguliere aanwas wegens de Rijksbrede taakstellingen die aan de departementen is opgelegd.
Ziekteverzuim: de Verbaannorm voor Doc-Direkt is 4,9%. Doc-Direkt houdt vooralsnog de ziekteverzuimindicatie van 5% over 2011 aan.