2.1. Algemene toelichting

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).

Voor 2013 tot en met 2016 heeft het Nationaal Archief incidenteel een bedrag van € 48,0 miljoen beschikbaar voor de structurele werkzaamheden rond de digitalisering van het Rijksarchief (digitale taken rijksarchieven). Deze ontwikkeling is zichtbaar in de stijging van de post omzet moederdepartement waarin het budget voor de digitale taken rijksarchieven is opgenomen. Van deze € 48,0 miljoen is € 3,0 miljoen beschikbaar gesteld in 2013 en € 45,0 miljoen is verdeeld over de jaren 2014 tot en met 2016.

In de voorbereidingen voor de digitale taken rijksarchieven is in 2013 en 2014 de organisatiestructuur van het Nationaal Archief aangepast om de digitale taken te kunnen uitvoeren. Vanwege het structurele karakter van de digitale taken rijksarchieven is continuering van deze taken na 2016 het uitgangspunt.

In de omzet moederdepartement over 2016 tot en met 2019 is de taakstelling Rutte II verwerkt (€ 1,0 miljoen). De taakstelling zal door het Nationaal Archief voornamelijk worden gerealiseerd in efficiency resultaten in de synergie tussen het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra (RHC’s) bij de uitvoering van de digitale taken. Omdat het aandeel van de RHC’s in de taakstelling nog niet bekend is, is de taakstelling voorlopig volledig verwerkt in de materiële uitgaven van het Nationaal Archief (i.c. volledig ten laste van de exploitatie van het NA gebracht).

Vanaf 2012 is de subsidie aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) opgenomen, die namens het moederdepartement wordt verstrekt. Het Nationaal Archief vervult hierin alleen de kasfunctie. De subsidie voor 2015 bedraagt € 1,77 miljoen.

Omzet overige departementen

Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit projectmatige inkomsten van derde partijen (o.a. de Europese Unie) voor specifieke producten en diensten (projecten). Deze baten ontwikkelen zich op dit moment met een dalende lijn als gevolg van de afloop van projecten zoals Apex (Europees project) en Metamorfoze (samenwerkingsproject met de Koninklijke Bibliotheek).

Mutatie vooruit ontvangen middelen

Dit betreft projectgelden die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten (kosten uitvoering en kosten investeringen voor programma’s en projecten) voor verschillende opdrachtgevers. Ook voor deze post geldt dat een dalende lijn wordt verwacht als gevolg van de afloop van projecten.

Lasten

Apparaatskosten

–  Personele kosten

De personele kosten zijn gebaseerd op een formatie van 184,14 fte eind 2014. In 2015 tot en met 2016 stijgen de personele kosten als gevolg van de digitale taken rijksarchieven. In 2017 tot en met 2019 dalen de personele kosten en de post externe inhuur als gevolg van de afloop van projecten en taakstellingen.

–  Materiële kosten

Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, voor de digitale taken rijksarchieven en in de projecten.

Rentelasten

De rentelasten vloeien voort uit het beroep op de leenfaciliteit in 2013.

Afschrijvingskosten

De stabiele lijn van de afschrijvingskosten wordt veroorzaakt door instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware. In 2013 is het saldo aan Immateriële Vaste Activa (uitgaven softwareontwikkeling) direct ten laste van het resultaat gebracht; vanaf 2013 worden de uitgaven voor softwareontwikkeling niet meer geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatie gebracht (stelselwijziging).

Toelichting:

De operationele kasstroom ontwikkelt zich stabiel. De belangrijkste oorzaak is dat wordt uitgegaan van een begroting met een nihil resultaat en een stabiel verloop van de afschrijvingen en mutaties in de vooruit ontvangen projectmiddelen.

De investeringskasstroom betreft de investeringen in ICT hardware en investeringen in het fysieke depot. De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leenfaciliteit welke is aangegaan ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte.

Toelichting:

In de berekening van de gemiddelde kostprijs per kilometer fysiek archief is rekening gehouden met de capaciteitsuitbreiding van het depot door indikking van de archiefopslag. De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen zijn niet doorgerekend vanwege het ontbreken van voldoende kerncijfers.

Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan Regionale Historische Centra (RHC’s), departementen en andere instellingen met een publieke taak. In de eerste fase richt de serviceorganisatie zich op dienstverlening aan de RHC’s voor overgebracht archiefmateriaal. Deze dienstverlening start met ingang van 2016. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen.

Het Nationaal Archief werkt aan de opdracht om de maatschappelijke zichtbaarheid te vergroten als publiekscentrum: het verbeteren van de toegankelijkheid van archieven als geheugen van de samenleving (tentoonstellingen, publiekseducatie, studiezalen, faciliteren onderzoeken archiefprofessionals). Dit leidt met ingang van 2014 tot het toenemen van bezoekersaantallen.

De gemiddeld gewogen uurtarieven zijn gebaseerd op de begroting van het Nationaal Archief van 2014.

Bezoekerstevredenheid: Tweejaarlijks wordt door de branchevereniging een landelijk onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de dienstverlening.

Webrichtijnen: Het Waarmerk drempelvrij.nl is het Nederlandse kwaliteitsmerk voor toegankelijke websites. Als een website toegankelijk is, kan deze door alle bezoekers goed worden gebruikt. Ook is de website dan beter vindbaar in zoekmachines. De toekenning geschiedt op basis van een jaarlijks onderzoek en wordt toegekend in de vorm van een certificaat. De score wordt toegekend in aantal sterren (*) met als maximaal toe te kennen score drie sterren (***).