Inleiding
In de bedrijfsvoeringparagraaf (BVP) wordt verslag gedaan van relevante aandachtspunten in de bedrijfsvoering. De informatie opgenomen in de BVP is tot stand gekomen vanuit het departementale management control systeem en informatie uit audits van de Auditdienst Rijk (ADR). Deze bedrijfsvoeringparagraaf omvat drie paragrafen:
1. uitzonderingsrapportage voor vier onderdelen: (a) rechtmatigheid, (b) totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie, (c) financieel en materieel beheer en (d) overige aspecten van de bedrijfsvoering;
2. rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen en
3. belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering.
1. Uitzonderingsrapportage voor vier onderdelen
a. Rechtmatigheid
Vanuit de bij EZK bekende informatie zijn er fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie die gerapporteerd moeten worden.
Uit de statistische steekproef van de ADR blijkt een bedrag aan waarschijnlijke fouten en onzekerheden in afgerekende voorschotten van € 51.940.205,- (kolom 6 tabel). Deze fouten bestaan uit onrechtmatigheden omdat niet aan alle subsidievoorwaarden is voldaan en onzekerheden bij de afwikkeling van voorschotten uit voorgaande jaren waarbij niet alle benodigde stukken konden worden achterhaald. Afgezet tegen het bedrag aan afgerekende voorschotten van € 1.124.398.000,- (kolom 2 tabel) blijft dit bedrag aan waarschijnlijke fouten beneden de norm van 5% (kolom 3 tabel). De ADR hanteert een statistische berekening die op basis van deze constateringen resulteert in een bedrag aan maximale (theoretische) fouten en onzekerheden dat wel de tolerantiegrens van € 56.220.000,- (=5%, kolom 3 tabel) overschrijdt. Om die reden moet de meest waarschijnlijke fout hier worden toegelicht.
1) Rapporterings-tolerantie | (2) Verantwoord bedrag in € (omvangsbasis) | (3) Rapporterings-tolerantie voor fouten en onzekerheden in € | (4) Bedrag aan fouten in € | (5) Bedrag aan onzekerheden in € | (6) Bedrag aan fouten en onzekerheden in € | (7)Percentage aan fouten en onzekerheden t.o.v. verantwoord bedrag = (6)/(2)*100% |
|---|---|---|---|---|---|---|
Saldibalans | ||||||
Afgerekende voorschotten | 1.124.398.000 | 56.220.000 | 30.312.000 | 21.628.205 | 51.940.205 | 4,6% |
b. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
Vanuit de bij EZK bekende informatie zijn er geen tekortkomingen in de totstandkoming van niet-financiële verantwoordingsinformatie die gerapporteerd moeten worden.
c. Financieel en materieel beheer
Opvolging aanbevelingen Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer (AR) heeft in haar rapport bij het jaarverslag 2018 het subsidiebeheer bij het kerndepartement en RVO.nl als onvolkomenheden aangemerkt. Hierop zijn verbeteracties uitgezet onder andere door dossier-vorming te verbeteren, controlebevindingen beter vast te leggen, het controle-protocol voor externe accountants te verduidelijken en meer reviews uitvoeren.
Nationale verklaring
Met de Nationale Verklaring geeft de Minister van Financiën, namens het kabinet, jaarlijks aan de Europese Commissie en de Tweede Kamer een verklaring af over het financieel beheer van middelen uit de Europese fondsen en de rechtmatigheid van financiële transacties en openstaande vorderingen (tot op het niveau van begunstigden). De onderliggende deelverklaring van EZK voor het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) is op 11 maart 2020 afgegeven aan de Minister van Financiën en bevat geen beperkingen.
d. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Informatiebeveiliging
EZK heeft, conform de richtlijnen van Binnenlandse Zaken en Koninkrijks-relaties, op 14 februari 2020 een «Informatiebeveiligingsbeeld» afgegeven waar de status van de informatiebeveiliging in 2019 is omschreven. Zo zijn alle kritieke informatiesystemen van EZK beoordeeld op conformiteit met de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Uit die beoordeling blijkt dat er geen sprake is van zeer hoge risico's. Voor de als hoog gekwalificeerde risico's, zoals het actualiseren van risicoanalyses voor kritieke informatiesystemen en incidentmanagement, zijn maatregelen benoemd.
2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
Beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies
Uit actuele risicoanalyses blijkt dat voor alle subsidieregelingen opgenomen in de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies het (rest)risico van misbruik- of oneigenlijk gebruik door begunstigden als laag/aanvaardbaar is gekwalifi-ceerd. Bestaande maatregelen om subsidiefraude te bestrijden zijn onder andere: de tijdige opstelling van risicoanalyses ter bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies door begunstigden, het in voorkomende gevallen opvragen van controleverklaringen bij subsidieverantwoordingen, het bijhouden van een register van ernstige onregelmatigheden en het via de fraudecoördinator van RVO.nl melden van vermoedens van fraude bij het OM.
In 2019 is het departementale beleid ter voorkoming van misbruik en oneigelijk gebruik (M&O) van subsidies door subsidieontvangers in lijn gebracht met de kabinetsafspraken over het inrichten van een centraal M&O-register met een interdepartementale verwijsindex bij RVO.nl en de AVG.
Grote ICT projecten
Het Ministerie van BZK informeert de Tweede Kamer periodiek over departementale grote ICT-projecten. Deze projecten worden op het Rijks ICT-dashboard openbaargemaakt en minimaal éénmaal per jaar geactualiseerd. Deze rapportageplicht geldt voor alle ICT-projecten waarvan de kosten tenminste € 5 mln bedragen. Lopende ICT-projecten zijn:
• AMRI (vernieuwing bancair systeem ten behoeve van garantstellingen RVO.nl);
• Kern Gezond (KvK);
• MIVSP (Maritiem informatievoorzieningsplatform bij DG K&E);
• DigiAT (Zaakgerichtwerken bij AT);
• Phoenix+ (CBS);
• Nieuw rekencentrum (CBS).
Externe inhuur
Het kabinet heeft de norm voor externe inhuur gesteld op maximaal 10% van de personele uitgaven. Voor EZK is het inhuurpercentage 24,2% (2018 EZK en LNV samen: 19,8%). De overschrijding wordt veroorzaakt door inhuur bij DICTU en RVO.nl. Het inhuurpercentage voor EZK over 2019 zonder DICTU en RVO.nl komt uit op: 9,5%. Bij DICTU is de aanleiding met name de behoefte aan specifieke ICT-expertise, vooral bij ontwikkeling van nieuwe applicaties. In geval van RVO.nl is de aanleiding een flexibele schil, om in spelen op fluctuaties in het opdrachtenpakket van diverse ministeries en de afhandeling van de schadeloosstellingsdossiers Groningen. Maatregelen zijn onder meer verscherpt toezicht op de duur van inhuur, interne trainingen, Rijkstrainee-programma’s en samenwerking met hogescholen en universiteiten.
Activiteiten Audit Committee
Het Audit Committee (AC) adviseert het departementaal management over de bedrijfsvoering waaronder het auditbeleid. Het AC is in 2019 viermaal bijeengekomen. Het AC bestond in 2019 uit de secretaris-generaal (voorzitter), de plaatsvervangend SG, twee directeuren-generaal, de Chief Economist, de algemeen directeur van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en twee (vanaf 1 november 2019: drie) externe leden, de directeur Financieel-Economische Zaken (FEZ) en de ADR ondersteunen het AC. De Algemene Rekenkamer is agenda lid. Onderwerpen van overleg in 2019 waren: de auditplanning en controle-aanpak 2019 door de ADR, toezichtrapportages van FEZ over het financieel en materieel beheer, uitkomsten van ADR- en AR-controles en 4 strategische onderwerpen.
3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Schadeloosstellingen Groningen
Per 1 juli 2020 neemt het bij ministerieel besluit in te stellen Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) als zelfstandig bestuursorgaan het afhandelen van aardbevings-schadedossiers over van de Tijdelijke Commissie Mijnbouwschade Groningen (TCMG). De uitvoering blijft bij RVO.nl.
Versterkingsoperatie Groningen
Vanaf 16 oktober 2019 is de uitvoering van de versterkingsoperatie een verantwoordelijkheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.