In 1999 zijn de directie Voorlichting Buitenlandse Zaken (DVL/BZ) en de directie Voorlichting Ontwikkelingssamenwerking (DVL/OS) gefuseerd tot één directie Voorlichting en Communicatie (DVL). De samenvoeging leidt tot meer efficiency, samenwerking en samenhang in de voorlichting van het Ministerie. De directie bestaat naast de leiding en een bedrijfsbureau uit zes afdelingen: persvoorlichting, publieksvoorlichting, voorlichting buitenland, interne communicatie, communicatiebeleid en «onderzoek, en een afdeling voorlichtingsmiddelen. De formatie van de gefuseerde directie Voorlichting en Communicatie telt 61 medewerkers. Daarmee is de directie 10% kleiner dan de beide «oude» voorlichtingsdirecties tezamen.
Het communicatieplan «Het Concept» geeft aan dat het ministerie van Buitenlandse Zaken streeft naar verdere verankering en zichtbaarheid van het buitenlands beleid in de samenleving. Uitgangspunt daarbij is dat zonder een communicatiever organisatie die zichtbaarheid en verankering niet goed tot stand kunnen komen. Dat streven is geen zaak van alleen voorlichters. Integendeel, alle medewerkers in Den Haag en op de posten moeten hun vaardigheid op dit punt verbeteren. De directie Voorlichting en Communicatie zal dan ook meer accent leggen op advisering over voorlichting en communicatie aan directies en posten.
De afdeling Persvoorlichting werkt aan de verdere uitbouw van het (interne) netwerk van zogenaamde P(ers)-ambtenaren ten behoeve van de externe communicatie van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Dat geldt zowel de vertegenwoordigingen in het buitenland als het departement in Den Haag. De P-functionarissen zullen in een vroeg stadium, op onderwerpen die veel aandacht krijgen, informatie stroomlijnen en selecteren en daarover intensief contact onderhouden met de persvoorlichters. Na opleiding kunnen zij op termijn en in overleg met Persvoorlichting naar buiten treden om feitelijke toelichting op het beleid te geven. Ook worden ze betrokken bij de beantwoording door de bewindslieden van vragen uit het parlement.
Publieksvoorlichting flankeert de persvoorlichting. Beide zijn gericht op het verklaren en toelichten van het buitenlands beleid, waaronder ontwikkelingssamenwerking. Publieksvoorlichting concentreert zich daarbij op het betrekken van het publiek bij belangrijke onderwerpen en thema's, opdat het maatschappelijk draagvlak voor beleid geleidelijk wordt versterkt. Het komende jaar hebben de volgende beleidsthema's in de publieksvoorlichting prioriteit: de uitbreiding en hervorming van Europa, de resultaten van OS, mensenrechten, personenverkeer, vrede en veiligheid. Daarnaast zal er aandacht zijn voor de internationale agenda, zoals onder meer de VN-kindertop en de internationale anti-corruptie conferentie in Den Haag in 2001.
Buitenlandse Zaken zal de voorlichting rond het Europese uitbreidingsproces verder intensiveren. Het gaat om een bedrag van NLG 2 miljoen gulden per jaar. In 2000 is de aandacht van media en publiek voor dit proces onder meer gevraagd via een manifestatie op 9 mei, de Europa (trein) Expres, die burgers, politici en opinieleiders in de gelegenheid stelde over dit onderwerp te discussiëren. Verder werden informatie en meningen gegeven en uitgewisseld door middel van de nieuwe Europa internetsite, internetchats, en een Europa Nieuwsbrief. Het vervolg van deze activiteiten de komende jaren is erop gericht het publieke debat over de uitbreiding verder te stimuleren, alsmede de kennis en betrokkenheid van het publiek te vergroten. Hierbij speelt de uitwisseling van informatie, standpunten en meningen tussen en met mensen uit de kandidaatlidstaten een grote rol. De activiteiten behelzen onder meer: verdere ontwikkeling van de Europa website, het onder de aandacht brengen van bezoeken van bewindslieden aan uitbreidingslanden, verspreiding van de Europa Nieuwsbrief, het (laten) geven van gastcolleges door bewindslieden, internetchats en doorlopend opinie-onderzoek. Om de jongeren beter te bereiken zullen nieuwe activiteiten voor deze doelgroep, zoals een Model European Parliament en een European Schoolnet, worden ondersteund.
De in 1999 van start gegane meerjarige preventieve voorlichtingscampagne Wijs op Reis wordt ook het komende jaar voortgezet. De campagne is met name gericht op de lager opgeleide reizigers van wie ongeveer de helft matig tot slecht voorbereid met vakantie gaat. Alarmcentrales hebben de afgelopen jaren melding gemaakt van een groeiend aantal Nederlanders dat in het buitenland in de problemen komt en een beroep op hen doet. Ook de Nederlandse consulaten helpen jaarlijks een groot aantal Nederlanders met het oplossen van hun problemen.
In het kader van de campagne worden voorlichtingsbrochures via reisorganisaties en andere instellingen onder het publiek verspreid. De informatie is ook op het internet te vinden. Jaarlijks wordt in samenwerking met de directie Douane van het ministerie van Financiën op de Vakantiebeurs in Utrecht voorlichting gegeven aan particulieren. Sinds 1999 wordt het grote publiek ook op de campagneboodschappen geattendeerd via radio- en televisiespots en via buitenreclame op bussen. Uit onderzoek is gebleken dat een deel van de doelgroep zich thans beter op zijn reizen voorbereidt. De uitkomst van lopend onderzoek naar de resultaten van de campagne zal bepalend zijn voor de boodschap en de inzet van middelen in de komende jaren.
De komende jaren blijft de voorlichting over Ontwikkelingssamenwerking gericht op het uitdragen van resultaten en effecten van het hulpbeleid. Het kwantitatieve doel van de activiteiten is het aantal Nederlanders dat inzicht in het beleid en de resultaten heeft te vergroten. Het kwalitatieve doel is het publiek te laten zien dat er met onder meer concentratie van de bilaterale hulp op een beperkter aantal landen en versterking van de samenwerking op multilateraal terrein wordt gewerkt aan betere resultaten en meer efficiëntie. Hierbij zal niet, zoals in het verleden, het accent liggen op het versterken van probleembesef en betrokkenheid, maar meer op het bieden van perspectief en het vergroten van inzicht in de uitvoering van het Nederlandse ontwikkelingsbeleid. Onderzoek heeft uitgewezen dat het publiek ontwikkelingssamenwerking in het algemeen nodig en belangrijk vindt, maar weinig inzicht heeft in de resultaten. Naast de einddoelgroepen en intermediairen blijven de jongeren – in al hun diversheid – een belangrijke doelgroep in het voorlichtingsbeleid.
Het vertrekpunt om de voorlichting meer te richten op effecten en resultaten waren de introductie van een nieuw bilateraal beleid en het 50-jarig bestaan van Ontwikkelingssamenwerking in oktober 1999. De weerslag hiervan is onder meer te vinden in brochures, het maandblad Internationale Samenwerking, het jongerenmagazine No Kidding en het Jaarverslag Ontwikkelingssamenwerking. Voor de jongeren die met schriftelijke en de traditionele audiovisuele informatie niet goed bereikbaar zijn, is in 2000 het project «Ontwikkelingssamenwerking: Met Andere Ogen» ontwikkeld. In 2000 en 20 001 worden scholen en manifestaties in het hele land aangedaan door een speciale bus van Ontwikkelingssamenwerking, die voor jongeren een presentatie op 16 videoschermen biedt over het leven van hun leeftijdgenoten in Mali en Bangladesh, twee landen waarmee Nederland een structurele ontwikkelingsrelatie onderhoudt. Zij kunnen in de bus verder kennis maken met een speciale «Met Andere Ogen» website,waarop zij een adventure game kunnen spelen waarvoor zij tevens informatie over ontwikkelingssamenwerking en over een aantal landen moeten «ophalen». Het doel hiervan is de jongere generatie actief te betrekken bij de discussie over internationale vraagstukken en een dialoog op gang te brengen om «met andere ogen» naar Ontwikkelingssamenwerking te kijken.
Het jongerenplatform Move Your World, dat activiteiten voor en door jongeren ontwikkelt om deze groep betrokken te krijgen/houden bij internationale samenwerking, werkt vanaf najaar 2000 niet meer vanuit het Ministerie. Het is de komende jaren organisatorisch gelieerd aan de NCDO met het doel zich geleidelijk te verzelfstandigen.
De formule van het maandblad Internationale Samenwerking wordt de komende jaren verder verbreed en aangepast aan het geïntegreerde buitenlands beleid. Uitgangspunt blijft het volgen van het ontwikkelingsproces vanuit het perspectief van de armste groepen. Verdere aanpassingen van het blad zullen mede geschieden op basis van een in najaar 2000 te houden periodiek lezersonderzoek.
Het kinderblad Samsam, ondergebracht bij de uitgeverij van het Koninklijk Instituut voor de Tropen in Amsterdam, zal verder werken aan de uitbouw van de Samsam website en aan verdere verankering van het blad in het Nederlandse onderwijs.
Het ministerie zal meer rekening houden met de wijze waarop maatschappelijke organisaties (veelal fondswervers) zich profileren in de Nederlandse samenleving en nagaan hoe de eigen identiteit op het terrein van OS de komende jaren gewaarborgd blijft.
Het aantal bezoekers van de internetsite van Buitenlandse Zaken neemt gestadig toe. Medio 2000 heeft de site gemiddeld zo'n 2500 bezoekers per dag, die gezamenlijk circa 2 500 000 pagina's per maand oproepen. Om hun publieksinformatie te verbeteren openen ook steeds meer posten een eigen site.Medio 2000 beschikten 60 posten over een eigen site,die bekeken worden door enkele tientallen tot honderden bezoekers per dag. Vanwege de bezoekersaantallen en de verwachte grote toekomst van het medium zal het Ministerie de komende jaren blijvend en intensief investeren in de kwaliteit van de internetsite. Ook is het streven erop gericht zoveel mogelijk informatie via de site voor het publiek te ontsluiten.
De site blijkt allereerst een uitgebreide en betrouwbare bron van informatie voor personen die beroepshalve zijn geïnteresseerd. Daarnaast worden onderdelen als de reisadviezen, adressen en vacatures veelvuldig geraadpleegd. In 2000 is (en wordt) gewerkt aan het gebruiksvriendelijker en laagdrempeliger maken van de site voor een breder publiek. De sitewww.minbuza.nl krijgt een nieuwe lokettenstructuur, en betere zoek- en bestelfuncties.
Bij de totstandkoming van het intranet van Buitenlandse Zaken is rekening gehouden met de mogelijkheid om uit de nieuwe databasestructuur voor het intranet ook bestanden voor het internet te genereren. Het ministerie wil op die manier zoveel mogelijk documenten publiek maken om beleidsprocessen, waar mogelijk, transparanter te maken.
De werkzaamheden van de voorlichters van de publieksbalie bij de ingang op de begane grond van het Ministerie bestaan voor een belangrijk deel uit het telefonisch beantwoorden van vragen. Het aantal vragen neemt ondanks de komst van internet niet af. In 1997 ging het gemiddeld om 80 vragen per dag; in 2000 om ruim 120 vragen per dag. In 2000 gaat een verbouwing van start die de balie zal omvormen tot een publieksvriendelijker informatiecentrum.
In de interne communicatie zijn twee belangrijke ontwikkelingen gaande. Allereerst is het streven zoveel mogelijk losse informatiebulletins en brochures te integreren in een communicatieve infrastructuur die bestaat uit het personeelsblad, informatie per email en intra/internet. Ten tweede wordt gepoogd zoveel mogelijk informatie aan de medewerkers beschikbaar te stellen via intranet en internet in plaats van deze (zoals voorheen) toe te zenden op papier.
Voorlichting Buitenland is de voorlichting over Nederland in en aan het buitenland. Deze voorlichting dient om de bekendheid met Nederland en de Nederlandse samenleving te vergroten, ter bevordering van handel, economie en toerisme, en ter voorkoming van onjuiste beeldvorming. Centrale begrippen zijn het genereren van bekendheid, goodwill en publiciteit. Voorlichting Buitenland staat ook wel bekend als «public diplomacy».
In Den Haag is de afdeling Voorlichting Buitenland verantwoordelijk voor de coördinatie van de voorlichting buitenland en de contacten hierover met andere departementen, overheidsinstellingen en het bedrijfsleven. In het buitenland spelen de Nederlandse vertegenwoordigingen een belangrijke rol.
Het is niet doenlijk om de gehele wereldbevolking actief te informeren over Nederland. De doelgroep bestaat dan ook uit personen die vanwege hun plaats in de samenleving opiniërend zijn en daarom de ontvangen informatie kunnen verspreiden. Dat zijn vertegenoordigers van media, docenten, politici, bestuurders, captains of industry en vertegenwoordigers van het bedrijfsleven.
De instrumenten van Voorlichting Buitenland zijn een actief bezoekersprogramma voor opinieleiders en besluitvormers (journalisten, ambtenaren etc.), het kwartaalblad Holland Horizon, de Holland agenda, publicaties (over Nederland en Nederlands beleid), audiovisuele middelen (foto, film en video), internet, manifestaties en onderzoek (naar percepties over Nederland in het buitenland).
De variëteit aan onderwerpen in de voorlichting buitenland is groot. Het loopt van geschiedenis en staatsbestel, economie en sport tot de «moral issues» als samenlevingsvormen, drugs, euthanasie, prostitutie en abortus.
In totaal bedragen de voorlichtingsuitgaven van de directie Voorlichting en Communicatie en de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland in 2001 20,1 miljoen gulden (zie de artikelen 06.01, 07.01, 14.09 en 16.02).
Van dit bedrag staat NLG 17,1 miljoen op centrale budget van de directie Voorlichting en Communicatie. Daarvan is NLG 0,5 miljoen bestemd voor interne communicatie, NLG 4 miljoen voor de voorlichting buitenland en NLG 13,6 miljoen voor publieksvoorlichting. Binnen het budget voor publieksvoorlichting is NLG 9,5 miljoen bestemd voor voorlichting over ontwikkelingssamenwerking en afkomstig uit ODA-budgetten. Voor Europa-voorlichting is in 2001 NLG 2 miljoen beschikbaar.
Een bedrag van NLG 2,0 miljoen is bestemd voor internationale manifestaties. Deze manifestaties dienen om het beeld van Nederland in het buitenland te versterken, bijv. filmfestivals en exposities. De uitgaven vallen goeddeels in het buitenland. In het kader van hun jaarplancyclus kunnen de posten aanvragen lastens dit budget indienen.
Niet in de laatste plaats vindt voorlichting plaats via derden. Voor een overzicht van instellingen en budgetten wijzen wij u op de subsidiebijlage. Het leeuwendeel van de voorlichtingsuitgaven door derden betreft de werkzaamheden van de NCDO ten bedrage van NLG 20 miljoen in 2001.