Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
's-Gravenhage, 18 mei 2005
Hierbij bieden wij u aan het op 9 mei 2005 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2004 van Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB)».
Algemene Rekenkamer
drs. Saskia J. Stuiveling,
president
Jhr. mr. W. M. de Brauw,
secretaris
| Samenvatting | 5 | |
| Audit Actielijst 2005 | 6 | |
| 1 | Inleiding | 7 |
| 1.1 | Rapport bij het jaarverslag | 7 |
| 1.2 | Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten | 8 |
| 1.3 | Opzet van het onderzoek | 9 |
| 1.4 | Leeswijzer | 10 |
| 2 | Jaarverslag | 12 |
| 2.1 | Financiële informatie en saldibalans | 12 |
| 2.2 | Informatie over de bedrijfsvoering | 13 |
| 2.3 | Informatie over beleid | 14 |
| 3 | Beheer Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten | 15 |
| 3.1 | Opgeloste onvolkomenheden | 15 |
| 3.2 | Conclusies | 15 |
| 4 | Reactie minister | 17 |
| Bijlage 1 | Overzicht fouten en onzekerheden 2004 | 18 |
| Bijlage 2 | Overzicht begrote en verantwoorde bedragen 2004 | 19 |
| Bijlage 3 | Gebruikte afkortingen | 20 |
| Bijlage 4 | Verklarende woordenlijst | 21 |
De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 stelt. Daarnaast heeft zij de bedrijfsvoering onderzocht en het financieel beheer en het materieelbeheer beoordeeld. In dit rapport zijn het oordeel en de belangrijkste resultaten van het onderzoek opgenomen.
De beoordeelde onderwerpen (financiële informatie, bedrijfsvoering en beleidsinformatie) hangen onderling nauw samen, en kunnen gezien worden als een drieluik. De volgende passages vatten de resultaten kort samen.
De uitgaven van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten in 2004 bedragen € 86,9 miljoen. De verplichtingen bedragen € 87,9 miljoen en de ontvangsten 3,8 miljoen.
Het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, voldoet aan de gestelde eisen.
Bij de onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in 2004 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten is sprake van een ordelijk beheer; er zijn geen onvolkomenheden. Ten opzichte van 2003 is het beheer verbeterd.
De Algemene Rekenkamer concludeert dat de informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Colleges van Staat en de Kabinetten op deugdelijke wijze tot stand is gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.
In zijn reactie van 26 april 2005 geeft de minister van BZK aan dat het positieve oordeel van de Algemene Rekenkamer over de financiële informatie en de beleidsinformatie in het Jaarverslag 2004 hoofdstuk IIB geen aanleiding geeft tot een nadere reactie.
Ten aanzien van het oordeel over de bedrijfsvoering wijst hij op de eigen verantwoordelijkheid van de Hoge Colleges van Staat voor het financieel beheer op grond van artikel 19 lid 5 van de comptabiliteitswet 2001. Hij beveelt de Hoge Colleges aan dit rapport te bespreken in het zogenoemde HOCOSTA-overleg.
1.1 Rapport bij het jaarverslag
De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) stelt. Daarnaast heeft zij de bedrijfsvoering onderzocht en het financieel beheer en het materieelbeheer beoordeeld. In dit rapport vindt u het oordeel en de belangrijkste resultaten van het onderzoek.
In figuur 1 staat wat de Algemene Rekenkamer wanneer onderzoekt en voor wie zij dat doet.
1.2 Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten
De Overige Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten zijn onafhankelijke staatsinstellingen. De hier behandelde Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zijn:
• De Raad van State;
• De Algemene Rekenkamer1;
• De Nationale Ombudsman;
• De Kanselarij der Nederlandse Orden en Kapittel voor civiele orden;
• Het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen;
• Het Kabinet van de Gouverneur van Aruba.
Met ingang van 2004 is de begroting van de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten gesplitst in een deel IIA en een deel IIB. Deel IIA bevat het onderdeel Staten-Generaal en deel IIB de Overige Hoge Colleges van Staat, het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en het Kabinet van de Gouverneur van Aruba. Deze splitsing is tot stand gekomen naar aanleiding van het verzoek van de Staten-Generaal om de bijzondere positie van deze colleges zichtbaar te maken in de begroting. Voor beide onderdelen zijn afzonderlijke jaarverslagen opgesteld. De Algemene Rekenkamer rapporteert afzonderlijk over beide onderdelen. Naast dit rapport verschijnt dan ook een apart rapport bij het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIA over de Staten-Generaal.
Een tweede wijziging ten opzichte van 2003 is de begroting en verantwoording van het Kabinet der Koningin. Deze zijn door de uitvoering van het amendement Kalsbeek verplaatst naar hoofdstuk III (Algemene Zaken).
Formeel stelt het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) de gezamenlijke financiële verantwoording van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten op. Materieel zijn de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zelf verantwoordelijk voor de besteding van middelen.
De uitgaven van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten in 2004 bedragen € 86,9 miljoen. De verplichtingen bedragen € 87,9 miljoen en de ontvangsten 3,8 miljoen.
De Algemene Rekenkamer heeft op basis van de risicoanalyse 2004 en de Audit Actielijst 2004 een programma opgesteld voor het jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek bij de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. De Algemene Rekenkamer heeft aandacht besteed aan het financieel beheer en het materieelbeheer, waaronder de administratieve organisatie en het contractbeheer. Daarnaast heeft de Algemene Rekenkamer een onderzoek uitgevoerd naar de personele uitgaven aan hogere ambtenaren bij het Rijk. Dit onderzoek is uitgevoerd op verzoek van het kabinet. De resultaten van dit onderzoek staan in het rapport Beloningen van hogere ambtenaren bij het Rijk, dat gepubliceerd is op 26 april 2005.
De Algemene Rekenkamer heeft zoals ieder jaar reviews uitgevoerd op de controles van de departementale auditdienst. Dit doet zij om vast te kunnen stellen of zij bij haar oordeelsvorming gebruik kan maken van de werkzaamheden van de auditdienst.
Figuur 2 geeft weer wat de werkzaamheden van de Algemene Rekenkamer en de departementale auditdienst zijn, en welke verschillen daartussen bestaan.
Dit rapport bij het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten omvat, behalve een samenvatting en een inleiding, twee hoofdstukken, te weten: «Jaarverslag» (hoofdstuk 2) en «Beheer van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten» (hoofdstuk 3).
Direct na de samenvatting is de Audit Actielijst 2005 (AAL 2005) opgenomen. Deze bouwt voort op de AAL 2004. De AAL laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer vindt dat de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten actie moet ondernemen. Ook biedt de AAL inzicht in de voortgang van verbeteracties die eerder zijn ingezet.
Hoofdstuk 2 beschrijft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag en de saldibalans van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten.
Tot slot bevat hoofdstuk 3, dat gewijd is aan de bedrijfsvoering van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het financieel beheer en het materieelbeheer van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. Ook de ontwikkelingen in het beheer worden beschreven.
Dit rapport telt verder vier bijlagen.
In bijlage 1 staan, voor zover van toepassing, alle fouten en onzekerheden op een rij en in bijlage 2 de begrote en verantwoorde bedragen. Bijlage 3 bevat de gebruikte afkortingen en bijlage 4 is een verklarende woordenlijst.
De Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, beoordeeld. Zij heeft onderzocht of de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten het geld volgens de regels hebben uitgegeven en in het jaarverslag daarover goed verantwoording afleggen. Waar dit niet het geval is, spreekt de Algemene Rekenkamer van een onrechtmatigheid of van een ondeugdelijke weergave.
In dit hoofdstuk staat het oordeel van de Algemene Rekenkamer over de jaarverslagen als geheel. Dit oordeel is opgebouwd uit deeloordelen over de volgende onderdelen van het jaarverslag:
• financiële informatie en saldibalans;
• informatie over bedrijfsvoering;
• informatie over beleid.
Deze deeloordelen komen aan de orde in de volgende paragrafen.
De Algemene Rekenkamer komt tot deze oordelen op basis van bevindingen uit haar onderzoek.
De jaarverslagen over 2004 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.
2.1 Financiële informatie en saldibalans
De CW 2001 stelt de volgende eisen aan financiële informatie:
• rechtmatig totstandgekomen;
• op deugdelijke wijze weergegeven;
• overeenkomstig de verslaggevingseisen opgesteld.
De financiële informatie in de jaarverslagen over 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt.
Met «financiële informatie» wordt bedoeld: alle verplichtingen, uitgaven, ontvangsten in de verantwoordingsstaat over de overige hoge colleges van staat en kabinetten en de toelichting daarbij.
Verantwoordingsstaten en toelichtingen
Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaten 2004 zijn opgebouwd en voor zover van toepassing de fouten, onzekerheden en onvolledigheden die de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd.
Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2004 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (x € miljoen)
| Verplichtingen | Uitgaven | Ontvangsten | |
|---|---|---|---|
| Totaalbedragen verantwoordingsstaat | 87,9 | 86,9 | 3,8 |
| Belangrijke fouten en onzekerheden | – | – | – |
| Overige fouten en onzekerheden1 | 0,2 | 0,2 | – |
| Totaalbedrag fouten en onzekerheden | 0,2 | 0,2 | – |
1 Dit is het totaal van fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen op artikelniveau niet overschrijden.
Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal € 1,1 miljoen respectievelijk € 0,2 miljoen aan overschrijdingen (zie bijlage 2). Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwet-mutaties, zal de Algemene Rekenkamer haar positieve oordeel over de financiële informatie in het jaarverslag mogelijk moeten herzien.
Oordeel saldibalans en toelichting
De saldibalans 2004 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten en de toelichting daarop voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.
Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans 2004 is opgebouwd. De Algemene Rekenkamer heeft geen fouten, onzekerheden en onvolledigheden geconstateerd.
Overzicht 2 Saldibalans per 31 december 2004, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (x € miljoen)
| Totaalsaldo (debet + credit) | 190,3 |
|---|---|
| Beoordeeld totaal saldibalans debet + credit1 | 94,8 |
| Totaal van fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen per saldibalanspost overschrijden | – |
| Overige fouten en onzekerheden | – |
| Totaalbedrag fouten en onzekerheden | – |
1 Uitgaven en ontvangsten ten laste van de begroting en tegenrekeningen tellen niet mee voor het beoordeelde totaal.
Het totaal van openstaande voorschotten die zijn afgerekend, bedraagt € 3,2 miljoen. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat de afrekeningen aan de eisen voldoen.
2.2 Informatie over de bedrijfsvoering
De Overige Hoge Colleges en Kabinetten hebben bij ieder beleidsartikel een bedrijfsvoerings-paragraaf opgenomen. De inhoud is divers. Deze varieert van het aangeven van aandachtspunten in het beheer tot «geen bijzonderheden». Eén Hoog College (de Algemene Rekenkamer) geeft een mededeling bij de bedrijfsvoering af. Ze verklaart dat er sprake is van beheerste bedrijfsprocessen.
Oordeel informatie over de bedrijfsvoering
De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten, is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.
Bij het beoordelen van de kwaliteit van beleidsinformatie kijkt de Algemene Rekenkamer naar de wijze waarop de informatie over het beleid tot stand komt en naar de mate waarin deze voldoet aan de verslaggevingseisen.
Oordeel informatie over beleid
De informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk IIB, Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.
3 BEHEER OVERIGE HOGE COLLEGES VAN STAAT EN KABINETTEN
Dit hoofdstuk beschrijft de bevindingen van de Algemene Rekenkamer over de bedrijfsvoering van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten.
Bedrijfsvoering is de (interne) sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen en is gericht op het realiseren van taken en doelen van de organisatie. Onder de bedrijfsvoering vallen:
• het financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties;
• de controle door de departementale auditdienst;
• de totstandkoming van de financiële informatie, bedrijfsvoeringsinformatie en beleidsinformatie in het jaarverslag.
De Algemene Rekenkamer baseert haar oordelen op de eisen die de CW 2001 stelt aan de onderdelen van de bedrijfsvoering.
Dit hoofdstuk vermeldt eerst (§ 3.1) de in 2004 opgeloste onvolkomenheden. In de conclusie (§ 3.2) is het oordeel te vinden over het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties. Hier wordt ook de ontwikkeling van de bedrijfsvoering in de afgelopen drie jaar met een figuur weergegeven.
Op de in 2003 geconstateerde onvolkomenheden zijn voldoende verbeteringen gemaakt. Dit geldt met name voor de Raad van State. Daar is de administratieve organisatie nu grotendeels beschreven; ook het contractbeheer is daar nu verbeterd. Ten aanzien van het materieelbeheer zijn bij alle Overige Hoge Colleges van Staat in 2004 inventarisaties gehouden.
De Algemene Rekenkamer vraagt echter alle organisaties alert te zijn op het op peil houden van de administratieve organisatie en het naleven van regels en procedures. Met name die ten aanzien van het contractbeheer en de verplichtingen en verificatieprocedures.
Het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in 2004 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zijn verbeterd ten opzichte van 2003. Er is geen sprake meer van onvolkomenheden.
In zijn reactie van 26 april 2005 geeft de minister van BZK aan dat het positieve oordeel van de Algemene Rekenkamer over de financiële informatie en de beleidsinformatie in het Jaarverslag 2004 hoofdstuk IIB geen aanleiding geeft tot een nadere reactie.
Ten aanzien van het oordeel over de bedrijfsvoering wijst hij op de eigen verantwoordelijkheid van de Hoge Colleges van Staat voor het financieel beheer op grond van artikel 19 lid 5 van de Comptabiliteitswet 2001. Hij beveelt de Hoge Colleges aan dit rapport te bespreken in het zogenoemde HOCOSTA-overleg.