Actieve Openbaarmaking
In 2021 is er Rijksbreed gestart met actieve openbaarmaking van beslisnota’s. Met ingang van Prinsjesdag 2022 worden bij alle Kamerstukken beslisnota’s openbaar gemaakt. Wij, als ministerie van Financiën, hebben hiervoor een ondersteuningscluster ingericht. Ook worden processen aangepast en personele ondersteuning verstevigd. Conform de Wet open overheid (Woo) zal ook gestart worden met actieve openbaarmaking van interne documenten. In de visie op Openheid en Transparantie 2026 geven we aan hoe de inspanningsverplichting uit de Woo vorm krijgt. Op termijn willen we toegroeien naar een actief openbaarmakingsbeleid dat is afgestemd op de informatiebehoefte van de maatschappij.
Passieve Openbaarmaking
Op 1 mei 2022 is de Wet openbaarheid van bestuur vervangen door de Woo. In aanloop naar deze wetswijziging en de daarmee samenhangende proceswijzigingen is gekeken naar mogelijke stappen om het Woo-proces efficiënter te maken Het doel is om in 2026 de Woo-verzoeken zoveel als mogelijk binnen de wettelijke termijn af te handelen. Zo is, naast de interdepartementale initiatieven, de onderlinge samenwerking binnen het ministerie verder versterkt en is de werving gestart voor extra medewerkers die benodigd zijn om de Woo uit te kunnen voeren. Bij de Belastingdienst, de Dienst Toeslagen en de Douane lopen trajecten om tot verdere personele versterking te komen en zijn er stappen gezet in het vastleggen en verbeteren van procedures en kennis over de Woo. Ook is er een zaaksysteem ontwikkeld om beter zicht en controle te krijgen op de binnenkomende en lopende Woo-verzoeken. De implementatie hiervan start zomer 2023. Waar nodig worden aanvullende verbetertrajecten gestart om de openbaarmaking richting verzoekers te bespoedigen en te komen tot een afhandeling waarbij de menselijke maat en dienstverlening centraal staan.
Verbeteren van de informatiehuishouding
Binnen het programma Informatie Op Orde wordt toegewerkt naar compliance op de Archiefwet en verbetering van de informatiehuishouding. Personele versterking van i-professionals vormt daar een belangrijk onderdeel van. Voor het beleidsdepartement is inzichtelijk gemaakt welke extra bemensing nodig is en de werving hiervoor is gestart. Bij de Belastingdienst, de Dienst Toeslagen en de Douane lopen analyses voor de benodigde versterking. Ter voorbereiding op de komst van de nieuwe Archiefwet is door een extern bureau onderzoek gedaan naar de mate waarin ons ministerie voldoet aan de huidige en toekomstige Archiefwet. De aanbevelingen houden onder andere in dat binnen heel ons ministerie informatie opgeschoond en, waar nodig, in beheer gebracht moet worden.
Elk van de vier organisatieonderdelen levert voor 1 oktober 2023 een plan van aanpak op, zodat we vanaf 2024 de benodigde verbeteringen kunnen realiseren. Het conform Archiefwet en Algemene Verordening Gegevensbescherming archiveren van e-mails is eind 2023 in een vergevorderd stadium voor gebruikers met een minfin-account. Bij de uitvoeringsdiensten moet eind 2023 helder zijn hoe e-mail archivering wordt ingericht, inclusief een plan voor de implementatie daarvan. Tot dan vraagt de afhandeling van informatieverzoeken veel tijd. Departementaal wordt gewerkt aan de vervanging van Digidoc als document management systeem, waarbij aan wordt gesloten op de interdepartementale selectie en aanschaf van een Content Services Platform. Dit systeem is beter toegerust op het archiveren van álle typen informatie. Besluitvorming hierover moet nog plaatsvinden. Daarnaast wordt een verplichte training uitgerold voor alle medewerkers binnen het gehele departement die werkzaam zijn in de beleidsprocessen. Deze training vormt een belangrijke bijdrage bij het realiseren van eenduidige en actuele dossiers, zodat deze bij vragen makkelijk vindbaar en toegankelijk zijn. Voor de primaire processen (bij de uitvoeringsdiensten) wordt een integrale archieftoepassing ontwikkeld, het zogenaamde Generiek Document en Archiefbeheer systeem, waarvan een eerste stap van de oplossing in 2024 verwacht wordt. Eind 2023 is ook duidelijk wat de voor ons ministerie geldende kaders en richtlijnen zijn, zodat er sprake is van een samenhangende en sluitende aanpak. Dit vormt ook de basis voor de opzet van het departementale kwaliteitssysteem, waarvan de implementatie start in 2024.