Dit is de openbaarheidsparagraaf bij het jaarverslag van 2023 van het Ministerie van LNV en de bijbehorende dienstonderdelen.5Met deze openbaarheidsparagraaf laten we zien hoe we uitvoering geven aan onze plannen op het gebied van informatiehuishouding en actieve openbaarmaking en passieve openbaarmaking.
Met deze activiteiten maken we de omslag naar een meer open departement, dat zoveel mogelijk transparant is in haar handelen, besluitvorming en verantwoording. Deze omslag is een langdurig traject, waarin wij continu bijsturen en ons blijven ontwikkelen.
Verbetering van de informatiehuishouding
Afgelopen jaar is het belang van een goede informatiehuishouding steeds duidelijker geworden. De aandacht hiervoor binnen het ministerie is gegroeid en de impact van het niet op orde zijn van de informatiehuishouding komt steeds meer aan het licht. Het kost bijvoorbeeld nog veel tijd om documenten te vinden ter beantwoording van verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo). De roep om verbetering is groot, net zoals de welwillendheid om hier stappen in te zetten. Komend jaar worden de ambities op het gebied van informatiehuishouding versneld door een breed Groeiplan Informatiehuishouding.
In 2023 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd en doelen gerealiseerd:
– Emailarchivering. Er is gewerkt aan de realisatie van de technische oplossing voor het geautomatiseerd veiligstellen van e-mails. Invoering vindt in 2024 plaats.
– Chatberichtenarchivering. Voor het opslaan van chatberichten is gewerkt aan ontwikkeling en invoering van rijksbreed beleid.
– Webarchivering. Het project webarchivering is afgerond en de werkzaamheden zijn geborgd, zodat webarchivering nu een standaard proces is.
– Aansluiting Woo-index en zoekfunctie. LNV heeft in 2023 ervaring opgedaan met het vullen van de Woo-index inclusief het testen van de achterliggende techniek en het aanscherpen van het bijbehorende proces.
– Tooling. Octobox is sinds begin 2023 in gebruik genomen als tool om documenten sneller te lakken. Ook is geëxperimenteerd met Zylab.
– Ontwikkeling dashboards. Het Woo-dashboard is ontwikkeld en voor een pilot groep live gegaan in de tweede helft van 2023. Het dashboard geeft inzicht in de Woo-verzoeken en de afhandeling daarvan voor het kerndepartement LNV.
– N-meting. Uit de jaarlijkse meting voor de informatiehuishouding blijkt een lichte verbetering. De volwassenheidsscore van 2023 is 2,26 t.o.v. 2,13 in 2022. De resultaten zijn verwerkt in een rapportage die in 2024 openbaar wordt gemaakt.
– SIRIS. Begin 2023 is het kerndepartement LNV overgegaan op een nieuw Document Management Systeem, SIRIS. De implementatie kende een lange opstartfase met de nodige uitdagingen en kinderziektes. Dit heeft zijn doorwerking gehad in diverse interne bedrijfsprocessen. Inmiddels is de implementatiefase afgerond en wordt het systeem door medewerkers gebruikt. Het systeem wordt doorontwikkeld om de bedrijfsprocessen beter te ondersteunen.
– Informatieprofessionals. Het kerndepartement is versterkt met extra informatieprofessionals. Deze informatieprofessionals worden ingezet binnen het ministerie om diverse opgaven op het gebied van informatiehuishouding binnen het kerndepartement te implementeren.
– Archiefwet. Ten behoeve van het archiveren van e-mails van sleutelfunctionarissen zijn selectielijsten opgesteld. Ook is gewerkt aan generieke selectielijsten. Deze lijsten worden in 2024 ter goedkeuring voorgelegd aan de CIO en de Rijksarchivaris.
Openbaarmaking – passief & (pro)actief
Hoewel er een stijging is in de afhandelingspercentages van de Woo, overschrijden we nog vaak de termijnen.6 Dit komt onder andere door een toename van complexe verzoeken op thema’s als stikstof en de oorlog in Oekraïne. Met het Masterplan Woo-proces zet LNV in op het verbeteren van de afhandeling van Woo-verzoeken. Concreet zijn in 2023 eerste stappen gezet met een Woo-dashboard voor meer inzicht en sturing.
In 2023 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd en doelen gerealiseerd:
– Basis op Orde - proactieve openbaarmaking. Met Basis op Orde is gewerkt aan het verbeteren van de informatiehuishouding en openbaarheidsadviezen voor directies met politiek gevoelige dossiers. Juist omdat deze dossiers al veel tijd vroegen van betrokken medewerkers, was het een uitdaging om tegelijkertijd te pionieren met (de voorbereidingen van) proactieve openbaarmaking.
– Eerste ervaringen en verkenning proactieve openbaarmaking. In 2023 is diverse informatie proactief openbaar gemaakt over het landbouwakkoord en stikstof.
– Actieve openbaarmaking beslisnota’s. In 2023 zijn namens LNV 583 beslisnota’s gepubliceerd op rijksoverheid.nl. Om beslisnota’s uniformer en begrijpelijker te maken worden instructies voor medewerkers doorontwikkeld.
– Actieve openbaarmaking van 17 categorieën onder de Woo. LNV heeft ervaring opgedaan met het vullen van de Woo-index voor het openbaar maken van de 17 verplichte categorieën informatie uit de Woo. Daarnaast is geïnventariseerd welke van de 17 categorieën nu al openbaar gemaakt worden en er is een groot traject gestart om toe te werken naar een gestroomlijnde openbaarmaking van alle categorieën. Verder is interdepartementaal samengewerkt aan een generiek platform voor het publiceren van informatie.
– Masterplan Woo-proces – optimalisatie proces Woo-verzoeken. LNV is gestart met de ontwikkeling van het Masterplan Woo-proces om de afhandelingstermijnen van Woo-verzoeken komende jaren terug te dringen. In Q1 2024 vindt besluitvorming plaats en wordt gestart met de implementatie van een nieuwe aanpak.
– Contactpersoon Woo. In overeenstemming met artikel 4.7 van de Woo heeft LNV een Woo-contactpersoon. Hierdoor kunnen journalisten en burgers laagdrempelig worden geholpen met hun vragen over informatie vanuit de overheid (niet zijnde een Woo-verzoek).
– Interdepartementale Woo-pilot. Afgelopen jaar heeft LNV deelgenomen aan een interdepartementale Woo-pilot om te kunnen experimenteren met maatregelen die een positief effect hebben op het versnellen van de afhandeling van Woo-verzoeken.
– Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Als ministerie zetten wij in op een duurzame relatie met het ACOI. In 2023 is er meerdere keren contact geweest tussen het ministerie en het ACOI. Zowel over de adviezen die zij uitbrengen, als om kennis te delen over onze processen.
Maatschappelijke correspondentie
Openbaarheid gaat ook over hoe wij als ministerie in contact staan met de samenleving. Bijvoorbeeld via telefonische vragen, whatsappberichten, e-mails en brieven. Op vragen en opmerkingen vanuit de samenleving willen wij zo goed mogelijk reageren. Hiervoor is onder andere Informatie Rijksoverheid (telefoonnummer 1400) en website rijksoverheid.nl ingericht. Mede op basis van de informatiebehoefte passen wij onze publiek toegankelijke informatie aan. Zo sluit deze informatie steeds beter aan op de behoefte van burgers.
Overkoepelende activiteiten
Naast bovenstaande activiteiten werken wij overkoepelend aan:
– Integrale aanpak capaciteit. Om de doelstellingen op het gebied van openbaarheid, Woo en informatiehuishouding te halen, is ook capaciteit nodig. Vanuit de integrale aanpak capaciteit, gefinancierd met Woo-gelden, is 41 fte aan extra mensen aangenomen binnen de kerndepartementen EZK en LNV.
– Ontwikkeling netwerk informatiehuishouding, openbaarmaking en transparantie. Specifiek voor medewerkers die betrokken zijn bij openbaarmaking en informatiehuishouding is in 2023 een netwerk gestart. Afgelopen jaar zijn vanuit het netwerk diverse themasessies georganiseerd ter bevordering van verbinding, kennisdeling, training, ontwikkeling en samenwerking op de diverse thema’s te stimuleren.
Financiële toelichting
De activiteiten op het gebied van openbaarmaking en verbetering van de informatiehuishouding worden deels gefinancierd uit de gelden die beschikbaar zijn gesteld voor de acties die volgen uit de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (vanaf 2021) en Woo-gelden (vanaf 2022) en deels uit eigen middelen van het departement. De POK- en Woo-gelden zijn meerjarig toegekend door het ministerie van BZK. In 2023 was er vanuit POK- en Woo-gelden een totaalbudget van € 18,9mln voor EZK en LNV. Het budget is aan EZK en LNV gezamenlijk toegekend vanwege de onderlinge verbondenheid. Van het budget is in 2023 € 11,2 mln toegekend aan dienstonderdelen. Deze verdeling is meerjarig doorgevoerd voor de planperiode t/m 2026.
In 2023 is er nagenoeg conform budget besteed. Er is sprake van een minimale onderbesteding van € 0,4 mln ten opzichte van het budget. Belangrijkste oorzaken hiervoor zijn dat enkele kosten zijn lager uitgevallen dan voorzien, o.a. de kosten van de week van de transparantie, of vertraging binnen projecten voor lagere uitgaven zorgden, o.a. door verrtaging binnen het programma Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI).