Actieve openbaarmaking
Ons departement ontwikkeld goede voorbeelden (‘best practices’) op het gebied van actieve openbaarmaking. In 2024 heeft dit geleid tot een ‘topdossier-aanpak’. We inventariseren regelmatig welke thema’s in de maatschappelijke belangstelling staan en dus in aanmerking komen voor proactieve openbaarmaking. Vervolgens overleggen we met de betrokken beleidsafdelingen hoe het dossier op orde te krijgen en hoe relevante stukken actief openbaar te maken. Het dossier dat in 2024 aan bod is gekomen is de Omgevingswet. In 2024 is het verslag van het Bestuurlijk Overleg Volkshuisvesting en Ruimtelijke ordening (BO VRO) structureel actief openbaar gemaakt.
Naar aanleiding van de structurele openbaarmaking van de BO VRO verslagen, is ook het proces in gang gezet om het verslag van de Bestuursraad structureel actief openbaar te maken. In 2025 zal worden onderzocht bij welke hoog ambtelijke overleggen het verslag structureel openbaar gemaakt kan worden. Hiernaast blijft er inzet gepleegd worden op het vlak van sociale veiligheid en de kennis en kunde om de stukken zo te schrijven dat ze makkelijk openbaar gemaakt kunnen worden.
Tot slot is in 2024 gestart met het ontwikkelen van een standaard werkwijze rondom actieve openbaarmaking. In 2025 zal inzet worden gepleegd op het verder toepassen daarvan.
Passieve openbaarmaking
Uitgangspunten voor de passieve openbaarmaking, zijn zowel het versnellen van de afhandeling als het verbeteren. Verbeteren doen we vooral door het centraal zetten van de verzoeker.
Verzoeker centraal
In 2024 zijn diverse experimenten gestart over andere manieren van afhandelen. Een van de experimenten betrof het binnen enkele weken opleveren van de 10 tot 50 belangrijkste documenten aan de verzoeker. Op basis daarvan start het vervolggesprek met de verzoeker over de nog openstaande informatiebehoefte. Daarmee krijgt de verzoeker binnen de wettelijke termijn de eerste informatie en wordt de workload voor de organisatie minder. Ook bieden we de verzoekers meerdere mogelijkheden om de informatievraag te beantwoorden. Samen met de verzoeker bepalen we de beste aanpak voor het verzoek.
Versnellen van de afhandeling
Het Woo-team dat in het najaar van 2023 is gestart, is in 2024 uitgebreid met nog meer specialisten, die de beleidscollega’s ondersteunen en ontzorgen. Het team is daarnaast ook gegroeid qua expertise en ervaring. In 2024 is ook gestart met een datagedreven aanpak voor de afhandeling van Woo-verzoeken, de zogenoemde ‘Groningse Aanpak’. De verzoeker bepaalt samen met de zoekspecialist de juiste zoektermen waarop gezocht wordt. Slimme tooling selecteert op basis van de ‘queries’ de relevante informatie uit de verschillende informatiebronnen. In 2024 is hiermee een begin gemaakt en in 2025 ontwikkelen we deze nieuwe werkwijze stapsgewijs verder.
Verbetering van de informatiehuishouding
Informatie die je niet kunt vinden kun je niet openbaar maken. Goede informatiehuishouding (IHH) is de basis voor een open en transparante overheid. Alle beleidsdirecties van VRO hebben daarom verbeterplannen opgesteld en werkafspraken vastgelegd om de kwaliteit van de informatiehuishouding te borgen. De voortgang van deze plannen wordt bijgehouden en de te maken stappen worden geactualiseerd. Concreet is tot doel gesteld om het volwassenheidsniveau van de informatiehuishouding omhoog te brengen naar niveau 3 (van 4). In 2023 is wel voortgang geboekt, maar niveau 3 is niet gehaald. Daarom zijn nieuwe deadlines gesteld om de benodigde voortgang te boeken richting de nieuwe meting van najaar 2024. Die uitkomsten van die meting zijn input voor de activiteiten van 2025.
Actielijn 1, Informatieprofessionals: In de deze actielijn wordt gewerkt aan organisatieontwikkeling en communicatie. Het takenpakket van het team van informatiecoördinatoren omvat onder meer het ondersteunen van beleidsdirecties bij het opstellen en implementeren van werkafspraken en verhogen van het kennisniveau van medewerkers. Daarnaast is er een aanspreekpunt om de inzet uitvoeringsorganisaties te ondersteunen. Het team wordt voor 2025 verstevigd met capaciteit voor kwaliteitsmonitoring en praktische ondersteuning. Gedurende 2024 wordt verder geïnvesteerd in goede onboarding en offboarding, zodat medewerkers goed met informatie omgaan. Momenteel loopt een pilot met een verplichte kennistoets. Uitgangspunt hierbij is dat elke medewerker over tenminste een bepaald minimaal kennisniveau moet beschikken waar het gaat over het goed omgaan met informatie. Afhankelijk van de uitkomst van de pilot zal deze in 2025 ofwel verplicht uitgerold worden over de hele organisatie ofwel als vrijblijvend hulpmiddel aangeboden worden.
Actielijn 2, Aard en volume van informatie: Binnen deze actielijn wordt gewerkt aan het beter archiveren, doorzoekbaar en vindbaar maken van informatie. Daarnaast wordt ingezet op het goed archiveren van chatberichten, sociale media en emailberichten. Daarnaast wordt gewerkt aan een publicatieplatform voor het openbaar maken van informatie.
Actielijn 3, informatiesystemen: Hierbij wordt aangesloten bij een initiatief vanuit CIO-Rijk om te werken aan een Werkomgeving van de Toekomst. Ook wordt halverwege 2024 de stap gemaakt naar de online versie van Digidoc, het documentmanagementsysteem. Deze online versie is gebruiksvriendelijker van de eerdere, lokaal geïnstalleerde versie van Digidoc.
Actielijn 4, Bestuur en naleving: Binnen deze actielijn wordt onder meer gewerkt aan de ontwikkeling van dashboards en een zaaksysteem om beter te kunnen sturen op de kwaliteit van informatiehouding en het tijdig afhandelen van Woo verzoeken. Een dashboard Woo-verzoeken staat inmiddels en wordt voortdurend doorontwikkeld. Daarnaast worden elk kwartaal rapportages geleverd aan de directies om te helpen sturen op de informatiehuishouding, die voortdurend aangevuld worden met nieuwe stuurinformatie. Er wordt gewerkt aan een kader en capaciteit voor kwaliteitsmonitoring, waarbij het werken met ‘in control verklaringen’ een centraal element is. Bij positieve besluitvorming zal deze werkwijze naar verwachting in het najaar van 2024 van start gaan en doorlopen in 2025.