Governance beheer

In het besturingsmodel van Defensie (BBD2013) is de regierol voor het beheer belegd bij de Hoofddirectie Bedrijfsvoering. De lijn is integraal verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering inclusief het beheer.

Verbeterprogramma

Conform afspraken met de Tweede Kamer rapporteert Defensie twee maal per jaar over het verbeterprogramma beheer. In een brief bij de Begroting en in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het Jaarverslag.

Eind 2012 was duidelijk dat de vooruitgang bij het beheer niet voor alle thema’s snel genoeg werd gerealiseerd om de verbeterprogramma’s af te ronden binnen het gestelde tijdpad. Defensie heeft vervolgens begin 2013 de ambitie herijkt. Daarbij is niet alleen het verbeterprogramma bezien, maar vooral ook de samenhang met andere verandertrajecten binnen Defensie, zoals de lopende reorganisaties en de invoering van ERP (programma SPEER). Besloten is de doelen van het verbeterprogramma te behouden, maar wel een jaar extra te nemen voor de structurele borging en voltooiing van de verbeterprogramma’s. De uitvoering van de verbetermaatregelen loopt door tot en met 2014. In 2015 wordt voor het eerst voor alle beheeronderwerpen conform de verbeterde werkwijze gewerkt. De resultaten van de herijking zijn gedeeld met de Tweede Kamer (Kamerstuk 32 733, nr. 116).

Gegeven alle veranderingen in de bedrijfsvoering waren de doelstellingen voor het beheer in 2013 dezelfde als in 2012. De uitzondering was de doelstelling voor het materieel beheer, die met 10 procent naar beneden is bijgesteld en gelijk is getrokken voor het gevoelig en het niet-gevoelig materieel. 70 procent van de eenheden diende minimaal redelijk te scoren op het feitelijk beheer in de MKM. De verbetertrajecten (onder meer de oprichting FABK, project P-dossiers) die in 2012 niet tot voltooiing waren gekomen, zijn in 2013 uitgevoerd.

Bij het Rapport bij het Jaarverslag over 2012 constateerde de Algemene Rekenkamer over de hele linie een verbetering bij het beheer. Van de 17 uit 2012 onvolkomenheden bleven er nog vijf staan. Drie bij het financieel beheer gericht op de verplichtingen bij DMO en CDC, de betalingen bij CDC 2 en op onduidelijkheden in de regelgeving, een bij het materieelbeheer waar het de rolneming van de lijn betreft en als laatste de onvolkomenheid inzake de kwaliteit van de personeelsdossiers. De onvolkomenheid bij de MIVD betreffende de verklaringen van geen bezwaar was opgelost, maar bleef wel als aandachtpunt staan, alsmede de juistheid van de veiligheidsmachtigingsniveaus van de medewerkers van de Bestuursstaf. Als laatste aandachtspunt merkt de Algemene Rekenkamer het autorisatiebeheer aan. De verbeterprogramma’s beheer zijn gericht op het oplossen van de onvolkomenheden. De aandachtpunten zijn los daarvan opgepakt door Defensie.

De AFD heeft de rapportage over de realisatie van de verbeterprogramma’s in 2013 getoetst aan de geleverde onderbouwing en hun eigen bevindingen. Dit onderzoek heeft niet geleid tot bevindingen ten aanzien van het gestelde in de voortgangsrapportage.

Personeelsbeheer

De onvolkomenheid van de Algemene Rekenkamer uit 2012 bij het personeelsbeheer betreft de kwaliteit van de personeelsdossiers. Het controleren, schonen en openstellen van de personeelsdossiers is conform planning in 2013 voltooid. De taken van de projectorganisatie zijn in oktober 2013 overgedragen aan de Divisie Personeel en Organisatie Defensie (DPOD)/Diensten Centrum Human Resources (DC HR). Het project is hiermee beëindigd en de staande organisatie neemt de kwaliteitsbewaking over.

In de IV zijn checks ingebouwd om te waarborgen dat er geen aanstellingsbrieven worden aangemaakt zonder dat de wettelijk vereiste documenten in het digitale dossier aanwezig zijn. Inmiddels is vastgesteld dat de procedure in onvoldoende mate wordt nageleefd door het bevoegd gezag. Daarnaast wijst controle uit dat ongeveer 2.900 medewerkers nog moeten worden aangeschreven over de openstelling van hun dossier. Hierop is correctieve actie ondernomen. Tevens is het personeelsdossier als onderwerp opgenomen in het externe gedeelte van het functioneringsgesprek. De borging is hiermee onderdeel van het reguliere proces. De completering van de dossiers met de wettelijke documenten heeft veel aandacht gehad in 2013. Met de borgingsmaatregelen is de verwachting dat het percentage gecompleteerde dossiers (dit gaat om de wettelijke documenten) in 2014 verder zal stijgen.

De datakwaliteit is op een vergelijkbaar of hoger niveau dan in 2012. Door een verbeterde controle is de betrouwbaarheid beter gewaarborgd. Wel verdienen de handmatige beheersmaatregelen en de complexe P&O-regelgeving de aandacht.

Aandachtspunten beheer (onder meer veiligheidsonderzoeken)

In het Rapport bij het Jaarverslag over 2012 merkt de Algemene Rekenkamer de problematiek inzake de verklaringen van geen bezwaar niet langer aan als onvolkomenheid. Het aandachtspunt betreft de tijdigheid van afhandeling van aanvragen voor verklaringen van geen bezwaar (VGB’s). In 2013 is meer dan 90 procent van de aanvragen binnen acht weken afgehandeld, waarmee de (interne) norm is gehaald. In het proces zijn ook structurele aanpassingen getroffen, zodat nieuwe achterstanden worden voorkomen. Het gaat daarbij mede om een voorspelde werklast. De geïmplementeerde verbeteringen maken het mogelijk vanaf 2014 structureel te voldoen aan de (intern) gestelde en aan de Tweede Kamer 3 gemelde norm: minimaal 90 procent van de aanvragen veiligheidsonderzoeken worden voltooid binnen acht weken. Het aandachtspunt rondom de verklaringen van geen bezwaar bij medewerkers van de Bestuursstaf is opgepakt. Het aantal medewerkers met een verklaring van geen bezwaar die niet aansluit bij het veiligheidsmachtigingsniveau van de functie, of waarbij de verklaringen van geen bezwaar ontbreekt, is verminderd ten opzichte van 2012 door de genomen beheersmaatregelen. Het autorisatiebeheer wordt verbeterd.

Samenhang verbetering in de bedrijfsvoering met andere verandertrajecten

Er is een samenhang tussen verdere verbeteringen in de bedrijfsvoering en een aantal andere grote verandertrajecten die Defensie werden uitgevoerd. De reorganisatie en SPEER hebben hiervan de meeste impact gehad op de organisatie in 2013.

Op 15 juli jl. is het programma SPEER beëindigd en is de uitvoering van de programmadoelen belegd in de lijn. De taken die nog moeten worden uitgevoerd, zijn opgepakt door het JIVC en de defensieonderdelen. De taken en verantwoordelijkheden van de supervisor SPEER zijn overgedragen aan de Hoofddirectie Bedrijfsvoering. Met het stopzetten van het programma, spreken we niet meer over SPEER, maar over de voltooiing van de basisimplementatie ERP. De doelstellingen en afspraken blijven hierbij ongewijzigd, conform de tussenbalans uit 2010 en SPEER weer spits update 6. De reorganisatie heeft in november 2013 zijn beslag gekregen. De personele verschuivingen binnen het departement hebben voor een onrustige periode gezorgd. De reorganisatie in het control veld en de oprichting van het FABK hebben hun weerslag gehad op de kwaliteit van het financieel beheer. Ter ondersteuning van het materieel moet de noodzakelijke informatievoorziening zijn ingericht met behulp van ERP.

Grote ICT-projecten

De grote ICT-projecten worden binnen Defensie in uitvoering gegeven en gemonitord volgens de rijksbrede afspraken hieromtrent, die zijn gecommuniceerd met de Kamer 4 en die zijn vastgelegd in het Handboek PPM van het Rijk. Deze afspraken hebben ten doel de inherente risico’s die Defensie met deze projecten loopt, beheersbaar te krijgen. Een van deze afspraken betreft de jaarlijkse rapportage op het ICT-dashboard dat wordt beheerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het betreft projecten met een omvang van meer dan € 20 miljoen en projecten met een omvang van meer dan € 5 miljoen met een «hoog» risico. Voor projecten met een omvang groter dan € 20 miljoen die zijn gestart na 2012 is een Privacy Impact Assessment (PIA) van toepassing. Defensie heeft op dit moment zeven ICT-projecten lopen waarover gerapporteerd wordt in het ICT-Dashboard.

Alle lopende en voorgenomen projecten staan in het Defensie Investeringsplan (DIP). Voor de rapportage wordt uit dit DIP een selectie gemaakt. Alleen projecten «in realisatie» worden gerapporteerd. Ook vallen de projecten waarvan het product uitsluitend een militair-operationele toepassing krijgt (wapensysteem/inzet bij militaire conflicten), buiten de scope van de Rijks ICT-rapportage. Over deze projecten wordt namelijk al aan de Kamer gerapporteerd in het Materieelprojectenoverzicht.

Na 2012 zijn geen projecten > € 20 miljoen in realisatie gegaan. Daarom heeft Defensie geen Privacy Impact Assesments uit hoeven voeren. Mogelijke afbreukrisico’s voor Defensie bij het uitvoeren van grote ICT-projecten betreffen de impact op de logistieke en financiële bedrijfsvoering en impact op publieke dienstverlening en nationale veiligheid.

Genetwerkt Samenwerken

In 2013 is, op basis van de pilots bij CLAS en CDC, een besluit genomen over de wijze waarop Genetwerkt Samenwerken defensiebreed wordt ingevoerd. Besloten is om een beperkt aantal voorbereidende stappen te zetten om Genetwerkt Samenwerken breder te kunnen invoeren op de kantoorwerkplekken van Defensie. De nadruk ligt op een betere samenwerking op en tussen de verschillende defensielocaties. Ook wordt invulling gegeven aan de rijksbrede ambitie om in 2017 digitaal te werken binnen de overheid.

Audit Comité Defensie

Het Audit Comité Defensie is een adviesorgaan van de secretaris-generaal en een platform voor het bespreken van de sturings- en beheersingsvraagstukken. Het doel is de bedrijfsvoering op het gewenste niveau te krijgen en te houden. Ook biedt het een platform voor de producten van de Auditfunctie Defensie (AFD). Het Audit Comité is in 2013 zes keer bij elkaar gekomen. De voornaamste agendapunten betroffen het op orde krijgen en houden van het beheer (personeel, materieel en financieel) de defensiebrede risicoanalyse, de uniformering van stuur- en verantwoordingsinformatie en het auditplan en defensiebrede rapportages van de AFD.

Life Cycle Costing (LCC)

Ten behoeve van de financiële onderbouwing van de nota «In het belang van Nederland» is gebruik gemaakt van zogenoemde sjablonen voor de grote wapensystemen. Daarin zijn de investeringen, de relevante exploitatie en de ontvangsten in samenhang beschouwd over een periode van vijftien jaar. In 2013 heeft Defensie een grote inspanning geleverd om de financiële informatie over de grote wapensystemen bijeen te brengen. Op 1 november 2013 is de brief «Inzicht in kosten en uitgaven van wapensystemen en plan van aanpak daarvoor» (Kamerstuk 33 763, nr. 27) aangeboden aan de Tweede Kamer. In deze brief is een stappenplan opgenomen dat nader is uitgewerkt in een in plan van aanpak Financiële Duurzaamheid (en LCC). Daarmee wordt invulling gegeven aan de instandhouding van het evenwicht gedurende het komende uitvoeringsjaar. Het waarborgen van het evenwicht op lange termijn gebeurt door de vervolgstappen in het plan van aanpak nader uit te werken. De inbedding van de LCC-systematiek in de bedrijfsvoering (processen en systemen) vergt de komende jaren een structurele inspanning.

Baseline Informatiebeveiliging Rijk (BIR)

Defensie voldoet grotendeels aan de kaders in het BIR, maar is nog in afwachting van nadere informatie over de wijze waarop het BIR-verantwoordingsdossier moet worden ingericht. Zo is bijvoorbeeld de zogenaamde «explain-procedure» waarmee afwijkingen van het BIR moeten worden toegelicht pas eind februari 2014 ter vaststelling aan de departementen aangeboden.

Vastgoed

Naast de uitvoering van het Herbeleggingsplan Vastgoed Defensie en de vastgoedbesluiten die volgen uit de keuzes in en de discussie over de nota In het Belang van Nederland, stond 2013 op het terrein van het vastgoed in belangrijke mate in het teken van de voorbereiding voor de vorming van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) in 2014. De Dienst Vastgoed Defensie (DVD) zal naar alle waarschijnlijkheid grotendeels opgaan in dit nieuwe Rijksvastgoedbedrijf. Met de oprichting van het RVB ontstaat een nieuwe situatie en een nieuw moment voor Defensie om het Vastgoedbeleid nader vorm te geven.