In 2014 is nadruk gelegd op het verbeteren van ondersteunende informatie voor het nemen van beslissingen over vervangings- en nieuwe investeringen zowel binnen de reguliere bedrijfsvoering als in projectverband. Met name is gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit van vervangingsplannen en business-cases.
1. Rechtmatigheid
In 2014 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.
De stichting Prodemos – Huis voor democratie en rechtsstaat kent een ontstaansgeschiedenis die in 2010 wordt afgerond met de fusie met het Instituut voor Publiek en Politiek (IPP) en de Stichting Bezoekerscentrum Binnenhof (SBB). Deze laatste stichting verzorgde onder andere het rondleiden van bezoekers door de gebouwen van Eerste en Tweede Kamer alsmede de Ridderzaal. Door de fusie is de financiële bijdrage van de Tweede Kamer aan de SBB overgegaan naar de stichting Prodemos. Deze ontwikkeling is gebaseerd op een afspraak tussen de betrokken partijen. Door het ontbreken van een regeling of het expliciet benoemen van de financiële bijdrage in de begroting van de Tweede Kamer is een bedrag van € 70.500,– als onrechtmatig aangemerkt.
In de begroting 2015 is een separaat artikel opgenomen waarin de samenwerking tussen de Tweede Kamer en Prodemos financieel is uitgewerkt. Daarnaast is in 2015 een samenwerkingsconvenant opgesteld en door beide partijen ondertekend waarin afspraken zijn gemaakt over de te leveren diensten vanuit Prodemos en de financiële vergoeding daarvan door de Tweede Kamer.
2. Totstandkoming beleidsinformatie
Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan. De Tweede Kamer heeft voor de totstandkoming van de niet-financiële informatie de procedure gevolgd.
3. Financieel en materieelbeheer
Het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid en wordt overigens zo doelmatig mogelijk ingericht.
In 2014 is nadruk gelegd op het verbeteren van ondersteunende informatie voor het nemen van beslissingen over vervangings- en nieuwe investeringen zowel binnen de reguliere bedrijfsvoering als in projectverband. Met name is gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit van vervangingsplannen en business-cases.
De Aanbestedingswet staat centraal bij de inrichting van de werkzaamheden van de sector Inkoop van de Tweede Kamer. Bij de keuze voor de methode van aanbesteden wordt gebruik gemaakt van periodieke analyse van de uitgaven (spendanalyse), maar ook van de gewenste behoefte van de organisatie voor de komende jaren, bijvoorbeeld aan de hand van vervangingsplannen en voorgenomen investeringen. De aangescherpte regels ten aanzien van samengestelde en enkelvoudige aanbesteding zullen op advies van de Auditdienst Rijk worden vastgelegd in de werkinstructies en de beschrijving van de administratieve organisatie.
Datzelfde geldt voor het beoordelen van de prestatie en de vastlegging daarvan in de applicatie die het goedkeuringstraject ondersteunt. Ook hiervoor wordt een werkinstructie opgesteld.
In het kader van de controle op de personeelsuitgaven steunt de Tweede Kamer al een aantal jaren op de ISAE-3402 verklaring die wordt verstrekt door de organisatie die de salarisverwerking uitvoert voor de Tweede Kamer. Deze verklaring biedt de Tweede Kamer voldoende zekerheid om, binnen het totale stelsel van controlemaatregelen, de juistheid van de uitbetaalde salarissen vast te stellen.
De Tweede Kamer hanteert een stringent wachtwoordbeleid voor toegang tot het netwerk. Op advies van de Auditdienst Rijk zal dit strenge regiem ook worden toegepast op applicatieniveau van de financiële systemen. De systeemmogelijkheden die de applicaties daartoe bieden, worden gebruikt.
4. Overige aspecten van bedrijfsvoering
Het managementteam van de Tweede Kamer heeft de evaluatie van het functioneren van het Audit Committee in 2014 afgerond en voor maart 2015 geagendeerd. De voorstellen die worden gedaan zijn zowel procedureel als inhoudelijk van aard. Het Audit Committee heeft in 2014 geen reguliere bijeenkomst gehouden.