Grote ICT projecten
Het Ministerie van BZK rapporteert over de Grote ICT-projecten aan de Tweede Kamer met de Jaarrapportage Bedrijfsvoering. Op 31 december 2014 stonden op het rijksICTdashboard (www.rijksictdashboard.nl) de volgende projecten vermeld: Operatie BRP, DigiInkoop en Overheidsdatacenter Haagse KM2. Deze projecten vallen daarmee onder de rijksbrede afspraken ten aanzien van risicobeheersing. De risico’s ten aanzien van de uitvoering van grote ICT-projecten vormen de basis van de rapportage in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering. In dit jaarverslag wordt daarom volstaan met een verwijzing naar het dashboard waarop de informatie wordt gepubliceerd.
Activiteiten van het Audit Committee
In 2014 is een externe voorzitter aangesteld en is de aanstelling van twee externe leden met twee jaar verlengd. Een nieuw huishoudelijk reglement is medio 2014 vastgesteld. Dit huishoudelijk reglement schrijft voor dat minimaal één keer per jaar wordt geëvalueerd. Dit zal in het tweede kwartaal van 2015 plaatsvinden omdat het AC dan één jaar functioneert onder een externe voorzitter en werkt conform het nieuwe huishoudelijk reglement.
Externe inhuur
Het sturingspercentage externe inhuur over 2014 komt uit op 23,3%. Het kerndepartement en twee agentschappen met uitsluitend het moederdepartement als opdrachtgever, blijven gezamenlijk ruim binnen de norm van 10% (5,6%). De agentschappen met een rijksbrede dienstverlening komen daar ver boven (31,4%). De Tweede Kamer is vooraf per brief (Kamerstukken II, 33 750, nr. 55) op 24 april 2014 geïnformeerd over het geraamde percentage inhuur voor 2014 (22,8%). In de bijlage Overzicht niet-financiële informatie over inkoop van adviseurs en tijdelijk personeel zijn de uitgaven van het Ministerie van BZK aan inhuur van externen in 2014 toegelicht. In de toelichting wordt een splitsing gemaakt in de presentatie tussen de externe inhuur van BZK ten behoeve van het departement zelf en de externe inhuur van BZK ten behoeve van de rijksbrede dienstverlening, de SSO’s.
Nieuwe P&C cyclus en wekelijks beheeroverleg
Om het zicht en de sturing op risico’s en aandachtspunten in de bedrijfsvoering te vergroten zijn voor 2015 nieuwe overlegstructuren ingericht.
In 2014 is een nieuwe P&C cyclus ontwikkeld voor 2015 en verder. Vier keer per jaar vinden SG-DG gesprekken plaats op basis van een dashboard. In dit dashboard zijn beleidsindicatoren, bedrijfsvoeringsindicatoren en risico’s opgenomen. In maart 2015 zullen de eerste gesprekken plaatsvinden.
Op basis van risicomanagement vindt in 2015 iedere week beheersberaad plaats. Aan dit overleg nemen de Secretaris Generaal, directeur Financieel Economische Zaken(tevens coördinerend directeur inkopen), directeur Bestuursondersteuning (tevens Chief Information Officer) en de directeur Personeel en Organisatie deel. Er is een groslijst van risico’s samengesteld welke leidend zal zijn voor het uitnodigen van DG’s en directeuren.
MIR
Eén van de instrumenten uit het management control systeem is de Management Informatie Rapportage (MIR). De MIR is een BZK-breed sturingsinstrument voor de bedrijfsvoering. In 2014 is de MIR viermaal opgesteld en voorgelegd aan de Bestuursraad. Behalve voor de beleidskern wordt ook een MIR voor de agentschappen opgesteld. De MIR voor de agentschappen is in 2014 tweemaal verschenen. In 2015 wordt de MIR geïntegreerd in de hierboven beschreven P&C cyclus.
Eigen bevindingen
Op het gebied van inkoop en financiële administratie is in 2014 zwaarder ingezet op interne controle om fouten zelf te signaleren. Dit heeft geleid tot correcties, maar ook tot herijking van bestaande werkwijzen. Door controles en daaropvolgende correcties vermindert BZK het aantal onrechtmatigheden, door herijking van de bestaande werkwijze borgt BZK dat de primaire registratie aan de voorkant goed geschiedt om structurele verbeteringen te realiseren. Tevens hebben de interne controles de aspecten in beeld gebracht waarop kaderstelling verbeterd moet worden. Deze nieuwe kaders zullen in 2015 geïmplementeerd worden.
In 2014 heeft een opschoningsactie van de financiële administratie plaatsgevonden. Dit heeft er mede toe geleid dat de registratie is opgeschoond. Bij het eindejaarswerk is gebleken dat, mede dankzij het instrument saldoverklaring[241] en LoR[ 252], veel mutaties nog verwerkt moesten worden. Het is onwenselijk dat aan het eind van het jaar nog zoveel mutaties verricht moeten worden. Met de directies is afgesproken dat dit aspect aandacht krijgt in hun implementatieplannen. Het instrument saldoverklaring is een nuttig instrument gebleken voor het verankeren van de verantwoordelijkheden en zal dan ook in 2015 ingezet worden. Interne controle heeft in 2014 van de geregistreerde voorschotten € 370 mln. gecontroleerd. Van de geregistreerde verplichtingen is in 2014 een bedrag van € 30 mln. gecontroleerd
Verbeteringen op het gebied van inkoop worden beschreven onder het kopje inkoopbeheer kerndepartement van deze bedrijfsvoeringsparagraaf. Alle bewuste afwijkingen van Europese aanbestedingsregels, waar een managementbesluit aan ten grondslag ligt, worden opgenomen in een centraal register. Deze managementbesluiten veroorzaken in 2014 een onrechtmatigheid van 46 (op basis van verplichtingen) miljoen voor heel BZK, inclusief de agentschappen. Het totaal aan afwijkingen (managementbesluiten én waiververzoeken) in het register staat op 50 miljoen. In 2014 zijn twee spendanalyses uitgevoerd om achteraf het niet naleven van de EU-aanbestedingsregels en interne inkoopprocedures te signaleren, zodat maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen. Uit de spendanalyse 2014 is bij in totaal 12 inkoopverplichtingen voor € 2,8 mln. aan onrechtmatigheden en voor € 0,6 mln. aan onzekerheden geconstateerd.
Rapporteringtoleranties huurtoeslag en Rijksgebouwendienst
De berekening van de rapporteringtoleranties voor twee BZK onderwerpen is kwestieus. Het betreft de toleranties van de Rijksgebouwendienst (Rgd) en de huurtoeslagen. BZK wil zich in 2015 inspannen om met alle betrokken partijen tot een oplossing te komen. Een structurele oplossing moet waarschijnlijk worden gezocht in de aanpassing van regelgeving (RBV).
De rapporteringstolerantie voor de Rgd werd altijd gebaseerd op het balanstotaal. De AR heeft zich in 2014 op het standpunt gesteld dat de regelgeving voorschrijft dat de tolerantie gebaseerd moet worden op het totaal aan baten. Hierdoor wordt de rapporteringtolerantie vele malen kleiner en daarmee de kans op overschrijding groter.
Rechtmatigheidsfouten in de huurtoeslag, gemaakt door de belastingdienst, leiden snel tot overschrijding van de tolerantie op hoofdstuk niveau (XVIII). Dit komt door de relatief kleine financiële omvang van het begrotingshoofdstuk en de relatief grote financiële omvang van de huurtoeslag. De tolerantie op artikelniveau is veel ruimer, wat de kans op overschrijding kleiner maakt. Deze problematiek wordt meer uitgebreid beschreven in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag van hoofdstuk XVIII.
Toezicht door BZK
Het toezicht door BZK bestaat uit drie onderdelen: ZBO’s en RWT’s, financieel toezicht op provincies en uitvoeringstoezicht op overheidsstichtingen. Het toezicht op deze drie onderdelen heeft in 2014 naar behoren gefunctioneerd. Dat oordeel is gebaseerd op enerzijds de eigen bevindingen van de toezichthouders binnen BZK en anderzijds verkenningen en rapporten van de externe accountants, de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer. In het toezichtprogramma van BZK zijn de drie onderdelen van het toezicht gestructureerd opgezet binnen een planning en controlcyclus. Er wordt systematisch nagedacht over mogelijke risico’s in de uitvoering van de toezichttaken. Het Toezichthouder Overleg heeft een coördinerende rol in de uitvoering van het toezicht. In 2014 is extra aandacht uitgegaan naar de implementatie van nieuwe kaders zoals de WNT, de Beleidslijn Derivaten en het Normenkader Financieel Beheer en Toezicht.
Agentschap in oprichting RVB
Op 1 juli 2014 is de nieuwe fusieorganisatie Rijksvastgoedbedrijf gevormd. Deze organisatie bestaat bij de start uit 3 agentschappen (Dienst Vastgoed Defensie, Rijksgebouwendienst en RijksVastgoed en Ontwikkelbedrijf). In juni 2014 heeft BZK een startdocument voor de agentschapsvorming aangeboden aan het Ministerie van Financiën. De aanvraag voor de status van één agentschap wordt aangehouden om te kunnen voldoen aan de instellingsvoorwaarden op de vier overgebleven knelpunten. Deze punten betreffen het kostprijsmodel, de governance van het RVB, de doelmatigheidsbesparing van de agentschapsvorming en het samenvoegen van de administraties. BZK heeft als streven in 2015 te voldoen aan deze vereisten.