1. Grote lopende ICT-projecten
In 2021 zijn er vijf nieuwe projecten gepubliceerd op het Rijks ICT-dashboard. In 2022 zullen er twee nieuwe projecten gepubliceerd worden over het jaar 2021. Afgelopen jaar is er één toets van het Adviescollege ICT-toetsing geweest. Het programma GrIT is opnieuw getoetst. Over het rapportage jaar 2020 zijn in 2021 negen projecten gepubliceerd. Over uitvoeringsrisico's en privacyrisico's van deze projecten wordt gerapporteerd in afzonderlijke rapportages aan de Tweede Kamer.
2. Gebruik open standaarden en open source software
Het beleid inzake open standaarden en open source-software wordt zoveel mogelijk gevolgd.
3. Betaalgedrag
Bij Defensie is sprake van een gecompliceerde keten van aanvragen van een bestelling tot en met betaling met veel koppelvlakken tussen inkoop, logistiek en financiën. Defensie heeft over 2021 94,0% van de facturen tijdig betaald. Dat is ruim hoger dan de harde norm van 90%, maar iets lager dan de streefnorm waarbij 95% van alle facturen binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur moeten zijn betaald. Het percentage over 2021 is aanzienlijk hoger dan de score van 89,6% over het begrotingsjaar 2020. De hoofdoorzaken die hebben bijgedragen aan de sterke stijging zijn:
• Een betere monitoring door defensieonderdelen met behulp van de «Monitor Logistieke Facturen» waarin alle geblokkeerde facturen met reden zichtbaar zijn. Een aantal defensieonderdelen heeft robotisering ingezet om de verantwoordelijke medewerkers via een mail op een benodigde actie te wijzen;
• Functionarissen in de keten van behoeftestelling tot betaling weten steeds beter wat er van hun wordt verwacht, mede door uitleg en advies van FABK aan spelers werkzaam in een eerdere fase van de keten;
• Incidenten worden in toenemende mate door FABK en meerdere ketenspelers structureel opgelost zoals afstemming met de leverancier over verkeerd aangeleverde facturen.
Voor 2022 verwacht Defensie de norm betaalgedrag te kunnen vasthouden door een verdere toename van het percentage E-facturen, dat in 2021 inclusief het agentschap Paresto uitkomt op 62,0% (inclusief het agentschap Paresto) en verdere stappen op het vlak van robotisering waarvoor diverse testfases in 2021 hebben plaatsgevonden.
4. Audit Comité
Er heeft in 2021 geen evaluatie van het Audit Comité plaatsgevonden.
5. Departementale checks and balances
Om de inzet en kwaliteit van het instrument subsidie te bewaken en te verbeteren conform de Regeling defensiesubsidies, beoordeelt de betreffende directie in hoeverre de gesubsidieerde activiteit bijdraagt aan haar beleidsdoelstellingen. Ook is er sprake van een toets op doelmatigheid en rechtmatigheid door de verantwoordelijke control organisatie. Uniformiteit in de totale subsidie portefeuille van Defensie en aansluiting bij wet- en regelgeving, waaronder het Uniform Subsidiekader (USK) en het raamwerk uitvoering subsidies (RUS), vormen hierbij de te toetsen elementen. Dit leidt tot een afgestemde risicoanalyse inclusief specifieke beheersmaatregelen die de basis vormt voor het al dan niet positief adviseren aan de uitvoerende autoriteit. Binnen de subsidieportefeuille wordt nadrukkelijk toegezien op naleving van de vijfjaarlijkse evaluaties conform Awb art. 4.24. In dit kader is in 2021 de evaluatie van het Nationaal Comité Herdenking Capitulatie 1945 Wageningen afgerond. Onderwerp van onderzoek zijn de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie, de doelmatigheid en de vraag of subsidie het juiste instrument is om het defensiebeleid uit te voeren. Voor 2022 staan de evaluaties van negen subsidies gepland.
6. Normenkader Financieel Beheer
Er hebben in 2021 geen wijzigingen plaatsgevonden.
7. Beheer NGF-projecten
Niet van toepassing voor Defensie.
8. Bedrijfsvoeringsrisico’s en/of problemen als gevolg van COVID-19
Om een veilige werkomgeving voor werknemers te kunnen garanderen, hebben er sinds het begin van de COVID-19 pandemie grote veranderingen plaatsgevonden binnen de bedrijfsvoering van Defensie en daarmee ook grote gevolgen gehad.
Om de ontwikkelingen rondom de pandemie dagelijks te volgen, richtlijnen op te stellen, adviezen en antwoorden op vragen te kunnen geven, moesten experts worden vrijgemaakt van hun reguliere werkzaamheden. Nu COVID-19 blijvend blijkt te zijn en andere pandemieën te verwachten zijn, zal een oplossing hiervoor gevonden moeten worden in de vorm van dedicated capaciteit waar deze taken belegd kunnen worden.
Thuiswerken is voor een gedeelte van de defensiemedewerkers een structureel onderdeel geworden van de werkweek. De ICT-infrastructuur moest worden aangepast om digitaal werken op een grotere schaal te faciliteren. Defensie beschikte hiervoor al over goedgekeurde middelen voor de ondersteuning van thuiswerken met departementaal vertrouwelijk (DepV) gerubriceerde informatie, maar heeft dit snel opgeschaald (met name via gebruik van de Telestick). Met een tijdelijke goedkeuring van de Beveiligingsautoriteit wordt Teams gebruikt voor video-vergaderen (VTC), en kan hiermee ook DepV audio en video worden gedeeld. Documenten moeten nog steeds worden gedeeld middels MULAN. Voor interdepartementale afstemming kan gebruik worden gemaakt van een externe applicatie (WEBEX). De nieuwe manier van werken vraagt, meer nog dan vroeger, een hoog niveau van cyber-/informatiebeveiligingsbewustzijn bij alle medewerkers op alle niveaus. Het heeft niet geleid tot incidenten afgelopen jaar.
Thuiswerken heeft het afgelopen jaar geen tot weinig aantoonbare invloed gehad op de continuïteit van de bedrijfsvoering. Thuiswerken bood de mogelijkheid tot een betere werk/privébalans, efficiëntere tijdsindeling en minder reisbewegingen, maar kende ook negatieve psychosociale gevolgen voor defensiepersoneel, zoals eenzaamheid, en in sommige gevallen een verhoogde werkdruk. 2e en 3e orde effecten van toenemend thuiswerken (nog meer beeldschermwerk, ook door Teams vergaderen, effect op ogen door nog meer beeldschermwerk, zithouding, combinatie met partner en kinderen etc.) zijn nog niet bekend en zullen in kaart gebracht moeten worden. Ook ‘ziek zijn’ lijkt minder gerapporteerd te worden, waarbij het de vraag is of er daadwerkelijk minder zieken zijn of dat men het niet meldt.
Voor het overgrote deel van de krijgsmacht is op afstand werken geen optie, omdat men geen kantoor werk doet en/of werkt met gerubriceerd materiaal. Er zijn gedurende het jaar diverse maatregelen getroffen om het werken binnen de veranderende COVID-maatregelen toch mogelijk te maken. Facilitaire dienstverleners gaven aan dit onder controle te hebben en uit intern onderzoek bleek dat in 2021 60% van de werknemers zich op hun standplaats aan de richtlijnen kon houden. Activiteiten gerelateerd aan gereedstelling en inzet zijn vrijgesteld van een deel van de COVID-maatregelen. Op basis van een risicoanalyse beoordeelt de commandant samen met de medisch adviseur wat de passende mitigerende maatregelen zijn in deze specifieke situaties.