Scope

De scope van deze bedrijfsvoeringparagraaf is de bedrijfsvoering waarvoor de Minister van Infrastructuur en Waterstaat verantwoordelijk is. (hoofdstuk XII Infrastructuur en Waterstaat, het Infrastructuurfonds en het Deltafonds). De bedrijfsvoering, inclusief het financieel beheer binnen het Ministerie van IenW, is al meer op orde zoals ook weergegeven in de onderstaande uitzonderingsrapportage. De financiële overzichten geven een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering.

1. Uitzonderingsrapportage

A. Comptabele Rechtmatigheid

Uit de controle door de Auditdienst Rijk (ADR) over 2021 is gebleken dat de rapporteringstoleranties niet zijn overschreden met uitzondering van de toleranties die betrekking hebben op: de betalingen van artikel 97 en de verplichtingen van artikel 14 van begrotingshoofdstuk 12. Bij de betalingen is dit het gevolg van het niet vragen van een bankgarantie c.q. tijdige ontheffing van Financiën waardoor niet voldaan is aan de Regeling Financieel beheer van het Rijk. Bij de verplichtingen is de voornaamste oorzaak aangegane garantieverplichtingen in 2020 met het ministerie van financien om CBR en RDW in staat te stellen leningen aan te gaan. In 2021 is voor deze garantieverplichtingen alsnog instemming van het parlement verkregen.

In onderstaande tabellen worden de overschrijdingen weergegeven.

B. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

C. Financieel en materieelbeheer

Begrotingsbeheer

In het begrotingsjaar is het begrotingsbeheer m.b.t. verplichtingen verbeterd.

Financieel beheer

Het algemene beeld is dat de uitkomsten inzake het financieel beheer over 2021 nog grotendeels gelijk zijn gebleven aan 2020. De ADR concludeert in haar samenvattend rapport dat beheer en beheersing van de inkopen en de openstaande verplichtingen gedurende de looptijd de belangrijkste aandachtspunten blijven.

De ADR constateert in haar samenvattend audit rapport verbeteringen in het voorschotten en verplichtingenbeheer en in het risicomanagement bij informatiebeveiliging. Bij een drietal subsidievaststellingen heeft de ADR geconstateerd dat de controleverklaringen niet conform controleprotocollen zijn (geen oordeel over de rechtmatigheid) of dat er geen subsidieverantwoording is ingediend door de subsidieontvanger. Bij deze vaststellingen is daarmee geen zichtbare invulling gegeven aan het sanctiebeleid zoals een vermindering van de subsidie of terugvordering van de subsidie. In beleidsmemo’s zijn de subsidies goedgekeurd maar geen uiteenzettingen en/of motivaties opgenomen over onrechtmatigheden of impact.

Naar aanleiding van de bevindingen over 2020 heeft IenW verbeterplannen opgesteld om de verbeteringen in het financieel beheer te realiseren. Deze hebben met name betrekking op het oplossen van de onvolkomenheden van de Algemene Rekenkamer. De voortgang daarvan in 2021, is als volgt:

Onvolkomenheid aanbestedingen kerndepartement

Een verbeterplan inkoopbeheer is opgesteld en in uitvoering. Volgens de planning zal het verbeterplan in 2023 volledig zijn gerealiseerd.

Overbruggingsovereenkomsten

IenW is categoriemanager op een aantal rijksbrede raamovereenkomsten. Vier rijksbrede raamovereenkomsten (Interim Management & Organisatieadvies, Inkoopadvies, Auditdiensten en Financiële Adviesdiensten) zijn verlengd middels een overbruggingsovereenkomst. De raamovereenkomst «Financiële adviesdiensten» is in december 2020 gereedgekomen en heeft tot een rechtmatig contract geleid. De her-aanbestedingen voor de overige drie raamovereenkomsten zijn vertraagd, waardoor de nieuwe contracten in 2022 beschikbaar komen. De overbruggingsovereenkomsten zijn onrechtmatig vanwege het ontbreken van een aanbesteding. Het gevolg hiervan is dat alle aangegane verplichtingen op deze overeenkomsten rijksbreed onrechtmatig zijn. Het gaat voor IenW in totaal in het huidig verslagjaar 2021 om een bedrag groot ca. € 7,3 miljoen euro.

Onvolkomenheid aanbestedingen rijkswaterstaat

Een verbeterplan inkoopbeheer is opgesteld en in uitvoering. Volgens de planning zal het verbeterplan in 2024 volledig zijn gerealiseerd. Bij een grote verplichting bleek dat het onderliggende dossier onvoldoende inzicht gaf in de opbouw van de verplichting en de onderbouwing van de naleving van de aanbestedingsregels. Tevens was dit dossier niet op Tenderned gepubliceerd terwijl dit wel had gemoeten. Daarbij is specifiek voor RWS sprake van het niet naleven van aanwijzingen van bedrijfsjuristen in het interne mandaatadvies op dit dossier. Wij gaan hier in 2022 maatregelen op nemen.

Onvolkomenheid prestatieverklaren IenW

Een verbeterplan prestatieverklaren bestuurskern is opgesteld en in uitvoering. Volgens de planning zal het verbeterplan in 2023 volledig zijn gerealiseerd.

RWS

De Auditdienst Rijk (ADR) en Algemene Rekenkamer (ARK)-bevindingen over 2020 richtten zich in belangrijke mate op het inkoopbeheer en de kwaliteit van de prestatieverklaringen kleine contracten (niet SCB). Mede in lijn met de afspraken die in het Audit Committee IenW zijn gemaakt heeft RWS plannen van aanpak opgesteld over het inkoopbeheer en kwaliteit prestatieverklaringen.

Op dit moment wordt uitwerking gegeven aan de verbeterplannen m.b.t. inkoopbeheer en kwaliteit prestatieverklaringen, waarbij de vertaalslag is gemaakt van ADR/ARK-bevindingen naar maatregelen, en van maatregelen naar acties. Hiervoor zijn in 2021 verschillende oorzakenanalyses uitgevoerd. Voor de in de plannen van aanpak beschreven verbeteracties is capaciteit vrijgemaakt, zijn de verschillende groeipaden bemenst en is de governance in de lijn ingericht.

Onvolkomenheid verplichtingenbeheer IenW

Een verbeterplan verplichtingenbeheer bestuurskern is opgesteld en in uitvoering. Volgens de planning zal het verbeterplan in 2022 volledig zijn gerealiseerd.

D. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

De voortgang m.b.t. het oplossen van de onvolkomenheden 2020 uitgedeeld door de Algemene Rekenkamer in 2021 is als volgt:

Onvolkomenheid informatiebeveiliging

Op het vlak van Informatiebeveiliging zijn in 2021 verdere stappen gezet. De governance voor cybersecurity binnen IenW is vastgesteld en geïmplementeerd. De departementale CISO is medio 2021 geïnstalleerd, zodat de interne samenwerking tussen centraal en decentraal kon worden versterkt door opstarten van een regulier CISO-overleg IenW en gesprekken tussen de departementale CISO en de CISO’s van de dienstonderdelen. Aan de hand van een plan van aanpak wordt gestructureerd gewerkt aan de bevindingen met betrekking tot de onvolkomenheid op het gebied van informatiebeveiliging die de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd. Belangrijk onderdeel daarvan is het verbeteren van de inrichting, monitoring en sturing op het risicomanagement van IenW, waarvan in het najaar 2021 de basisvereisten zijn vastgesteld en plan van aanpak voor de uitvoering daarvan is vastgesteld.

Onvolkomenheid Lifecyclemanagement

De inwerkingtreding van het Besluit CIO-stelsel Rijksdienst 2021 heeft geleid tot een wijziging van het OenM-besluit IenW en de herinrichting van het CIO-stelsel IenW. Hierdoor is voldaan aan belangrijke randvoorwaarden om LCM op centraal niveau naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

In de CIO-Raad IenW is afgesproken te komen tot een centraaloverzicht van dekritieke applicaties in het primaireproces. Daarnaast is de concerndirectie Informatievoorziening uitgebreid en is er een projectleider en portefeuillehouder aangesteld voor LCM. Met alle dienstonderdelen is via de geformeerde werkgroep een plan van aanpak opgesteld, onderlinge kennis gedeeld, een rapportage­ proces afgestemd en een organisatiebrede inventarisatie en uitvraag uitgevoerd. In de CIO-Raad IenW van 9 december 2021 is de eerste centrale LCM-rapportage behandeld. Hierdoor is de eerste volledige rapportagecyclus doorlopen. In 2022 wordt de rapportagecyclus verder doorontwikkeld.

2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Grote lopende ICT-projecten

IenW vermeldt, conform rijksbrede afspraken, alle projecten en programma’s met een meerjarig ICT-component van tenminste € 5 miljoen op het Rijks ICT-dashboard. Halverwege het jaar rapporteren de diensten over majeure wijzigingen en actualiseren, waar nodig, de informatie op het Rijks ICT-dashboard. In 2021 heeft het departementale CIO-office bijeenkomst georganiseerd over het Rijks ICT-dashboard, is de Handreiking uitgebreid en is het proces voor het actualiseren aangescherpt. Ook heeft de Auditdienst Rijk (ADR) over 2020 aangegeven dat het proces van gegevens verzamelen, valideren en op het Rijks ICT-dashboard plaatsen, ordentelijk verloopt en dat een juist beeld van de kosten gegeven wordt.

Door het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) zijn in 2021 drie adviezen opgeleverd over de projecten IA Sourcing, Opvolging Bedrijfsvoering Systeem en Modernisering Waarneeminfrastructuur. De projecten IA Sourcing, Opvolging Bedrijfsvoering Systeem zijn uitgevoerd in 2020, maar afgerond in 2021. Daarnaast heeft het AcICT in 2021 het project Tijdelijke Tolheffing getoetst, waarvoor het advies in Q1 2022 wordt opgeleverd. IenW heeft in 2021 meer projecten voor een toets aangemeld bij het AcICT, maar niet alle aangemelde projecten zijn getoetst. Het AcICT maakt op basis van een risicoanalyse zelfstandig de afweging welke projecten worden getoetst. Naast de onderzoeken van het AcICT zet IenW bij ICT-projecten ook andere (interne en externe) toetsen in. De BIT-adviezen zijn openbaar en raadpleegbaar via de website van het AcICT.

Gebruik open standaarden en open source software

In 2021 is de CoronaCheck Scanner door VWS ontwikkeld. IenW stond aan de lat voor het ondersteunen van internationale reisorganisaties bij het controleren van DCC QR codes (DCC=Digital COVID Certificate). Doordat de CoronaCheck code geheel Open Source is, heeft IenW optimaal gebruik kunnen maken van de inspanningen van VWS engineers om de Europese verordening voor het DCC te vertalen naar een ICT oplossing. Zonder de inzet Open Source was dit niet mogelijk geweest en ook in het vervolg maakt IenW dankbaar gebruik van Open Source referentiesoftware, deze keer ontwikkeld door T Systems in opdracht van de EU.

IenW stuurt al jarenlang op het toepassen van Open Source (onder andere op basis van de Open Source strategie van 2011) en, via de IenW Enterprise architectuur, op de verplichte en aanbevolen Open standaarden zoals gepubliceerd door Forum Standaardisatie. We merken op dat de samenstelling van de lijst en de introductie van de Beslisboom op de website van Forum Standaardisatie hun nut hebben: de standaarden voelen minder als corvee, en maken oplossingen daadwerkelijk beter in de praktijk. Binnen IenW helpt daarbij ook de Praktische Toepassing Verplichte Eisen aan Digitale Voorzieningen, en de toepassing van het door IenW zelf ontwikkelde Open Source platform Standaard Platform, dat inmiddels door Logius wordt geëxploiteerd. Door dit soort initiatieven te gebruiken bij inkoop en aanbesteding werkt IenW actief mee aan de invulling van het rijksbeleid.

Betaalgedrag: (alleen indien <95% binnen 30 dagen)

Binnen IenW is 96% van de totaal aantal facturen binnen de betalingsnorm voldaan.

Evaluatie van het audit committee

Het audit committee is viermaal bijeengekomen. De aanpak en voortgang van maatregelen om bevindingen en onvolkomenheden in de bedrijfsvoering op te lossen is besproken, mede aan de hand van de auditrapporten van de ADR. Risicomanagement, life cycle management van ICT, Nationaal Groeifonds, open overheid, organisatiewijzigingen en diverse ontwikkelingen op het gebied van informatiebeleid waren agendaonderwerp. Begin 2021 is de vacature voor het tweede externe lid vervuld.

Normenkader financieel beheer

Het departementaal toezicht op het normenkader financieel beheer is ongewijzigd ten opzichte van 2020.

Bedrijfsvoeringsrisico’s en/of -problemen als gevolg van de coronacrisis

N.a.v. de op 19 mei 2021 door de Tweede Kamer aangenomen motie Sjoerdsma (Kamerstuk 21 501-20, nr. 1668) heeft het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat in 2021 een testtraject opgezet voor mensen die afgelopen zomer op reis naar het buitenland gingen en zich moesten laten testen omdat hun reisbestemming dat vereiste. Omdat deze testcapaciteit voor reizigers al op 1 juli beschikbaar diende te zijn, kende dit uitvoeringstraject een zeer hoge tijdsdruk.

Er zijn testaanbieders gecontracteerd via een ‘Open House’ procedure. Deze is rechtmatig verlopen. Twee ondersteunende inkoopopdrachten zijn op grond van dwingende spoed via directe gunning verstrekt omdat er niet voldoende tijd was om hiervoor binnen de vigerende regelgeving een aanbesteding te kunnen doen. Deze twee opdrachten zijn daarmee onrechtmatig verstrekt. Daarnaast zijn er vijf inkoopopdrachten (m.n. inhuur) onder een bestaande zgn. (onrechtmatige overbruggings-)raamovereenkomst afgesloten.

In de brief van 18 juni jl. (Kamerstuk 25 295, nr. 1337) over de uitvoering van de motie Sjoerdsma is ook al gemeld dat mogelijk vanwege het zeer korte tijdpad van directe opdrachtverlening sprake kan zijn zonder daarvoor een aanbesteding te doen en dat daardoor een deel van de opdrachtverlening mogelijk onrechtmatig kan zijn.

De totale kosten van de testen die zijn uitgevoerd door de commerciële testaanbieders bedragen circa € 130 miljoen. In 2021 zijn ruim 180 facturen betaald aan de gecontracteerde testaanbieders voor een totaalbedrag van circa € 97 miljoen. Naar aanleiding van controles door het ministerie en een door het ministerie ingehuurd accountantskantoor zijn er diverse correcties doorgevoerd op de facturen. Een deel van de betaalde facturen is onder voorbehoud betaald, omdat de controles nog niet volledig zijn afgerond. Voor een bedrag van circa € 64 miljoen zijn de controles afgerond en rechtmatig. Voor het overige gedeelte kunnen er mogelijk nog correcties plaatsvinden op basis van de uitkomsten van de controles en zullen de alsdan resterende bedragen rechtmatig zijn. Streven is om in 2022 de controles af te ronden en de verplichtingen vast te stellen.

3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

In het verslagjaar 2021 is verder gewerkt aan de organisatie zodat IenW is toegerust om invulling te blijven geven aan de opgaven die aan haar zijn toevertrouwd. De pSG is daarbij verantwoordelijk voor de integrale ontwikkeling en realisering van de strategische doelstellingen op bedrijfsvoeringgebied voor het ministerie en de afstemming van de bedrijfsvoering op het primaire proces van het ministerie. De budgethouders binnen IenW zijn verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering. De directeur FEZ stelt kaders aan de financiële en fiscale bedrijfsvoering en houdt daarop toezicht.

IenW wil een departement zijn, dat met de buitenwereld verbonden is, dat de burger centraal stelt, dat snel en adequaat kan anticiperen op relevante ontwikkelingen. In de politiek, in de samenleving en in de uitvoering. Om richting te geven aan de activiteiten van medewerkers is een IenW kompas samengesteld met het wat en waarom (onze corporate story) en uit onze werkwijze, het hoe: negen ontwikkelthema’s waarin de organisatie zich de komende jaren verder wil ontwikkelen. Hieronder worden deze negen ontwikkelthema's benoemd.

We werken en denken vanuit de (maatschappelijke) opgave in het licht van de transities slimme en groene mobiliteit, klimaatadaptatie en circulaire economie. Door middel van casuslabs wordt hier aan gewerkt. In 2021 zijn onder andere casuslabs gehouden over duurzame luchtvaartbrandstoffen en een toekomstbestendig VTH-stelsel (vergunningverlening, toezicht en handhaving). Belangrijk is dat de opgave centraal wordt gesteld. Soms helpt dan het moment. Een goed voorbeeld is geweest het op korte termijn realiseren van COVID-testen voor reizigers.

We heffen spanningen zoveel mogelijk op door een (nieuwe) integrale benaderingswijze die boven de traditionele sectorale benadering uitstijgt. Oplossingen die IenW bedenkt moeten standaard bijdragen aan CO2-reductie, en circulair en klimaatadaptief zijn. Afwijkingen hiervan worden apart gemotiveerd. Nieuwe spanningen worden op bovenstaande wijze benaderd.

In lijn met de ambities in het Klimaatakkoord met een (voorbeeldrol voor het Rijk), heeft het ministerie van IenW in 2021 voortgang geboekt met de verduurzaming van de organisatie. In de bedrijfsvoering is het klimaatdoel voor 2020, dat in 2021 is gepubliceerd, ruimschoots behaald en is er verder gewerkt aan additionele maatregelen op weg naar een energie- en klimaatneutraal IenW in 2030. Uit de definitieve cijfers blijkt een lichte stijging van de uitstoot van CO2 met 6% tov 2020. We zien een grote afname van CO2 door meer inkoop van groene elektriciteit en een toename door de stijging bij de Rijksrederij door extra sleepschepen voor de bescherming van windparken op zee.

We versterken het strategische-, innovatieve- en kennisprofiel van ons departement.

Hiermee geven we het langetermijnbeleid en het daarop ontwikkelen/innoveren inhoud. IenW wil zeker stellen dat er voldoende informatie beschikbaar is om zicht te houden op de verschillende scenario's, de daarmee verbonden opgaven die IenW heeft als hoeder van de infrastructuur, wat dat betekent voor de planning en met welke variabelen en onzekerheden rekening moet worden gehouden. Via de input in bijvoorbeeld de werkprogramma's van planbureaus en door de beoogde ontwikkeling naar een directie ASA wil IenW meer grip hierop krijgen.

We professionaliseren de eigenaars-, opdrachtgevers- en opdrachtnemersfunctie om de samenwerking in de driehoek te verstevigen. De directie eigenaarsadvisering helpt met sturen op de continuiteit van zowel Zelfstandige BestuursOrganen als agentschappen.

We versterken de belangstelling en aandacht voor de uitvoering. Via de staat van de infrastructuur Rijkswaterstaat en ProRail verstrekken we inzicht in de technische prestaties en de tekortkomingen.

We herijken de relatie tussen beleid en de inspectie. Aan de omvorming van de Inspectie Leefomgeving en Transport van een agentschap naar een administratief onderdeel van de bestuurskern per 1.1.2022 is gewerkt.

De onafhankelijke positie van de inspectie moet tot uiting komen in de organisatiestructuur van IenW. Het resultaatgerichte sturingsmodel van een agentschap, met een veronderstelde opdrachtgever – opdrachtnemer relatie tussen beleid en inspectie, past niet bij de onafhankelijke positie van de inspectie. Besloten is om de ILT om te vormen tot een regulier dienstonderdeel binnen IenW. De nieuwe verhouding van de ILT binnen het departement is verwoord in het relatiestatuut dat in maart 2021 is vastgesteld. Hierin wordt de onafhankelijkheid van de Inspectie onderstreept en de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer is komen te vervallen. Vanaf de tweede helft van 2021 zijn de voorbereidingen van de administratieve conversie gestart. De conversie is gestart en in februari afgerond.

We brengen de beheersbaarheid van projecten en programma’s naar een hoger niveau. Binnen IenW is er veel effort gezet om tot budget- en programma/projectbeheersing te komen in de vorm van kaders en richtlijnen. Dit heeft geresulteerd in het opstellen van een plan van aanpak beheersing IenW fondsen.

Het doel van beheersing is om ongewenste bijstellingen – verrassingen – te voorkomen ten opzichte van eerdere prognoses in termen van tijd en geld. Dit gebeurt primair in de sturing tussen opdrachtgever en opdrachtnemer met daarbij een belangrijke rol voor de controlfunctie en (afhankelijk van de fase waarin project verkeert) de manager projectbeheersing.

Dit plan van aanpak staat onder regie van FEZ en stelt maatregelen voor om het ‘systeem’ van beheersen beter te laten functioneren. De maatregelen richten zich op de investeringsfondsen, omdat de vraag naar beheersing, rust en regelmaat hier op dit moment het grootst is.

We herwaarderen ICT/IV als een primair proces. 

ICT/IV bepaalt steeds meer hoe wij onze verbindingen met de buitenwereld en onze primaire processen inrichten. Er is technisch gemigreerd naar SAP/HANA en afspraken zijn gemaakt over het gebruik maken van standaard applicaties waardoor opgeslagen informatie sneller beschikbaar kan komen.

ICT/IV bepaalt steeds meer hoe wij onze verbindingen met de buitenwereld en onze primaire processen inrichten. Daarbij ontwikkeld IenW zich tot proactieve en innovatieve speler op het gebied van digitalisering. Deze ontwikkeling is in lijn met de rijksbrede afspraken uit het Besluit CIO-stelsel Rijksdienst 2021. Dit besluit heeft o.a. geleid tot de herinrichting van het CIO-stelsel van IenW, waarvan het inrichtingsplan in de bestuursraad van december 2021 is vastgesteld. Door deze herinrichting is de positie van de departementale CIO en CISO versterkt. Deze versterking is vereist voor de digitaliseringsslag en voor de sturing en beheersing van IV-activiteiten op dienst- en concernniveau om zo beter de maatschappelijke opgaven van IenW te kunnen realiseren. Naast de herinrichting is ook de concernbrede I-Visie vastgesteld in de bestuursraad van juli 2021. Deze visie geeft op hoofdlijnen richting aan de ambities om met IV onze maatschappelijke opgaven steeds beter te realiseren. De concretisering van deze ambities zijn verder uitgewerkt in de I-Strategie. De I-strategie wordt vastgesteld in de bestuursraad van 31 januari 2022.

We willen een overheid zijn die transparant is en in interactie met stakeholders (burgers en bedrijven) opereert. 

De recente besluitvorming van het kabinet over transparantie betekent dat onze advisering aan de bewindslieden zich in veel grotere openbaarheid gaat afspelen en onze informatiehuishouding moet worden verbeterd/versterkt. We verbeteren onze informatiehuishouding en gaan daar verder over in gesprek met de organisatie. Hiertoe behoort onder andere het optimaliseren van de digitale documentenstroom. We benutten de kansen en maken tegelijkertijd afspraken over de beheersing van negatieve effecten zoals een 24-uurs werkproces. We vergroten de transparantie door onder andere het verbeteren van het proces rond de WOB (op termijn WOO). Kortom, we moderniseren de werkwijze van het departement. Actieplan informatiehuishouding op orde (wet open overheid 1.5.2022). De ADR heeft geconstateerd in haar samenvattend Audit rapport dat RWS en ILT ultimo boekjaar nog een restopgave Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben. Het gaat met name om verbeteringen in het register van verwerkingen.

Het kompas wordt op bovenstaande negen thema’s geijkt/gekalibreerd (bijvoorbeeld als gevolg van het coalitieakkoord), ofwel bij alles wat we doen, besteden we actief aandacht aan deze thema’s.