Voor de verbetering van de informatiehuishouding zijn in 2021 de volgende activiteiten gerealiseerd:

• • Inrichting programma Transparantie in Informatie. Om een boost te geven aan de thema’s informatiehuishouding en openbaarmaking is het programma Transparantie in Informatie gestart. Met een programmateam van ongeveer tien medewerkers is in samenwerking met de lijnorganisatie en dienstonderdelen gewerkt aan de plannen en uitvoering zoals hieronder beschreven. Daarbij stond 2021 in het teken van het ontwikkelen van een sterke samenwerking tussen het programma en de huidige activiteiten op dit thema bij CIO-Office en Digitale Informatievoorziening (DI).

Binnen de inrichting van het programma valt ook het ontwikkelen van de Planning, Monitoring en Control (PMC)-cyclus. Dit om alle activiteiten op de thema’s verbetering van de informatiehuishouding, passieve openbaarmaking en actieve openbaarmaking helder in te bedden in de organisatie en de planvorming en realisatie goed te kunnen (bij)sturen.

• • Ontwikkeling Departementaal Actieplan Informatiehuishouding (IHH). In 2021 is gewerkt aan de realisatie van het Departementaal Actieplan IHH 2021 en de ontwikkeling van het Departementaal Actieplan IHH 2022. Met het actieplan van 2022 is een gezamenlijke visie op het thema informatiehuishouding geformuleerd, de integrale samenwerking tussen kerndepartement en dienstonderdelen naar een volgend niveau gebracht en zijn de toekomstige ambities geformuleerd, dit op basis van de resultaten van de nulmeting informatiehuishouding. Het actieplan vormt de basis voor de verbeteringen in de informatiehuishouding, zoals hieronder beschreven en zijn als realistisch en haalbaar gedefinieerd vanuit een uitgevoerde haalbaarheidstoets. Het departementaal actieplan geeft uitvoering aan het Generieke Actieplan Open op Orde.

• • Competenties medewerkers. In 2021 is er zowel bij het kerndepartement als de dienstonderdelen gewerkt aan de implementatie van het Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV) om zicht te krijgen op benodigde formatie en competenties van medewerkers. Daarnaast draagt de eerder benoemde communicatie en begeleiding bij aan de versterking van de competenties van de medewerkers.

• • Archivering. Het goed opslaan van verschillende vormen van informatie is essentieel voor openbaarmaking van informatie. Daarom is er in geïnvesteerd in het goed archiveren van informatie uit e-mails, berichtenapps en websites.

• • Systemen en procedures. In 2021 is gewerkt aan een optimalisatie van systemen en procedures. Meerdere dienstonderdelen hebben eerste stappen gezet: er is bijvoorbeeld sterk ingezet op gebruiksgemak, volledigheid en zoveel mogelijk linken van systemen. Voor de kerndepartementen zijn door een informatieanalist de belangrijkste keten- en werkprocessen in kaart gebracht op het gebied van de informatiehuishouding en informatievoorziening. Een voorbeeld hiervan is de aansluiting op het Platform Open Overheidsinformatie. In 2021 is gewerkt aan de aansluiting van dit platform op de huidige processen en systemen om de informatie straks vanuit de Woo goed te kunnen publiceren. Daarnaast is er nauw samengewerkt met het Programma Informatie van de Toekomst voor de realisatie van het nieuwe Document-Managementsysteem, IRIS.

• • Data en algoritmen. In 2021 zijn eerste stappen gezet in het inzichtelijk maken van de databronnen waarvan de departementen eigenaar zijn. Ook zijn eerste stappen gezet voor inzicht in het gebruiken van algoritmen op departementbreed niveau. Zo is er bijvoorbeeld een onderzoek gestart naar de ontwikkeling van een algoritmeregister en het opzetten van een open data community.

Onder actieve openbaarmaking verstaan we de activiteiten die vanuit de overheid worden ondernomen om informatie uit zichzelf openbaar te maken voor de samenleving en politiek. In 2021 zijn hiervoor de volgende activiteiten gerealiseerd:

• • Implementatie Beleidslijn Actieve Openbaarmaking Beslisnota’s. Dit onderdeel betreft de implementatie van de Beleidslijn Actieve Openbaarmaking Beslisnota’s waarbij per 1 juli 2021 voor verschillende categorieën Kamerstukken een beslisnota moet worden opgesteld en verstuurd. Op dit onderdeel is gewerkt aan het opstellen van instructies en handleidingen, het organiseren van informatieve sessies voor medewerkers, het inrichten van systemen en processen en het oprichten van een hulpdienst. Daarnaast is er in het najaar een evaluatie gedaan over de eerste implementatieperiode. Vanaf 2022 wordt er gewerkt aan de voorbereiding voor de openbaarmaking van andere categorieën die van een beslisnota moeten worden voorzien.

• • Pilots Actieve Openbaarmaking en risicodossiers. Door middel van pilots bij verschillende (risico)dossiers en directies is gekeken op welke wijze informatie al vaker actief openbaar gemaakt kunnen worden. De inzichten van deze pilots worden meegenomen in de plannen voor actieve openbaarmaking in 2022.

• • Ontwikkeling Plan van Aanpak Wet Open Overheid. In 2021 is gestart met de ontwikkeling van het Plan van Aanpak Woo en zijn de eerste stappen gezet voor de implementatie van de nieuwe wet per mei 2022. Binnen de nieuwe wet zitten zowel onderdelen van passieve en actieve openbaarmaking die in 2022 verder vorm zullen krijgen in de organisatie.

Onder passieve openbaarmaking verstaan we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, zoals de Wob-verzoeken. De volgende activiteiten zijn gerealiseerd:

• • Afhandeling Wob-verzoeken. In 2021 werden 208 Wob-verzoeken ingediend voor de kerndepartement LNV en EZK samen (dienstonderdelen zijn hier niet in meegenomen). Het aantal Wob-verzoeken toont een stijgende lijn met eveneens een toename van zeer omvangrijke en/of complexe Wob-verzoeken. Nog niet alle Wob-verzoeken worden binnen de daarvoor gestelde termijn beantwoord. In 2021 zijn er al grote inspanningen verricht om de doorlooptijd te verkorten. Echter is hier nog een extra inspanning op nodig. Onderdeel daarvan is het Wob-versnellingsplan zoals hieronder beschreven. Voor meer kwantitatieve details verwijzen we naar de Bijlage Rapportage Burgercorrespondentie bij dit jaarverslag.

• • Onderzoek en analyse Wob-verzoeken. Door WJZ is in 2021 een onderzoek gestart om de onderwerpen waarover Wob-verzoeken zijn ingediend te analyseren en hierin mogelijke patronen te herkennen. Dit met als doel om een brug te slaan naar de actieve openbaarmaking van informatie over die onderwerpen.

• • Wob-versnellingsplan. In 2021 is er vanuit verschillende stafdirecties samengewerkt om te komen tot een versnellingsplan voor de afhandeling van de Wob-verzoeken en de doorlooptijden van de behandeling van een Wob-verzoek te verbeteren. Het versnellingsplan bestaat uit procesmatige verbeterstappen voor meer efficiëntie, het versterken van de Wob-ondersteuningsunit voor de administratieve afhandeling van de Wob-verzoeken en het organiseren van extra capaciteit in de organisatie. Het versnellingsplan is geïntegreerd in het Plan van Aanpak Woo en zal vanaf 2022 worden geïmplementeerd.