1 Inleiding

Het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) rapporteert hierbij over de correspondentie van het kerndepartement, de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en Rijksdienst voor Ondernemend Nederland3 (RVO) met burgers voor het kalenderjaar 2021.

Onder de term "burgerbrief' wordt volgens de definitie van de Nationale ombudsman verstaan: elk schriftelijk stuk dat een overheidsinstantie van een burger ontvangt. Het medium (brief, fax of e-mail) maakt daarbij niet uit. Ook het begrip burger is breed. Hieronder worden niet alleen individuele burgers begrepen, maar ook groepen en organisaties. Specifiek betreft het bezwaarschriften, klaagschriften, Wob-verzoeken en overige brieven & e-mails. Deze laatsten voor zover zij worden afgehandeld door het kerndepartement. Ook via Rijksoverheid.nl (verzorgd door het Ministerie van Algemene Zaken) zijn er vele contacten met burgers over de LNV-beleidsterreinen.

2 Aantallen

A. Bewaarschriften

Het kerndepartement, RVO en NVWA ontvingen in 2021 de volgende aantallen bezwaarschriften:

Bij de NVWA is het percentage tijdig afgehandelde bezwaarschriften is in 2021 gelijk gebleven ten opzichte van 2020. Net als in 2020 heeft de NVWA in 2021 de nadruk gelegd op het afhandelen van bezwaarzaken van (ver) voor 2020. Het afhandelen van oude bezwaarzaken drukt op het percentage tijdig afhandelen bezwaarzaken. Verwachting is dat hier in 2022 een kentering in komt.

Het aantal bezwaarschriften bij RVO is gestegen vanwege ruim 600 VIR/Visserij bezwaren als gevolg van de Brexit (vermindering contingenten/quota).

B. Klaagschriften

Het kerndepartement, RVO en NVWA ontvingen in 2021 de volgende aantallen klaagschriften:

Het aantal klaagschriften 2021 voor de NVWA is voorlopig. Mogelijk vervallen er de komende periode nog enkele. Het aantal afgehandeld binnen de verdaagde wettelijke termijn kan nog hoger worden, omdat er zes klaagschriften nog open staan en binnen deze termijn zijn.

C. Overige brieven en e-mails

Het kerndepartement, RVO en NVWA ontvingen in 2021 de volgende aantallen overige brieven en e-mails:

RVO en NVWA ontvangen als uitvoerende en handhavende dienst elke dag vele berichten, zowel schriftelijk als telefonisch, van zowel burgers als bedrijven. Van al deze binnengekomen berichten worden de eerstelijns zaken, dit zijn o.a. de mails en brieven die via de klantcontactcentra binnenkomen, geregistreerd. RVO ontving in 2021 ruim …. mails en brieven, grotendeels contacten met bedrijven.

De NVWA ontving in 2021 18.181 burgermeldingen. Dit zijn meldingen van burgers en bedrijven die op het toezichtgebied van de NVWA liggen. Deze meldingen komen zowel schriftelijk binnen, als telefonisch. Ook heeft de NVWA 14.522 schriftelijke vragen en overige berichten bij het Klantcontactcentrum geregistreerd. De monitoring op de doorlooptijden van de vragen en overige berichten is niet te beantwoorden, aangezien de afhandeling in veel gevallen buiten de systemen van het Klantcontactcentrum plaatsvinden en daardoor niet eenduidig te rapporteren zijn. Deze aantallen zijn exclusief de (reguliere) netwerkcontacten en andere schriftelijke contacten die er zijn tussen externen en andere afdelingen binnen de NVWA.

D. Wob-verzoeken

Het kerndepartement, RVO en NVWA ontvingen in 2021 de volgende aantallen Wob-verzoeken:

Het aantal omvangrijke of complexe Wob-verzoeken vertoont nog steeds een stijgende lijn. Ten opzichte van 2015 gaat het bijvoorbeeld bijna om een verdubbeling van het aantal omvangrijke of complexe verzoeken. En helaas zien we, ondanks alle inspanningen, daarbij ook een daling in het aantal tijdig afgehandelde Wob-verzoeken. Verbetering in de tijdigheid en kwaliteit van Wob-verzoeken heeft permanent de aandacht. Zeker ook ter voorbereiding op de inwerkingtreding van de WOO.

Zo is op het kerndepartement geïnvesteerd in op Wob-verzoeken gerichte capaciteit en is gewerkt aan een actieplan voor versterking van de informatiehuishouding en archivering. Een nieuw documentmanagementsysteem, verbeterde tooling, ontwikkeling op het gebied van actieve openbaarmaking en versterking van sturing, capaciteit en expertise moeten verder bijdragen aan deze tijdigheid en kwaliteit van afhandeling van Wob-verzoeken.

We zien bij RVO specifiek een trend in het toenemen van de omvang van met name de verzoeken over diertelgegevens. Deze verzoeken omvatten veel gegevens en zijn daarmee erg arbeidsintensief. Hierdoor is het in 73% van de verzoeken (nog) niet gelukt de verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen. Aangezien deze gegevens doorgaans openbaar moeten worden, zou actieve openbaarmaking van deze informatie wellicht een oplossing zijn. Binnen RVO wordt momenteel gewerkt aan het opzetten en inregelen van het automatiserings- en monitoringssysteem OVD alsmede het inregelen van het automatiseringsproces voor de grote diertelverzoeken, zodat de toename van het aantal verzoeken en de grootte van de verzoeken beter behandeld kunnen worden. Ook is een Lean Six Sigma (LSS)-traject ingezet om de doorlooptermijnen van de behandeling van Wob-verzoeken te verkorten.

Bij deze cijfers is uitgegaan van de wettelijke behandeltermijn en is geen rekening gehouden met specifieke afspraken met de verzoekers over termijnen.

De rapportage burgercorrespondentie heeft een belangrijke samenhang met de openbaarheidsparagraaf (opgenomen onder het onderdeel beleidsprioriteiten van dit jaarverslag). In de openbaarheidsparagraaf wordt beschreven hoe de ministeries en dienstonderdelen werken aan de verbetering van de huishouding en actieve en passieve openbaarmaking. De activiteiten rondom de Wob-verzoeken vallen daarbij onder passieve openbaarmaking. Doel hiervan is om gezamenlijk toe te werken naar open en transparante departementen. Meer informatie hierover is te lezen in de openbaarheidsparagraaf.