Actieve en passieve openbaarmaking
In 2023 zijn op het vlak van openbaarmaking verschillende stappen gezet in lijn met de verbeteraanpak voor de behandeling van Woo-verzoeken. Zo is gestart met een afdeling waar alle activiteiten op het vlak van actieve en passieve openbaarmaking samenkomen: de afdeling Openbaarmaking & Transparantie. In deze nieuwe afdeling wordt bestaande personele capaciteit samengevoegd en tegelijk geïnvesteerd in een forse uitbreiding van ongeveer 45 fte naar 100 fte in de loop van 2024. Een van de verbeteringen is de introductie van de Woo regisseur. Deze regisseur coordineert bij een individueel Woo-verzoek en ontlast beleidscollega’s door de inhoudelijke beoordeling uit handen te nemen. Vanaf de eerste week van binnenkomst van het Woo-verzoek staat de regisseur doorlopend in nauw contact met de verzoeker.
Ook zijn in 2023 significante stappen gezet waar het gaat om proces- en systeemoptimalisatie. Aanscherping van het proces is geformuleerd en wordt in 2024 geïmplementeerd. Daarnaast is het zaaksysteem OpenFin in gebruik genomen. Dit systeem, dat in eigen beheer is ontwikkeld met een brede groep interne gebruikers, geeft inzage in de status van Woo verzoeken, de voortgang en voorziet in de toekomst in een publicatiefunctionaliteit richting de Woo-index voor openbaarmaking. Andere innovaties vinden plaats op het gebied van zoek- en vindfunctionaliteiten en laktooling). De laktooling wordt voor zowel de beleids- als uitvoeringsDG’n ingezet, zodat er sprake is van uniformiteit. Hiermee is in 2023 een start gemaakt. Bovenstaande brede aanpak draagt bij aan het bereiken van onze ambitie om in 2026 de Woo termijnen te behalen én zo een positieve bijdrage te leveren aan het herstel van vertrouwen in de overheid.
In de Visie Openheid en Transparantie wordt de ambitie uiteengezet op het vlak van actieve openbaarmaking. In 2023 is de actieve openbaarmaking van beslisnota’s regulier onderdeel van het werk geworden en is Financiën actief betrokken bij de voorbereidingen voor de actieve openbaarmaking van de 17 informatiecategorieën uit de Woo. Tevens zijn in 2023 de voorbereidingen getroffen voor permanente openbaarmaking van stukken van de bestuursraad en audit comitee. Streven is om hiermee in 2024 te starten. In 2023 is verder ingezet op actieve openbaarmaking van onderzoeksrapporten. Het ministerie van Financiën maakt gebruik van een intern zaaksysteem om dossiers die actief en passief openbaar worden gemaakt te registreren. Hieruit blijkt dat het aantal openbaargemaakte stukken in 2023 fors is toegenomen. Het aantal Woo-verzoeken is in 2023 met 74% gestegen in vergelijking tot 2022. Ook het aantal bezwaren en (hoger) beroepen is sterk toegenomen. Ondanks de sterke stijging van de werkvoorraad worden meer Woo-verzoeken afgehandeld en is de behandelduur voor het beleidsdepartement gedaald van 212 dagen in 2022 naar 191 in 2023. De gemiddelde afhandelduur van Woo-verzoeken voor het gehele departement (zonder Woo-verzoeken die de Belastingdienst zelfstandig in 2023 heeft afgehandeld) ligt met 108 dagen boven de wettelijke afhandelduur van 42 dagen. In 2023 zijn 6.473 pagina’s aan beslisnota’s actief openbaar gemaakt. Het openbaar maken van externe rapporten (55 in het totaal) ligt met 78 dagen boven de gestelde termijn van 28 dagen.
Verbeteren van de informatiehuishouding
Voor de benodigde verbeteringen in informatiehuishouding loopt het programma Informatie op Orde binnen het ministerie van Financiën, dat gespiegeld is aan de rijksbrede aanpak. Op 5 juli 2023 is de Tweede Kamer geïnformeerd over de voortgang en aanpak.
Begin 2023 is besloten tot de personele versterking op informatiehuishouding voor het beleidsdepartement en de departementale rollen op basis van het strategisch personeelsplan i-functies. De werving hiervoor loopt. De analyses voor de personele versterking op informatiehuishouding bij de Belastingdienst, de Dienst Toeslagen en de Douane zijn eind 2023 ook opgeleverd. Besluitvorming hierover moet nog plaatsvinden. De implementatie van de Rijksprioriteit Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV) functies is afgerond bij alle onderdelen van Financiën.
Om uiterlijk 2026 te voldoen aan de Archiefwet hebben het beleidsdepartement en de uitvoeringsdiensten elk een ‘plan van aanpak Archiefwet’ opgesteld. Deze plannen zijn extern getoetst, met als conclusie dat alle onderwerpen en aandachtpunten in beeld zijn om het gestelde ambitieniveau te kunnen bereiken.
Vooruitlopend op een interdepartementale aanpak voor het archiveren van chatberichten en e-mail zijn in 2023 tijdelijke maatregelen genomen voor het veiligstellen van de informatie en wordt er interdepartementaal gewerkt aan structurele oplossingen. Voor een eenduidige inrichting van de lopende beleidsdossiers in het document management systeem (DMS) is het departementale kader ‘beleidsdossiers op orde’ opgesteld. Parallel loopt de interdepartementale voorbereiding van de aanbesteding van het Content Services Platform (CSP) dat op termijn het huidige DMS moet vervangen. De markconsultatie is december 2023 gepubliceerd.