Voortgang organisatieontwikkeling JenV Verandert

JenV informeert de Tweede Kamer twee keer per jaar over de voortgang van het programma JenV Verandert: bij de begroting en bij het jaarverslag. Deze negende rapportage betreft de periode maart t/m juni 2020.

Deze periode stond in het teken van de coronapandemie, waarin we als nooit tevoren afhankelijk van elkaar zijn voor onze veiligheid en ons welzijn. Grote maatschappelijke vraagstukken kunnen we alleen samen aan. Met iedereen die, binnen en buiten onze organisatie, staat voor recht en veiligheid. We werken professioneel, menselijk en met maximale transparantie. Vanuit een sociaal veilige werkomgeving waarin integer handelen vooropstaat. De omstandigheden zijn veranderd, maar het doel en de ambities van JenV zijn ongewijzigd, en er is onverkort doorgewerkt om die te realiseren.

Openheid en transparantie

Om de maatschappij en politiek open en transparant van informatie te voorzien, is ook onder actuele omstandigheden steeds met zorg de afweging gemaakt tussen vertrouwelijkheid en openbaarmaking, met «openbaar tenzij» als uitgangspunt. Transparantie buiten vraagt openheid binnen JenV over kwetsbaarheden en dilemma’s in het werk. Ook in de afgelopen periode is de organisatie uitgenodigd tot professionele tegenspraak en discussie. Want, zoals de bewindspersonen hebben aangegeven, hoeven zij niet uit de wind gehouden te houden te worden. Tegenspraak is nodig om verschillende belangen en perspectieven te kunnen wegen en versterkt de besluitvorming en het beleid. Zo komen we tot betere oplossingen voor de problemen in de samenleving. In de overleggen met de bewindspersonen en in de voorbereidende nota’s worden dilemma’s bespreekbaar gemaakt.

Leidinggevenden hebben een cruciale rol om kritische geluiden op het juiste niveau en het juiste moment op tafel te krijgen. Een sociaal veilige werkomgeving is de basis om dat te kunnen doen. Daar is, ook in de afgelopen periode, in het leiderschapsprogramma aan gewerkt. Specifiek is aandacht besteed aan de werkwijze tijdens de coronapandemie; hoe je aandacht geeft aan de balans voor werk en privé in een thuiswerksituatie, en hoe je goed met elkaar in contact blijft op afstand. Juist als je verder bij elkaar vandaan bent, vraagt het extra inspanning met elkaar in contact te blijven en kwetsbaarheden en dilemma’s te blijven delen.

Het integriteitsstelsel vormt de basis voor sociale veiligheid in een organisatie. Nieuw onderdeel van het integriteitsstelsel van JenV is de vaste en onafhankelijke integriteitscommissie, die op 1 juni 2020 van start is gegaan. Medewerkers kunnen hier terecht als ze een vermoeden hebben van een misstand, integriteitsschending door leidinggevenden, of benadeling vanwege een interne melding. De oprichting van deze integriteitscommissie en de benoeming van de voorzitter en leden is gerealiseerd in goede samenwerking met en met instemming van vakbonden en medezeggenschap.

Regie en samenwerken

Overheden, bedrijven en burgers moeten kunnen rekenen op goed functionerende onderdelen van het ministerie. Om snel te kunnen inspelen op de plotseling veranderde omstandigheden, zijn crisisstructuren ingericht op Rijksniveau, ministerieniveau en op organisatieniveau. Daarnaast zijn de bestaande structuren blijven functioneren, zoals de brede Bestuursraad en het sturingsmodel om de koers te blijven vasthouden op centrale thema’s als begrotings- en strategische vraagstukken en de continuïteit van taakorganisaties te organiseren.

Nieuwe vormen van (digitaal) samenwerken waren nodig om het werk te kunnen blijven doen. Thuiswerken werd de norm voor veel medewerkers, waar medewerkers uit gevangenissen, asielzoekerscentra en andere organisaties hun werkomgeving hebben aangepast aan de 1,5 meter samenleving. In alle onzekerheid die deze situatie opleverde, zijn zij zeer flexibel gebleken. Ze bleven met al hun kennis en ervaring en een groot verantwoordelijkheidsgevoel invulling geven aan de rechtsstaat. Leidinggevenden konden voortbouwen en vertrouwen op de concrete, zichtbare initiatieven van hun medewerkers, waardoor zij samen de snelle omschakeling konden maken.

Naast tijdelijke oplossingen zijn ook nieuwe vormen van (digitale) samenwerking en regie ontstaan in de ketens, met kortere lijnen en snellere besluiten. Van digitaal contact met de kinderbescherming en juridische loketten, tot telehoren in lopende asielzaken en digitale overleggen in gerechtelijke procedures. De eerste indrukken zijn dat de digitalisering van deze werkzaamheden winst oplevert in termen van tijd, kosten en vervoersbewegingen, zonder groot kwaliteitsverlies. Of dat ook op langere termijn zo is wordt bezien.

In de resultaten van het NSOB-onderzoek ‘De opgave aan tafel’23, dat ging over opgavegericht werken binnen JenV, werd gesteld dat het voor JenV belangrijk is ‘de organisatie en de capaciteit rondom de opgave te kunnen plooien’. Tijdens de coronapandemie hebben JenV-onderdelen en hun medewerkers elkaar snel en adequaat ondersteund met beschikbare middelen, zoals bij de invoering van het telehoren bij asielaanvragen. Maatschappelijke ambities realiseer je in de dagelijkse praktijk. Daarvoor moet je doen wat nodig is, ook als je er als organisatieonderdeel iets voor moet laten ten gunste van een ander. Onder de druk van een crisis blijkt dat gemakkelijker te gaan dan onder ‘normale’ omstandigheden. Relevant is uit te zoeken hoe dat komt en ervan te leren.

Een netwerk van medewerkers uit de verschillende organisatieonderdelen binnen het ministerie heeft de nieuwe werkwijzen en ervaringen in beeld gebracht en deelt de kennis over digitale werkwijzen, het centraal stellen van de professional, samenwerken in de keten en samenwerken binnen JenV. Het netwerk bekijkt, zowel voor de onderdelen als voor het ministerie in het geheel, wat deze nieuwe werkwijzen betekenen en wat we daarvan voor de toekomst kunnen en willen vasthouden.

Werkwijze en werkcultuur

Van leidinggevenden en medewerkers is veel gevraagd in deze periode. Om de verbinding met elkaar te houden, komen teams en leidinggevenden regelmatig digitaal samen, ook op informele wijze. Vanuit de top van de organisatie zijn regelmatig gesprekken met medewerkers gevoerd en is de (digitale) pen opgepakt om gedachten en ervaringen te delen. Blogs, nieuwsbrieven met tips over hoe om te gaan met de werksituatie, nieuwtjes vanuit de organisatie en webinars hebben ook bijgedragen aan ‘#alleensamen’. Het gesprek tussen de bestuurder en de medezeggenschap is geïntensiveerd om zo aandachtspunten tijdig te signaleren en elkaar goed te blijven informeren.

Bovenop de beschikbare zorg vanuit de bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk zijn zorgteams opgezet om in verschillende organisatieonderdelen laagdrempelig bijstand te verlenen aan medewerkers die het moeilijk hebben onder deze omstandigheden. Daarnaast zijn zowel vanuit het ministerie zelf als Rijksbreed ondersteunende instrumenten beschikbaar en is in overleg met de bonden een Rijksbrede richtlijn vastgesteld waarin voorzieningen en regelingen voor thuiswerken zijn opgenomen.

Het leiderschapsprogramma is voortgezet met zes digitale conferenties tussen maart en juni. In deze conferenties hebben de leidinggevenden kennis en ervaring gedeeld over het ondersteunen van medewerkers en over innovatieve werkvormen. In juni stond de leiderschapsconferentie in het teken van diversiteit en inclusie. JenV zoekt hiermee aansluiting bij de maatschappelijke discussie en onderneemt actie op de opbrengsten, in afstemming met de ondernemingsraad. In oktober wordt tevens een themamaand ‘Diversiteit en inclusie’ georganiseerd.

Het reguliere programma voor het middenmanagement krijgt na een start in februari met het thema ‘Open en transparant communiceren’ een vervolg in het najaar en zal net als het leiderschapsprogramma voor het hoger management onderdeel worden van de JenV Academie.

De JenV Academie maakt ook een programma voor medewerkers, voortbouwend op de methodes waarover in eerdere rapportages aan u is bericht. Doel van het programma is van elkaar te leren, kennis uit te wisselen en een steviger intern netwerk op te bouwen. Investeren in de onderlinge relatie tussen beleid, uitvoering en bedrijfsvoering versterkt de kennis van elkaars werk en bevordert een gelijkwaardig gesprek tussen de verschillende disciplines. Dat is nog niet altijd vanzelfsprekend; we moeten het samen goed doen, maar het blijft gemakkelijker te denken en te handelen vanuit je eigen perspectief. Het versterken van mobiliteit tussen verschillende organisatieonderdelen draagt ook bij aan het beter kunnen wegen van belangen.

Na een fysieke bijeenkomst begin maart over het thema openheid en transparantie, is in juni een digitale bijeenkomst over dit onderwerp voor medewerkers georganiseerd. Tijdens beide bijeenkomsten wisselde men kennis uit over wat wel en niet werkt en hoe je open en transparant communiceert. Deze kennis vinden medewerkers ook terug op het JenV-brede communityplatform, waarvan steeds meer organisatieonderdelen gebruik maken.

Ook in de afgelopen periode bleef JenV investeren in de interactie met bestuurlijke partners, bedrijven en burgers. Bij het versterken van opgavegericht werken sluiten we aan bij het Rijksbrede programma ‘Grenzeloos samenwerken’. Dit programma heeft als doel de maatschappij en de burgers centraal te stellen bij het werken aan opgaves en hier herkenbaar, Rijksbreed beleid voor op te stellen, waarvoor in de samenleving herkenning en draagvlak bestaan.

Vervolg

Met JenV Verandert is de basis gelegd om maatschappelijke impact te kunnen maken en in de praktijk te doen wat daarvoor nodig is; samenwerken met iedereen die, binnen en buiten JenV, staat voor recht en veiligheid. Professioneel, menselijk en met maximale transparantie.

In de afgelopen jaren is de strategische functie opnieuw ingericht, zijn het integriteitsbeleid, de sturing en bedrijfsvoering op orde gebracht, zijn interne werkprocessen en communicatiemiddelen verbeterd en is professionele kennisuitwisseling van leidinggevenden en medewerkers georganiseerd. Om de manier van werken te veranderen, is intensief samengewerkt binnen en buiten JenV en is aansluiting gevonden bij interdepartementale trajecten. Elk organisatieonderdeel van JenV is tevens aan de slag gegaan met eigen specifieke vragen. Deze en vorige rapportages laten de opbrengst zien van het programma JenV Verandert.

Daarmee komt de ontwikkeling van JenV in een volgende fase. Het programma eindigt conform de planning die in 2016 met de Tweede Kamer is gedeeld, maar in het open en transparant samenwerken aan recht en veiligheid zal onverminderd worden geïnvesteerd. Om de werkwijze en werkcultuur blijvend de aandacht te geven die het verdient, richt JenV de organisatieontwikkeling stevig in binnen de reguliere organisatie en op bestuurlijk niveau. Met nieuwe energie en een nieuwe aanpak, maar met behoud van de doelstelling en voortbouwend op wat bereikt is.

Daarbij worden de opbrengsten van twee rapporten – aangekondigd in de achtste voortgangsrapportage - meegenomen. Het betreft een onderzoek naar de stand van zaken van de organisatieontwikkeling op het bestuursdepartement en een stakeholdersonderzoek. Beide onderzoeken zijn door de coronapandemie vertraagd en zijn nog niet beschikbaar.

Vanuit kennis, ervaring en vakmanschap vindt JenV oplossingen voor maatschappelijke opgaven op het gebied van recht en veiligheid. Dit doet JenV in overleg met maatschappelijke partners en met oog voor de verhoudingen in de samenleving. JenV is en blijft een lerende organisatie. De Tweede Kamer houdt JenV daarin scherp. Over de manier waarop JenV invulling geeft aan alle taken, blijven de bewindspersonen van JenV ook in de volgende fase van organisatieontwikkeling graag met de Tweede Kamer in gesprek.

Dit onderscheid is hier gehanteerd om overzicht en helderheid te scheppen. Het overzicht geeft een globale indicatie van de verhouding tussen het kerndepartement en de afzonderlijke organisaties: eerst worden de organisaties genoemd die onder de directe verantwoordelijkheid vallen van de minister van JenV en daarna de organisaties die meer op afstand staan en een grotere mate van autonomie kennen, maar wel behoren tot het JenV-domein. Zowel tussen als binnen deze afzonderlijke categorieën bestaan echter significante verschillen in de bevoegdheden van de minister ten aanzien van de organisatie. Ter illustratie hiervan kan bij de categorie sui generis organisaties gewezen worden op het verschil tussen het Openbaar Ministerie en de Raad voor de rechtspraak, waarbij de minister voor het al dan niet vervolgen voor een strafbaar feit een wettelijk bepaalde aanwijzingsbevoegdheid heeft ten aanzien van het Openbaar Ministerie, terwijl de Raad voor de rechtspraak beleidsmatig volledig onafhankelijk opereert. Het overzicht bevat alleen organisaties die een subsidie ontvangen die meer dan de helft van hun omzet bedraagt en waarmee een meerjarige, structurele relatie wordt onderhouden. Deze worden in dit overzicht beschouwd als aan JenV gelieerde organisaties behorend tot het JenV-domein24. Daarnaast worden ook stichtingen die (mede) door JenV zijn opgericht in dit overzicht meegenomen als JenV-gelieerde organisaties.

In het overzicht staat een indicatieve typering van de sturingsrelatie vermeld tussen het ministerie en de organisatie. De vormgeving van de sturingsrelatie kent onderlinge verschillen: voor organisaties die in een zelfde categorie vallen, kan de ministeriële verantwoordelijkheid en bevoegdheid op een specifiek op de organisatie toegesneden wijze zijn vastgelegd. Gelet op het doel van dit overzicht, het scheppen van structuur en helderheid, is hier volstaan met een algemene typering waarmee voorbij wordt gegaan aan organisatie-specifiek maatwerk. Voor de zogenaamde sui generis organisaties is de sturingsrelatie in vrijwel alle gevallen afzonderlijk wettelijk vormgegeven in de Politiewet 2012 en de Wet op de rechtelijke organisatie: dit is de reden om deze organisaties afzonderlijk te rubriceren ondanks dat de politie ook een begrotingsgefinancierde rechtspersoon met een wettelijke taak is (zie bijlage 1). Bij 21 JenV-organisaties is sprake van het «sturingsmodel» waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de rollen van eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer. Voor andere organisaties is sprake van een subsidierelatie die vorm krijgt door de verbonden voorwaarden aan de bijdrage- of subsidieverstrekking.

Nadere informatie over (begrotingsgefinancierde) zelfstandige bestuursorganen en agentschappen is onder meer te vinden in het ZBO-register en het overzicht van verzelfstandigingen.