Actieve Openbaarmaking
Op dit moment worden beslisnota's, onderzoeksrapporten, en -agenda’s, vergaderstukken en verslagen van topambtelijke overleggen reeds actief openbaar gemaakt. In 2024 is een start gemaakt met actieve openbaarmaking van verplichte informatiecategorieën op basis van de Wet open overheid (Woo). In 2025 wordt hier een vervolg aan gegeven. Dit zal stapsgewijs gebeuren op basis van een overheidsbrede implementatie-aanpak. Het ministerie van Financiën kent een departementaalbrede implementatie-aanpak, waarbij alle onderdelen zich voorbereiden op de openbaarmaking van de nog resterende informatiecategorieën. Hiernaast zet het departement in 2025 in op het verder ontwikkelen van pro-actieve openbaarmaking, als onderdeel van de inspanningsverplichting van de Wet open overheid. Dit omvat onder andere het diepgaand analyseren van Woo-verzoeken (doelgroepen, thema’s, trends), en het koppelen van deze analyse in acties op het vlak van actieve openbaarmaking, bijvoorbeeld door het actief openbaarmaken van dossiers waar veel Woo-verzoeken over worden ingediend.
Passieve Openbaarmaking
In de visie Openheid en Transparantie is vastgelegd dat Financiën in 2026 zoveel als mogelijk wil voldoen aan de wettelijke termijn voor de behandeling van Woo-verzoeken. Om dit te bereiken is een breed pakket aan maatregelen vastgesteld. De inzet van middelen is gericht op het uitbreiden van personele capaciteit (oplopend tot ongeveer 100 fte), de implementatie van een zaaksysteem waarmee de voortgang van Woo-verzoeken wordt gemonitord, en het verbeteren van processen. Een belangrijke vernieuwing in de werkwijze van het ministerie van Financiën is de toevoeging van de functie van Woo-regisseur. Deze nieuwe functionaris treedt binnen de organisatie op als «eigenaar» van het verzoek en draagt zorg voor regie en coördinatie tijdens de behandeling van het verzoek. Daarnaast worden juristen en beleidsmedewerkers ontlast doordat de Woo-regisseur taken van hen heeft overgenomen. In 2025 zal naar verwachting het effect van de getroffen maatregelen structureel zichtbaar zijn bij de behandeling van Woo-verzoeken. Dit zal zich uiten door: 1) tijdig en goed contact met verzoeker gedurende de behandeling van het verzoek 2) in de loop van 2025 een toename van het aantal verzoeken dat binnen de wettelijke termijn wordt afgerond, en 3) verzoeken die naar tevredenheid van verzoeker zijn afgerond (en daarmee een afname van bezwaren en beroepen).
Verbeteren van de informatiehuishouding
Binnen het programma Informatie Op Orde wordt toegewerkt naar een duurzame informatiehuishouding en -voorziening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving, door in te zetten op voldoende personeel en ondersteuning door beleidskaders, gebruiksvriendelijke systemen en processen. Voldoen aan de vereisten van openbaarmaking vraagt om een goed geordende informatiehuishouding. Personele versterking van i-professionals vormt daar een belangrijk onderdeel van. Voor het beleidsdepartement, de Belastingdienst, de Dienst Toeslagen en de Douane loopt de werving om zo spoedig mogelijk deze doelstelling te behalen. Ook compliance met de Archiefwet is een belangrijke doelstelling. Wanneer uitvoering wordt gegeven aan de eerder opgestelde plannen van aanpak voor de Archiefwet, is het aannemelijk dat het ministerie van Financiën in 2026 grotendeels aan de Archiefwet kan voldoen.
Voor de primaire processen bij de Belastingdienst en de Dienst Toeslagen wordt een integrale archieftoepassing ontwikkeld, het zogenaamde Generiek Document en Archiefbeheer systeem. Op basis van het Ac-ICT advies wordt het plan bijgesteld. Een eerste stap van de oplossing wordt medio 2025 verwacht.
Het ministerie van Financiën heeft voorts als één van de eerste departementen een kader voor een kwaliteitssysteem Informatiehuishouding en -voorziening vastgesteld, zodat er gewerkt kan worden aan continue verbetering. De implementatie wordt in 2024 afgerond en in 2025 en verder kunnen aanvullende normenkaders worden ingebracht.
Het, conform Archiefwet en Algemene Verordening Gegevensbescherming, archiveren van e-mails voor gebruikers met een minfin-account wacht nog op rijksbreed beleid en dito oplossing. Dit wordt in 2025 verwacht. Financiën heeft interim-maatregelen genomen ter overbrugging. Eenzelfde situatie speelt voor de archivering van chatberichten voor bewindspersonen en ambtelijke leiding. Ook daar zijn interim-maatregelen genomen, vooruitlopend en anticiperend op rijksbreed beleid. Voor de Belastingdienst, de Dienst Toeslagen en de Douane ligt een plan hoe e-mailarchivering voor eind 2026 wordt geïmplementeerd. Departementaal is de nieuwe online versie van Digidoc als documentmanagementsysteem uitgerold. Daarnaast is aangesloten op de interdepartementale selectie en aanschaf van een Content Services Platform als toekomstige vervanging van Digidoc. Dit systeem is beter toegerust op het archiveren en toegankelijk maken van álle typen informatie. Besluitvorming hierover moet nog plaatsvinden later in 2024 met oog op uitrol in - op zijn vroegst ‒ 2026.
In 2025 zullen alle medewerkers die binnen het beleidsdepartement werkzaam zijn een verplichte training hebben gevolgd, met als doel te komen tot eenduidige, volledige en actuele dossiers. Parallel wordt gewerkt naar het op orde krijgen van alle dossiers. Dat maakt informatie beter vindbaar en meer toegankelijk bij interne en externe informatieverzoeken. Het op orde krijgen van de beleidsdossiers bij de Belastingdienst, de Dienst Toeslagen en de Douane loopt door tot in 2026.
Ondanks dat actieve openbaarmaking onder Woo nog niet wettelijk verplicht is, heeft het ministerie van Financiën vooruitlopend hierop de eerste informatiecategorieën van ‘actief openbaar te maken documenten’ opgenomen in de Woo-index. Het is de verwachting dat de openbaarmaking van de overige categorieën in 2025 en verder zonder problemen gaat verlopen, te beginnen met de eerste 5 informatiecategorieën vanaf 1 november 2024.
Op het vlak van Woo-verzoeken is nog veel werk is te verzetten. Het ministerie van Financiën krijgt, alleen al aan bestuurlijk en politiek relevante Woo-verzoeken, bijna 300 verzoeken per jaar. Uit de eigen rapportage blijkt dat het aantal Woo-verzoeken en daarop volgende bezwaren en beroepen is toegenomen. Tegelijkertijd is de doorlooptijd iets afgenomen. Om de termijnen te behalen is een stevig pakket van verbetermaatregelen in gang gezet. Zo wordt ingezet op vroegtijdig contact met verzoekers, zodat verzoeken zoveel mogelijk naar de bedoeling van de verzoeker en daarmee volledig en sneller worden afgerond. Ook wordt ingezet op het wegwerken van de achterstanden bij het ministerie van Financiën. De eerste zichtbare verbeteringen worden eind 2024 verwacht.
De tijdelijke programmadirectie Informatie op orde rond haar werkzaamheden af per 1 januari 2025. De eerste delen van het programma Informatie op Orde zijn inmiddels overgedragen aan de lijn, om continuïteit van de veranderopgave Informatie op Orde tot eind 2026 te borgen. Eind 2024 worden de laatste activiteiten overgedragen.