Het Ministerie van Buitenlandse Zaken werkt aan structurele verbetering van de informatiehuishouding en grotere transparantie van overheidsinformatie richting burger en parlement.Mede in het kader van het rijksbrede programma Open op Orde (2021) heeft BZ het verbeteren van de informatiehuishouding opgepakt, middels het programma Verbetering informatiehuishouding (IHH) BZ.De programma-activiteiten worden uitgevoerd binnen vier actielijnen:
Versterking professionele IHH-ondersteuningIn 2023 is een team van Functionarissen IHH gestart, dat – naast de bestaande ondersteuning door de Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) – directies en posten op tactisch niveau adviseert en ondersteunt. Dit team is inmiddels uitgebreid tot 12 medewerkers, en wordt in de aanloop 2025 uitgebreid tot het gewenste/benodigde aantal van 16. Extra aandacht wordt daarbij gegeven aan het gewenste kennis- en ervaringsniveau om de BZ-organisatie als relatief nieuw team te kunnen ondersteunen.
Onder controle brengen informatiestromen en -processenMomenteel worden beleid en beleidskaders geformuleerd op het gebied van IHH-beleid (IDI-S&P) en de BZ-specifieke visie op openbaarmaking (Directie Open Overheid, DOO). Deze worden in 2025 geïmplementeerd en bevestigen o.a. de noodzaak voor compliance van de trajecten e-mail- en chatarchivering, en voor actieve openbaarmaking.Voor e-mail- en chatarchivering lopen rijksbrede trajecten, waarop BZ is aangesloten. De nog op te leveren resultaten zullen binnen de BZ-organisatie worden geïmplementeerd. Voor openbaarmaking geldt dat minimaal de verplichte informatiecategorieën actief openbaar worden gemaakt en ontsloten via de rijksbrede verwijsindex, aangevuld met de overige informatie die conform de BZ-visie wordt gepubliceerd.
Verbetering informatiesystemenDe nieuwe SharePoint-omgeving is/wordt inmiddels stapsgewijs beschikbaar gesteld (verwachte einddatum: Q4 2024) als basis voor de informatiehuishouding van BZ, met daarin de mogelijkheid voor automatische archivering.Daarnaast gaat het project Kwaliteitsverbetering IHH langs alle organisatieonderdelen met een integrale campagne, gericht op verbetering van omgang met informatie en informatiesystemen, en de benodigde gedragsverandering bij BZ-medewerkers. De uitvoering van dit project is begin 2024 gestart en loopt naar verwachting tot 2026, waarna het overgaat naar de lijnorganisatie. Het is de bedoeling om daarna een permanente, actieve campagne (rondgang directies/posten) te voeren om op dit onderwerp duurzame vooruitgang te boeken.
Verbetering governance en doelmonitoringMomenteel wordt een kwaliteitsmanagementsysteem ontwikkeld om zicht te houden op de bereikte en gewenste verbeteringen op IHH-gebied. Hierbij wordt minder gedacht aan een ICT-systeem, maar aan een geheel van procedures en afspraken; te denken valt aan meer gewicht van IHH in de onboarding en in de P-gesprekken. Ook het BZ-management als geheel zal meer aandacht aan dit onderwerp moeten geven om de kwaliteit te borgen.