Zoals in paragraaf 3.1 genoemd, is de financiële functie niet vrij van risico’s en blijft de rijksbrede bedrijfsvoering onverminderd de aandacht vragen. Tijdens het toezicht en de monitoring op de rijksbrede bedrijfsvoering in 2012 (zie paragraaf 3.4) en uit de signalen van de Auditdienst Rijk zijn de volgende belangrijke risico’s in de rijksbrede bedrijfsvoering onderkend. Deze risico’s vragen bijzondere aandacht voor de beheersing bij de departementen, de advisering hierover door de departementale Audit Committees en voor de eventuele bijsturing van gestelde kaders door de minister van Financiën en de minister voor WenR:
-
• De implementatie van nieuwe ICT-systemen verloopt niet altijd zoals verwacht. Het is belangrijk om te leren van lessen van implementatietrajecten en deze lessen tussen departementen te delen. Het onderkennen van dit risico telt zwaar nu de afhankelijkheid van ICT-systemen alleen maar toeneemt en de beveiliging van informatie een permanente opgave is.
-
• De totstandkoming van de departementale jaarverslagen is bij een aantal departementen moeizaam verlopen. Met name de administratie en het beheer van verplichtingen en voorschotten is daarbij een punt van zorg.
-
• Het financieel beheer, de verantwoording en het toezicht op publieke organisaties is een belangrijk aandachtspunt. De gebeurtenissen bij Meavita, Amarantis en Vestia hebben duidelijk gemaakt dat stappen nodig zijn om het toezicht te wijzigen en aan te scherpen (zie paragraaf 3.6).
-
• Bij de inkoop en met name de naleving van Europese aanbestedingsregels is er sprake van tekortkomingen in het beheer.
-
• De verantwoordelijkheidsverdeling bij de vorming van en de uitvoering door Shared Service Organisaties (SSO’s) is onvoldoende duidelijk. Dat leidt tot risico’s in het financieel beheer van dergelijke SSO’s.
Indien sprake is van rijksbrede risico’s dan vragen deze om een rijksbrede aanpak. Aansluitend bij de (systeem)verantwoordelijkheden van de minister van Financiën en de minister voor Wonen en Rijksdienst (zie paragraaf 3.4) zijn en worden maatregelen genomen om een aantal van deze genoemde rijksbrede risico’s te beperken. Deze rijksbrede maatregelen worden toegelicht in paragraaf 3.6 (Verdere verbetering van de rijksbrede bedrijfsvoering) en paragraaf 3.8 (Ontwikkelingen financieel beleid, financiële functie en financieel management).
Daar waar bedrijfsvoeringsrisico’s specifiek van toepassing zijn op één ministerie is het toezicht en de monitoring op de rijksbrede bedrijfsvoering erop gericht om vast te stellen of er voldoende aandacht is voor de beheersing van deze risico’s door het management en in de advisering daarover door het departementale Audit Committee. Indien nodig zal de minister van Financiën of de minister voor WenR de betreffende minister hierop aanspreken.
De implementatie van het financieel systeem Leonardo bij het ministerie van VenJ (zie paragraaf 3.3) is een voorbeeld van een specifiek bedrijfsvoeringsrisico. Aangezien de implementatie van nieuwe financiële systemen bij meerdere ministeries voor problemen heeft gezorgd is een rijksbrede aanpak voor toekomstige implementaties gewenst.
Rijksbrede aanpak bij implementatie nieuwe financiële systemen
De rijksbreed geconstateerde problemen en risico’s bij de implementatie van nieuwe financiële systemen hebben er mede toe geleid dat inmiddels meer samenwerking plaatsvindt op het gebied van financiële systemen en administraties (zie paragraaf 3.8). Ministeries kijken bij vervangingsvragen voortaan eerst of aangesloten kan worden bij één van de bestaande financiële systemen binnen het rijk, die inmiddels adequaat functioneren. Hierdoor ontstaat een beperkt aantal clusters van financiële systemen die een goede kwaliteit waarborgen.
Box 3.1: Implementatie nieuwe financiële systemen in de toekomst
Enkele ministeries oriënteren zich momenteel op de toekomst van hun financiële systemen, onder andere door te onderzoeken of samenwerking met andere departementen (waaronder het samenwerkingsverband 3F, zie paragraaf 3.8).
Bij het selectieproces zijn er twee belangrijke aandachtspunten:
-
• Welke taken kunnen worden gecentraliseerd en welke taken zijn zo departementspecifiek dat deze beter departementaal kunnen worden georganiseerd;
-
• Aansluiting bij een bestaand systeem eist voorafgaande harmonisatie van gegevens en processen.
Het ministerie van Financiën stelt kaders voor de inrichting van financiële administraties. Onderzocht wordt of deze kaders moeten worden aangepast gelet op deze groeiende interdepartementale samenwerking.
De beschikbare capaciteit van financieel specialisten met kennis van SAP en Oracle is schaars. Om de schaarse capaciteit optimaal in te zetten worden de mogelijkheden onderzocht:
-
• om een pool van financieel specialisten te vormen waarvan de ministeries gebruik kunnen maken, onder andere bij piekbelasting. In dit onderzoek zal ook de vraag meegenomen worden of het wenselijk is om gerichte opleidings- en wervingsactiviteiten op te zetten;
-
• om meer opleidingen gezamenlijk aan te bieden voor functioneel beheer en/of gebruikerscursussen SAP/Oracle.
Met deze maatregelen wordt bijgedragen aan oplossingen voor de knelpunten in het gebruik van financiële systemen zoals Leonardo bij het ministerie van VenJ. De invoering van Leonardo heeft geleid tot onjuiste transacties die grotendeels kunnen worden verklaard door onvoldoende kennis bij de gebruikers en een onvoldoende aanpassing van de processen aan het nieuwe systeem.
De verwachting is dat uiteindelijk een beperkt aantal clusters ontstaat van twee of drie financiële systemen bij het rijk. Afhankelijkheid van één leverancier is overigens nadrukkelijk niet gewenst.
Vanuit het ministerie voor WenR wordt in het kader van de I-strategie Rijk, in 2013 een traject opgestart op het gebied van aanbodstructurering en kennisborging bij systemen zoals SAP en Oracle. Dit traject leidt tot een strategie- en visiedocument voor zowel het vraagstuk van harmonisatie en vereenvoudiging van processen als voor de exploitatie van dergelijke systemen. Dit traject wordt in nauwe samenwerking met de financiële kolom binnen de rijksoverheid vormgegeven. Vervolgens wordt bezien of het «Kernmodel Financiële Informatievoorziening» moet worden aangepast. Het kernmodel beschrijft de processen binnen de financiële kolom.
De overgang naar een nieuw financieel systeem kost vaak veel energie en tijd. Hoe zo’n traject het beste kan worden vormgegeven (bijvoorbeeld door het samenbrengen van kennis vanuit eerdere trajecten via een interdepartementale stuur- of adviesgroep of directe ondersteuning van departementen die op dat punt hun ervaring willen delen) wordt onderzocht. Via de bestaande overleggremia binnen de financiële kolom wordt deze kennis meer systematisch gedeeld.
Ten slotte wordt onderzocht of begrotingsinformatie tussen de financiële systemen van de departementen en het ministerie van Financiën technisch efficiënter kan worden ingericht.