Verbetering van de bedrijfsvoering is een continue opgave. Binnen de rijksdienst zijn diverse rijksbrede en interdepartementale ontwikkelingen in gang gezet om de effectiviteit en efficiency van de rijksbrede bedrijfsvoering verder te verbeteren.
Deze ontwikkelingen worden gekenmerkt door meer samenwerking, meer uniformiteit, minder lasten en vereenvoudiging van regels en processen. Daarnaast is er ook meer aandacht voor financieel beheer, toezicht en verantwoording in de semi-publieke sector. De belangrijkste verbeteringen in de rijksbrede bedrijfsvoering worden hierna toegelicht.
Herinrichting governance bedrijfsvoering Rijk
In mei 2013 heeft de Minister voor WenR de Hervormingsagenda Rijksdienst28 gepresenteerd. De Hervormingsagenda bouwt logisch voort op het programma Compacte Rijksdienst en de voorlopers daarvan. In de Hervormingsagenda Rijksdienst heeft het kabinet de visie op de ontwikkeling van de rijksdienst geformuleerd. Het realiseren van noodzakelijke besparingen wordt gecombineerd met het gereed maken van de rijksdienst voor toekomstige ontwikkelingen in maatschappij en bestuur.
Nu de bedrijfsvoering steeds meer in rijksbrede Shared Service Organisaties (SSO’s; zie paragraaf 4.8) wordt georganiseerd kan de governance en de financiering hiervan aanzienlijk worden vereenvoudigd. Het programma «Herinrichting governance bedrijfsvoering» heeft hiertoe in 2013 een eindbeeld uitgewerkt. Dit eindbeeld kent de volgende kenmerken:
-
• een sterk vereenvoudigd besturingsmodel met minder intern overleg en minder deelnemers en gericht op harmonisatie en standaardisatie;
-
• de opdrachtverstrekking voor generieke dienstverlening aan een rijksbrede SSO vindt plaats door een centrale opdrachtgever namens alle departementen;
-
• een stapsgewijze introductie van centrale bekostiging (minder interne facturen en verrekeningen) waarbij het budget voor generieke bedrijfsvoering is belegd bij de centrale opdrachtgever;
-
• de invoering van een kwaliteitssysteem met generieke en specifieke prestatie-indicatoren, benchmarks en performance audits om de kwaliteit van de dienstverlening te volgen.
In de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2013 wordt verder ingegaan op de Hervormingsagenda Rijksdienst.
Inkoopbeheer en naleving Europese aanbestedingsregels
De meeste ministeries besteden in de departementale jaarverslagen aandacht aan het inkoopbeheer. De naleving van de Europese aanbestedingsregels blijft nog de aandacht van de ministeries vragen. Bij diverse ministeries zijn maatregelen genomen om het inkoopproces te verbeteren (centrale inkoopcoördinatie en verbetering contractmanagement en contractbeheer).
In 2013 is gewerkt aan de inrichting van de twintig aangewezen Inkoop Uitvoeringscentra (IUC’s). Deze zijn sinds 1 januari 2013 allemaal in bedrijf. In de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2013 is hierover meer informatie te vinden.
Op grond van artikel 4.29 van de Aanbestedingswet 201229 onderzoekt de Minister van Economische Zaken binnen twee jaar na de inwerkingtreding van deze wet (1 april 2013) de doeltreffendheid en de effecten van deze wet in de praktijk. Onlangs is gestart met het voorbereiden van deze evaluatie.
Verbetering financieel beheer en verantwoording van subsidies
In 2013 is een rapportage over de werking van het Uniform subsidiekader (USK) aan de Tweede Kamer aangeboden. De belangrijkste conclusies waren dat alle rijkssubsidieregelingen zijn aangepast en dat de beperking van tussenrapportages, verantwoordingseisen en de vaste termijnen als een zinvolle lastenreductie wordt ervaren. Een belangrijk aandachtspunt is het vastleggen van risicoanalyses bij subsidieregelingen. Uit de rapportage blijkt dat de risicoanalyse bij het verlenen van subsidies vooral impliciet plaatsvindt, zonder expliciete vastlegging van de uitkomsten van zo’n analyse. De betrokken ministeries voeren verbeteringen door op dit terrein en werken aan kennisverbetering op het gebied van M&O-beleid, in het bijzonder aan de uitvoering en vastlegging van risicoanalyses.
De horizonbepaling voor subsidieregelingen, waarbij nieuwe regelingen moeten worden voorzien van een vervaldatum van maximaal 5 jaar na inwerkintreding van de regeling, was al opgenomen in de «Aanwijzingen voor subsidieverstrekking»30 en wordt wettelijk geregeld door opname in de Comptabiliteitswet 200131.
Specifieke uitkeringen: Single information & single audit (SiSa)
SiSa staat voor eenmalige informatieverstrekking (single information) en eenmalige accountantscontrole (single audit). SiSa is sinds 2006 de manier waarop medeoverheden (provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen) jaarlijks verantwoording afleggen aan het Rijk over hoe de specifieke uitkeringen van het Rijk zijn besteed. Voorheen werd door de medeoverheden voor iedere specifieke uitkering een aparte verantwoording met controleverklaring opgeleverd. Nu kan dit in één bijlage als onderdeel van de jaarrekening van de medeoverheid, de zogeheten SiSa-bijlage. De accountant van de medeoverheid verstrekt een controleverklaring bij de volledige jaarrekening inclusief SiSa-bijlage. Om de werking van dit systeem te waarborgen wordt jaarlijks door de Auditdienst Rijk (ADR) een review uitgevoerd op de verrichte controlewerkzaamheden van de accountants van gemeenten en provincies. Uit de eindrapportage single review 2013 van de ADR blijkt dat de ministeries voor de vaststelling van hun specifieke uitkeringen over 2012 kunnen steunen op de accountantscontrole van de SiSa-bijlagen van de medeoverheden. Wel concludeert de ADR dat de controles van de SiSa-bijlagen door de accountantskantoren nog niet overal aan de daaraan te stellen eisen voldoen. Om deze situatie te verbeteren wordt overleg gevoerd met de accountantskantoren en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).
Op basis van de ervaringen uit de single review 2013 en voorgaande jaren zijn verbeteringen afgesproken voor de single review 2014. Concrete maatregel is onder andere het verbeteren van controlerichtlijnen voor accountantskantoren (met name gericht op het oplossen van interpretatieproblemen). Verder wordt in overleg met de accountantskantoren in 2014 een besluit genomen over het informeren van de AFM en de opdrachtgevende medeoverheden over de resultaten van de single review. Naast de beoogde verbetering van de single review wordt ook aandacht besteed aan vereenvoudiging van indicatoren en boetes. De Minister van BZK – als coördinerend verantwoordelijk Minister en opdrachtgever van de single review – en de Algemene Rekenkamer zijn nauw betrokken bij de aanpassingen in de aanpak vanaf 2014.
Informatiebeveiliging
In 2013 zijn nieuwe versies van zowel het Beveiligingsvoorschrift Rijksdienst (BVR 2013) als het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst – Bijzondere Informatie (VIR-BI 2013) vastgesteld.
Het Beveiligingsvoorschrift Rijksdienst beschrijft de organisatie en verantwoordelijke personen voor integrale beveiliging (personen, gebouwen, materiaal en informatie). Tevens is in het voorschrift de functie van de RijksBeveiligingsAmbtenaar (RijksBVA) geïntroduceerd en de relatie met de departementale BVA’s vastgelegd. Een belangrijk aspect van deze functies is het toezicht op de naleving van de rijksbrede beveiligingskaders. In het kader van de invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst is afgesproken dat de ADR jaarlijks een audit verricht op naleving van elementen van de Baseline.
Het eveneens in 2013 vastgestelde VIR-BI geeft aanwijzingen voor de omgang met en de beveiliging van gerubriceerde informatie. Eind 2013 is daarnaast een begin gemaakt met het opstellen van een nieuw Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR) ter vervanging van het huidige voorschrift uit 2007.
Belangrijk element voor het op orde houden van de informatiebeveiliging is een functionerende Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA cyclus). Daarnaast is structurele aandacht van het management nodig. In 2013 is aan beide zaken veel aandacht gegeven door de Taskforce Bestuur Informatieveiligheid Dienstverlening, die is ingesteld door de Minister van BZK als follow up op de DigiNotar-crisis. Hoofdtaak van de Taskforce is om voor alle sectoren van de overheid, waaronder de rijksdienst, bewustwording en aandacht van topmanagement en bestuurders te creëren door informatiebeveiliging concreet en werkend te maken. In de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2013 is hierover meer informatie te vinden.
Gebruik open data
In 2013 heeft het kabinet het Actieplan «Open Overheid»32 uitgebracht. In dit actieplan worden voor de komende twee jaren diverse acties en pilots beschreven om te gaan werken aan een open overheid onder regie van het Ministerie van BZK. Een van de actiepunten betreft het onderdeel Open Spending: meer inzicht geven in financiële cijfers van de vier bestuurslagen (Rijk, provincies, waterschappen en gemeenten).
Het Ministerie van Financiën heeft in 2013 alle achtergrondtabellen van de Miljoenennota beschikbaar gesteld als open data. Dit is een eerste uitwerking van het meer inzicht geven in de cijfers op rijksniveau. Het is de bedoeling dat de begroting de komende jaren steeds meer een digitale vorm gaat aannemen waardoor de ontwikkeling naar open spending ook sneller is te realiseren.
Uitgaande van het kabinetsbeleid «Open tenzij» zal het Ministerie van Financiën in samenwerking met alle betrokken partijen de jaarlijkse Rijksbegrotingen, gewijzigde begrotingen en verantwoordingsinformatie ook steeds meer als open data ontsluiten.
Uit het recent verschenen trendrapport van de Algemene Rekenkamer33 over open data blijkt dat er meer open data beschikbaar is op beleidsterreinen waar een verplichting geldt of externe druk aanwezig is om gegevens als open data aan te bieden.
In 2014 wordt door het Ministerie van Financiën een gemeenschappelijk datakader voor de financiële administraties opgesteld. Naar verwachting zal dit gemeenschappelijk datakader in 2015 in de diverse administratieve systemen worden ingevoerd en biedt dit kader een goede basis om financiële data over uitgaven verder te ontsluiten als open data.
Het kabinet zal daarnaast samen met de Algemene Rekenkamer uiterlijk bij komende Prinsjesdag melden welke additionele voorstellen mogelijk zijn om het gebruik van open data aan te jagen.
Financieel beheer, verantwoording en toezicht semi-publieke sector
Ter versterking van het financieel beheer, de verantwoording en het toezicht op de semi-publieke sector heeft het kabinet op voordracht van de Minister van Financiën een sectoroverstijgend normenkader voor het financieel beheer, een transparante verantwoording en het toezicht vastgesteld. Daarnaast heeft het kabinet een normenkader voor de versterking van het externe financiële toezicht geïntroduceerd. Het kabinet heeft de Tweede Kamer hierover in november 2013 geïnformeerd34. De desbetreffende ministers hebben ruimte in de wijze waarop het kader bij de onder hen ressorterende sectoren en instellingen wordt geëffectueerd en gehandhaafd. Hierdoor kan rekening worden gehouden met de specifieke omstandigheden en bestaande inrichting in de desbetreffende sectoren. De Minister van Financiën monitort de invoering en handhaving van het normenkader door de verantwoordelijke ministers.
Het sectoroverstijgende normenkader bevat kernelementen voor sober en ordentelijk financieel beheer waardoor de instellingen zelf goed in control kunnen zijn, meer toekomst- en risicogericht kunnen handelen en zich transparant kunnen verantwoorden. Het kabinet is van mening dat de inhoud van dit normenkader tot het normale gedachtegoed van bestuurders en toezichthouders moet behoren bij instellingen die een publiek belang dienen. Ter ondersteuning van de uitvoering van het financieel beheer stelt de Minister van Financiën een handreiking financieel beheer op. Het externe toezicht wordt onder andere versterkt door het financiële toezicht en het kwaliteitstoezicht te scheiden en gelijkwaardig te beleggen. Vanwege de samenhang tussen beide vormen van toezicht worden deze wel onder de verantwoordelijkheid van dezelfde Minister belegd.
Met het oog op de versterking van extern financieel toezicht en meer samenwerking wordt een verkenning uitgevoerd naar de organisatie en uitvoering van dit toezicht. Hierbij wordt onder andere in kaart gebracht hoe het financieel toezicht momenteel is georganiseerd en welke ontwikkelingen en ideeën er zijn voor versterking, kennisdeling en samenwerking over de inspectiegrenzen heen.