AANBEVELINGEN ALGEMENE REKENKAMER
In haar Rapport bij het Jaarverslag van SZW over 2003 signaleerde de Algemene Rekenkamer onvolkomenheden in enkele aspecten van de bedrijfsvoering van SZW. De betreffende onderwerpen zijn door de AR samengevat in de zogenoemde Audit Action List, die in het Rapport bij het Jaarverslag was opgenomen. De constateringen van de Algemene Rekenkamer hebben zonder uitzondering geleid tot de noodzakelijke verbetertrajecten. In het onderstaande wordt de stand van zaken toegelicht.
| Audit Action List | ||
|---|---|---|
| Aanbeveling | Toezegging | Stand van zaken |
| Contractbeheer: Het systeem voor het registreren van contracten moet beter worden benut. | De implementatie van de Regeling contractbeheer zal per 1 september 2004 zijn afgerond. | De Regeling contractbeheer is ingevoerd. Het monitoren op de uitvoering is gestart.Het addendum waarin wordt gesteld dat eenmaal in de vijf jaar een evaluatieonderzoek zal worden gehouden naar rechtmatigheid en doelmatigheid van het gevoerde contractbeheer is aan de Regeling Contractbeheer toegevoegd.Belangrijke directies in alle DG-kolom- men hebben aansluiting op het contrac- tenregister. Het systeem voor het registreren van contracten wordt benut. |
| Verplichtingen: Verplichtingen moeten in de administratie worden vastgelegd zodra deze ontstaan. Er moet tijdig worden betaald. Administratieve systemen moeten worden aangepast. | Dit vormt onderdeel van het Actieprogramma «Verbetering (financiële) bedrijfsvoering» binnen SZW. In de loop van 2004 wordt een nieuwe verplichtingenmodule in BIAS ingevoerd. | In 2004 is de directie gemeenschappelijke organisatie bedrijfsvoering (GOB) gestart. In dienstverleningsovereenkomsten zijn de afspraken van directies met GOB vastgelegd. Tijdige registratie van ver- plichtingen en tijdige betaling vormen daarvan een onderdeel. In de loop van 2004 is de tijdigheid van betalen en registreren verplichtingen verbeterd. De tijdigheid van registratie van verplichtingen is nog steeds niet significant verbeterd en dus nog niet voldoende. Ultimo 2004 was op het terrein van de tijdigheid van betalingen binnen SZW de zaak onder controle. Door aanloopproblemen begin 2004 bleef over het gehele jaar het resultaat echter net onder dat van 2003. De nieuwe verplichtingenmodule in BIAS is operationeel en werkt naar behoren. |
| M&O-beleid subsidieregelingen die het Agentschap SZW uitvoert: Het M&O-beleid moet worden uitgewerkt voor alle regelingen. Er moet een controleprotocol worden opgesteld voor de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouwen. Er moeten aanvullende controlemaatregelen worden ontwikkeld voor met terugwerkende kracht ingediende ESF-projecten. In de dossiervorming voor ESF3- en BVG-dossiers moeten afwegingen inzake de subsidievaststelling inzichtelijker worden vastgelegd. | Realisatie van de verbeteringen in 2004:M&O-beleid wordt voor alle regelingen beschreven.Controleprotocol wordt opgesteld en aan subsidieontvangers gezonden.Aanvullende controlemaatregelen voor met terugwerkende kracht ingediende projecten worden ontwikkeld cq. aangepast.In de dossiers worden afwegingen bij subsidievaststelling inzichtelijk vastgelegd. Dit is ook onderwerp van toezichtdoor IC en AD. | Verbeteringen zijn in 2004 gerealiseerd en tussentijds kritisch met onderzoekers van de Algemene Rekenkamer bespro- ken:M&O-beleid is voor alle regelingen beschreven, getoetst en vastgesteld.Controleprotocol is opgesteld en aan subsidieontvangers gezonden, daarbij zijn subsidieontvangers erop gewezen dat zij hun accountants vroegtijdig over dit protocol moeten informeren.De aanvullende controlemaatregelen voor met terugwerkende kracht ingediende projecten zijn aangescherpt en in het controle-instrumentarium voor de aanvraagbehandeling geïntegreerd.De afwegingen bij subsidievaststelling worden inzichtelijk in de dossiers vastgelegd en zijn onderwerp van intern toezicht geweest. |
| Accountantsverklaringen: Er moeten maatregelen worden getroffen om de kwaliteit van accountantsverklaringen te verhogen. Bij de vaststelling van subsidie moet alle noodzakelijke informatie worden betrokken. | De AD schrijft de besturen van accountantskantoren aan. | De besturen van de accountantskantoren zijn aangeschreven. |
| Inventarisadministratie: De toegangsbeveiliging van het inventarisadministratiesysteem moet worden geregeld en inventarisatie van alle inventarisgoederen moet worden uitgevoerd. | De toegangsbeveiliging is voor 1 juli 2004 gerealiseerd en inventarisaties vinden in 2004 plaats. | De Regeling Materieelbeheer SZW 2003 is bij de materieelbeherende directies te weten Algemene Zaken, AI en SIOD ingevoerd. De implementatie binnen IWI is onlangs gestart.De evaluatie van de Regeling Materieelbeheer SZW 2003 is onlangs afgerond. De werking van deze regeling wordt als positief bevonden.De toegangsbeveiliging is gerealiseerd. De inventarisaties hebben grotendeels plaatsgevonden.Materieelbeheer wordt door het MT van de directie Algemene Zaken op basis van een onlangs gehouden risico-analyse niet meer als risico beschouwd voor de eigen directie. |
| Rechtmatigheid uitvoering werknemersverzekeringen: De problematiek rond de onrechtmatigheidspercentages werknemersverzekeringen moet tot een oplossing worden gebracht. Afspraken moeten worden gemaakt over een tijdpad en tussentijdse meetpunten voor de verbetering van de bedrijfsvoering van CWI. De minister moet zich tijdig laten informeren over de voortgang van de verbetering. | Het UWV dient in 2004 te voldoen aan de gestelde norm van 99% rechtmatigheid voor het geheel van de uitvoeringsactiviteiten en moet daarover periodiek rapporteren. Bekeken wordt of het controleprotocol 2004 wordt aangepast. CWI moet aangeven hoe zij de werking van het financieel beheer in 2004 op het gewenste niveau wil brengen. In 2005 is een nieuw informatiesysteem geïmplementeerd. De minister stuurt op basis van tijdpad en meetpunten. | Het SUWI-controleprotocol is aangepast met ingang van het begrotingsjaar 2005. Voor 2004 zijn aanvullende eisen ten opzichte van het oude controleprotocol vastgesteld.CWI: CWI heeft een «stappenplan Centraal Raamwerk voor Interne beheersing» aangeboden, waarin CWI aangeeft hoe CWI in 2006 plateau 3 van het financieel beheer zal bereiken. Met betrekking tot 2004 geeft dit stappenplan een goed beeld van de activiteiten die CWI zal ondernemen. Met betrekking tot 2005 geeft het stappenplan geen concreet beeld. Bij deze beoordeling is het oordeel van IWI betrokken. SZW heeft CWI daarop verzocht om uiterlijk 12 februari 2005 een concreter stappenplan voor 2005 aan te leveren, waarbij de in 2004 gerealiseerde stappen worden betrokken. IWI is gevraagd om het aangepaste stappenplan en de opzet van plateau 3 bij CWI te volgen en te beoordelen. Het parlement wordt geïnformeerd via de P&C-cyclus (meizending). |
| Beleidsinformatie: De specificatie (in indicatoren en streefwaarden) van de beoogde beleidseffecten en de te leveren prestaties in de begroting en in de aansluiting daarop in het jaarverslag moet worden verbeterd. | In begroting 2005 begrotingsstructuur aansluiten bij beleidsdoelstellingen. | In de begroting voor 2005 wordt door middel van een nieuwe budgetstructuur beter aangesloten bij de beleidsdoelstellingen. |