Ontvangsten (bedragen x € 1000)

Uitgaven (bedragen x € 1000)

Inhoudsopgave Jaarverslag 2009 Overige Hoge colleges van staat en kabinetten (IIB)

A. ALGEMEEN

1. AANBIEDING EN DECHARGEVERLENING

Aan de voorzitters van de Eerste en Tweede Kamer van de Staten-Generaal.

Hierbij bied ik het Jaarverslag met betrekking tot de begroting van de Raad van State, de Algemene Rekenkamer, de Nationale ombudsman, de Kanselarij der Nederlandse Orden, het kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en het kabinet van de Gouverneur van Aruba (IIB) over het jaar 2009 aan. Onder verwijzing naar de artikelen 63 en 64 van de Comptabiliteitswet 2001 verzoek ik de beide Kamers van de Staten-Generaal de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties decharge te verlenen over het in het jaar 2009 gevoerde financiële beheer.

Ten behoeve van de oordeelsvorming van de Staten-Generaal over dit verzoek tot dechargeverlening is door de Algemene Rekenkamer als externe controleur op grond van artikel 82 van de Comptabiliteitswet 2001 een rapport opgesteld. Dit rapport wordt separaat door de Algemene Rekenkamer aan de Staten-Generaal aangeboden. Het rapport bevat de bevindingen en het oordeel van de Rekenkamer met betrekking tot:

a. het gevoerde financieel en materieelbeheer;

b. de ten behoeve van dat beheer bijgehouden administraties;

c. de financiële informatie in de jaarverslagen;

d. de saldibalans;

e. de totstandkoming van de informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering;

f. de in het jaarverslag opgenomen informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering.

Bij het besluit tot dechargeverlening dienen verder de volgende, wettelijk voorgeschreven, stukken te worden betrokken:

a. het Financieel jaarverslag van het Rijk over 2009;

b. het voorstel van de slotwet over het jaar 2009 die met het onderhavige jaarverslag samenhangt;

c. het rapport van de Algemene Rekenkamer over het jaar 2009 met betrekking tot de onderzoeken van de centrale administratie van ’s Rijks schatkist en van het Financieel jaarverslag van het Rijk;

d. de verklaring van goedkeuring van de Algemene Rekenkamer met betrekking tot de in het Financieel jaarverslag van het Rijk over 2009 opgenomen rekening van uitgaven en ontvangsten van het Rijk over 2009, alsmede met betrekking tot de Saldibalans van het Rijk over 2009 (de verklaring van goedkeuring, bedoeld in artikel 83, derde lid, van de Comptabiliteitswet 2001).

Het besluit tot dechargeverlening kan niet worden genomen, voordat de betrokken slotwet is aangenomen en voordat de verklaring van goedkeuring van de Algemene Rekenkamer is ontvangen.

Dechargeverlening door de Tweede Kamer

Onder verwijzing naar artikel 64 van de Comptabiliteitswet 2001 verklaart de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal dat de Tweede Kamer aan het hiervoor gedane verzoek tot dechargeverlening tegemoet is gekomen door een daartoe strekkend besluit, genomen in de vergadering van

De Voorzitter van Tweede Kamer,

Handtekening:

Datum:

Op grond van artikel 64, tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2001 wordt dit originele exemplaar van het onderhavige jaarverslag, na ondertekening van de hierboven opgenomen verklaring, ter behandeling doorgezonden aan de voorzitter van de Eerste Kamer.

Dechargeverlening door de Eerste Kamer

Onder verwijzing naar artikel 64 van de Comptabiliteitswet 2001 verklaart de voorzitter van de Eerste Kamer der Staten-Generaal dat de Eerste Kamer aan het hiervoor gedane verzoek tot dechargeverlening tegemoet is gekomen door een daartoe strekkend besluit, genomen in de vergadering van

De Voorzitter van de Eerste Kamer,

Handtekening:

Datum:

Op grond van artikel 64, derde lid, van de Comptabiliteitswet 2001 wordt dit originele exemplaar van het onderhavige jaarverslag, na ondertekening van de hierboven opgenomen verklaring, doorgezonden aan de Minister van Financiën.

2. LEESWIJZER

Opbouw Jaarverslag

Het jaarverslag over 2009 bestaat conform de regelgeving uit de volgende delen:

A. een algemeen deel met o.a. dechargeverlening;

B. een totaaltabel (IIB) budgettaire gevolgen van beleid;

C. jaarrekening.

De paragraafindeling van de artikelen is als volgt:

1. Algemeen

2. Speerpunten 2009

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

3b. Beleidsmatige toelichting (tabel beleidsprestaties)

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

Er is alleen een inhoudelijke toelichting gegeven bij opmerkelijke verschillen tussen de oorspronkelijke vastgestelde begroting 2009 en de realisatie 2009. Om de leesbaarheid te vergroten is ervoor gekozen om de bedrijfsvoeringparaaf in een apart hoofdstuk te plaatsen.

Rechtmatigheid

In 2009 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid op hoofdstukniveau niet overschreden en is er sprake van een getrouw beeld. Een toelichting op de rechtmatigheid per College/Kabinet is te vinden in de bedrijfsvoeringparagraaf van ieder College/Kabinet.

Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens

Onderzoek heeft uitgewezen dat bij de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten in 2009 geen sprake is geweest van beloning van functionarissen die het gemiddelde belastbare loon per jaar van de ministers te boven gaan. Derhalve geldt voor het Jaarverslag 2009 van HIIB geen verplichte melding van topinkomens in verband met de inwerkingtreding van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens.

Groeiparagraaf

In tegenstelling tot het jaarverslag 2008 zijn de bedrijfsvoeringsparagrafen van de artikelen nu in een apart hoofdstuk ondergebracht in het beleidsverslag.

B. BELEIDSVERSLAG

3. TABEL BUDGETTAIRE GEVOLGEN VAN BELEID

4. DE ARTIKELEN

Artikel 1. Raad van State

1. Algemene beleidsdoelstelling

De Raad van State stelt zich ten doel om als adviseur voor wetgever en bestuur en als hoogste algemene bestuursrechter bij te dragen aan behoud en versterking van de democratische rechtsstaat. Daarbinnen wil hij bijdragen aan de eenheid, legitimiteit en kwaliteit van het openbaar bestuur en aan de rechtsbescherming van de burger.

De Grondwet en de Wet op de Raad van State vormen het wettelijk kader, waarbinnen de Raad van State zijn taken verricht. Het Statuut voor het Koninkrijk der Nederlanden vormt de grondslag voor zijn werkzaamheden als Raad van State van het Koninkrijk.

Instroom en verwerking van zaken

In het verslagjaar was de instroom van zaken ingevolge de nieuwe Wet ruimtelijke ordening en van vreemdelingenzaken aanzienlijk groter dan de prognose. Omdat deze verhoogde instroom zich met name in de tweede helft van 2009 voordeed, kon deze niet meer geheel in 2009 worden afgedaan.

2. Speerpunten

De Raad als organisatie

De behandeling van het wetsvoorstel herstructurering Raad van State is bij de Eerste Kamer der Staten-Generaal in behandeling. Deze heeft op 3 november 2009 het nader voorlopig verslag uitgebracht. Indien het wetsvoorstel wordt aanvaard, zal het in de loop van 2010 in werking kunnen treden.

Kennis en kwaliteit

De Raad van State heeft een aantal ontwikkelingen in gang gezet die bijdragen aan de kwaliteit van de advisering en de bestuursrechtspraak. Zo is de Commissie Europees recht, het Constitutioneel Beraad en de Werkgroep doorwerking adviezen en uitspraken ingesteld.

In het kader van de beleidsanalytische toets van de adviesaanvragen heeft de Raad in 2009 de uitvoeringsproblematiek van een aantal wetten gevolgd.

In november 2009 is het rapport Motivering bij rechtsvorming uitgebracht. Aan deze publicatie heeft de Raad van State een symposium gewijd.

Personeelsbeleid

In het wetsvoorstel herstructurering Raad van State is de bepaling opgenomen dat voor komende vacatures van staatsraden een oproep wordt geplaatst in de Staatscourant met het profiel van de gezochte kandidaat of kandidaten. Het plaatsen van een advertentie is een aanvulling op de bestaande aanbevelingsprocedure. Vooruitlopend op de aanvaarding en inwerkingtreding van de nieuwe wet is in 2009 een eerste oproep geplaatst. Tevens voorziet het wetsvoorstel in periodiek overleg over vacatures tussen de Vice-President en de Tweede Kamer. In april 2009 is reeds een oriënterend overleg gevoerd met de Tweede Kamer. Daarbij is inzicht gegeven in de staatsradenvacatures die de komende jaren zullen moeten worden vervuld.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

In vergelijking met de vastgestelde Ontwerpbegroting zijn de gerealiseerde uitgaven circa € 6,1 mln. hoger. Aan de Ontwerpbegroting zijn tijdens de begrotingsuitvoering gelden toegevoegd voor Hoger Beroep Vreemdelingen (€ 0,9 mln. ter financiering van hoger dan geraamde zaaksinstroom), de nieuwe Wet ruimtelijke ordening (€ 3,6 mln. ter financiering van de gestegen werklast van de Raad) en de jaarlijkse loon- en prijscompensatie (€ 1,8 mln.). Bij Najaarsnota is op basis van nacalculatie de uitgavenraming Hoger Beroep Vreemdelingen verlaagd met € 0,45 mln.

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

Advisering

De afhandeling van adviesaanvragen verliep in 2009 overeenkomstig de verwachting.

Bestuursrechtspraak

* inclusief vreemdeling gerelateerde zaken (zogeheten V6 zaken)

De Wet op de ruimtelijke ordening (WRO) is op 1 juli 2008 in werking getreden ter vervanging van de oude WRO. De instroom van zaken (vanaf medio 2009) onder de nieuwe Wet ruimtelijke ordening was in 2009 hoger dan voorafgaand aan de inwerkingtreding van de wet kon worden voorzien.

Artikel 2. Algemene Rekenkamer

1. Algemene beleidsdoelstelling

De Grondwet en de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) vormen het wettelijke kader voor de Algemene Rekenkamer om de ontvangsten en uitgaven van het Rijk en de daarmee verbonden organen te onderzoeken. De Algemene Rekenkamer heeft als doel het rechtmatig, doeltreffend en integer functioneren van het Rijk en de daarmee verbonden organen te toetsen en te verbeteren. Daarbij toetst zij ook de nakoming van verplichtingen die Nederland in internationaal verband is aangegaan.

2. Speerpunten

2009 was het laatste jaar van de afgelopen strategische periode 2004–2009. In 2009 is de basis gelegd voor de nieuwe strategie voor de periode 2010–2015. De Algemene Rekenkamer heeft in 2009 haar aandacht gericht op het functioneren (toezicht en verantwoording) en presteren (aansluiting van beleid en uitvoering) van het openbaar bestuur.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

De realisatie van de uitgavenbegroting is in lijn met de tweede suppletoire begrotingswet. De hogere realisatie is veroorzaakt door de zogenaamde loon- en prijsbijstelling die in de tweede suppletoire begrotingswet is toegekend. Het budget voor ICT infrastructuur dat samenhangt met het geplande onderhoud, is doorgeschoven naar 2010. In 2009 is meer ontvangen dan begroot. Dit is vooral veroorzaakt doordat in 2009 meer medewerkers van de Algemene Rekenkamer gedetacheerd waren bij andere organisaties. Voor deze detacheringen werd een vergoeding ontvangen.

3b. Beleidsmatige toelichting

Een uitgebreide uitwerking van de samenhang tussen doelstellingen, prestaties en kosten staat in het Verslag 2009 van de Algemene Rekenkamer, dat is uitgebracht in maart 2010. De volgende tabel geeft een samenvattend overzicht van de in het werkprogramma 2009 opgenomen projecten en de realisatie daarvan. De kosten hebben betrekking op de projecten die in 2009 zijn afgerond.

* het aantal dagen dat in totaal in 2009 en voorgaande jaren aan de desbetreffende afgeronde projecten is gepland en besteed.

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

Kostenbeheersing onderzoeksprojecten

De ontwikkeling in de beheersing van de kosten, uitgedrukt in dagen, van afgeronde projecten, laat het volgende beeld zien:

Extern gefinancierde internationale projecten

De Algemene Rekenkamer hanteert voor de ondersteuning van zusterorganisaties de eis dat deze ministens kostendekkend moet zijn. Voor de dekking van de personeelskosten worden de voor dienstverlening buiten de rijksoverheid geldende tarieven van de minister van Financiën gehanteerd. Voor de reis- en verblijfskosten hanteert de Algemene Rekenkamer de richtlijnen van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze tarieven vormen het uitgangspunt bij de offertestelling voorafgaand aan een project. De volgende tabel geeft aan in hoeverre de extern gefinancierde internationale projecten ook daadwerkelijk kostendekkend zijn geweest. Het betreft hier de personeelskosten en de reis- en verblijfskosten van projecten die in 2009 zijn afgerond.

* personeelskosten en reis- en verblijfkosten in 2009 en voorgaande jaren

Afrosai-E

De Algemene Rekenkamer is sinds 1997 betrokken bij de ontwikkeling van zusterinstellingen in de Engelstalige Afrikaanse landen (Afrosai-E). Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft van meet af aan deze activiteiten gesteund in het kader van het streven naar «goed bestuur». In 2005 is Afrosai-E een staande organisatie geworden die zich inzet voor de institutionele ontwikkeling van de rekenkamers in de regio. Er zijn permanente activiteiten georganiseerd voor de ontwikkeling van wet- en regelgeving, methoden en standaards, collegiale toetsing en trainingsprogramma’s.

5. Topinkomens en bestuurskosten

Een uitgebreide toelichting op de bezoldiging van het college en de leden van de ambtelijke top staat in het Verslag 2009 van de Algemene Rekenkamer. De organisatie maakt kosten voor de faciliteiten die het college nodig heeft voor de uitvoering van het ambt. Dit zijn de bestuurskosten. Ook daarvoor wordt verwezen naar het Verslag 2009.

Artikel 3. De Nationale ombudsman

1. Algemene beleidsdoelstelling

In artikel 78a van de Grondwet is vastgesteld dat er een Nationale ombudsman is. In de Wet Nationale ombudsman zijn de institutionele regels opgenomen. De Algemene wet bestuursrecht geeft de procedurele kaders van het handelen door de Nationale ombudsman.

De missie van de Nationale ombudsman is de burger te beschermen tegen onbehoorlijk overheidsoptreden.

De Nationale ombudsman dient een gezaghebbend instituut te zijn met deskundigheid over behoorlijk handelen op alle overheidsterreinen, is onafhankelijk en draagt oplossingen aan. Ook daagt de Nationale ombudsman de overheid uit om te leren van klachten en werkt aan herstel van vertrouwen van de burger in de overheid. Hij doet dat op basis van klachten van burgers en uit eigen beweging. Verder ontwikkelt hij relevante kennis en draagt die uit.

2. Speerpunten

Het verder verbeteren van de relatie met de verzoekers, zodat zij de acties van de Nationale ombudsman als persoonlijk en doeltreffend ervaren.

De Nationale ombudsman streeft naar dejuridisering en het oplossingsgericht behandelen van verzoekschriften

Het verbeteren van de vindbaarheid van de Nationale ombudsman en het vergroten van een (juiste) bekendheid onder het algemeen publiek, waarbij extra aandacht wordt besteed aan kwetsbare groepen in onze samenleving.

Het verder bekorten van de doorlooptijd van onderzoek op verzoek, vooral in die zaken die in een rapport uitmonden.

Het verder versterken en verbeteren van besturing en organisatie van het Bureau Nationale ombudsman door standaardisering van het primair proces,het werken met productienormen, een vaste planning en controlcyclus en verbetering van de managementinformatie binnen de organisatie.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

Ten opzichte van de ontwerpbegroting 2009 is het budget verhoogd met de eerste en tweede suppletoire begrotingen begrotingen (totaal € 1,5 mln). Daarnaast heeft aanpassing van de structuur plaatsgevonden. Waardoor vanaf nu inzicht wordt verkregen in twee artikelonderdelen in plaats van vijf. Deze is gebaseerd op de verschillende financieringsbronnen. Naast de eindejaarsmarge zijn incidentele budgetten gehonoreerd voor flankerend beleid en ontwikkeling van organisatie en personeel. Structurele ophoging is gehonoreerd voor uitvoering van de publiekscampagne en bekostiging van de formatie. Daarnaast is het resterende budget voor klachtafwikkeling decentrale overheden bij Najaarsnota en Slotwet toegevoegd.

3b. Beleidsmatige toelichting

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

Het aantal ontvangen klachten is in 2009 is gedaald met 6%. Als het effect van de piek, klachten over het CAK (Centraal Administratie Kantoor) in 2008 (1 155 klachten) niet wordt meegenomen in de berekening, is het aantal ontvangen klachten vrijwel gelijk gebleven. In 2009 zijn 12 222 klachten ontvangen. Daarnaast zijn 20 957 mondelinge klachten ontvangen. Deze zijn ten opzichte van het vorige jaar licht gestegen met 1%. De te behandelen klachten worden gaandeweg complexer. Hierbij kan gedacht worden aan ketenproblematiek, identiteitsfraude en de klachtafhandeling die bij de bestuursorganen verbetert, waarna de klachten de complexe zaken die overblijven bij de Nationale ombudsman terecht komen. De eerste maanden van 2010 laten weer een stijging van het aantal ontvangen klachten zien.

In 2009 zijn 12 257 klachten afgewikkeld, 13% van de ontvangen klachten heeft geen betrekking op de overheid, 54% van de ontvangen klachten betreft de overheid maar ligt niet op het terrein van de Nationale ombudsman. In al die gevallen wijst de ombudsman de burger de juiste weg met adequate doorverwijzing, het geven van informatie of een toelichting. Het percentage van deze klachten is met 2% toegenomen.

In 2009 zijn 295 rapporten opgeleverd, 8% minder dan vorig jaar. De gemiddelde doorlooptijd is toegenomen met 84 dagen. De gemiddelde doorlooptijd is 439 dagen. Dit komt door de complexiteit van zaken, door in- en uitstroom van medewerkers en door de tijd en energie die in de professionalisering van de organisatie wordt gestoken.

* inclusief klachten die door de Nationale ombudsman zijn doorgeleid naar overheidsinstanties ter behandeling in hun interne klachtprocedures en die door de Nationale ombudsman gevolgd worden.

Voor verdere informatie wordt verwezen naar het jaarverslag 2009 van de Nationale ombudsman.

4.1 Reguliere klachten

Op verzoek van burgers zijn 10 226 klachten onderzocht. De kosten hiervoor waren € 11 859 000.

De meest in het oogspringende overheidsinstanties waarover klachten zijn ontvangen zijn het Ministerie van Financiën, het UWV, de Politie en het Centraal Administratiekantoor. Er zijn veel klachten ontvangen over het scannen van de vingerafdrukken voor het paspoort, de Mexicaanse griep en de OV chipkaarten.

* 2006 was een piekjaar i.v.m. stelselwijzigingen op het terrein van de Toeslagen en de zorg

Groot onderzoek

Het speciale team voor de uitvoering van grotere onderzoeken uit eigen beweging heeft dit jaar zeven onderzoeksprojecten afgerond met het uitbrengen van een openbaar rapport.

In 2010 worden negen onderzoeken die in 2009 zijn gestart afgerond.

Tenslotte is in 2009 aan een drietal projecten van andere teams door het team groot onderzoek assistentie verleend.

Communicatie

De Nationale ombudsman voert een actief voorlichtingsbeleid en publiciteitsbeleid om iedereen in Nederland bekend te maken met zijn bestaan. Iedereen die denkt de Nationale ombudsman nodig te hebben, moet hem kunnen vinden en bekend zijn met zijn taak. De ombudsman hecht eraan dat zoveel mogelijk wordt voorkomen dat mensen vergeefs contact zoeken en, als dat toch gebeurt, mensen de juiste weg wordt gewezen. Zichtbaar en vindbaar zijn is nodig wil de Nationale ombudsman zijn functie effectief kunnen vervullen.

In 2009 is een geheel nieuwe publieksvoorlichtingaanpak ontwikkeld. Het budget waarover de ombudsman beschikt om betaalde communicatiemiddelen in te zetten richt zich op de zogenaamde kwetsbare groepen. Meer specifiek zijn de doelgroepen mensen die niet goed voor hun eigen recht kunnen opkomen en mensen die relatief veel contacten hebben met de overheid. De Nationale ombudsman is in het najaar zichtbaar en vindbaar geweest met een radiospot, online en met aangepaste folders. Vooral het aantal mensen dat via de telefoon contact met de ombudsman zocht nam toe. Aansluitend op de publiekscampagne heeft de Nationale ombudsman zich actief gericht op voor het publiek relevante (rechts)hulpverlenende instanties via nieuwsbrieven en voorlichtingsbijeenkomsten. Ook via intensieve persvoorlichting wordt beoogd de bekendheid en vindbaarheid van de Nationale ombudsman op peil te houden.

Daarnaast neemt de Nationale ombudsman deel aan het publiek debat, geeft lezingen, en schrijft columns. Onder relatiegroepen bij de politiek en bestuur wordt een digitale nieuwsbrief verzonden.

Internationale ontvangsten

De Nationale ombudsman heeft zich actief ingezet voor de samenwerking met en verdere ontwikkeling van ombudsmaninstituten in jonge Europese democratieën. Het bestaan van een ombudsmaninstituut in deze landen wordt als een noodzakelijk element voor de verdere (democratische) ontwikkeling van een land gezien. Het dwingt de Nationale ombudsman tot zelfreflectie en het levert ervaring op die het eigen functioneren versterkt. In oktober 2009 is het Twinning project met de Servische ombudsman van start gegaan. Samen met de Griekse ombudsman werkt de Nationale ombudsman aan versterking van het relatief nieuwe instituut van de Servische ombudsman. Het project loopt tot en met 2011.

In 2009 zijn de samenwerkingsprojecten met Roemeense en Bulgaarse ombudsman succesvol afgerond. Deze projecten zijn ondersteund vanuit het Programma Maatschappelijke Transformatie Midden- en Oost-Europa van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

4.2 Klachten Decentrale Overheden

De Nationale ombudsman is de ombudsman voor decentrale overheden, tenzij de decentrale overheden zelf een externe klachtvoorziening hebben getroffen. Het betreft ongeveer 300 van de 426 gemeenten van Nederland en hun gemeenschappelijke regelingen, alle provincies en waterschappen. De decentrale overheden zijn het ministerie van Binnenlandse Zaken een kostendekkende bijdrage verschuldigd voor de behandeling van klachten door de Nationale ombudsman. Sinds 2006 is dat bedrag opgesteld volgens een stelsel van een vaste bijdrage per inwoner. Doordat het aantal klachten en de behandeling hiervan jaarlijks stijgt, was de bijdrage niet meer kostendekkend. Vanaf 2009 is het tarief per inwoner bijgesteld en is het weer mogelijk om kostendekkend te werken.

In 2009 zijn 2 031 klachten onderzocht die betrekking hadden op de decentrale overheden. Voor 57 ontvangen klachten was de Nationale ombudsman niet bevoegd en zijn betrokkenen doorverwezen naar de juiste instanties.

De totale kosten waren 1 849 000 euro. Dat komt neer op 911 euro per klacht. Dat is een daling van 33 euro per klacht ofwel een daling van 3%. Er is nog steeds sprake van een stijging van het aantal klachten. Het afgelopen jaar is het aantal behandelde klachten gestegen met 9%.

* Per klacht kunnen meerdere overheidsinstanties betrokken zijn

Artikel 4: Kanselarij der Nederlandse Orden

1. Algemene beleidsdoelstelling

De Kanselarij der Nederlandse Orden ondersteunt het Kapittel voor de Civiele Orden en het Kapittel der Militaire Willems-Orde bij hun advisering over de voorstellen tot decoratie. Tevens wordt zorggedragen voor het beheer van de versierselen van de onderscheidingen en voor de correcte verzending ervan aan de ministeries voor doorzending aan degenen die ze uitreiken. Er worden registers aangehouden van in het Koninkrijk der Nederlanden onderscheiden personen en in de persoon van de Kanselier der Nederlandse Orden worden de zuiverheid en waardigheid van de Orden bewaakt. De taken van de Kanselarij der Nederlandse Orden vloeien rechtstreeks voort uit de taken van de Kanselier der Nederlandse Orden en de regelgeving met betrekking tot de genoemde Kapittels en de onderscheiden Orden.

2. Speerpunten

Daisy II (voormalig Dekor II) heeft in de planning van de bouw wederom een behoorlijke vertraging opgelopen door enerzijds extra complicaties in de programmering en anderzijds door het aandienen van nieuwe componenten die noodzakelijk bleken en die niet voldoende in het Functioneel Ontwerp waren uitgewerkt. Als uiterste en nieuwe kritieke datum van oplevering wordt het voorjaar van 2010 genoemd, dit omdat ook Daisy III (koppeling ministeries) vanaf 1 mei 2010 operationeel moet zijn. Vanaf die datum zullen de decoratievoorstellen bij het startpunt (de gemeenten) digitaal worden opgemaakt en doorgezonden. De voorlichtingsreis naar Aruba en de Antillen is voorlopig uitgesteld Het samenstellen van het Handboek Decoratieverlening wordt verschoven naar 2010. De voorlichtingsfolder Ere wie Ere toekomt is in revisie, maar was nog niet concreet genoeg om in 2009 een nieuwe uitgave te drukken. In plaats daarvan is de uitgave Spel(d)regels (draagvolgorde) in belangrijke mate herzien en geactualiseerd. Niet alleen is de gehanteerde taal in het boekje meer toegankelijk gemaakt, ook is meer gebruik gemaakt van herkenbare voorbeelden in foto-opmaak, waarmee aan een brede wens uit de samenleving gehoor is gegeven. De Spel(d)regels wordt naar verwachting in het voorjaar 2010 uitgeleverd. Om die reden is het budget daarvoor niet aangewend in 2009.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

De begroting van de Kanselarij der Nederlandse Orden had een beginstand van 3,376 mln. en is bij 1e suppletore begroting verhoogd met € 0,360 mln., waaraan o.m. de eindejaarsmarge van 2008 ad.

€ 38 000 ook was toegevoegd. Uit deze verhoging moesten de kosten worden gedekt voor de aanvullende kosten voor Daisy II en Daisy III (€ 72 000), de voorlichtingsronde Daisy op de Antillen en Aruba (€ 25 000), voorlichting algemeen (€ 25 000) en een toevoeging op de apparaatskosten i.v.m. personeelskosten (€ 90 000) alsmede (€ 25 000) in verband met rechtsgangkosten. Aan de post Decoraties kon voor de aanschaf van versierselen € 40 000 worden toegevoegd en separaat € 25 000 voor de aanschaf van Politiemedailles. Bij 2e suppletore begroting is in totaal € 0,291 mln. toegevoegd aan de begroting. Dit was met name bedoeld voor het Daisy III-traject en de noodzakelijke vergroting van de data-opslagcapaciteit.

3b. Beleidsmatige toelichting

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

In het boekjaar 2009 is onverminderd doorgegaan met de afbouw van Daisy II. In september is deze web-applicatie live gegaan. De complexiteit van de werkprocessen heeft evenwel bijgedragen aan de foutenmarge in de applicatie. Om die reden bleek het noodzakelijk wederom capaciteit in te kopen om de procesgang niet te verstoren. In dit kader moet dan ook worden gesteld dat de doelstelling m.b.t. dit onderdeel niet geheel gerealiseerd is.

Met de live-gang van Daisy II in augustus/september 2009 zijn verhoudingsgewijs veel fouten ontdekt in de programmatuur, maar ook noodzakelijke aanpassingen in de werkprocessen, waardoor er in december 2009 nog steeds geen sprake was van een stabiele situatie.

De in eerste aanleg beoogde centrale rol van het NPI/Vts Politie, m.b.t. vergaring en controle van landelijke cijfers (personeelsleden) en uniform medaillebeleid, is nog steeds niet voor 100% van de grond gekomen.

Artikel 5. Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen

1. Algemene beleidsdoelstelling

Het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen (verder: het Kabinet) staat de Gouverneur met raad en daad terzijde bij zijn functioneren als orgaan van het Koninkrijk en als hoofd van de Regering van de Nederlandse Antillen (Koninklijk Besluit van 11 september 2006, Stb.440).

De taken van het Kabinet vallen in de volgende delen uiteen: ondersteunen Gouverneur, het behandelen van consulaire aangelegenheden, het onderhouden van contacten en het behandelen van aan de Gouverneur gerichte aanvragen en verzoekschriften, uitvoeringstaken en bedrijfsvoering.

2. Speerpunten

Het werkaanbod wordt bepaald door externe factoren, staatsstukken vanuit de Ministeries, aanvragen en verzoekschriften van burgers etc. Eigen speerpunten zijn hierdoor niet aanwijsbaar.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

In verband met de wettelijke invoering van biometrische kenmerken op paspoorten/nooddocumenten en visa in het jaar 2009 zijn er nieuwe eisen gesteld aan de uitgiftelocaties. De uitgiftelocatie van het Kabinet en de daarmee samenhangende verbouwing zijn in het jaar 2009 gereed gekomen.

De stand ontvangsten is hoger dan begroot en is een gevolg van interest over het banksaldo ten behoeve van het project tot ondersteuning van de Gezaghebbers.

3b. Beleidsmatige toelichting

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

Uitvoering en Controle, Uitvoeringstaken

* In 2005 is de wijze van registratie gewijzigd.

** Ivm afstemming JV Aruba is bovenstaande tabel en aantallen hierop aangepast

*** aantallen worden nog nageleverd

**** cijferreeks aangepast ivm onjuiste selectie voorgaande jaren

Artikel 6. Kabinet van de Gouverneur van Aruba

1. Algemene beleidsdoelstelling

Het Kabinet van de Gouverneur van Aruba (verder: het kabinet) is het ambtelijke secretariaat van de gouverneur en ondersteunt hem bij de uitvoering van zijn taken als hoofd van de Regering van Aruba en als koninkrijksorgaan.

Het kabinet adviseert de gouverneur inhoudelijk, onder meer over alle regeringsstukken die de handtekening van de gouverneur vereisen. Het kabinet geeft uitvoering aan zijn koninkrijkstaken zoals de behandeling van visa-, paspoort- en naturalisatieaanvragen. Tevens is het kabinet de schakel tussen het staatshoofd enerzijds en ministers, parlementariërs en burgers anderzijds; door het kabinet worden afspraken gemaakt en inhoudelijk voorbereid en worden verzoekschriften behandeld.

2. Speerpunten

Het werkaanbod wordt voornamelijk bepaald door externe factoren, staatsstukken aangeboden door de ministeries, aanvragen en verzoekschriften. In 2009 is het kabinet nauw betrokken geweest bij de formatie van een nieuwe regering. Het kabinet heeft ingevolge een besluit van de gouverneur in 2009 de uitgifte van reisdocumenten in Aruba gereorganiseerd en er is een groot aantal hoorzittingen gehouden in het kader van de naturalisatieprocedure.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

Het kabinet heeft in 2009 op verzoek van de minister van Justitie 561 hoorzittingen in het kader van de naturalisatieprocedure uitgevoerd. In 2009 is een nagenoeg volledige inhaalslag gemaakt en is de piek in het aantal uit te voeren hoorzittingen uit voorgaande jaren verwerkt. Het bezwaarteam, bestaande uit een voorzitter, twee secretarissen en een administratieve ondersteuner, is in 2009 gefinancierd met bijdragen van het Ministerie van Justitie (IND). Eind 2008 is een nieuw onderdeel van de naturalisatieprocedure geïntroduceerd in de vorm van de naturalisatieceremonie. Het kabinet heeft in 2009 8 ceremonies georganiseerd en ontving ook daar een financiële bijdrage voor van het ministerie van Justitie (IND). Bij gelegenheid van die ceremonies hebben in 2009 in totaal 819 personen de Nederlandse nationaliteit verkregen.

3b. Beleidsmatige toelichting

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

In 2009 is er een lichte daling van het aantal ingediende naturalisatieverzoeken. Dit is grotendeels toe te schrijven aan de beperkte capaciteit van het examenbureau dat in Aruba de inburgeringsexamens afneemt. In 2009 is het aantal optieverzoeken sterk gestegen. Dat is toe te schrijven aan de wetswijziging van juni 2009 die het mogelijk maakt om erkende minderjarige kinderen via de optieprocedure het Nederlanderschap te verlenen. Daarnaast kiest het kabinet er per dit jaarverslag voor om het aantal ingediende verzoeken als parameter te hanteren, in tegenstelling tot voorgaande jaren waarin het aantal keer dat het Nederlanderschap werd verleend middels de optieprocedure als parameter werd gehanteerd.

Uitvoering en Controle, Uitvoeringstaken

5. DE NIET-BELEIDSARTIKELEN

Artikel 10. Nominaal en onvoorzien

6. BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF

Raad van State

1. Financiële rechtmatigheid

In 2009 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.

2. Financieel- en materieel beheer

In 2009 is binnen de Raad als onderdeel van het project Verbetering Financieel Beheer veel aandacht geschonken aan de tijdige vastlegging van contracten en financiële verplichtingen. Ook in 2010 zal aan de tijdige vastlegging van contracten en financiële verplichtingen extra aandacht worden geschonken. Tevens zal de administratie met betrekking tot het materieel beheer worden geactualiseerd.

3. Overige aspecten

In 2006 is het Informatieplan voor de Raad van State vastgesteld. Dit plan is de komende jaren richtinggevend voor de inrichting van de informatievoorziening die het primair proces van de Raad ondersteunt. Meerjarige investeringen in systemen en organisatie zijn noodzakelijk om de informatievoorziening in overeenstemming te brengen met de gewenste eisen op het terrein van kwaliteit, doelmatigheid en effectiviteit.

In 2009 is de Raad gebruik gaan maken van de diensten van de gemeenschappelijke personeels- en salarisadministratie van de Rijksoverheid (P-Direkt). De eerste ervaring met deze dienstverlening dwingt de Raad tot het maken van extra kosten, terwijl van besparingen geen sprake is.

Algemene Rekenkamer

Mededeling

We besteden gestructureerd aandacht aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. Op basis van maandelijkse managementinformatie bewaken we de doelmatige en rechtmatige uitvoering van onze taken. Waar nodig sturen we bij. In deze paragraaf worden opmerkelijke zaken in de bedrijfsvoering toegelicht.

1. Financiële rechtmatigheid

De begrotingsuitvoering is rechtmatig verlopen. De uit voorgaande jaren daterende contracten voor twee groepen uitgaven (Internet/Intranet en Drukwerk van rapporten en brochures) voldeden niet aan de Europese aanbestedingsregels. In 2008 zijn deze contracten Europees aanbesteed hetgeen in 2009 leidde tot nieuwe contracten. De contracten met de vorige leveranciers liepen in 2009 nog enkele maanden door. Op deze contracten is in 2009 nog voor € 64 137 aan onrechtmatige uitgaven verricht. Dat bedrag blijft binnen de tolerantiegrens. De bewaking op het naleven van de Europese aanbestedingsregels is in de organisatie ingebed, zodat we er blijvend aan voldoen.

Totstandkoming beleidsinformatie

De managementinformatiesystemen hebben voldaan aan de kwaliteitseisen. Er hebben zich in 2009 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De managementinformatie is reproduceerbaar. In 2010 wordt de managementinformatie van de verschillende managementniveaus binnen de organisatie beter op elkaar afgestemd. Ook besteden we in de managementinformatie uitdrukkelijk aandacht aan de realisatie van de nieuwe strategische doelen.

2. Financieel en materieelbeheer

De inzet van de beheersinstrumenten heeft in het verslagjaar 2009 geresulteerd in beheerste bedrijfsprocessen. Toch zijn er nog een aantal verbeterpunten. De belangrijkste hiervan zijn:

– Personeelsuitgaven

In juli 2009 zijn we aangesloten op P-Direkt. De overgang naar P-Direkt ging gepaard met de nodige aanloopproblemen. In de eerste maanden was veelvuldig contact nodig met de helpdesk van P-Direkt en tegen het jaareinde is er ook op managementniveau contact gezocht om resterende knelpunten te bespreken. Bij de inrichting van P-Direkt is uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers en de mogelijkheid van controle achteraf. Vooral naar de wijze waarop deze controle achteraf vormgegeven moet worden is in 2009 gezocht. In december 2009 zijn aanvullende interne controles uitgevoerd op de uitbetaalde salarissen en reisdeclaraties. In 2010 vindt deze controle meer gestructureerd en gedurende het jaar plaats.

– Managementinformatie en control:

Het huidige financiële systeem is 15 jaar in gebruik. Het ondersteunt het genereren van managementinformatie niet optimaal. Het systeem ondersteunt bijvoorbeeld in onvoldoende mate de beheersing van de begrotingsrealisatie, de bewaking van de naleving van de Europese aanbestedingsregels en van de tijdigheid van de betaling van crediteuren. Omdat het financiële systeem deze zaken onvoldoende ondersteunt, zijn aanvullende maatregelen getroffen om toch tot een beheerste bedrijfsvoering te komen. In 2010 wordt gestart met de aanbesteding voor een nieuw financieel systeem. Daarmee zal de toezichtfunctie binnen onze organisatie doelmatiger kunnen worden uitgevoerd. Begin 2009 zijn de wettelijk voorgeschreven beheersafspraken tussen de minister van BZK en de Hoge Colleges van Staat succesvol aangepast. In deze afspraken zijn zaken rondom het beheer van de begroting vastgelegd.

– Aanvullende interne controle

De aanvullende interne controles werden in 2009 voornamelijk aan het einde van het jaar uitgevoerd als gevolg van personeelsmutaties gedurende het jaar. We voeren deze interne controles in 2010 ieder kwartaal uit, om sneller te kunnen ingrijpen.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

– Tijdigheid betaling crediteuren

In 2009 is de snelheid waarmee facturen van derden betaald worden, structureel verbeterd. In 2009 werd gemiddeld 86% van de facturen tijdig betaald terwijl dit percentage in 2008 nog op 78 bleef steken. In 2010 streven we ernaar om dit percentage verder te verhogen.

– Samenwerking Nationale ombudsman

De Nationale ombudsman, Eerste Kamer en Algemene Rekenkamer gebruiken hetzelfde financieel systeem dat uiterlijk per 1 januari 2011 wordt vervangen. Tussen de Nationale ombudsman en de Algemene Rekenkamer bestaan plannen om de samenwerking op administratief gebied uit te breiden en verder te laten gaan dan alleen het delen van één financieel systeem. Het voornaamste doel hiervan is de continuïteit van de administratieve gegevensverwerking beter te kunnen waarborgen.

Nationale Ombudsman

1. Financiële rechtmatigheid

De begrotingsuitvoering is in het algemeen rechtmatig verlopen. Dat neemt niet weg, dat spanning is geconstateerd met de doorlopen inkoopprocedures. Per saldo gaat het om € 0,3 mln. aan onrechtmatigheden.

2. Totstandkoming (niet financiële) beleidsinformatie

Voor de totstandkoming van de (niet financiële) beleidsinformatie wordt gebruik gemaakt van diverse systemen. De huidige systemen doen waarvoor ze zijn ingericht en volgen elke klacht. De systemen worden gebruikt voor het vergaren van informatie voor het jaarverslag, incidentele verslagen en voor maandelijkse managementrapportages.

3. Financieel- en materieel beheer

In 2009 is gewerkt om de bedrijfsvoering op orde te brengen conform de baseline financieel en materieel beheer. Het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid en wordt overigens zo doelmatig mogelijk ingericht.

4. Organisatieontwikkelingen

Begin 2009 heeft het Bureau Nationale ombudsman een visie vastgesteld met vijf kernwaarden: dienstverlening, gerichte beïnvloeding, professionaliteit, transparantie en kennisdeling. Deze vijf kernwaarden vormen de cultuurpijlers van de organisatie. Alle ingezette ontwikkelingen binnen de organisatie zijn gekoppeld aan een of meerdere kernwaarden. Dit biedt een kapstok voor de organisatieen cultuurontwikkeling, de ontwikkeling van de medewerkers en de werkwijze van het bureau. In 2009 heeft deze organisatieontwikkeling steeds meer vorm gekregen. De beoogde ontwikkeling is zeker nog niet voltooid, maar 2009 heeft een zichtbare basis gelegd voor verdere groei.

In 2009 is er onder andere veel tijd, energie en geld gestoken in het ontwikkelen van de medewerkers van het bureau zoals de invoering van een personele gesprekscyclus. Er zijn trainingen gehouden die vooral tot doel hadden om nieuwe werkwijzen binnen de klachtbehandeling eigen te maken. Zo hebben alle onderzoekers/klachtbehandelaars trainingen kunnen volgen op het gebied van conflictmanagement en het schrijven van begrijpelijke, positieve en persoonlijke brieven aan burgers. In 2009 is de groep bemiddelaars verbreed. Deze groep heeft tevens een opleiding aangeboden gekregen om bemiddeling als werkwijze in de klachtbehandeling goed toe te kunnen passen.

Op het gebied van personeel- en salarisadministratie heeft in juli van 2009 een grote verandering plaatsgevonden. Het bureau heeft haar personeel- en salarisadministratie ondergebracht bij de overheidsbrede administratie P-Direkt. Door aanloopproblemen bij P-Direkt heeft dit geleid tot een toename van werk in de bedrijfsvoering. P-Direkt werkt aan verbetering van haar processen. De No neemt aan dat zo snel mogelijk efficiency merkbaar wordt.

In 2009 is het project rondom goede normering en optimalisering van het primair proces afgerond. Hierdoor wordt de benodigde formatie en normering van het primaire proces transparant. De resultaten worden inmiddels volop gebruikt voor interne sturing van het onderzoeksproces. Een voorbeeld is dat gewerkt wordt met normen ter bevordering van een intern efficiënte werkwijze. Uit het rapport bleek dat voor een goede en volledige vervulling van de functie van de Nationale ombudsman meer fte benodigd zijn dan waarover thans kan worden beschikt. Over dit rapport zullen in 2010 gesprekken worden gevoerd met de Ministeries van BZK en Financiën.

Aandachtspunten bedrijfsvoering

De administratieve organisatie (AO) en interne controle van de organisatie heeft voldoende aandacht gekregen. Het primaire proces is uitgebreid onder de loep genomen en heeft in 2009 geleid tot verdere standaardisering.

Binnen de organisatie is beperkt financiële armslag en formatieruimte beschikbaar voor bedrijfsvoering. Ook dit jaar is hard gewerkt aan de verbetering van de reguliere werkzaamheden. Door de beperkte bezetting op diverse processen binnen de bedrijfsvoering is deze te kwetsbaar en is continuïteit van de processen niet gewaarborgd.

De huidige structuur rondom mandaten en volmacht werken conform besluit, maar behoeven aanpassing aan de gewijzigde organisatiestructuur.

Op het terrein van inkopen wordt zoveel mogelijk aangehaakt bij EU-aanbestedingen elders binnen de Rijksoverheid.

Kanselarij der Nederlandse Orden

1. Financiële rechtmatigheid

De uitvoering van de begroting is in het algemeen rechtmatig verlopen. Wel heeft de Kanselarij om moverende redenen ten aanzien van inhuur ICT ondersteuning besloten af te zien van de voorgeschreven regels ten aanzien van Europese aanbesteding. Het hiermee gemoeide bedrag is circa € 0,2 mln. groot. Voor de overige aanschaffingen heeft de Kanselarij der Nederlandse Orden enkele (grotere) uitgaven gedaan waarvoor voorafgaand wel de vereiste offerteprocedures zijn gevolgd.

Aan de ontvangstenzijde zijn er twee belangrijke stuwingsfactoren: de abonnements- (lees: onderhouds) kosten voor Daisy die jaarlijks worden gecrediteerd en de pro-actieve terugvordering van de versierselen van de overleden decorandi via de erven. Dit laatste blijft evenwel een uiterst lastig te voorspellen factor in hoeveelheden.

2. Totstandkoming (niet financiële) beleidsinformatie

Uit de interne informatiesystemen (w.o. Daisy en Snelstart) wordt informatie gegenereerd en vervolgens wordt dit wekelijks behandeld in de vaste vergadering van het Kapittel voor de Civiele Orden, het Managementteam alsmede in de afdelingsoverleggen. Deze wijze van informatiebeheersing is ruimschoots voldoende gebleken bij de sturing van de processen. De cijfers met betrekking tot de aantallen decoratievoorstellen zijn in dit stadium nog niet geheel beschikbaar vanwege beperkte rapportagefunctie van Daisy II. Het jaarverslag is in overeenstemming met artikel 5 RPE.

3. Financieel- en materieel beleid

Alle processen zijn vastgelegd in de Administratieve Organisatiebeschrijving. Na de definitieve implementatie van Daisy II (2010) zullen enkele werkprocessen worden gewijzigd. Deze wijzigingen zullen in het laatste kwartaal van 2010 worden opgenomen.

4. Overige aspecten

Er hebben zich geen reorganisaties voorgedaan binnen de Kanselarij der Nederlandse Orden.

Wel hebben zich enkele personele mutaties voorgedaan (o.m. eervol ontslag wegens ziekte) waarbij de vrijgekomen plaatsen niet direct werden opgevuld. Wel is in de beschikbare FTE-ruimte een fulltime medewerker documentaire informatievoorziening aangetrokken.

In 2009 is de aanschaf van blauwe verzenddozen voor decoraties Europees aanbesteed. De, in handen van NIC gelegde, aanbesteding (aanschafwaarde > € 0,2 mln.) heeft geresulteerd in een contract met de bestaande leverancier. Daarnaast hebben zich naar de opvatting van de Kanselarij geen overige noemenswaardige aanbestedingen of inkopen voorgedaan waarvoor een brede aanbesteding in EU-verband moest plaatsvinden.

Kabinet van de gouverneur van de Nederlandse Antillen

1. Financiële rechtmatigheid

De begrotingsuitvoering 2009 is rechtmatig verlopen.

2. Totstandkoming niet financiële beleidsinformatie

Uit het interne financieel systeem (Exact) wordt maandelijks een maandrapportage gegenereerd en vervolgens wordt deze informatie behandeld in het reguliere stafoverleg van het Kabinet. Deze wijze van informatiebeheersing is ruimschoots voldoende gebleken bij de sturing van de processen.

3. Financieel en Materieel beheer

Na het actualiseren en vaststellen van de belangrijkste processen in 2008, is in het jaar 2009 geïmplementeerd.

4. Overige aspecten

Bezien wordt hoe de organisatie van het Kabinet kan worden voorbereid op de op handen zijnde staatkundige veranderingen binnen de Nederlandse Antillen. Voorts zijn voorbereidingen getroffen om de archieven op te schonen vanaf het jaar 1991, zodat deze op een deugelijke manier kunnen worden overgedragen aan het Nationaal Archief te Willemstad, waar zich ook de archieven 1950–1990 bevinden. Met het oog op de nabije toekomst is het Kabinet er in geslaagd de personeelsformatie toe te rusten op de komende wijzigingen. Het beoogde eindperspectief daarvan is de status van land voor Curaçao en Sint Maarten en van openbaar lichaam binnen het Nederlandse staatsbestel voor Bonaire, Sint Eustatius en Saba per 10 oktober 2010.

Kabinet van de gouverneur van Aruba

1. Financiële rechtmatigheid

De begrotingsuitvoering 2009 is rechtmatig verlopen.

2. Totstandkoming niet financiële beleidsinformatie

Voor de totstandkoming van de gegevens voor de tabel Uitvoering en Controle, Uitvoeringstaken geldt dat:

– De gegevens over de naturalisatieverzoeken, de reisdocumenten, visa en optieverzoeken worden ontleend aan de registratie die het kabinet wettelijk verplicht is aan te houden, in combinatie met de verplichting tot het archiveren van de bijbehorende documenten. De genoemde registraties worden ondersteund door geautomatiseerde gegevensbestanden van onder andere het Reisdocumenten Aanvraag en Archief Systeem (RAAS) en het Visum Informatie Systeem (VIS).

– De gegevens voor de overige categorieën worden ontleend aan het document management systeem van het Kabinet dat in ieder geval alle inkomende en uitgaande stukken registreert waarvoor het kabinet een archiveringsverplichting heeft.

– De gegevens ten behoeve van het jaarverslag zijn besproken en gevalideerd door de betrokken medewerkers.

3. Financieel en Materieel beheer

De sturing van het financieel beheer vindt plaats op basis van een maandelijkse vergelijk tussen de begroting, het jaarplan, de geprojecteerde uitgaven en het maandelijks gegenereerde uitputtingsoverzicht.

Verbetering van materieel beheer vindt onder andere plaats op basis van de verschillende audits die zijn uitgevoerd door de ministeries van Buitenlandse Zaken en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties betreffende de consulaire processen en de audit van de financiële processen door de Rijksauditdienst.

4. Overige aspecten

Organisatie

In 2009 is de organisatie en formatie van het kabinet opnieuw tegen het licht gehouden. Dit was aan de ene kant uitvoering van achterstallig onderhoud. De werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden van het kabinet hebben zich in de afgelopen 20 jaar ontwikkeld zonder dat daar de organisatiestructuur op is aangepast. In 2008 zijn de werkprocessen herontworpen en geïmplementeerd hetgeen in 2009 de basis heeft gevormd voor een O&F rapport. Aan de andere kant is hiertoe besloten omdat de gouverneur in 2009 de uitgifte van paspoorten in Aruba onder zijn directe beheersverantwoordelijkheid heeft gebracht. Deze vooralsnog tijdelijke reorganisatie van het paspoortuitgifteproces heeft in 2009 zijn beslag gekregen.

Huisvesting

In verband met de wettelijke invoering van biometrische kenmerken op paspoorten/nooddocumenten en visa in het jaar 2009 zijn er aanvullende eisen gesteld aan de uitgiftelocaties. Dit heeft ook in 2009 geleid tot aanpassing van de huisvesting en ICT infrastructuur. In 2009 heeft er een binnenbrand in het kabinet gewoed. De schade is beperkt gebleven. Naar aanleiding van deze brand is de gehele elektrische en zwakstroom installatie doorgelicht en aangepast. Daarnaast is het kantoor uitgebreid met 6 werkplekken om de tijdelijke krachten te kunnen huisvesten. Omdat in 2009 de regering van Aruba heeft besloten dat het kabinet van de huidige kantoorhuisvesting gebruik kan blijven maken is er tevens een beperkte investering gedaan in de renovatie van het sanitair.

ICT

In 2009 heeft het kabinet een investering gedaan in de eigen netwerk omgeving. Uitgangspunten daarbij waren het verbeteren van de beveiliging van de data en emailverkeer en het vergroten van de stabiliteit en continuïteit van het netwerk.

C. JAARREKENING

7. VERANTWOORDINGSSTAAT

Verantwoordingsstaat 2009 van de Raad van State, de Algemene Rekenkamer, de Nationale Ombudsman, De Kanselarij der Nederlandse Orden, het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en het Kabinet van de Gouverneur van Aruba (IIB).

8. SALDIBALANS

Toelichting op de saldibalans van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (II B) over het jaar 2009

Ad 1 en 2. Uitgaven en ontvangsten 2009

Bij de begrotingsuitgaven en -ontvangsten zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten opgenomen met betrekking tot het jaar waarvoor de Rijksrekening nog niet door de Tweede Kamer is goedgekeurd (2009).

Ad 3. Liquide middelen

De post liquide middelen is opgebouwd uit het saldo bij de banken (gebaseerd op het laatste dagafschrift) en de contante gelden aanwezig in de kluis van de kasbeheerders.

Het totaalbedrag van € 977 392 is als volgt opgebouwd:

Ad 4. Rekening-courant RHB

Op de Rekening-courant met de Rijkshoofdboekhouding is de financiële verhouding met het ministerie van Financiën weergegeven. Opgenomen is het bedrag in overeenstemming met het saldobiljet van genoemd departement.

Ad 5. Uitgaven buiten begrotingsverband (intra-comptabele vorderingen)

Het bedrag van € 588 257 aan uitgaven buiten begrotingsverband is als volgt opgebouwd:

Ad a. Vorderingen kasbeheerders Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten

De vorderingen van de Raad van State bestaan onder andere uit de post personeelsvoorschotten (€ 117 862), voorraad irischeques (€ 5 045) en de post debiteuren, betreffende doorberekeningen van detacheringen (€ 56 568).

De vorderingen van het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen hebben betrekking op onder andere de post debiteuren N.A., vastlegging van openstaande paspoortgelden (€ 46 984), nog te betalen paspoortgelden eilandengebieden (€ 44 530) en KNIL (doorlopende declaratiesysteem) (€ 8 642).

Ad b. Overige intra-comptabele vorderingen

Ad 6. Ontvangsten buiten begrotingsverband (intra-comptabele schulden)

Het bedrag van € 4 257 016 aan ontvangsten buiten begrotingsverband is als volgt opgebouwd:

Ad a. Schulden kasbeheerders Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten

De schuld van de Raad van State bestaat uit van rekening-courant houders ontvangen voorschotten griffierecht die maandelijks per incasso worden verrekend (€ 213 631).

De schuld van het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen bestaat uit nog af te dragen paspoortgelden (€ 46 964) en een schuld aan BZK voor de Ondersteuning kabinet Gezaghebbers op de eilanden€ 591 040).

Ad b. Nog af te dragen loonheffing en sociale premies

Het betreft de in de maand december 2009 ingehouden loonheffing en sociale premies die in de maand januari 2010 aan de betreffende instanties zijn doorbetaald .

Ad c. Overige intra-comptabele schulden

Het saldo bestaat uit doorberekening derden P&O en IKAP (€ 297 568) en inhoudingen salarissen (€ 135 915).

Ad 8. Extra-comptabele vorderingenAd 8a. Tegenrekening extra-comptabele vorderingen

Het totaalbedrag van € 174 119 is als volgt opgebouwd:

Het saldo van de Algemene Rekenkamer is voornamelijk een vordering op het Erasmus medische Centrum (€ 29 745), een vordering op de rekenkamer (€ 16 880) en op OAG Canada (€ 12 432). Alle afwikkelingen van de vorderingen vinden plaats in februari 2009.

De post van de Nationale Ombudsman is voornamelijk een vordering in het kader van het subsidie project Bulgarije (€ 22 659) en een vordering voor de detachering van Judith Fuld (€ 24 389)

Bij de Kabinet van de Gouverneur van Nederlandse Antillen staat de post Debiteuren paspoortgelden open (€ 46 964).

Ad 10. Extra-comptabele voorschottenAd 10a. Tegenrekening extra-comptabele voorschotten

De saldi van de per 31 december 2009 openstaande voorschotten en van de in 2009 afgerekende voorschotten kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Toelichting stand openstaande voorschotten:

De post van de Algemene Rekenkamer betreft voorschotten Loyalis over de periode 2006 t/m 2009 en worden afgewikkeld na afronding controle neven inkomsten van wachtgelders.

Het bedrag dat openstaat bij de Nationale Ombudsman is de aan Loyalis verstrekte voorschotten in 2006, 2007, 2008 en 2009, (€ 905 386). Deze worden afgerekend na een goedkeurende accountantsverklaring.

De post bij de Kabinet van de Gouverneur van Aruba bestaat uit nog te verrekenen paspoortgelden en nooddocumenten met BPR. Deze worden gedurende het jaar 2010 verrekend.

Ad 12. Openstaande verplichtingen Ad 12a. Tegenrekening openstaande verplichtingen

Het bedrag van € 5 738 850 aan openstaande verplichtingen is als volgt opgebouwd:

Gegevens zijn ontleent aan de administratie van de kasbeheerders.