Algemeen
Op 1 april 2010 startte 4FM als tijdelijke baten-lastendienst van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (verder DGOBR) is eigenaar van 4FM.
In de nieuwe facilitaire organisatie zijn de krachten gebundeld van de voormalige facilitaire organisaties van BZ, SZW, IenM en VROM. Daarmee is 4FM de facilitaire dienstverlener voor deze departementen. 4FM verzorgt circa 12 000 werkplekken. 4FM biedt diensten aan op het gebied van: gebouwbeheer (dagelijks beheer en onderhoud en dergelijke) consumptieve diensten (bedrijfsrestaurant en dergelijke), post en reprografie (post, spoedstukken en dergelijke) en verstrekken van inrichting (werkplekinrichting).
In negen maanden is de belangrijkste uitdaging voor 2010 gerealiseerd: de dienstverlening is zonder grote problemen overgenomen en uit de reacties van de departementen valt te merken dat de gebruikers weinig hinder hebben ondervonden van de overgang
4FM werkt vanaf de start met een structureel lager aantal medewerkers (27%) dan de vier departementale facilitaire diensten voor 1 april 2010.
In 2010 zijn de organisatie, producten en diensten en werkprocessen op alle departementen nog beter op elkaar afgestemd. Dit noemen we het harmoniseren van de dienstverlening. Deze fase heeft als eindresultaat in 2010 een nieuwe Producten- en Dienstencatalogus voor 2011 opgeleverd. Door de harmonisering is het aantal maatwerkafspraken per departementin 2011 verder gereduceerd.
Ook zijn we in 2010, samen met de departementen, diepgaand gaan onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor standaardiseren, verbeteren en vernieuwen van de producten en diensten. Standaardiseren houdt in dat veranderingen breed worden doorgevoerd. De beslissing over het wat (welke producten en diensten) ligt primair bij de departementen. Eind december 2010 zijn 26 van de ruim 60 voorstellen, die uit deze onderzoeken voortkwamen, op hoofdlijnen opgesteld. Deze 26 voorstellen bevinden zich thans in het besluitvormingsproces. Met voornoemde acties beoogt 4FM maximale flexibiliteit en efficiency. Het is uitgangspunt is: de klant krijgt dezelfde dienstverlening, ongeacht in welk gebouw hij werkt. 4FM draagt op deze manier bij aan het verder ontwikkelen van het concept «rijkswerkplek».
Professionaliteit en kwaliteitsbevordering zijn in 2010 vorm gegeven door te investeren in klant- en resultaatgerichtheid en omgevingsbewustzijn. Met vrijwel alle medewerkers is een startgesprek gevoerd en in november/december een functioneringsgesprek (totaal score 97%). De nieuwe 4FM-cultuur is gebaseerd op de missie: «We gaan ervoor dat klanten en medewerkers ons aanbevelen bij anderen.»
Bedrijfsvoering
Voor 4FM is het essentieel om haar bedrijfsvoering op orde te hebben en in control te zijn. In 2010 was er een flink aantal uitdagingen op dit gebied. Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen is ervoor gekozen om de facilitaire managementinformatiesystemen van de vier departementen gefaseerd te converteren naar een centraal gestandaardiseerde inrichting van een facilitair managementinformatiesysteem. Op 9 oktober vond de laatste conversie plaats. Zodoende kon nog niet iedereen vanaf 1 april werken conform de nieuwe processen en daardoor werd de bedrijfsvoering nog niet digitaal optimaal ondersteund.
De interim-controle van de RijksAuditDienst heeft geholpen om scherper zicht te krijgen op de plekken waar de bedrijfsvoering nog niet op orde was en op welke punten dit verbeterd moest worden. In de laatste drie maanden van 2010 is dit organisatiebreed opgepakt. Begin 2011 zullen wij dit tot in de haarvaten van de organisatie verankeren.
Vermogensontwikkeling
Baten-lastendienst 4FM | Realisatie 2006 | Realisatie 2007 | Realisatie 2008 | Realisatie 2009 | Realisatie 2010 |
|---|---|---|---|---|---|
Eigen vermogen t.o.v. gemaximeerde omvang (%) | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | 81% |
Aandeel materiele vaste activa gefinancierd met leningen (%) | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | 103% |
Verloop voorzieningen (bedragen x € 1 000) | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | – 15 |
Eigen vermogen t.o.v. gemaximeerde omvang: [exploitatiereserve + onverdeelde resultaat/5% van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste 3 jaar] * 100.
Percentage materiële vaste activa gefinancierd met leningen: [Leningen bij het MVF/boekwaarde MVA] * 100
Liquiditeit
Baten-lastendienst 4FM | Realisatie 2006 | Realisatie 2007 | Realisatie 2008 | Realisatie 2009 | Realisatie 2010 |
|---|---|---|---|---|---|
Quick ratio 1 | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | 0,95 |
Exploitatie
(1) | (2) | (3)=(2)–(1) | ||
|---|---|---|---|---|
Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting/2e suppletoire begroting | Realisatie 2010 | Verschil realisatie en 2e suppletoire begroting | Realisatie 2009 |
Baten | N.V.T. | |||
Opbrengst moederdepartement | – | – | – | |
Opbrengst overige departementen | 51 557 | 44 884 | 6 673 | |
Opbrengst derden | – | – | – | |
Rentebaten | – | – | – | |
Vrijval voorzieningen | – | 15 | 15 | |
Bijzondere baten | 600 | 1 330 | 730 | |
Totaal baten | 52 157 | 46 229 | 5 929 | |
Lasten | ||||
Apparaatskosten | ||||
– personele kosten | 11 213 | 9 363 | 1 850 | |
– materiële kosten | 38 238 | 30 253 | 7 985 | |
Rentelasten | 361 | 266 | 95 | |
Afschrijvingskosten | – | – | – | |
– materieel | 2 027 | 2 697 | 670 | |
– immaterieel | 0 | – | – | |
Overige lasten | 0 | – | – | |
– dotaties voorzieningen | 0 | – | – | |
– bijzondere lasten | 0 | 1 839 | 1 839 | |
Totaal lasten | 51 839 | 44 418 | 7 422 | |
– | ||||
Saldo van baten en lasten | 318 | 1 811 | 1 493 |
Baten
Opbrengst overige departementen
4FM kent vier soorten producten: Basis, Basis plus, Maatwerk en Werkelijke kosten. Bij de eerste is de prijs en het aantal vooraf vastgesteld. Bij Basis plus is de afname variabel. Bij de overige producten zijn zowel de prijs als de afname variabel.
Specificatie Opbrengst overige departementen (x € 1 000) | 2e suppletoire begroting 2010 | Realisatie 2010 | Verschil |
|---|---|---|---|
– Basis | 34 938 | 34 918 | 20 |
– Basis + | 3 764 | 2 255 | 1 509 |
– Maatwerk | 2 108 | 1 086 | 1 022 |
– Werkelijk | 8 771 | 6 392 | 2 379 |
– opstartkosten | 1 976 | 1 976 | |
– overige opbrengsten | 233 | – 233 | |
Totaal | 51 557 | 44 884 | 6 673 |
De Basis Plus, maatwerk en werkelijke kosten omzet zijn lager doordat er door de departementen minder producten zijn afgenomen dan begroot. Eén van de oorzaken van de geringere afname is gelegen in de bezuinigingen die departementen hebben doorgevoerd.
De opstartkosten zijn niet in rekening gebracht, vanwege het voortijdige inzicht dat 4FM 2010 ook zonder deze vergoeding 2010 met een positief saldo zou gaan afsluiten.
Bijzondere baten
Met de oprichting van 4FM wordt een besparing gerealiseerd op personeels- en inkoopkosten (respectievelijk 27% en 5%). Door het programmabureau Vernieuwing Rijksdienst is geoordeeld dat 4FM bijdraagt aan een efficiëntere bedrijfsvoering van het Rijk. Hierbij is besloten € 4,35 mln als claim te honoreren.
De bedragen zijn als volgt toegewezen:
2010 € 3,35 mln (ontvangen in 2010); 2011 € 1,00 mln (nog te ontvangen in 2011).
De verwerking in het resultaat is als volgt:
Omschrijving | In € 1 000 |
|---|---|
Ontvangen in 2010 | 3 350 |
Aangewende middelen door het toenmalige ministerie van Verkeer & Waterstaat betreffende de programmaperiode 2008 tot en met 31 maart 2010 | – 2 026 |
Vrijval VRD | 1 324 |
Diversen | 6 |
Saldo bijzondere baten | 1 330 |
Ten behoeve van de op- en inrichting van 4FM zijn ook na 1 april kosten gemaakt die verband houden met de verantwoorde VRD-baten. Deze kosten ad € 1,839 mln zijn opgenomen onder de bijzondere lasten.
Lasten
Materiële kosten
Negentig procent van de materiele kosten bestaat uit de inkoopkosten van derden. Deze kosten blijven achter doordat de vraag van de departementen naar producten van 4FM is achtergebleven bij de oorspronkelijke raming. In totaal zijn de inkoopkosten ten behoeve van de dienstverleningsproducten € 27 mln.
Rentelasten en afschrijvingskosten materieel
Omdat de waarde van de activa is gewijzigd (lees: gestegen) ten opzichte van de begroting zijn de afschrijvingskosten gestegen. De hiermee samenhangende rentekosten stijgen hierdoor ook. Echter, omdat het begrote rentepercentage hoger is dan het werkelijke percentage, zijn deze kosten toch lager dan begroot.
Balans 31-12-2010 | Balans 1-4-2010 1 | |
|---|---|---|
Activa | ||
Immateriële activa | – | – |
Materiële activa | 13 571 | 15 687 |
– Grond en gebouwen | – | – |
– Installaties en inventarissen | 13 298 | 15 285 |
– Overige materiele vaste activa | 273 | 402 |
Voorraden | – | 9 |
Debiteuren | 397 | – |
Nog te ontvangen | 2 331 | 5 022 |
Liquide middelen | 14 747 | – |
Totaal activa | 31 046 | 20 718 |
Passiva | ||
Eigen Vermogen | ||
– Exploitatiereserve | – | – |
– Onverdeeld resultaat | 1 811 | – |
Leningen bij het MvF | 10 781 | 15 687 |
Voorzieningen | 59 | 74 |
Crediteuren | 8 640 | – |
Nog te betalen | 9 755 | 4 957 |
Totaal passiva | 31 046 | 20 718 |
Activa
Materiële activa
De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingprijs, vermindert met afschrijvingen en bijzondere waardeveranderingen. Afschrijvingen op materiële vaste activa zijn gebaseerd op de geschatte economische levensduur, rekening houdend met een eventuele restwaarde. Deze afschrijving vindt lineair plaats. De afschrijvingstermijnen zijn als volgt:
Installaties en Inventaris | |
|---|---|
– meubilair | 10 |
– overig inventaris | 5 |
Overige materiele vaste activa | |
– vervoermiddelen | 4 |
– computerhardware en software | 3 |
– overige materiele vaste activa | 5 |
De gehanteerde activeringsdrempel (inclusief kortingen en btw) is € 500 per individuele aanschaf. Voor meubilair is dit een collectieve grens. Hiermee wordt bedoeld: als de totale waarde van de aanschaffingen meer bedraagt dan € 500, worden de aanschaffingen geactiveerd en vanaf het moment van aanschaf afgeschreven. In 2010 is er na 1 april weinig activa aangeschaft.
Debiteuren
Het saldo debiteuren betreft vorderingen op departementen en eigen personeel.
Nog te ontvangen
De specificatie van deze post is als volgt:
31-12-2010 (x € 1 000) | 1-4-2010 (x € 1 000) | |
|---|---|---|
Vooruitbetaalde en vooruitvangen facturen | 1 460 | 0 |
Nog te factureren bedragen | 466 | 0 |
Overige te vorderen bedragen | 405 | 5 022 |
2 331 | 5 022 |
Onder de post vooruitontvangen facturen zijn de VRD gelden 2011 ad € 1 mln opgenomen.
Liquide middelen
De rekening courant bij het Ministerie van Financiën per 31-12-2010 is ruim 14 mln.
Passiva
Eigen Vermogen
De Regeling Baten-lastendiensten 2011 stelt dat het een baten-lastendienst is toegestaan om reserves tot een bedrag van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen drie jaren aan te houden.
Leningen bij het MvF
Voor de van de deelnemende departementen overgenomen activa is conform de Regeling Baten-lastendiensten 2011 een lening aangegaan bij het Ministerie van Financiën. De aflossing 2011 is onder de kortlopende schuld opgenomen.
Voorzieningen
Voor de werknemers die over zijn gegaan naar 4FM is aan de hand van de diensttijd berekend wie er binnen vijf jaar in aanmerking komen voor een gratificatie. In overeenstemming met de in 2010 gewijzigde Regeling Baten-lastendiensten 2011 heeft 4FM besloten geen bedragen meer aan de voorziening toe te voegen, maar in vijf jaar vrij te laten vallen, omdat de voorziening niet doelmatig is. Een vijfde van de voorziening voor 2010, ad € 0,015 mln is derhalve in 2010 vrijgevallen.
Crediteuren
De openstaande crediteuren en negatieve debiteuren saldi zijn gesaldeerd opgenomen onder de post crediteuren.
Nog te betalen
De specificatie van deze post is als volgt:
31-12-2010 (x € 1 000) | 01-04-2010 (x € 1 000) | |
|---|---|---|
Nog te ontvangen inkoopfacturen | 4 142 | 0 |
Aflossing 2011 Lening Ministerie van Financiën | 3 246 | 0 |
Nog te besteden VRD-gelden | 1 000 | 4 350 |
Overige nog te betalen bedragen | 1 367 | 607 |
9 755 | 4 957 |
Investeringen
Oorspronkelijk vastgestelde begroting/2e suppletoire begroting | Realisatie 2010 | Verschil realisatie en 2e suppletoire begroting | ||
|---|---|---|---|---|
1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2010 + stand depositorekeningen | 0 | 0 | 0 |
2. | Totaal operationele kasstroom | 2 345 | 16 988 | 14 643 |
3a. | Totaal investeringen (–/–) | – 20 687 | – 16 268 | 4 419 |
3b. | Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | – | – | |
3. | Totaal investeringskasstroom | – 20 687 | – 16 268 | 4 419 |
4a. | Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | – | 0 | 0 |
4b. | Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | – | 0 | 0 |
4c. | Aflossingen op leningen (–/–) | – 2 410 | – 1 660 | 750 |
4d. | Beroep op leenfaciliteit (+) | 20 687 | 15 687 | 5 000 |
4. | Totaal financieringskasstroom | 18 277 | 14 027 | 4 250 |
5. | Rekening-courant RHB 31 december 2010 + stand depositorekeningen (=1+2+3+4) 2 | 65 | 14 747 | 14 812 |
Doelmatigheid
Doelmatigheidsindicatoren | Raming (kostprijsmodel 2010) | Realisatie | |
|---|---|---|---|
Omschrijving Generiek Deel | |||
1. | Kostprijzen werkplek | 5 743 | 4 924 |
2 | FTE-totaal (excl. externe inhuur) | 211,2 | 206,0 |
3. | Saldo van baten en lasten (%) | 1% | 4% |
4a. | Fysieke en telefonische bereikbaarheid van het Facilitair Servicepunt 7 000 | 100% | Zie toelichting |
4b. | Digitale bereikbaarheid | 98% | Zie toelichting |
4c. | Verhelpen urgente storingen binnen afgesproken doorlooptijd | 100% | Zie toelichting |
4d. | Verhelpen niet-urgente storingen binnen afgesproken doorlooptijd | 90% | Zie toelichting |
5. | Klanttevredenheid maatwerk min. -Tevreden met uitvoering en resultaat - | 95% | Zie toelichting |
6. | Kostenbesparing aanbestedingen (%) | 5% | Zie toelichting |
7. | Duurzaamheid (100%) | 100% | Zie toelichting |
Ad 1. De kostprijzen per werkplek zijn achtergebleven ten opzichte van de ramingen.
Dit komt omdat de totale facilitaire kosten van de vier departementen lager zijn uitgevallen dan oorspronkelijk begroot.
Dit heeft enerzijds te maken met een lager bestedingenniveau (een aantal departementen heeft concrete bezuinigingen doorgevoerd op bijvoorbeeld het gebruik van externe vergaderlocaties). Meer transparantie in de kostprijzen van facilitaire dienstverlening en nieuwe aanbestedingen hebben tot schaalvoordelen op de inkoop geleid.
Ad 2. Het aantal fte’s blijft binnen de toegestane formatie (211,2 fte).
Ad 3. 4FM kreeg in 2010 een claim gehonoreerd door het Programma Vernieuwing Rijksdienst (VRD). Dankzij deze toekenning was het niet nodig om opstartkosten bij de opdrachtgevende departementen in rekening te brengen. We hebben 2010 afgesloten met een positief saldo van 4%. Dit saldo zal worden toegevoegd aan het eigen vermogen.
Ad 4. De prestatie-indicatoren zijn in 2010 niet continu bijgehouden met het facilitair management systeem van 4FM. De reden hiervoor is dat met het verzamelen van data voor prestatie-indicatoren pas kon worden gestart vanaf het moment dat een departement was overgegaan naar de systemen van 4FM. Vanaf dat moment kon op alle gebieden op de 4FM-manier gewerkt worden. De laatste conversie vond plaats op 9 oktober.
In de afgelopen 9 maanden heeft 4FM zelf handmatig informatie bijgehouden. Uit deze gegevens blijkt dat de telefonische en digitale bereikbaarheid 100% waren, uitgezonderd «kleine» netwerkstoringen. Wat betreft de telefooncentrale hebben zich in de periode april tot en met december 2010 een 3-tal «kleine» netwerkstoringen voorgedaan.
Ad 5. De meting van de klanttevredenheid hebben wij voor het eerste kwartaal van 2011 ingepland. Over 2010 zijn er daarom geen harde gegevens over klanttevredenheid.
Ad 6. 4FM heeft als één van haar doelstellingen geformuleerd om binnen twee jaar 5% besparingen te realiseren op de inkoopkosten. Inmiddels is een aantal aanbestedingen afgerond. Momenteel kunnen we nog niet hard kwantificeren hoeveel ten opzichte van de 0-situatie (1 april 2010) is bespaard. In 2011 maken we heldere afspraken met de eigenaar over definities om dit wel te kunnen doen.
Ad 7. 4FM zorgt er bij alle nieuwe aanbestedingen voor dat deze voldoen aan de duurzaamheidscriteria die door Agentschap.nl zijn geformuleerd. Dit is in 2010 voor alle nieuwe aanbestedingen gehaald.