De Algemene Rekenkamer (AR) heeft in het rechtmatigheidsonderzoek over 2009 de volgende drie onvolkomenheden geconstateerd:
A. Interne beheersing bekostigingsproces primair onderwijs Dienst Uitvoering Onderwijs Zoetermeer (DUO)
B. Inkoopbeheer waaronder de naleving van de Europese aanbestedingsregels
C. Informatiebeveiliging
A. Interne beheersing bekostigingsproces primair onderwijs Dienst Uitvoering Onderwijs Zoetermeer (DUO)
In 2008 zag de AR de interne beheersing in het bekostigingsproces voor primair onderwijs bij DUO als een onvolkomenheid. Naar aanleiding hiervan is de opzet van de interne beheersing in 2009 beschreven. De AR heeft de juiste werking van de getroffen verbetermaatregelen bij DUO in 2009 nog onvoldoende kunnen vaststellen.
De AR doet een aantal aanbevelingen:
• Werk aan de verdere implementatie van het verbeterplan.
• Voer de interne beheersing uit conform de beschreven opzet.
• Maak de werking van de interne beheersing door goede vastleggingen zichtbaar.
• Ontwikkel managementinformatie over de interne beheersing.
• Zorg voor goede kennisopbouw over interne beheersing bij de medewerkers.
DUO is in 2010 verder gegaan met de uitvoering van het verbeterplan. Bij de opzet van de processen, werkinstructies en productiedossiers zijn de door de AR genoemde verbeterpunten meegenomen. Bij het implementeren van de verbeteringen is door het management van DUO met de medewerkers gebruik gemaakt van onder meer kennisbijeenkomsten, werkoverleg, workshops en het uitvoeren van interne audits. Met de verdere implementatie van het verbeterplan zijn er belangrijke stappen gezet om de interne beheersing van het bekostigingsproces primair onderwijs te versterken.
B. Inkoopbeheer waaronder de naleving van de Europese aanbestedingsregels
De AR constateert dat de opzet van het Europese aanbestedingsproces bij OCW ontoereikend is en dat het toezicht niet is geborgd. De geldende wet- en regelgeving wordt niet voldoende (controleerbaar) nageleefd. Verder is de contractenregistratie op onderdelen onvolledig.
De AR doet de volgende aanbevelingen:
• Breng de opzet van het Europese aanbestedingsproces in lijn met de Europese aanbestedingsregels.
• Waarborg het toezicht op dit proces beter.
• Leg alle contracten vanaf 50 000 euro exclusief btw tijdig en juist vast in het contractenregistratiesysteem.
Op het gebied van inkoop en betalingsverkeer is OCW in 2010 gestart met het programma Goudvis. Aanleiding hiervoor was de tijdigheid van betalingen. Het programma is inmiddels verbreed en bestaat uit de twee volgende projecten:
• uniformering en digitalisering van het bestel- en betaalproces;
• inrichting van de regiefunctie op de inkoop.
De resultaten van beide projecten beogen een beter beheer op en beheersing van de inkoop bij OCW op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Vooruitlopend op het programma Goudvis heeft OCW in 2010 een aantal maatregelen getroffen om de waarborg op rechtmatigheid van het Europese aanbestedingsproces te vergroten.
Concreet betekent dit dat via voorlichtingsbijeenkomsten, presentaties en het «eerder-aanschuiven» bij de opdrachtgevende directie, een groot gedeelte van onwetendheid en onbekendheid bij directies wordt weggehaald. Bovendien brengen inkoopadviseurs proactief informatie naar directies. Met deze maatregelen is een stevigere regie aan de voorkant van het inkoopproces ingezet.
Verder heeft OCW in 2010 maatregelen genomen om de noodzakelijke vastlegging van contracten vanaf 50 000 euro in het contractenregister te borgen.
C. Informatiebeveiliging
De AR constateert dat bij OCW de opzet van het informatiebeveiligingsbeleid goed is, maar dat enkel de hoogst noodzakelijke wet- en regelgeving wordt nageleefd. Een tweede constatering is dat de informatiebeveiliging niet volledig is ingebed in het managementcontrolsysteem.
De AR beveelt aan om alle onderdelen van informatiebeveiliging op te nemen in de reguliere planning- en controlcyclus en om het toezicht te intensiveren op de correcte naleving van de regelgeving en de werking van de informatiebeveiliging.
OCW heeft in de slotrapportage van de planning- en controlcyclus 2010 informatiebeveiliging als afzonderlijk onderwerp opgenomen. Verder is in 2010 het toezicht op de naleving van de geldende regelgeving geïntensiveerd door onder meer een bewustwordingscampagne van het Bureau Beveiligingsambtenaar en een departementale clean desk opruimdag.
In oktober 2010 is ingestemd met een nieuwe aanpak van de informatiebeveiliging bij OCW. In dat kader is voor directies een overzicht opgesteld met taken die door een directie moeten worden uitgevoerd op het terrein van informatiebeveiliging/privacybescherming. Daarbij zijn ook voorwaarden voor een verantwoord informatiebeveiligings- en privacybeleid opgenomen.