Inleiding
In de bedrijfsvoeringparagraaf wordt verslag gedaan van relevante aandachtspunten in de bedrijfsvoering van VROM (XI). De bedrijfsvoeringparagraaf heeft in overeenstemming met de Comptabiliteitswet het karakter van een uitzonderingsrapportage. Conform de Rijksbegrotingvoorschriften wordt in deze paragraaf verantwoording afgelegd over achtereenvolgens de totstandkoming beleidsinformatie, de rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering, het financieel en materieel beheer en de overige aspecten in de bedrijfsvoering. De opmerkelijke zaken in de bedrijfsvoering voor wat betreft het financieel beheer en de overige aspecten hebben zowel betrekking op begrotingshoofdstuk XI (VROM) als begrotinghoofdstuk XVIII (WWI). De informatie opgenomen in deze bedrijfsvoeringparagraaf is tot stand gekomen vanuit het departementale Managementcontrolsysteem.
Het departementale Managementcontrolsysteem van VROM heeft naar behoren gefunctioneerd. Belangrijk hierbij zijn geweest de dashboards managementinformatie. Deze dashboards zijn succesvol door VROM gebruikt voor sturing en verantwoording voor alle managementlagen.
Deze bedrijfsvoeringsparagraaf is opgesteld door VROM. Daarbij is onder meer gebruik gemaakt van de ontvangen controlebevindingen van de Rijksauditdienst. Een speciaal daartoe eenmalig ingericht Audit Committee heeft een advies uitgebracht aan de bewindspersoon om in overeenstemming met de regelgeving al dan niet ingebrachte bevindingen in deze paragraaf op te nemen. Bij de advisering is gebruikt gemaakt van scores op de criteria zoals vastgesteld door het voormalige Audit Committee van VROM: financieel belang, belang voor de burger, (kans op) tolerantieoverschrijding en rechtmatigheid en imago/publicitair risico.
Met het aantreden van het kabinet Rutte-Verhagen is besloten tot een departementale herindeling. De ontvlechting van VROM is in een periode van ongeveer 3 maanden gerealiseerd, resulterend in het tekenen van de overdrachtsprotocollen door de 3 ontvangende Secretarissen-generaal. De budgetten en de financiële administraties zijn, evenals de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer (AR) en de Rijksauditdienst (RAD), overgedragen naar de betreffende ministeries. De overdracht is gebeurd op een dusdanige transparante wijze dat de betrokken Auditdiensten en de Algemene Rekenkamer in het kader van het onderzoek 2011 van de jaarverslagen van de ministeries van Infrastructuur en Milieu, Economische Zaken, Landbouw en Innovatie en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kunnen vaststellen of de overdracht van die saldibalansposten op een juiste wijze is uitgevoerd.
Totstandkoming beleidsinformatie
De totstandkoming van de beleidsinformatie voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld in de Rijksbegrotingvoorschriften 2011 van het ministerie van Financiën.
De Algemene Rekenkamer heeft over het boekjaar 2009 geoordeeld dat er ten opzichte van het jaar ervoor, een betere aansluiting gemaakt is tussen de doelen van het VROM beleid, de geleverde prestaties en de ingezette middelen. De ingezette verslagleggingslijn is daarom gecontinueerd in 2010. Dat betekent dat in het begrotingshoofdstuk VROM – mede als gevolg van de deelname aan het experiment «Verbeteren verantwoording en begroting» – alle kabinetsprioriteiten uit de begroting beleidsmatig worden toegelicht. Ook de operationele doelstellingen «Nationale Kyoto-klimaatverplichtingen», «Realiseren van duurzaam gebruik van bodem, ondergrond en grondwater» en «Reductie van milieubelasting door (ketengericht) afval- en productenbeheer» worden, vanwege hun relatief grote financiële belang, beleidsmatig toegelicht. De rapportagewijziging zoals bedoeld in het experiment is erop gericht om de politieke discussie meer op de hoofdlijnen (beleidsprioriteiten) te voeren. Naast de verslaggeving over de beleidsprioriteiten van het vorige kabinet zal door het huidige kabinet worden gerapporteerd per separate brief over de stand van zaken van hervormingen dan wel stelselwijzigingen uit het Regeerakkoord.
Naar aanleiding van de opmerking van de Algemene Rekenkamer, dat niet altijd in de opgenomen beleidsconclusies in het Jaarverslag 2009 is aangegeven of er een reden is om het beleid voort te zetten dan wel aan te passen is daar extra aandacht aan besteed. Hierbij is er rekening mee gehouden dat er een nieuw kabinet is aangetreden, terwijl de doelstellingen in de begroting 2010 de doelstellingen van het vorige kabinet waren.
Nederlandse Emissie autoriteit
Over de totstandkoming van beleidsinformatie zijn er geen bijzonderheden te melden.
Waddenfonds
Over de totstandkoming van beleidsinformatie zijn er geen bijzonderheden te melden.
Rechtmatigheid
Onder rechtmatigheid wordt conform de Rijksbegrotingvoorschriften comptabele rechtmatigheid verstaan. Dit houdt in dat een financiële transactie waarvan de uitkomst in het departementale jaarverslag dient te worden verantwoord in overeenstemming is met de begrotingswetten en met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden.
In dit onderdeel wordt gerapporteerd als de overeengekomen tolerantiegrenzen voor zowel fouten als onzekerheden die betrekking hebben op de rechtmatigheid en de getrouwheid uit de Rijksbegrotingvoorschriften worden overschreden.
Europese aanbestedingen
Het Audit Committee VROM van 6 maart 2009 heeft besloten dat afwijkingen van Europese Aanbestedingen door de Portefeuillehouders van het kerndepartement vooraf worden voorgelegd aan de Bestuursraad (BR). Nagenoeg alle afwijkingen van Europese aanbestedingen zijn in 2010 vooraf door de BR beoordeeld en goedgekeurd. Hierbij heeft het management bewust de keuze voor het niet Europees aanbesteden gemaakt.
Voor begrotingshoofdstuk XI (VROM) is er in 2010 in 9 gevallen voor een totaal bedrag van € 1 632 901 niet Europees aanbesteed. Dit totaalbedrag is het bedrag dat verplicht is in het boekjaar 2010 (De totale verplichtingen kunnen door de jaargrensoverschrijding hoger zijn). De tolerantiegrenzen zijn hiermee niet overschreden.
Artikel 2 Realisatie Nationaal Ruimtelijk Beleid: € 181 611
Er is voor € 31 404 niet Europees aanbesteed voor de reiswijzer gebiedsontwikkeling 2009.
Voor onderzoek verkenning perspectief windenergie is er voor € 30 940 niet Europees aanbesteed. En voor procesinhoudelijke ondersteuning van MIRT-VAR 2010 is voor € 119 267 niet Europees aanbesteed. In de bovenstaande 3 gevallen is sprake van een vervolgopdracht.
Artikel 3 Klimaat en Luchtkwaliteit:€ 604 105
In het kader van de ontwikkeling van de monitoringstool NSL is een bedrag van € 382 592 niet Europees aanbesteed. Deze opdracht is een vervolg op de melding in de bedrijfsvoeringparagraaf van vorig jaar.
Voor steekproefcontrole vrachtauto’s is een bedrag van € 221 513 niet Europees aanbesteed.
Artikel 91 Algemeen: € 847 185
Er is voor de inhuur ondersteuning projectdirectie omgevingsvergunning voor 2 opdrachten niet Europees aanbesteed. Het gaat om een bedrag van € 60 214 en een bedrag van € 49 766.
Voor de inhuur van een externe voor de wijkenaanpak op Curaçao is niet Europees aanbesteed € 585 480. Bij deze 3 opdrachten gaat het om een vervolgopdracht.
Er is voor een bedrag van € 151 725 niet Europees aanbesteed in het kader van het toekomsttraject Krimp.
Nationaal samenwerkingsprogramma luchtkwaliteit
Artikel 3 Klimaat en Luchtkwaliteit:
In 2010 is in het kader van Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit een bedrag van ca. € 4,1 mln ten onrechte niet uitbetaald aan de Provincie Zuid-Holland, maar aan een derde. De terugvordering is ingesteld, maar tot op dit moment nog niet voltooid.
VROM heeft naar aanleiding hiervan onderzoek gedaan naar mogelijke vergelijkbare onvolkomenheden in het verleden. Hieruit is gebleken dat dit een incident betrof. Om vergelijkbare onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen, behandelt het Ministerie van Infrastructuur en Milieu crediteurenmutaties centraal en stemt deze af met de financiële administratie van de crediteuren.
Bodemsanering
Artikel 10 Leefomgevingskwaliteit
Bij de verantwoording over de programmaperiode 2005–2009 heeft een aantal bevoegde overheden verzuimd om de prestaties bodemsanering op correcte wijze via de voorgeschreven sisa-procedure te laten verlopen. Het gaat om € 33 mln. Daardoor is sprake van onzekerheid over de rechtmatigheid. De betreffende overheden zullen worden aangeschreven om alsnog deze verantwoordingsinformatie te verkrijgen en indien van toepassing opnieuw vast te stellen.
De Rijksauditdienst heeft onder andere met behulp van mathematische steekproeven becijferd dat de rapporteringstolerantie voor het begrotingshoofdstuk VROM (€ 15 mln) is overschreden met € 3,8 mln. De becijferingen van de onrechtmatigheid van de Rijksauditdienst zijn als volgt:
Artikel 3 Klimaat en Luchtkwaliteit: onrechtmatige betaling € 4,1 mln
Artikel 10 Leefomgevingskwaliteit € 3,1 mln
Artikel 91 Algemeen € 11,6 mln
De becijferingen m.b.t. artikel 10 en 91 zijn gebaseerd op een mathematische steekproef waarbij met 95% zekerheid de meest waarschijnlijke fout is berekend.
Er is eveneens op basis van een mathematische steekproef becijferd dat de rapporteringstolerantie op artikelniveau (€ 7,3 mln) is overschreden in verband met onzekerheden (€ 8,1 mln) in de uitgaven op artikel 6 «Risicobeleid».
Nederlandse Emissie autoriteit
Over de comptabele rechtmatigheid zijn er geen bijzonderheden te melden.
Waddenfonds
Over de comptabele rechtmatigheid zijn er geen bijzonderheden te melden.
Financieel en materieel beheer
Verbeterplan Financiële functie en jaarverantwoording
De Tweede Kamer is met de brief van 4 december 2009 (Kamerstukken II, 2009–2010, 32 123 XI, nr. 21) geïnformeerd over het verbeterplan financiële functie. De maatregelen uit het verbeterplan zijn allemaal ingevoerd. De verbeteringen zijn in de praktijk zichtbaar, de kwaliteit van de financiële functie van VROM is in 2010 verbeterd. Dit is ook zichtbaar in de indicatoren van het verbeterplan.
Saldibalans
De Algemene Rekenkamer heeft in 2009 een tekortkoming in de totstandkoming van de saldibalans geconstateerd. In 2010 heeft de totstandkoming van de saldibalans veel aandacht gekregen. Uitgangspunt hierbij was het beter controleerbaar maken van de toelichtingen op de saldibalansposten.
NSL
De Algemene Rekenkamer heeft in 2009 een onvolkomenheid in het financieel beheer van de lokale maatregelen in het kader van het Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit (NSL) geconstateerd.
In de subsidieregeling was de verantwoording op maatregelniveau opgenomen, terwijl het de bedoeling was dit op programmaniveau te regelen. Bovendien waren er opmerkingen over de manier waarop de andere overheden over deze manier van verantwoording waren ingelicht. Dat zou aan de hand van ondermeer een beslisboom alsnog helder aan de andere overheden worden gecommuniceerd.
De Tweede Kamer is reeds geïnformeerd over de inhoudelijke en financiële wijze van verantwoorden (Kamerstukken II, 2009–2010, 32 123 XI, nr. 17).
Om de geconstateerde onvolkomenheid op te lossen is in 2010 een aanvang gemaakt met het aanpassen van de regeling en zullen in het eerste kwartaal van 2011 de andere overheden conform de afspraken met de Algemene Rekenkamer worden geïnformeerd (inclusief een beslisboom) over hoe niet bestede subsidies zullen worden afgerekend.
Noordelijke IJ-oevers
In 2009 heeft de Rijksauditdienst geconstateerd dat de garantiestelling van de gemeente Amsterdam ontbrak. Overeenkomstig de toezegging in de bedrijfsvoeringparagraaf 2009 zijn in het verslagjaar beschikkingen in het kader van de Nota Ruimte gerepareerd. Bovendien is alsnog de financiële garantstelling opgevraagd van Amsterdam voor de Noordelijke IJ-oevers. Deze garantstelling is mede door de heroverweging na de bouwstop nog niet ontvangen waardoor er geen voorschotbetalingen zijn verricht. Wel heeft Amsterdam inmiddels aangegeven door te willen gaan met het project. Bovendien hebben zij onderhands toegezegd de garantiestelling te zullen verstrekken.
Verplichtingenbeheer
De in 2009 ingezette lijn voor de verbetering van het verplichtingenbeheer binnen VROM/WWI is in 2010 voortgezet. De verbetering is vooral gevonden in de strikte naleving van de geldende afspraken (eenduidige definitie van de einddatum) en het beter monitoren van het tijdig afsluiten van zaken in de administratie.
Budgetbeheer
Aan de budgettaire problematiek met betrekking tot de P-taakstelling, de taakstelling externen en additionele kosten voor ICT projecten is extra aandacht besteed in het verslagjaar door de investeringsstop voor ICT projecten, beter budgetteren en extra inzet van controle capaciteit. Ook is er naar aanleiding van de forse overschrijding van de apparaatskosten in 2009, veel aandacht geweest om deze kosten te beheersen. Er zijn verschillende versoberingsmaatregelen ingevoerd. Zo zijn de vergaderservices tot een minimum teruggebracht, er is bezuinigd op de catering, het bestellen van kantoorartikelen is beperkt en in 2010 zijn er geen verhuizingen en verbouwingen meer geweest. Uitzonderingen op deze maatregelen waren alleen mogelijk met goedkeuring van de pSG.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Personele Taakstelling
Eind 2010 heeft VROM de personele taakstelling van het kabinet Balkenende IV gehaald. Ultimo 2010 mocht VROM 5235 fte groot zijn, de bezetting was 5215.
Taakstelling externen
In 2010 is het bedrag uitgegeven aan externe inhuur teruggebracht van € 64,0 mln naar € 58,9 mln. Daarmee wordt de norm voor VROM/WWI van 14,4% van de totale personele uitgaven met circa 11,8 mln (3,6%) overschreden. In de bijlage «Inkoop van adviseurs en tijdelijk personeel» bij het jaarverslag worden de oorzaken toegelicht: o.a. extra ICT-inhuur voor beleidsprojecten Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht en Basisregistratie Adressen en Gebouwen, de transitie en grote projecten bij de NEa. Daarnaast zijn bij de NEa en de Dienst van de Huurcommissie nog niet alle vaste formatieplaatsen met vaste medewerkers ingevuld. De ontwikkelingen op de uitgaven inhuur externen en het realiseren van de Rijks-brede norm als gevolg van de departementale herverkaveling bij de departementen BZK, I&M en ELI in 2011 worden gemonitord.
Betaalgedrag
In 2010 is het betaalgedrag van het kerndepartement verbeterd van 73% tijdige betaling in 2009 naar 88% tijdige betaling in 2010. Hiermee is de rijksbrede norm van 90% tijdig betaalde facturen nagenoeg gehaald. De aangepaste betaalprocedures kunnen bij de strikte interpretatie in strijd zijn met artikel 4 lid 2 van het vigerende Besluit kasbeheer 1998. De betrokken bepaling luidt: «Met betrekking tot te verrichten betalingen draagt de ordonnateur zorg voor een deugdelijke verificatie van de betalingsnoodzaak». De aangepaste procedures waren zo vorm gegeven dat de ordonnateur de betalingsnoodzaak verifieerde aan de hand van de gesloten overeenkomst tot 80% van het overeengekomen bedrag met de mogelijkheid voor de budgethouder om te interveniëren bij de betalingen onder de 80% en bij de eindbetaling te besluiten om vorderingen in te stellen.
De aangepaste procedure heeft tot gevolg dat er tijdiger is betaald en er zijn weinig vorderingen ingesteld als gevolg van de aangepaste procedures. Bij het ontwerp van de procedures is voortgeborduurd op de risicobenadering zoals vastgelegd in de Regeling verlening voorschotten 2007.
Duurzaam inkopen
Uit het onderzoek Duurzaam Inkopen dat is uitgevoerd door de Rijksauditdienst is gebleken dat met uitzondering van de Nederlandse Emissieautoriteit door de VROM-onderdelen maatregelen ingevoerd zijn ter realisatie van de doelstelling 100% duurzaam inkopen. Dat wil zeggen dat in principe de vastgestelde duurzaamheidseisen bij de inkoop worden toegepast en dat indien er goede redenen zijn de duurzaamheidseisen niet toe te passen daarvan verantwoording zal plaatsvinden.
Integriteit
Sinds 2009 is er sprake van een overheidsbrede systematiek voor het melden van integriteitschendingen.
In het verslagjaar 2010 zijn er 22 meldingen van vermoedens van integriteitschendingen die hebben geleid tot 11 daadwerkelijk geconstateerde gevallen. Deze 11 geconstateerde integriteitschendingen hadden betrekking op verschillende types overtredingen. In 3 van de 11 gevallen is er aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie. En in 2 van de 11 gevallen heeft dit geleid tot strafontslag. In de resterende 6 gevallen heeft een andere afdoening (waarschuwingsbrief, coaching ed) of geen afdoening plaatsgevonden.
Deze aantallen zijn ook te vinden in het Sociaal jaarverslag Rijk 2010.
Op basis van de gemelde diefstal- en/of fraudegevallen is het risico dat de departementale jaarrekening materieel afwijkt gering.
SV2
Begin 2010 is gestart met het project om het oude financiële systeem (SBB) van VROM te vervangen door een nieuw systeem (SV2). Hierbij is aansluiting gezocht met het financiële systeem van VenW. Na het regeerakkoord is het WWI-deel uit het SV2-project gehaald en is voor dat deel een project gestart om naar het financiële systeem van BZK te migreren. Beide migraties zijn tijdig afgerond.
4-FM
In april 2010 is het gezamenlijk facilitair bedrijf 4FM voor de ministerie van VROM, VenW, SZW en BZK van start gegaan.
Huisvesting
De Programmadirectie Opdrachtgeverschap Rijkskantoren (voorheen: Programmadirectie Nieuwe Huisvesting) heeft diverse projecten onder zich, waaronder de vernieuwing van het pand Rijnstraat 8 (Den Haag). In dit pand zal te zijner tijd onder andere het ministerie van I&M worden gehuisvest.
ICT
Eind 2009 had VROM door de inzet van het instrument «Third Party Mededeling» (TPM) een volledig beeld van de kwaliteit van de uitvoering van de beheersprocessen door de externe ICT-dienstverlener. Daarom is in overleg met de RAD besloten om in 2010 geen nieuwe TPM uit te voeren, maar verder te gaan met de verbeterpunten die voortkwamen uit de TPM 2009. Op basis van een risico-inschatting worden nu specifieke audits uitgevoerd op het wijzigingenbeheer en de logische toegangsbeveiliging. De resultaten hiervan komen begin 2011 beschikbaar.
Voor wat betreft de informatiebeveiligingsaspecten van het ICT-beheer baseert VROM haar control op de uitkomsten van de specifieke audits op het wijzigingenbeheer, de logische toegangsbeveiliging, de penetratietest, extra regie op de SLA rapportages en de audits van de financiële systemen.
Informatiebeveiliging (IB) en Wet Bescherming persoonsgegevens (WBp) VROM
De directies hebben aangeven in-control te zijn. Conformeren aan IB en WBp regelgeving is een lijnverantwoordelijkheid binnen VROM. Afgelopen jaren is er een grote inspanning verricht om de lijnmanagers hierin te ondersteunen en in opzet en werking te voldoen aan het geformuleerde interne beleid. Ook op het gebied van bewustwording zijn in 2010 vele initiatieven genomen. Bij alle diensten zijn bijvoorbeeld bewustwordingssessies georganiseerd om te bewerkstelligen dat informatiebeveiliging en WBp onderdeel gaan uitmaken van de reguliere werkprocessen.
De wijze waarop bij VROM werd omgegaan met informatiebeveiliging en WBp is momenteel onderwerp van een RAD onderzoek. De resultaten hiervan worden ter lering meegenomen in de vorming van de nieuwe organisatie bij I&M.