De verantwoording in het departementale jaarverslag is in overeenstemming met de begrotingswetten, de Europese regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en in ministeriële regelingen opgenomen bepalingen. Voor de bepaling van fouten en onzekerheden is de rijksbrede normering toegepast.
OCW stuurt zijn bedrijfsprocessen onder meer door risicoanalyses uit te voeren, tijdig beheersmaatregelen te treffen en door een expliciet normenkader voor het financieel en materieel beheer. Het management draagt hieraan bij door in de planning- en controlcyclus periodiek verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering. In 2011 was er sprake van beheerste bedrijfsvoering met uitzondering van de onderwijstijd mbo-opleidingen en inkoop door baten-lastendiensten. Indien tolerantiegrenzen op artikelniveau worden overschreden moet in de bedrijfsvoeringsparagraaf expliciet verantwoording worden afgelegd over de naleving van wet- en regelgeving. In 2011 zijn overschrijdingen geconstateerd bij artikel 4 BVE en bij de baten-lastendiensten.
Onderwijstijd mbo-opleidingen
De resultaten van het onderzoek van de Inspectie van het Onderwijs naar de naleving van onderwijstijd bij de mbo-opleidingen in het schooljaar 2010–2011 laten zien, dat 21 opleidingen (21%), waarvan 18 opleidingen ook met onvoldoende programmering, niet aan de eis voldeden van de minimale 850 klokurennorm per leerjaar. Een aantal daarvan is er uiteindelijk in geslaagd om dit tekort te herstellen voor het einde van het schooljaar waardoor er uiteindelijk 13 opleidingen zijn overgebleven waar programmering en realisatie van de uren tekortschoten. De tolerantiegrens van artikel 4 BVE is € 106,7 miljoen Op artikel 4 zijn voor € 131,9 miljoen onjuistheden in de verplichtingen vastgesteld. Hiermee is de tolerantiegrens met € 25,1 miljoen overschreden. Het merendeel van de onjuistheden, € 120,0 miljoen, betreft onrechtmatigheden wegens het niet-naleven van de regelgeving over onderwijstijd bij mbo-opleidingen. Ten opzichte van eerder onderzoek naar de onderwijstijd bij de mbo-opleidingen is het beeld verslechterd. Overigens is door de keuzen die ten grondslag liggen aan het onderzoek en de daarbij behorende berekeningen en prognoses de hoogte van de onrechtmatigheid indicatief.
Naast maatregelen als terugvordering van bekostiging en naming en shaming, krijgen de instellingen waar ook in tweede instantie onvoldoende onderwijstijd resteert een formele waarschuwing, dat bij herhaling de onderwijslicentie voor de desbetreffende opleiding wordt ingetrokken. Met instellingen die herhaaldelijk niet aan de norm voldoen worden gesprekken gevoerd door de Inspectie van het Onderwijs. Het blijkt dat 90% van de opleidingen die niet voldeden het jaar erop voldoende beheersmaatregelen hebben genomen en de norm wel halen.
Naast controle door de Inspectie van het Onderwijs spant de mbo-sector zich zelf ook in om te voldoen aan de norm. Zo ontwikkelt de MBO-Raad een gemeenschappelijk auditplan, verrichten instellingen zelf controles tijdens het schooljaar om te controleren of er voldoende uren realistisch geprogrammeerd zijn. Tevens wordt gecontroleerd of de realisatie van de onderwijstijd op schema ligt. Waar nodig wordt bijgestuurd. Ook programmeren instellingen nu meer uren, zodat een buffer ontstaat indien in de realisatie uren wegvallen.
Tegelijkertijd is in 2011 gewerkt aan een wetsvoorstel, dat uitwerking geeft aan het MBO-actieplan «Focus op vakmanschap» en waarin de uitkomsten van de evaluatie van de 850 urennorm zijn meegenomen. De maatregelen zijn onder andere gericht op intensivering van onderwijs in tijd en begeleiding, een betere bedrijfsvoering, een herijking van het begrip onderwijstijd en heldere communicatie naar het veld hierover. Daarnaast is het voornemen om de urennorm niet meer als maatstaf voor de hoogte van de bekostiging van een mbo-opleiding te hanteren. De urennorm wordt daarmee een inrichtingsvoorschrift. De beoogde maatregel gaat ertoe leiden dat met ingang van 1 januari 2013 de accountant de controle op de onderwijsprogrammering niet meer in het kader van bekostigingsgegevens hoeft uit te voeren en de administratieve lastendruk voor instellingen wordt daarmee verlaagd. Bij onvoldoende realisatie van uren biedt de wet de mogelijkheid een sanctie op te leggen.
Inkopen door baten-lastendiensten
De hierboven gemelde beheersingsproblemen rondom het inkoopproces heeft bij de baten-lastendiensten DUO en Nationaal Archief in 2011 geleid tot onrechtmatige betalingen. De tolerantiegrens van de baten-lastendiensten is € 15 miljoen. Hier zijn onrechtmatigheden vastgesteld van € 36 miljoen in de verantwoorde lasten. De oorzaak is het niet-naleven van de Europese aanbestedingsregels. Voor DUO specifiek geldt dat het hier onder meer gaat om een doorlevering van extern ICT-personeel, waarbij DUO de afweging heeft gemaakt om de bedrijfscontinuïteit te laten prevaleren boven aanbestedingsregels. DUO en het Nationaal Archief hebben voor de betalingen wel de afgesproken tegenprestaties ontvangen. Er zijn strikte maatregelen genomen om in 2012 onder de afgesproken tolerantiegrens uit te komen.