Inleiding
In haar rapport bij het jaarverslag van SZW over 2010 stelde de Algemene Rekenkamer vast dat de laatste resterende onvolkomenheid in de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering, nl. het contractbeheer, in 2010 in opzet was verbeterd. Omdat de werking zich in 2010 nog onvoldoende had kunnen bewijzen, handhaafde de Algemene Rekenkamer de onvolkomenheid. In 2011 is om die reden doorgegaan om de door de Algemene Rekenkamer gesignaleerde resterende aandachtspunten op het gebied van het contractbeheer verder aan te pakken en op te lossen.
De administratieve onzorgvuldigheden bij het contractbeheer kwamen in 2010 tot uiting in de volgende zaken:
-
• Het contractenregister en de contractdossiers waren niet altijd volledig op orde.
-
• Er waren fouten gemaakt met Europese aanbestedingen, zoals het onrechtmatig verlengen van bestaande contracten.
-
• De controlfunctie op de inkoopprocessen was nog onvoldoende ontwikkeld, er was geen eenduidig inkoopinformatiesysteem en het management van raamcontracten was nog in ontwikkeling.
Mede dankzij de centralisering van de inkoop is het aantal fouten op het gebied van het contractbeheer en Europese aanbestedingen verder gedaald. Er is in 2011 veel aandacht uitgegaan naar het oplossen van de resterende administratieve onzorgvuldigheden, de kwaliteit van de contractdossiers en de controlrol op de inkoopprocessen. Er zijn veel verbeteringen gerealiseerd. Daarmee heb ik echter nog niet volledig kunnen voorkomen dat zich onregelmatigheden en/of onrechtmatigheden voordoen. Zo vertoonde de vulling van het CTM-systeem, (Complete Tender Management), dat zowel dienst doet als inkoopinformatie- en managementsysteem als contractenregister, ook in 2011 nog tekortkomingen. In 2012 zal dit verder worden opgepakt.
Ten aanzien van de Europese aanbestedingen is in 2011 een beperkt aantal, in redelijkheid onvermijdelijke, beslissingen genomen om contracten te verlengen en te vernieuwen zonder voorafgaande Europese aanbestedingsprocedure. Deze berusten voor een belangrijk deel op expliciete keuzen, die in het kader van comply or explain in de dossiers zijn gedocumenteerd.
Het aantal onrechtmatigheden op het gebied van de inkoop en het budgettaire beslag daarvan is beperkt en blijft binnen de tolerantiegrenzen (fouten € 8,3 miljoen, onzekerheden € 0,6 miljoen).
Verder is in het afgelopen jaar aandacht uitgegaan naar het verder op orde brengen van andere aspecten van de financiële bedrijfsvoering die, hoewel zij geen onvolkomenheid meer vormden, nog aandacht behoefden, zoals in algemene zin de administratieve zorgvuldigheid bij de financiële bedrijfsvoering, en met name de kwaliteit van de financiële administratie en de kwaliteit van het subsidiebeheer.
Voor de subsidies gold dat termijnen voor het verlenen en vaststellen van subsidies niet altijd werden gehaald en dat de subsidiedossiers niet volledig op orde waren. De tijdigheid van de subsidievaststellingen is aanzienlijk verbeterd. De tijdigheid van de verlening van subsidies is verbeterd. De kwaliteit van de subsidiedossiers is gelijk gebleven.
Ik ben van mening dat, over het geheel genomen, de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering nu op een kwalitatief voldoende hoog niveau is. Er zijn geen structurele tekortkomingen meer, de nog resterende tekortkomingen beschouw ik als incidenteel van aard en zijn voor het merendeel te kwalificeren als niet onder alle omstandigheden vermijdbare «bedrijfsongevallen». Het spreekt vanzelf dat de aandacht wel gericht blijft op het vasthouden en waar mogelijk verbeteren van de nu bereikte resultaten.
Rechtmatigheid
In 2011 deden zich geen rechtmatigheidsproblemen voor, die uitgaan boven de tolerantiegrenzen.
Vastgesteld is dat niet in voldoende mate gesteund kan worden op de accountantscontrole van de SiSa-bijlage van de gemeenten en provincies over het jaar 2010. Het niet kunnen steunen op deze derdengegevens dient aangemerkt te worden als een tekortkoming in het M&O-beleid.
Bij het vaststellen van specifieke uitkeringen deden zich, afgezet tegen de geldende wet- en regelgeving, geen rechtmatigheidsproblemen voor.
Totstandkoming beleidsinformatie
Het is van belang dat de Kamer juiste en goede informatie ontvangt over de ontwikkeling van de indicatoren en kengetallen in de begroting en het jaarverslag. Daarom moet ook de niet-financiële informatie van goede kwaliteit zijn. In het jaarverslag zijn alle indicatoren en kengetallen voorzien van een eenduidige bronvermelding en voorts wordt in kwaliteitsdocumenten beschreven hoe de niet-financiële informatie tot stand is gekomen. Hiermee is de ordelijkheid, controleerbaarheid en deugdelijkheid van de informatie geborgd en is ook duidelijk waar nog verbeteringen mogelijk zijn.
Financieel beheer
In 2011 is de kwaliteit van de administratie van voorschotten, vorderingen en verplichtingen sterk verbeterd en is de administratieve zorgvuldigheid in de financiële processen verankerd. Het autorisatiebeheer is in 2011 verder verbeterd. Het reguliere administratieve proces verloopt beheerst; fouten worden mede op basis van maandelijkse interne beheersingsrapportages gedetecteerd en hersteld.
In 2011 is het betaalgedrag van SZW verder verbeterd. De tijdigheid van betalingen (binnen 30 dagen) vertoonde wederom een stijgende lijn ten opzichte van voorgaande jaren. Het tijdigheidpercentage van de betaling van facturen ligt over geheel 2011 op ruim 96% op basis van de ontvangstdatum. Ik ben tevreden met deze uitkomst en zal in het kader van beheersing van de administratieve lasten geen verdere acties meer ondernemen om deze uitkomst verder te verbeteren.
In 2011 is veel energie gestoken in de -verdere- (ver)bouw van het systeem van de financiële administratie met het oog op de samenwerking op dat punt met de ministeries van Financiën en VWS. Het aangepaste systeem is per 1 januari 2012 zonder noemenswaardige incidenten in gebruik genomen bij de ministeries van Financiën en VWS, SZW zal de overstap maken per 1 mei 2012.
Materieelbeheer
Het materieelbeheer vertoonde over het gehele jaar 2011 enkele tekortkomingen op het punt van de inventarisadministratie en het systeem dat daarbij wordt gebruikt. In 2012 zullen deze worden opgepakt en opgelost, zowel binnen SZW als in de relatie met de facilitaire dienstverlener FMHaaglanden.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Inspectie SZW
In 2011 heeft de vormgeving van de Inspectie SZW veel aandacht gekregen. In de Inspectie SZW zijn de organisaties en activiteiten van de Arbeidsinspectie, de Inspectie Werk en Inkomen en de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst samengevoegd. Binnen de Inspectie SZW is de inspectieondersteuning en informatievoorziening geconcentreerd. Op 1 januari 2012 is de Inspectie SZW van start gegaan.
Subsidiebeheer
Als gevolg van de inspanningen van de afgelopen jaren is de kwaliteit van het subsidiebeheer sterk verbeterd. Het is dan ook mogelijk gebleken het Subsidie Expertise Centrum, dat hierbij in de afgelopen 3,5 jaar een belangrijke rol speelde, op te heffen. De volledigheid van de dossiers blijft een punt van aandacht. Eind 2010 is de directie Kinderopvang overgekomen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. De integratie van deze directie heeft in 2011 de nodige financieel beheer problemen veroorzaakt (vooral op het gebied van de volledigheid van de saldi van de voorschotten en de volledigheid van de dossiers). De problemen zijn ultimo 2011 opgelost.
Informatiebeveiliging
Net als in voorgaande jaren heeft SZW in 2011 veel tijd en aandacht besteed aan (het belang van) informatiebeveiliging. De organisatie heeft als bestuursmodel gekozen voor de integrale lijnmanager. De bijbehorende verantwoordelijkheid voor het dossier informatiebeveiliging heeft mede daardoor wisselende aandacht. Op een aantal onderdelen voldeed de organisatie niet geheel aan het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR) 2007. Vanuit het bureau Beveiligingsambtenaar is alle directies medio het jaar en aan het einde van 2011 gevraagd om door middel van een zelfevaluatie de inzichten, ervaringen en eventuele tekortkomingen van de directie zelf in dit dossier met de Informatiebeveiligingsambtenaar (I-BVA) te delen. Mede op basis van deze uitkomsten worden nog verbeterplannen opgesteld. In 2012 worden deze acties herhaald. Ook krijgt informatiebeveiliging door uiteenlopende bewustwordingsactiviteiten dan veel aandacht.
Kinderopvangtoeslag en Wet op het kindgebonden budget
Bij de uitvoering van de Kinderopvangtoeslag en de Wet op het kindgebonden budget, die namens SZW worden uitgevoerd door de Belastingdienst onder de verantwoordelijkheid van de Minister van Financiën, hebben geen onrechtmatigheden plaatsgevonden die de tolerantiegrens overschrijden.
Reviews op controleverklaring specifieke uitkeringen
De SiSa-bijlage vormt de basis voor de vaststelling van de specifieke uitkeringen. Over het verantwoordingsjaar 2010 is in 2011 voor een bedrag van € 377 miljoen aan specifieke uitkeringen vastgesteld. De berekening en verstrekking van voorschotten staan los van de SiSa-bijlage en zijn gebaseerd op andere informatie dan in de SiSa-bijlage is vermeld met uitzondering van de Wsw en het onderdeel Inburgering van het participatiebudget. Daarbij is sprake van verdeling van een vast macrobudget over de gemeenten. Bij de verdeling van het macrobudget 2011 over de gemeenten is gebruik gemaakt van SiSa-gegevens 2009. Hierover is geen onzekerheid.
Samen met mijn ambtgenoten van BZK en Financiën worden er maatregelen uitgewerkt die tot verbetering van de werking van de SiSa-systematiek moeten leiden. Deze zijn opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het ministerie van BZK.
ICT-diensten en open standaarden
In 2011 is een aantal ICT-producten en diensten van boven de € 50 000 ingekocht of aanbesteed. Procedureel is in die gevallen in het inkoop- en aanbestedingsproces geborgd dat de eis van voldoen aan de open-standaarden volgens het pas-toe-of-leg-uit principe zoals genoemd op www.open-standaarden wordt voldaan. In 2011 was er geen aanleiding om af te wijken van de lijst met verplichte open standaarden.
Caribisch Nederland
Er is onzekerheid over de rechtmatigheid van de uitkeringen in Caribisch Nederland. Deze hangt samen met de ontwikkelfase en bijzondere context waarin de SZW-uitvoering in Caribisch Nederland verkeert. Gebleken is dat de dossiers, die goeddeels dateren van vóór 10 oktober 2010, onvoldoende informatie bevatten om de rechtmatigheid van de verstrekte uitkeringen te kunnen vaststellen. Een aantal noodzakelijke bewijsstukken ontbreekt. In 2012 wordt actie ingezet om de situatie te verbeteren. Voor alle uitkeringsregelingen wordt een standaard dossierindeling met inhoudsopgave opgesteld. De ontbrekende documenten worden aangevuld in de dossiers conform de standaardinhoudsopgave. De problematiek wordt tevens betrokken bij de werkinstructies. Het bedrag van de onzekerheid bedraagt € 15,9 miljoen.