Grote, lopende ICT-projecten

Het Ministerie van OCW kent twee grote, lopende ICT-projecten: Programma Vernieuwing Studiefinanciering en Invoeren BRON-HO. Jaarlijks rapporteert het ministerie over de grote en hoogrisico projecten conform het daarvoor afgesproken rapportagemodel. Van beide projecten wordt de stand van zaken openbaar gemaakt via het Rijks ICT-dashboard, www.rijksictdashboard.nl.

Ten aanzien van het Programma Vernieuwing Studiefinanciering is aan BZK via het Rijks ICT-Dashboard een aantal aanpassingen kenbaar gemaakt. Daarin is het project op basis van bottom-up calculaties en als gevolg van een gewijzigde stapsgewijze implementatiestrategie herijkt. OCW is bij vaststelling van de herijking onder andere bijgestaan door de Auditdienst Rijk en KPMG en heeft op basis van de positieve business case de herijking geaccepteerd. De meerjarige programmakosten zijn geraamd op € 107,3 miljoen.

In januari 2014 is volgens planning BRON-HO live gegaan. Door BRON-HO is de inschrijving voor studenten in het hoger onderwijs gemakkelijker geworden, koppelen we sneller en beter individuele gegevens terug aan de instellingen én hebben de instellingen veel eerder inzicht in de bekostiging. BRON-HO heeft een bijdrage geleverd aan de ambitie van OCW en DUO om te komen tot modernisering van de informatie-infrastructuur van DUO voor de onderwijsketen om de administratieve lasten bij instellingen substantieel te verminderen. De totale kosten van het project bedragen € 23 miljoen.

Voor beide projecten geldt dat door privacy functionarissen wordt geadviseerd en toegezien op navolging van de wet Bescherming Persoonsgegevens. Hiermee worden mogelijke risico’s tijdig in kaart gebracht.

Audit Committee

Het Audit Committee heeft in 2013 viermaal vergaderd. Het Audit Committee heeft tot taak het adviseren van het departementale management op ten minste de volgende drie onderdelen:

• • Het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële verslaglegging;

• • De regie op het auditbeleid;

• • Het risicomanagementbeleid en de uitkomsten daarvan.

De Secretaris-Generaal is voorzitter van het Audit Committee. De MT-OCW leden, vier niet-ambtelijke leden, directeur FEZ en directeur Auditdienst Rijk vormen samen het Audit Committee. Er is een open stoel voor de Algemene Rekenkamer en FEZ voert het secretariaat.

Vaste agendapunten zijn:

• • Vergadering maart: Departementaal jaarverslag OCW, Samenvattend rapport Auditdienst Rijk;

• • Vergadering mei: Verantwoordingsonderzoek Algemene Rekenkamer, Risicomanagementbeleid, reviewplan OCW;

• • Vergadering oktober: Interim-rapportage Auditdienst Rijk, bevindingen gespreksronde externe leden;

• • Vergadering december: Auditplan Auditdienst Rijk, jaarwerkplan Inspectie van het Onderwijs, Onderwijsverslag en meerjarenplanning Inspectie van het Onderwijs.

Conform de ministeriële regeling «Audit Committees 2012» wordt de zelfevaluatie in 2014 uitgevoerd.