Algemeen

De collectie van het Nationaal Archief bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze bewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze centra zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een bijdrage ontvangen.

Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 van de Rijksbegroting.

Toelichting:

De realisatie over 2013 sluit met een positief exploitatieresultaat van € 7.000. Een nadere beschouwing over de totstandkoming van dit resultaat is opgenomen in de toelichting op tabel 2.

De kapitaalsontvangsten sluiten aan op het kasstroomoverzicht en betreffen de boekwaarde van desinvesteringen, het bedrag aan ontvangen financiering (leenfaciliteit) en de eenmalige bijdragen van het moederdepartement. De kapitaalsuitgaven zijn gelijk aan de investeringen en de aflossingen op de leenfaciliteit.

Toelichting:

Baten

De omzet van het moederdepartement over 2013 bedraagt € 28,3 miljoen. In de omzet moederdepartement zijn de 2^e geldstroom projecten van totaal € 5,5 miljoen opgenomen. De ontvangen budgetten voor 2^e geldstroom projecten in 2013 betreffen hoofdzakelijk DTR (€ 3,0 miljoen) en Archief 2020 (€ 1,5 miljoen).

De subsidie aan het Centraal Bureau voor de Genealogie (CBG) ad € 1,7 miljoen welke in 2012 aan het budget van het Nationaal Archief is toegevoegd, is in 2013 niet in de exploitatie verantwoord maar verantwoord als directe kasuitgave. Dit in tegenstelling tot de jaarrekening 2012 waarin de ontvangst en de uitgave van deze subsidie in de exploitatie was opgenomen. De reden van deze wijziging ten opzichte van 2012 is dat de subsidie van het CBG feitelijk geen budget is van het Nationaal Archief, ondanks dat dit bedrag wel door het Nationaal Archief wordt ontvangen. Voor een zuiverder beeld van het totale budget van het Nationaal Archief is besloten om de subsidie aan het CBG niet in de exploitatie te verantwoorden.

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door de toevoeging van het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) aan het budget. In de begroting 2013 is met dit budget geen rekening gehouden omdat ten tijde van het opstellen van de begroting 2013 dit budget nog niet was toegezegd.

De omzet overige departementen betreft de bijdrage van de provincie Zuid Holland ad € 0,4 miljoen voor de bewerking en bewaring van de archieven en de bijdragen van overige ministeries voor de bijdrage in het project Digitaal Werken Rijksoverheid-Archief (DWR-Archief) ad € 0,3 miljoen.

De omzet derden betreft de subsidies afkomstig van derde partijen (onder andere EU) zoals het Europese project Apex en digitaliseringsprojecten zoals Metamorfoze. Daarnaast zijn in deze omzet ook de opbrengsten van de overige dienstverlening verantwoord.

De mutatie in de projectgelden betreft het bedrag aan projectgelden dat per saldo wordt overgeheveld naar het volgende boekjaar.

Lasten

De apparaatskosten bedragen € 24,2 miljoen en liggen circa € 1,0 miljoen onder de begroting. In de apparaatskosten is een aantal incidentele uitgaven verantwoord zoals de kosten voor de opening van de nieuwe publieksruimte en de implementatiekosten inzake de overgang naar de nieuwe werkplek (ICT). De externe inhuur is ruim € 0,4 miljoen onder de norm gebleven. De personele kosten zijn gestegen door een toename van de formatie, hoofdzakelijk als gevolg van de voorbereidingen op DTR.

De afschrijvingskosten bedragen € 5,4 miljoen en zijn € 3,1 miljoen hoger dan begroot. De oorzaak van dit verschil is dat in 2013 is besloten alle ontwikkeluitgaven rond ICT niet te activeren, maar direct ten laste van de exploitatie te brengen. Dit omdat hierdoor een zuiverder beeld ontstaat van de uitgaven op ontwikkeling van ICT en daardoor beter vergelijkbaar wordt door de jaren heen. Daarnaast is het activeren van zelf ontwikkelde ICT gebonden aan strikte verslaggevingsvereisten die leiden tot hoge administratieve lasten, terwijl de toegevoegde waarde van activering beperkt is.

Deze wijziging van waardering van immateriële vaste activa betreft een stelselwijziging. Het effect op het vermogen en resultaat van het Nationaal Archief van deze stelselwijziging is als volgt te specificeren:

Indien deze stelselwijziging niet zou zijn doorgevoerd in 2013 dan zou het resultaat van het Nationaal Archief € 486.000 hoger zijn geweest en uit zijn gekomen op € 493.000 positief. Het eigen vermogen zou zonder deze stelselwijziging ruim € 3,4 miljoen bedragen.

In 2013 is als gevolg van de reorganisatie een voorziening getroffen van € 0,3 miljoen. De werkelijke reorganisatie uitgaven kunnen in 2014 hoger zijn dan € 0,3 miljoen. De werkelijke omvang van deze uitgaven en het moment van afwikkeling is nog onzeker, waardoor het niet mogelijk is deze kosten al in 2013 te kunnen voorzien.

Toelichting:

Activa

De balans van het Nationaal Archief vertoont een relatief stabiel beeld. De immateriële vaste activa is volledig afgeboekt als gevolg van de eerder genoemde stelselwijziging en de materiele vaste activa is gestegen als gevolg van investeringen in de nieuwe publieksruimte en investeringen in ICT hardware zoals servers, scanners en de nieuwe kantoorautomatisering.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De liquide middelen zijn per saldo gestegen als gevolg van de vooruitontvangen projectgelden.

Passiva

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2013 € 2,9 miljoen. In het eigen vermogen is als onderdeel van de reserve de post directe vermogensmutatie voor een bedrag van € 2,3 miljoen verantwoord. In 2013 zijn er uitgaven geweest ten laste van dit geoormerkte budget voor een bedrag van € 772.000. Deze uitgaven zijn nog niet in de directe vermogensmutatie verwerkt, omdat de balans vóór resultaatverdeling moet worden opgesteld. De verdeling van het resultaat komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2014. De reden dat de directe vermogensmutatie apart zichtbaar is in de jaarrekening, is omdat dit bedrag betrekking heeft op een geoormerkt budget en niet tot de vrij besteedbare exploitatiereserve van het Nationaal Archief kan worden gerekend.

De voorzieningen zijn gestegen tot € 0,4 miljoen als gevolg van de toename van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen en de vorming van een reorganisatievoorziening. Het verloop van de voorzieningen is als volgt weer te geven:

De belangrijkste mutatie in de investeringsbijdrage betreft de afboeking van het afschrijvingsfonds voor immateriële vaste activa, die door de stelselwijziging is vrijgevallen, en een toename van € 3,0 miljoen door de ontvangst van de tweede tranche voor het Masterplan fysieke archief depots. Per saldo is deze post gedaald met circa € 1,1 miljoen.

De vooruitontvangen projectgelden zijn gestegen met ruim € 2,3 miljoen. De belangrijkste mutatie in de projectgelden betreft de ontvangst van de eerste tranche programmageld DTR ad € 3,0 miljoen.

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Toelichting:

De operationele kasstroom is per saldo gestegen met € 0,8 miljoen ten opzichte van de begroting als gevolg van de toename van de vooruitontvangen projectgelden. De investeringskasstroom is ondanks de investeringen toch gestegen. Dit komt doordat de immateriële vaste activa volledig is afgeboekt, als gevolg van de stelselwijziging hetgeen in kasstroomtermen moet worden beschouwd als een desinvestering. De financieringskasstroom betreft de aflossing van de langlopende leningen. Er is in 2013 geen eenmalige storting van het moederdepartement ontvangen en er is in 2013 ook geen beroep gedaan op de leenfaciliteit.

Doelmatigheid

Voor de eindverantwoording 2013 is geen tabel met doelmatigheidsindicatoren opgenomen omdat deze ook niet weergegeven is in de begroting over 2013. De reden hiertoe is dat het Nationaal Archief in 2013 en 2014 een reorganisatie uitvoert en op basis van de nieuwe organisatiestructuur nieuwe doelmatigheidsindicatoren opstelt.