Rechtmatigheid begrotingsuitvoering
Artikeltoleranties
De artikeltolerantie bij artikel 4 is overschreden, voornamelijk door onzekerheid over de rechtmatigheid van de uitgaven 2011 van Caribisch Nederland. De onzekerheid op artikel 4 is € 58,5 miljoen, dit is een onzekerheid van 7,2% op het totaal van artikel 4.
Het M&O-beleid
Het beleid van VWS ten aanzien van het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking is toereikend geweest. Voor de uitvoering van het M&O-beleid voor de zorgtoeslag wordt verwezen naar het jaarverslag van het Ministerie van Financiën.
Totstandkoming beleidsinformatie
Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd bij de totstandkoming van de beleidsinformatie. Wel constateert de Auditdienst Rijk dat het ook in 2013 ontbreekt aan goede procesbeschrijvingen en een gestructureerd dossier of audittrail. Deze punten worden in 2014 opgepakt. Met betrekking tot de informatie over beleid en bedrijfsvoering in het beleidsverslag en het jaarverslag heeft VWS een verbetering bewerkstelligd.
Financieel en materieelbeheer
Subsidiebeheer
Het Ministerie van VWS heeft de in gang gezette verbetering van het subsidiebeheer in 2013 gecontinueerd. De normatiek subsidiebeheer VWS, waarmee eerder en beter kan worden bijgestuurd op de belangrijkste risico’s, was ongewijzigd van kracht. Het verscherpt toezicht op het subsidiebeheer door de directie Financieel-Economische Zaken is onverminderd voortgezet. Het subsidiebeheer heeft in heel 2013 voldaan aan de gestelde eisen: de signaalwaarden zijn niet overschreden. VWS had naar het oordeel van de Algemene Rekenkamer in 2012 nog één resterende onvolkomenheid in het subsidiebeheer. Dit betrof de werking van het interne toezicht en de uitvoering van de interne controle op het subsidiebeheer. Om deze onvolkomenheid op te lossen, heeft VWS in 2013 het interne controleplan aangescherpt, waardoor de uitvoering van de interne controle nog meer gericht is op complexe subsidiedossiers.
Per 1 juli 2013 zijn de backoffices subsidiebeheer van het kerndepartement, RIVM en CIBG samengevoegd. In verband daarmee is het Subsidieplein aangepast. Daarnaast is Subsidieplein Light ontwikkeld, waarin vanaf juli 2013 de beleidsarme subsidieregelingen digitaal worden uitgevoerd.
Om de inzichtelijkheid van de beoordeling op de uurtarieven bij subsidieverleningen te vergroten, zijn aanpassingen gedaan in het proces van subsidieverlening voor 2014 en verdere jaren.
Inkoopbeheer
Het Ministerie van VWS is in 2013 verder gegaan op de ingeslagen weg om het inkoopbeheer te verbeteren. Naar analogie van de normatiek subsidiebeheer heeft VWS, in afstemming met de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer, een normatiek voor het inkoopbeheer opgesteld. Het doel van deze nieuwe normatiek is het beter beheersen van de risico’s in het inkoopbeheer en de doelmatigheid daarvan te bevorderen. De normatiek is zo vormgegeven dat de belangrijkste risico’s zijn gerelateerd aan de inkoopprocessen, de rollen, de informatiestromen en de sturingsinstrumenten. Bijsturing vindt plaats op verschillende niveaus in de organisatie aan de hand van signaalwaarden.
Van groot belang voor het verbeteren van het inkoopbeheer is de toegenomen managementaandacht daarvoor binnen VWS. In periodieke besprekingen van bedrijfsvoeringonderwerpen in de diverse managementoverleggen is en wordt aandacht besteed aan het inkoopbeheer. Naar analogie van het Expertise Centrum Subsidies heeft VWS ook een Expertise Centrum Inkoop ingericht, waarin diverse inkooponderwerpen en complexe inkoopopdrachten besproken worden. Ook het RIVM neemt hieraan deel.
In 2013 heeft de introductie van de nieuwe aanbestedingswetgeving veel aandacht gevergd. Dit ook omdat de nieuwe wet op onderdelen ruimte geeft voor verschillende interpretatie. VWS volgt de rijksbrede interpretatie van deze nieuwe wet en heeft als risicomaatregel een groter deel van de inkopen via de Haagse Inkoopsamenwerking doen uitvoeren.
Het inkoopbeheer bij het RIVM is in 2013 in belangrijke mate verbeterd door de uitvoering van het verbeterplan inkoopbeheer. De verbijzonderde interne controle op het inkoopbeheer is gehandhaafd en het contractenregister is op orde gebracht. De Europese aanbestedingen zijn inzichtelijk via de RIVM-aanbestedingskalender.
Bij het kerndepartement en het RIVM is een periodieke spendanalyse geïntroduceerd.
Financieel informatiesysteem 3F
Het jaar 2013 is het tweede jaar geweest dat VWS heeft gewerkt met het financieel informatiesysteem 3F. Het gebruik van 3F is verder geoptimaliseerd, door onder meer het harmoniseren van processen met de Ministeries van SZW en Financiën. Het autorisatiebeheer sluit aan bij de vereiste procedures.
Om het totstandkomingproces van de saldibalans als onderdeel van de verantwoording tijdig, op een ordelijke en controleerbare wijze te laten verlopen heeft VWS in 2013 verbeteringen doorgevoerd. De verbeteringen betreffen zowel kennis, capaciteit en communicatie. Daarnaast is het draaiboek op basis van de laatste ervaringen aangepast, zijn twee proefafsluitingen verricht en wordt per 2014 maandelijks een maandafsluiting uitgevoerd.
De totstandkoming van het financieel jaarverslag 2013 is volgens planning en gestructureerd uitgevoerd.
Inhuur externen
VWS heeft in 2013 een percentage inhuur externen gerealiseerd van 9,8% en is daarmee onder de norm van 10% gebleven.
Open standaarden
Er is niet afgeweken van de in de bijlage van de Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten, bij artikel 3 lid 1 genoemde uitgangspunten.
Frauderisico’s
Er zijn bij VWS geen gevallen van fraude gebleken. De Auditdienst Rijk inventariseert jaarlijks voor VWS de frauderisico’s in de bedrijfsvoering. De geïnventariseerde risico’s worden afgezet tegen de beheersmaatregelen die VWS op de risico’s heeft. Een aantal punten vraagt verdere aandacht. VWS werkt aan een nieuw integriteitsbeleid wat begin 2014 breed binnen de organisatie wordt uitgerold.
Overige aspecten van bedrijfsvoering
Beheer en controle Caribisch Nederland
In 2013 is de verantwoording 2011 van het Zorgverzekeringskantoor (ZVK) bij VWS ingediend. De verantwoording was voorzien van een controleverklaring met een oordeelonthouding. Door deze oordeelonthouding kan er geen zekerheid worden gegeven over de rechtmatige uitgaven ZVK 2011. Mede hierdoor wordt de artikeltolerantie bij artikel 4 overschreden.
De verantwoording van het ZVK over 2012 wordt, evenals de verantwoording 2013 van het ZVK, in 2014 verwacht, waardoor het ZVK in de pas gaat lopen met de reguliere P&C-cyclus van VWS.
De verantwoording 2011 van het ZVK met bijbehorende controleverklaring zijn voor VWS aanleiding geweest om het ZVK een plan van aanpak ter verbetering op te laten stellen en te laten uitvoeren. Ook werd een werkgroep door VWS ingesteld die de voortgang van de verbeteringen periodiek monitort. Met het Ministerie van BZK is door VWS en het ZVK samenwerking gezocht om de problematiek rondom de bevolkingsadministratie (op termijn) op te lossen. Dankzij alle geleverde inspanningen door VWS en het ZVK zullen naar verwachting de bevindingen inzake de interne beheersing bij het ZVK in 2014 (grotendeels) zijn opgelost. Zo zullen onder meer de contractadministratie, de inkoopprocedures, de uitvoering van de interne controle en de daarmee gepaard gaande rapportages op orde zijn, en zijn ook de Business Rules operationeel, die geautomatiseerd de rechtmatigheid van de uitgaven toetsen.
VWS en het ZVK zullen in 2014 nog verdere actie ondernemen om de bevindingen, waarbij het ZVK afhankelijk is van derden, zo spoedig mogelijk op te lossen. Zo zal nauw met het Ministerie van BZK en de besturen van de eilanden verder worden samengewerkt om de bevolkingsadministratie op orde te brengen, maar zal ook met de zorgaanbieders overleg worden gevoerd om de verantwoording over de ingekochte zorg aan de daaraan te stellen eisen laten voldoen.
Informatiebeveiliging
Het afgelopen jaar is, mede aan de hand van de bevindingen van de Algemene Rekenkamer, verder geïnvesteerd in het verbeteren van de informatiebeveiliging. Het informatiebeveiligingsbeleid is aangepast aan het Beveiligingsvoorschrift Rijksdienst 2013. VWS heeft een plan van aanpak implementatie Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR) opgesteld. In dit plan is de aanpak voor het implementeren van de BIR op hoofdlijnen beschreven. Het kerndepartement en RIVM willen eind 2014 BIR-compliant zijn. Het Ministerie van VWS werkt daarnaast aan de bevordering en borging van het informatiebeveiligingsbewustzijn door bewustwordingsplannen op te stellen en uit te voeren. Het ministerie heeft alle aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer in 2013 opgevolgd.
Specifieke uitkeringen
De uitkomsten van de single review door de Auditdienst Rijk van de SiSa-bijlage 2012 hebben voor VWS niet geleid tot aanvullende werkzaamheden voor de vaststelling van de specifieke uitkeringen. De definitieve reviewbevindingen zijn begin december opgeleverd, hierdoor is vertraging in de vaststellingen opgestreden. Deze zullen in 2014 plaats vinden.
Betaaltermijnen
De tijdigheid van betalen (binnen 30 dagen na ontvangstdatum) is in 2013 voor 92,3% van de facturen gerealiseerd, waarmee VWS voldoet aan de Rijksbrede norm van 90%. Na een dip in het eerste halfjaar als gevolg van de introductie van Verantwoord Begroten, was de tijdigheid vanaf het tweede halfjaar weer op het oude niveau van 2012. Daarnaast heeft VWS het factuurproces verder geoptimaliseerd, wat de tijdigheid van betalen ten goede komt.
Grote ICT-projecten
In 2013 kende VWS één project met een meerjarenbegroting boven de vijf miljoen euro en een hoog risicoprofiel. Het betreft het project Trekkingsrecht PGB, waarover VWS vóór 1 april 2014 aan de Tweede Kamer zal rapporteren. Daarnaast wordt over het project een CIO-oordeel opgesteld welke verzonden wordt aan de opdrachtgever en de CIO-Rijk. Hierin wordt gekeken naar doelstelling, uitvoering, kosten en risico’s van het project. Ook privacyaspecten komen in dit CIO-oordeel aan bod.
Verslag van de activiteiten van het Audit Committee
Het Audit Committee is vier keer bijeen geweest. Het Besluit Instelling Audit Committee 2009 is aangepast aan de Regeling Audit Comittees 2012 en geactualiseerd op organisatorische wijzigingen. Er is een functieprofiel voor externe leden van het Audit Committee vastgesteld en aan het huishoudelijk reglement toegevoegd. Het secretariaat van het Audit Committee is per 1 januari 2013 overgedragen van de Auditdienst Rijk naar de directie Financieel-Economische Zaken.
De reguliere producten uit de jaarlijkse verantwoording van VWS zijn geagendeerd en besproken. De Normatiek Inkoopbeheer is in het Audit Committee vastgesteld. Periodiek is in het Audit Committee gerapporteerd over de voortgang van de uitvoering van de normatiek subsidiebeheer en de normatiek inkoopbeheer. Het Audit Committee heeft daarnaast over specifieke onderwerpen gesproken zoals het risicomanagement en de voortgang van Compacte Rijksdienst project 17, de interdepartementale samenwerking instellingen subsidies. De periodieke evaluatie van het Audit Committee staat voor begin 2014 geagendeerd.