A. Grote, lopende ICT-projecten

Het Ministerie van OCW kent twee grote, lopende ICT-projecten en een afgerond groot ICT-project: Programma Vernieuwing Studiefinanciering (lopend), Digitale Taken Rijksarchieven (lopend) en Invoeren BRON-HO (afgerond). Jaarlijks rapporteert het ministerie over de grote en hoogrisico projecten conform het daarvoor afgesproken rapportagemodel. Van alle projecten wordt de stand van zaken openbaar gemaakt via het Rijks ICT-dashboard.

Vanwege de ontwikkelingen rond de komst van de wet Studievoorschot hoger onderwijs, is het Programma Vernieuwing Studiefinanciering in 2014 herijkt. Deze herijking was noodzakelijk om in de tijdige invoering van de maatregelen uit de nieuwe wet te kunnen voorzien en tevens de voortgang en het succes van het programma te borgen. Tijdens de behandeling van het studievoorschot is zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer over deze herijking ingelicht. De meerjarige programmakosten waren voor de herijking geraamd op € 107,3 miljoen en de eerste uitkomsten van de herijking wijzen op een stijging van de kosten met circa 20 miljoen. Ook hier zijn de Eerste en Tweede Kamer van op de hoogte gesteld. Tevens is gemeld dat uitkomsten van de herijking definitief zullen worden gemaakt in het proces van de voorjaarsbesluitvorming.

In januari 2014 is bij het Nationaal Archief het programma Digitale Taken Rijksarchieven gestart. Doel van het programma is om een stevige basis te leggen bij het Nationaal Archief voor het borgen van ons cultureel erfgoed en de democratische rechtsstaat in het digitale tijdperk. Binnen het programma wordt een viertal kernproducten opgeleverd: een generieke digitale basis rijksinfrastructuur, een serviceorganisatie die op basis van een inzichtelijk kostprijsmodel technische ondersteuning aan het Nationaal Archief, de Regionaal Historische Centra en andere gebruikers kan leveren, een eerste tranche gedigitaliseerde rijkscollectie en een normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie. De totale kosten van het programma bedragen € 31 miljoen.

In januari 2014 is volgens planning BRON-HO live gegaan. Door BRON-HO is de inschrijving voor studenten in het hoger onderwijs gemakkelijker geworden, koppelen we sneller en beter individuele gegevens terug aan de instellingen én hebben de instellingen veel eerder inzicht in de bekostiging. BRON-HO heeft een bijdrage geleverd aan de ambitie van OCW en DUO om te komen tot modernisering van de informatie-infrastructuur van DUO voor de onderwijsketen om de administratieve lasten bij instellingen substantieel te verminderen. De totale kosten van het project bedragen € 23 miljoen.

Voor alle projecten geldt dat door privacy functionarissen wordt geadviseerd en toegezien op navolging van de wet Bescherming Persoonsgegevens. Ook zijn in de projecten waarborgen ingebracht om risico’s voor de uitvoering te onderkennen. Hiermee worden dergelijke risico’s tijdig in kaart gebracht.

B. Audit Committee

Het Audit Committee heeft in 2014 viermaal vergaderd. Het Audit Committee heeft tot taak het adviseren van het departementale management op ten minste de volgende drie onderdelen:

• • Het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële verslaglegging;

• • De regie op het auditbeleid;

• • Het risicomanagementbeleid en de uitkomsten daarvan.

De Secretaris-Generaal is voorzitter van het Audit Committee. De MT-OCW leden, vier niet-ambtelijke leden, directeur FEZ en directeur Auditdienst Rijk vormen samen het Audit Committee. Er is een open stoel voor de Algemene Rekenkamer en FEZ voert het secretariaat.

Vaste agendapunten zijn:

• • Vergadering maart: Departementaal jaarverslag OCW, Samenvattend auditrapport Auditdienst Rijk;

• • Vergadering mei: Verantwoordingsonderzoek Algemene Rekenkamer, Risicomanagementbeleid, reviewplan OCW;

• • Vergadering oktober: Interim-rapportage Auditdienst Rijk, bevindingen gespreksronde externe leden;

• • Vergadering december: Auditplan Auditdienst Rijk, jaarwerkplan Inspectie van het Onderwijs, Onderwijsverslag en meerjarenplanning Inspectie van het Onderwijs.

Conform de ministeriële regeling «Audit Committees 2012» is in 2014 een zelfevaluatie uitgevoerd. De belangrijkste uitkomsten van de zelfevaluatie zijn:

• • De taakvervulling van het Audit Committee OCW geschiedt conform artikel 1 van de Regeling Audit Committees;

• • Een niet ambtelijk lid wordt benoemd als vice-voorzitter van het Audit Committee;