Financieel beheer

In 2014 was de focus erop gericht om, na de afronding eind 2013 van de reorganisatie van het controlveld, de verbetermaatregelen werkend en de resultaten zichtbaar te krijgen. Hierbij wordt nadrukkelijk gestuurd op risico’s. Stappen zijn gezet om de financiële processen te verbeteren. Ook zijn er diverse maatregelen ingericht in het kader van regie en monitoring. Zo is binnen het Financieel Administratie- en Beheerkantoor (FABK) een dashboard ontwikkeld en wordt steekproefsgewijs een onderbouwing bij de prestatieverklaring opgevraagd. Daarnaast zijn er op diverse niveaus overleggremia waarbij de stand van zaken ten aanzien van het financieel beheer wordt gevolgd.

De migratie naar ERP M&F blijft een risico binnen het financieel beheer. Deze migratie is een complexe en grootschalige verandering, waarbij er sprake is van een wijziging van taken en verantwoordelijkheden en een verandering van de werkwijze als gevolg van de koppeling tussen het materieellogistieke domein en de financiële processen. Deze (gefaseerde) migratie heeft, onder meer door de nog niet gesloten ketens, (negatieve) gevolgen voor de ordelijkheid van het financieel beheer. Dit heeft zich met name geuit op het gebied van:

• – Verschillen in de verplichtingenstanden als gevolg van de wijziging in de manier van vastlegging van geconverteerde contracten. Deze verschillen zijn extra-comptabel ten behoeve van de saldibalans gecorrigeerd.

• – De beschikbaarheid van financiële rapportages met betrekking tot voorschotten en verplichtingen. Door het combineren van een aantal gegevens kon de benodigde informatie alsnog worden opgeleverd. De stuurinformatie ten aanzien van de budgetuitputting op kasbasis is in 2014 wel op orde geweest, evenals de informatie over verplichtingen voor het betaalproces (relateren facturen).

Betaalproces

In 2013 zijn er als gevolg van de reorganisatie omissies geconstateerd bij de verificatie en de dossiervorming in het betaalproces. In 2014 zijn maatregelen genomen deze punten te verbeteren, zoals digitale dossiervorming bij zowel de aanlevering van documenten als de verificatiewerkzaamheden en het steekproefsgewijs opvragen van de onderbouwing bij de prestatieverklaring. De effecten van deze maatregelen zijn in 2014 nog niet voldoende zichtbaar geworden.

Verplichtingenbeheer

Het verplichtingenbeheer was in 2013 verslechterd als gevolg van de grootschalige reorganisatie. In 2014 zijn maatregelen genomen om de vastlegging van de verplichtingen te verbeteren. Deze hebben in 2014 nog beperkt effect gehad. Daarnaast hebben als gevolg van de migratie naar ERP M&F en de gewenning aan de nieuwe werkwijze onjuistheden voorgedaan in de vastlegging van de verplichtingen. Er is een extracomptabele correctie in de jaarrekening nodig geweest om binnen de goedkeuringstolerantie te blijven.

Verbeterprogramma financieel beheer

De maatregelen in 2014 waren vooral gericht op het normaliseren van de financiële processen. Conform het groeipad uit het plan van aanpak Verbeteren Beheer zal het financieel beheer in 2015 structureel verbeterd moeten zijn. Het FABK ondersteunt, door uniformering en concentratie van kennis en kunde, het administratieve proces van de begrotingsuitvoering. Er is hierbij een dashboard op basis van indicatoren ingericht om in de toekomst afwijkingen in de financiële processen tijdig te detecteren en te herstellen. Daarbij gaat het niet alleen om de interne bedrijfsvoering van FABK, maar ook om de procesbewaking. De tijdigheid en kwaliteit van administratieve beheerhandelingen zijn in 2014 verbeterd ten opzichte van 2013. Het aantal vorderingen is afgenomen en de tussenrekeningen zijn tijdig afgedaan. De voortgang van de verbetermaatregelen is periodiek besproken in het Audit Comité.

Inkoopbeheer / Europese aanbestedingsregels

De naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen in 2014 was vergelijkbaar met 2013. In 2014 zijn acht dossiers aangemerkt als aanbestedingsfouten, waarvan zes boven de Europese drempel, met een totale opdrachtwaarde (incl. BTW.) van € 2.970.000. Er zijn geen dossiers aangeboden voor de zogenaamde SG-procedure. De aangetroffen fouten betreffen met name het niet tijdig aanbesteden van raamovereenkomsten waarvan de expiratiedatum eindigt en meervoudig aanbesteden.

Materieel Beheer

Misbruik, oneigenlijk gebruik en frauderisico’s

Risico’s op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) en fraude zijn onder te verdelen naar drie hoofdcategorieën regelingen:

• – Misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidieregelingen (externe fraude).

• – Frauduleus handelen aangaande (vergoedings)regelingen op het personele gebied (interne fraude).

• – Frauduleus handelen bij verwervingsactiviteiten (interne fraude).

Interne fraude is binnen Defensie onder de noemer integriteitsschendingen gebracht. De algemene bepalingen van het integriteitsbeleid van Defensie zijn opgenomen in Aanwijzing SG A/984 (Uitvoering van het integriteitsbeleid Defensie). Defensie is niet betrokken bij onderwerpen uit het rijksbrede actieplan tegen fraude met publieke middelen.

Subsidieregelingen

Bij misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidieregelingen zijn twee algemene risico’s te onderkennen:

• – Een conflict omtrent de doelstelling / aanwending van de subsidie tussen Defensie en de ontvangende partij.

• – Het verstrekken van onjuiste gegevens door de subsidieontvanger teneinde een te hoog bedrag aan subsidie te verkrijgen.

In de Aanwijzing SG A/942 (Voorkoming en bestrijding misbruik en oneigenlijk gebruik) zijn de algemene maatregelen ter beheersing opgenomen, welke in de specifieke regelgeving verder zijn uitgewerkt. Zo bevat de Regeling Defensiesubsidies aanvullende maatregelen op de bepalingen in de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). Belangrijke algemene maatregelen, welke aansluitend bij het Uniform Subsidiekader rijksoverheid (USK) worden gedifferentieerd op basis van het financieel belang betreffen onder andere:

• – Een vijfjaarlijks evaluatieonderzoek van de desbetreffende subsidie.

• – Het indienen van een begroting en samenhangend activiteitenplan bij aanvraag tot toekenning van de subsidie. Deze worden getoetst op overeenstemming met het doel waarvoor de subsidie wordt verstrekt en het bij begroting beschikbare bedrag.

• – Het indienen van een (op basis van een controleprotocol door een accountant gecontroleerd) jaarverslag en activiteitenverslag ten behoeve van de vaststelling van de jaarlijkse subsidie.

In 2014 is begonnen met de ontwikkeling van een standaard aanvraagformulier en standaard beschikkingen, teneinde de (algemene) maatregelen verder te borgen in het subsidieproces. Het completeren van het geheel vindt vervolgens plaats door, conform vereisten, vanuit een risicoanalyse de standaard beschikking en algemene maatregelen verder aan te vullen met specifieke voorwaarden en maatregelen alvorens tot subsidieverlening wordt overgegaan.

Vergoedingsregelingen

Bij vergoedingsregelingen geldt het risico dat de betrokkene op grond van onjuiste gegevens aanspraak maakt op een vergoedingsregeling (valsheid in geschrifte). Hieronder wordt ook het risico verstaan dat betrokkene geen melding doet als het recht op een aanspraak vervalt.

Beheersingsmaatregelen op het gebied van toelagen en vergoedingen zijn zowel toebedeeld aan de leidinggevende als aan het Dienstencentrum HR in de vorm van verbijzonderde interne controles. Bij het gebruik van vergoedingsregelingen dient de dienstleiding declaraties te accorderen. Waar van toepassing dienen daarbij bewijsstukken te worden overlegd. Voorts vinden voor alle mogelijke vergoedingen integrale of steekproefgewijze verbijzonderde controles plaats om te toetsen of vergoedingen rechtmatig zijn aangevraagd of verstrekt. Waar van toepassing worden betaalde vergoedingen teruggevorderd.

Verwerving

Naast frauderisico’s bij specifieke regelingen bestaat een inherent frauderisico bij verwervingsactiviteiten. Belangrijke risico’s zijn:

• – Samenspanning tussen verwerver en leverancier en andere onzakelijke contacten met het bedrijfsleven.

• – Belangenverstrengeling bij de verwerver.

• – Schending van de vertrouwelijkheid van informatie.

In de Aanwijzing SG A/987 (Handboek verwerving Defensie) zijn de procedures en maatregelen opgenomen welke een zorgvuldig verwervingsproces borgen. Belangrijke maatregelen zijn:

• – Gedragsrichtlijnen op het gebied van bevoegdheden, geheimhouding, het melden van nevenwerkzaamheden en zakelijke belangen met een toets op de toelaatbaarheid daarvan, verblijf en vervoer, uitnodigingen en geschenken van het bedrijfsleven.

• – Het uitvoeren van integriteitstoetsen van leveranciers.

• – Het aanbrengen van functiescheiding binnen het verwervingsproces, concurrentiestelling, het vooraf benoemen van selectie- en gunningscriteria, vertrouwelijke behandeling van informatie, eventuele toetsing door een contractencommissie etc. om een zorgvuldig proces te borgen.

Overige maatregelen

Er bestaan verschillende wegen om (mogelijke) integriteitschendingen te melden (Aanwijzing SG A/963, Melden van voorvallen). Voor onderzoeken naar mogelijke integriteitschendingen zijn procedures en kaders opgenomen in de Aanwijzing SG A/989 (Protocol interne onderzoeken Defensie). Bij een vermoeden van het plegen van een strafbaar feit wordt aangifte gedaan. Tenslotte zijn maatregelen rond schadeverhaal bij fraude opgenomen in de Beleidsregel inzake schadeverhaal Defensiepersoneel.

Aandachtspunten Algemene Rekenkamer

Doorlooptijden MIVD

In het Rapport bij het Jaarverslag over 2013 merkte de Algemene Rekenkamer de tijdigheid van afhandeling van aanvragen voor verklaringen van geen bezwaar (VGB’s) niet langer aan als een onvolkomenheid maar als aandachtspunt. In het proces zijn bij de MIVD structurele aanpassingen getroffen, zodat nieuwe achterstanden worden voorkomen. In 2014 is meer dan 90 procent van de aanvragen binnen acht weken afgehandeld, waarmee de norm wederom is gehaald.

VGB Bestuursstaf

Het aandachtspunt rondom de verklaringen van geen bezwaar bij medewerkers van de Bestuurstaf is opgepakt. Er zijn maatregelen genomen om de actualiteit van de veiligheidsmachtigingsniveaus en de tijdigheid van aanvragen voor (herhalings)onderzoeken door de MIVD te borgen. Elk kwartaal vinden controles plaats en wordt gericht actie ondernomen. Ultimo 2014 resteerde een incidenteel geval waar een veiligheidsonderzoek nog in gang moest worden gezet.