Algemeen

Onze opdracht is om uitvoering te geven aan de missie van het Nationaal Archief: het dienen van ieders recht op informatie en geven van inzicht in het verleden van ons land door ons in te zetten voor een sterk archiefbestel en door de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en on site en online te presenteren.

De collectie van het Nationaal Archief bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.

In 2015 heeft het Nationaal Archief het bouwen van de digitale infrastructuur voor zowel interne- als externe gebruikers, voor belangrijk deel afgerond.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze bewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze centra zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een bijdrage ontvangen.

Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 van de Rijksbegroting.

Toelichting:

Baten

De omzet van het moederdepartement over 2015 bedraagt € 42,0 miljoen. In de omzet moederdepartement zijn de 2^e geldstroom projecten van totaal € 24,0 miljoen opgenomen. De ontvangen budgetten voor 2^e geldstroom projecten in 2015 betreffen hoofdzakelijk de programma’s Digitale Taken Rijksarchieven (DTR), Masterplan Archiefdepots, Archief 2020 en Gemeenschappelijk Cultureel erfgoed.

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door een kasschuif voor het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR). De kasschuif is vanwege een gewijzigde fasering in het programma.

De bijdrage van de provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.

De omzet derden betreft de subsidies afkomstig van derde partijen (onder andere EU) zoals het Europese project Apex en digitaliseringsprojecten zoals Metamorfoze. Daarnaast zijn in deze omzet ook de opbrengsten van de overige dienstverlening verantwoord.

De mutatie in de projectgelden betreft het bedrag aan projectgelden dat per saldo wordt overgeheveld naar het volgende boekjaar. Dit wordt met name veroorzaakt door vertragingen in het programma DTR en het project Masterplan Archiefdepots.

Lasten

De apparaatskosten bedragen € 33,2 miljoen en liggen circa € 7,5 miljoen onder de begroting. Dit is het resultaat van vertragingen in het programma DTR en het project Masterplan Archiefdepots. De vertraging in het programma DTR is ontstaan door problemen met de werving van personeel, vertraagde aanbesteding van scanners en op onderdelen een andere fasering van het programma DTR.

Het project Masterplan Archiefdepots is voor de voortgang afhankelijk van het Rijksvastgoedbedrijf. Door de vertragingen is minder personeel in dienst genomen en minder personeel ingehuurd dan gepland. Ook de materiële kosten zijn door de vertragingen achtergebleven op de begroting.

Er zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt.

De afschrijving van de materiele vaste activa bedraagt € 1,2 miljoen en is € 1,2 miljoen lager dan begroot. De oorzaken van dit verschil zijn investeringen die samenhangen met het programma DTR (scanners) en het project Masterplan Archiefdepots (archiefstellingen).

In 2015 hebben als gevolg van afspraken over afvloeiingsregelingen dotaties aan de voorziening plaatsgevonden van € 0,25 miljoen. Daartegenover zijn onttrekkingen aan de voorziening van € 0,18 miljoen verwerkt onder de personele kosten.

Toelichting:

Activa

De balans van het Nationaal Archief vertoont een stijging van de totale activa en passiva vanwege toevoegingen van projectgelden die nog niet zijn uitgegeven.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De liquide middelen zijn per saldo gestegen als gevolg van minder uitgaven aan projecten.

Passiva

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2015 € 1,6 miljoen. Hiermee blijft het eigen vermogen binnen de maximumomvang van 5% van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2015 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2016.

De post «overige directe mutaties» in 2015 heeft betrekking op de afroming vanwege het surplus van het eigen vermogen ultimo 2014 boven de 5% norm kwam. Het afgeroomde bedrag van € 1,9 miljoen is opgenomen als schuld onder de Projectgelden.

De voorzieningen zijn per saldo gestegen met € 0,1 miljoen als gevolg van de toename van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen en de afname van een reorganisatievoorziening. De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft een medewerker die geen recht meer heeft op een uitkering. Het verloop van de voorzieningen is als volgt weer te geven:

In de post «investeringsbijdrage» staan bedragen waartegenover investeringen staan. De belangrijkste mutaties in de investeringsbijdrage betreffen de dotatie vanwege investeringen in activa voor het project DTR en het project Masterplan Archiefdepots.

De vooruit ontvangen projectgelden zijn gestegen met bijna € 9,7 miljoen. De belangrijkste mutaties in de projectgelden betreffen onderbestedingen aan DTR (€ 7,8 miljoen), Masterplan Archiefdepots (€ 1,7 miljoen) en de toevoeging uit het Eigen Vermogen voor de projecten renovatie van de hal van het Nationaal Archief (€ 1,2 miljoen) en migratie van de kantoorautomatisering van ATOS naar SSO-Noord (€ 0,7 miljoen). Daartegenover staan onttrekkingen voor Archief 2020, DWR-Archief, Teruggave Archief Suriname, GCE Landen en Apex (totaal bijna € 2 miljoen).

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Het kasstroomoverzicht over 2015 ziet er als volgt uit:

Toelichting:

Vanaf 2015 wordt conform de Rijksbegrotingsvoorschriften 2016 in het kasstroomoverzicht voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. Hiermee wordt het inzicht in de operationele kasstroom vergroot. De ontvangsten hebben betrekking op bijdrage van het moederdepartement, andere departementen en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De liquide middelen van het Nationaal Archief zijn in 2015 met circa € 8,9 miljoen toegenomen. De oorzaak van deze toename is dat de operationele kasstroom hoger zijn dan begroot door fors lagere uitgaven op projecten dan in de oorspronkelijke begroting vastgesteld.

De investeringskasstroom betreft met name verbouwingen van het depot in het kader van het project Masterplan Archiefdepots en investeringen in ICT ten behoeve van het programma DTR.

De financieringskasstroom is negatief vanwege de aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte van het NA.

Doelmatigheid

Toelichting:

De gemiddeld gewogen kostprijs per km fysiek archief wordt geactualiseerd in april 2016. Over de gemiddeld gewogen kostprijs per Terabyte digitaal archief start de rapportageplicht over 2016. De dienstverlening is nog niet (volledig) in productie (project Digitalisering Rijk bevindt zich nog in de projectfase).

De gemiddeld gewogen uurtarieven worden vanaf 2014 vastgesteld. In 2015 komt het uurtarief lager uit als begroot vanwege het feit dat relatief veel medewerkers van het Nationaal Archief meer direct productieve uren maken dan de norm in de Handleiding Overheidstarieven 2015.