A. Comptabele Rechtmatigheid

Comptabele rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie waarvan de uitkomst in het departementale jaarverslag wordt verantwoord, in overeenstemming is met de begrotingswetten en met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden. Indien de voorwaarden in subsidiebeschikkingen en overeenkomsten een nadere invulling betreffen van de voorwaarden die gesteld zijn in de genoemde wet- en regelgeving en als zodanig zijn benoemd in deze wet- en regelgeving, dan vallen deze voorwaarden onder de definitie van comptabele rechtmatigheid.

In het onderdeel comptabele rechtmatigheid wordt onder meer gerapporteerd over de niet-naleving van voorwaarden in wet- en regelgeving voor zover dit de comptabele rechtmatigheid betreft. Deze voorwaarden kunnen betrekking hebben op verplichtingen of uitgaven/ontvangsten. Het uitgangspunt hierbij is dat een geconstateerde onrechtmatigheid, afhankelijk van de vraag waarop de desbetreffende voorwaarde betrekking heeft aan de verplichting of de uitgaven en ontvangsten wordt toegerekend. Tevens wordt gerapporteerd over gebleken tekortkomingen in de opzet en/of werking van het gevoerde beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Indien sprake is van een toereikend MenO-beleid hoeft dit niet te worden beschreven in dit onderdeel van de bedrijfsvoeringparagraaf.

De Auditdienst Rijk heeft op deel A van deze bedrijfsvoeringsparagraaf een toets op de betrouwbaarheid uitgevoerd. Voor het begrotingsjaar 2015 is voor de volgende artikelen een overschrijding van de artikeltolerantie geconstateerd:

Naast deze rapporteringstoleranties voor uitgaven/ontvangsten en verplichtingen schrijven de Rijksbegrotingsvoorschriften toetsing voor aan de volgende drie rapporteringstoleranties:

• • De rapporteringstolerantie saldibalans is niet overschreden;

• • De rapporteringstolerantie agentschappen is niet overschreden;

• • De rapporteringstolerantie voor de begrotingshoofdstukken zijn niet overschreden.

Toelichting op de overschrijdingen van de rapporteringstoleranties:

Artikel 12

De onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de verplichtingen uit inkooptransacties ad € 430.000 wordt veroorzaakt door dossierverplichtingen voor de leverancierskeuze onder de Europese aanbestedingsdrempel (opdrachten met een waarde > 33K euro tot de Europese aanbestedingsdrempel). In onderdeel 3 van deze bedrijfsvoeringsparagraaf wordt dit onderwerp nader toegelicht. De rapporteringstolerantie op artikelniveau voor artikel 12 is € 419.000. De overschrijding van deze tolerantie is € 11.000. Dit is een overschrijding van 2,6% ten opzichte van de rapporteringstolerantie op artikelniveau.

Artikel 14

Artikel 15

De meest waarschijnlijke fout ad € 546.000 betreft inhuur verantwoord op beleidsartikel € 273.000 en een betaling voor prestaties met betrekking tot een contract dat al anderhalf jaar was afgelopen € 273.000.

De meest waarschijnlijke onzekerheid ad € 546.000 betreft betalingen van facturen waarvoor in onvoldoende mate is vastgesteld dat de betreffende prestaties zijn geleverd.

Artikel 20

De meest waarschijnlijke onzekerheid ad € 205.000 betreft betalingen van facturen waarvoor in onvoldoende mate is vastgesteld dat de betreffende prestaties zijn geleverd.

Artikel 98

De meest waarschijnlijke onzekerheid ad € 12.493.000 betreft betalingen van facturen waarvoor in onvoldoende mate is vastgesteld dat de desbetreffende prestaties zijn geleverd.

Controleverklaring agentschappen

De ADR controleert de samenvattende verantwoordingsstaat inzake de agentschappen als onderdeel van de jaarrekening van het departement als geheel. Op het niveau van de totale verantwoordingsstaat met betrekking tot alle agentschappen is de rapporteringstolerantie niet overschreden. Daarnaast geeft de ADR op verzoek van IenM bij de agentschappen jaarlijks een controleverklaring omtrent de rechtmatigheid en de getrouwheid af bij de interne jaarrekeningen van deze agentschappen. De ADR geeft hierbij niet alleen een oordeel over het getrouw beeld, maar ook over de rechtmatigheid. Over het verslagjaar heeft de ADR overschrijdingen van de controletolerantie vastgesteld bij ILT, KNMI en NEa. Oorzaken hiervan zijn: gebreken in de dossierverplichtingen m.b.t. de keuze van de aanbestedingsprocedure en bij ILT en de NEa noodzakelijke verlengingen van contracten om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen.

B. Totstandkoming van de niet financiële verantwoordingsinformatie (nfi)

De Auditdienst Rijk dringt aan op het intensiveren van de voorlichting over de aanschrijving en daarbij vooral aandacht te besteden aan de verantwoordelijkheid van de budgethouder voor het expliciet vaststellen op welke wijze de betrouwbaarheid van de informatie is gewaarborgd en aan de dossiervorming. Ook het structureel en expliciet terugkoppelen van de bevindingen uit de door IBI en FMC uitgevoerde toetsen aan de verantwoordelijke budgethouder behoeft extra aandacht. Deze adviezen van de ADR worden opgevolgd.

C. Financieel en materieel beheer.

In dit onderdeel wordt de voortgang toegelicht op de onvolkomenheden zoals benoemd door de Algemene Rekenkamer over het jaar 2014.

• Beveiliging ICT systemen kerndepartement

Ten behoeve van de beveiliging van de ICT systemen van de IenM bestuurskern zijn in 2015 kaders en richtlijnen Informatiebeveiliging vastgesteld en geborgd. Voor de zes prioritaire systemen zijn de risicoanalyses in 2015 afgerond en zijn de beheersmaatregelen grotendeels geïmplementeerd. Met betrekking tot naleving van het voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst (VIR) 2007 is over het rapportagejaar een In Control Verklaring (ICV) opgesteld en verzonden aan BZK overeenkomstig de werkdefinities die daartoe rijksbreed zijn afgesproken.

• Beveiliging ICT systemen hoofdwater, hoofdwegen en hoofdvaarwegen

• Regie op externe beheerder van het financiële systeem (SAP)

• Naleving aanbestedingsregels door KNMI

Het KNMI heeft een project «Financieel beheer op orde» ingericht waardoor het management meer grip heeft op het kennisniveau met betrekking tot aanbestedingsregels en prestatieverklaringen. De aanbestedingsregels zijn in 2015 beter nageleefd door KNMI. Het inkoopproces is in 2015 ondersteund door het inkoop-uitvoeringscentrum Integrale Bedrijfsvoering IenM (IBI). Als gevolg van de bevindingen met betrekking tot de juiste procedurekeuze bij 2B diensten en dossierverplichtingen voor de leverancierskeuze bij aanbestedingen van 33.000,– Euro tot de Europese drempel overschrijdt KNMI de controletolerantie van de AuditDienst Rijk.

• Naleving aanbestedingsregels directie OVS

De directie OVS is verantwoordelijk voor artikel 15 «openbaar vervoer» en artikel 16 «spoor». De directie is in het verslagjaar binnen de controletoleranties voor de verplichtingen gebleven.

• Zekerstelling rechtmatigheid eerste klas abonnementen Rijkswaterstaat

Er zijn aanvullende controles uitgevoerd op de toereikendheid van de vastlegging van de 1^e klas reisrechten woon-werkverkeer bij die medewerkers waarbij dat van toepassing is. Op basis hiervan zijn aanvullende acties geïnitieerd op grond waarvan is vastgesteld dat de vereiste vastlegging op orde is.

D. Overige aspecten van de bedrijfsvoering.

In dit onderdeel wordt ingegaan op de voortgang aandachtspunten benoemd door de Algemene Rekenkamer en eventuele procesgebreken voortvloeiend uit de onderdelen A en B of normstelling betalen.

• Contractmanagement bij DBFM61-contracten RWS

Mede door de toename van DBFM infrastructuurprojecten, zowel in aanleg- als in de exploitatiefase, heeft binnen RWS het afgelopen jaar verdere uniformering van contracten en werkwijzen plaatsgevonden. De DBFM projecten vallen onder hetzelfde sturings- en beheerregime als andere projecten. Er zijn vervolgstappen gezet op de inrichting en werkwijze van de contractbeheerorganisatie voor DBFM. In aansluiting op het model Contractbeheersplan voor de DBFM-projecten in de aanlegfase, is dit model doorontwikkeld voor projecten in de exploitatiefase. Bij gebleken tekortkomingen in het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer kunnen kortingen worden opgelegd. Omdat een expliciet afwegingskader hiervoor ontbrak, is er een stramien boetepunten opgesteld. Tevens heeft er een vervolgaudit plaatsgevonden naar de opvolging van de aanbevelingen van de interne audit DBFM die in 2014 is uitgevoerd. Uit deze audit is gebleken dat de acties zijn uitgevoerd en het beoogde effect hebben gesorteerd.

• RWS Inkoopproces inhuur

In afstemming tussen IenM, BZK en ADR over de interpretatie van de Circulaire grensbedragen is medio 2015 geconcludeerd dat enkelvoudig onderhands aanbesteden voor inhuurcontracten (de zogenoemde 2B-diensten) is toegestaan, mits dit wordt gemotiveerd in het inkoopdossier, waarbij de afwegingsaspecten van de Gids Proportionaliteit aan de orde komen. Dit punt is verduidelijkt in de Circulaire Grensbedragen welke per 1 september van kracht is geworden. De interne procedures zijn hierop aangepast, waaronder de Beleidsregels aanbestedingen RWS. Tevens zijn er inventariserende acties en herstelacties uitgevoerd. Deze acties zullen 1e kwartaal 2016 worden geëvalueerd. Mede op basis daarvan zal worden bezien of de procedures en werkinstructies verdergaand moeten worden aangepast. Hierop vooruitlopend worden bij nieuwe inhuurcontracten de verlengingsopties standaard opgenomen en is dit ingeregeld in het inhuurproces met Expertisecentrum Organisatie & Personeel (onderdeel van BZK). Tevens is geconstateerd dat de toegankelijkheid, juistheid en volledigheid van het inkoopdossier nog niet toereikend is. Hierop is in 2016 extra inzet nodig.