Strengere regelgeving aanbesteden
Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet (AW) stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen. Bovendien moeten zij op verzoek van een ondernemer de motivering van die keuze verstrekken. Voor het verantwoordingsjaar 2015 bestond onduidelijkheid over de vraag of en zo ja welke documentatievereisten werden gesteld aan deze keuze.
Voor het verantwoordingsjaar 2015 heeft de Algemene Rekenkamer aangekondigd dat in afwachting van nadere kaders voor het controlejaar 2015 de motivering van de objectieve leverancierskeuze voor alle inkopen tussen de nul en € 33.000,- niet in het rechtmatigheidsoordeel wordt betrokken. Bevindingen op dit punt bij inkopen boven deze grens kunnen leiden tot onzekerheden in de inkoopstroom.
Voor 2016 en volgende jaren wordt een nader kader opgesteld dat kan rekenen op draagvlak bij alle betrokken partijen (regelgevers, kaderstellers, uitvoerders en controleurs).
Koers IenM 2020
Met de Koers 2020 zet IenM in op een organisatie die snel en passend kan reageren op maatschappelijke en politieke onderwerpen. Een organisatie die meer opgavengericht werkt, flexibel is en inspeelt op de eisen die de energieke samenleving stelt. Daarbij hoort een andere manier van leidinggeven. De bedrijfsvoering geeft daarbij op een slimme en efficiënte wijze ondersteuning. IenM sluit aan op het rijksbeleid en concentreert waar mogelijk bedrijfsvoeringstaken rijksbreed. IenM werk ook actief mee aan het ontwikkelen en realiseren van rijksbreed beleid op het terrein van bijvoorbeeld mobiliteit, diversiteit en leren en ontwikkelen.
Koers/taakstelling en uitvoeringsregels
De ambities voortvloeiend uit de koers/taakstellingen vinden plaats binnen strakker aangehaalde bedrijfsvoeringskaders. Dat maakt de vorig jaar gerapporteerde balancering tussen de noodzaak van meer variëteit en flexibiliteit enerzijds en anderzijds de efficiencytaakstelling die dwingt naar standaardiseren en uniformeren en het ontwikkelen van een breder handelingsrepertoire met een kleiner personeelsbestand nog spannender. De intern Rijk afgesproken uitvoeringstoets interne bedrijfsvoeringsregels moet een bijdrage gaan leveren om de doelstellingen van de bedrijfsvoeringskaders te realiseren met regels die minder knellen.
Aanpak personele mobiliteit binnen IenM
Het realiseren van meer flexibele inzet en mobiliteit binnen IenM is een essentieel onderdeel van een toekomstbestendige IenM. Dit is in het belang van de organisatie én van de werknemers. Indien hier niet of onvoldoende aandacht aan wordt besteed levert dit risico’s op voor de wendbaarheid en slagvaardigheid van IenM als werkgever en voor de tevredenheid van medewerkers over hun baan.
IenM heeft deze koers al enige tijd ingezet en hiervoor gebruik gemaakt van bestaande instrumenten zoals onder andere de RKW-cyclus van IenM welke als voorbeeld dient voor de rijksbrede gesprekcyclus. De visie die ik voor IenM heb, is in lijn met de ontwikkelrichting die geschetst is in de Mobiliteitsbrief van de Minister van Wonen en Rijksdienst.
Versterking IV-functie
Het Ministerie van IenM is actief bezig met het versterken van de IV-functie. Het topmanagement volgt de ABD leergang ICT mede om het goede voorbeeld te geven. Ik zie het BIT-toetsproces als onderdeel van het proces van advisering en toetsing van ICT-projecten, vanaf het moment dat een beleidsinitiatief ontstaat met mogelijke toekomstige ICT-implicaties tot het operationeel in werking treden van een informatiesysteem. Het toetsproces draagt bij aan de versterking van de sturing op IV, waarbij de lijnorganisatie de rol van goed opdrachtgever vervult en de CIO zorgt voor «countervailing power».
Versterking Financieel beheer Bestuurskern
IenM zal een project versterking Financieel beheer bestuurskern inrichten met als oogmerk om onrechtmatigheden door een verkeerde artikelbelasting te voorkomen, knelpunten in het financieel beheer te voorkomen en de sturing op het aanpakken van knelpunten te versterken. Bij de artikelbelasting betreft dit de inpassing van de grote projecten in de begroting bij inhuur van personeel. IenM zal de sturing op het aanpakken van knelpunten in de bedrijfsvoering versterken, opdat deze sneller worden opgelost. De monitoring van de aanpak van knelpunten wordt versterkt en de inzet voor het aanjagen van verbetermaatregelen wordt vergroot.
Prorail
In het verslagjaar is gekeken naar de werking van de verschillende rollen binnen het ministerie en is hierin een vervolgslag gemaakt, evenals in de sturing richting ProRail. Deze bestaat uit de inrichting van een overlegstructuur binnen het ministerie met relevante rolhouders; het opzetten van de onafhankelijke financiële functie voor aanleg en BOV spoor waaronder de opbouw van een sterkere decentrale control spoor en is een start gemaakt met de toets van de statuten op publiek belang.
Toezicht zbo’s
In 2015 is het toezichtsmodel op zbo’s van IenM geëvalueerd. Het rapport stelt het ingerichte governancemodel niet ter discussie; wel was de conclusie dat de werking van het model kan worden verbeterd. Bij brief van 17 december 2015 is de Tweede Kamer geïnformeerd hoe het toezicht op zbo’s zal worden verbeterd. Het streven is om de huidige toetsingskaders voor zbo’s in 2016 te concretiseren en actualiseren en overige maatregelen in 2017 ingevoerd te hebben.
Afspraken met OR
Belangrijke onderwerpen in de vergaderingen van de DOR zijn geweest de beleidsnotitie Flexibele inzet en mobiliteit en de verhuizing naar de Rijnstraat. In het afgelopen jaar is met de oprichting van de GOR rijk ook een gremium ontstaan voor medezeggenschap bij onderwerpen die interdepartementaal worden besloten.
Audit committee
In 2015 heeft het audit committee van IenM een zelfevaluatie uitgevoerd. Een belangrijke uitkomst was dat in het audit committee de noodzakelijke onderwerpen op het gebied van financieel beheer worden besproken, maar dat verbreding van de agenda wenselijk is. Daarbij wordt met name gedacht aan strategische onderwerpen op het snijvlak van beleid, uitvoering en bedrijfsvoering. Met deze verbreding is inmiddels een start gemaakt, in combinatie met een uitgebreidere voorbereiding van de agenda.
Rijnstraat 2017
In het verslagjaar is er gewerkt aan de nadere invulling van de Rijnstraat samen met de andere gebruikers. Een voorbeeld daarvan is de beoogde samenwerking met BZ op het terrein van de ICT ondersteuning van de financiële administratie.