Het afgelopen jaar is veel in gang gezet om richting te geven aan de doelstelling en veranderambities van VenJ Verandert. Bij de vaststelling van de begrotingsstaten is uw Kamer over de voortgang tot en met juni 2016 geïnformeerd (Kamerstukken II, 2016–2017, 34 550 VI, nr. 2). Hierbij treft u de tweede voortgangsrapportage VenJ Verandert aan over periode juli 2016 tot en met februari 2017, opgebouwd in drie thema’s: herkenbare strategie, professionele werkwijze en cultuur en processen op orde.

Herkenbare strategie

VenJ wil goed voorbereid en toegerust zijn om ook in de toekomst de vele maatschappelijke opgaven aan te kunnen. In de tweede helft van 2016 zijn daarom belangrijke stappen gezet voor de vorming van een lange termijn visie en strategie. De voorbereiding daarvan vond plaats in het programma Spectrum door middel van gesprekken en debatbijeenkomsten met deskundigen, stakeholders en VenJ-medewerkers. Dit heeft geresulteerd in het formuleren van vijf maatschappelijke uitdagingen waar VenJ de komende jaren voor staat. Deze zijn uitgewerkt in het discussiestuk «Recht en veiligheid in de 21 eeuw», dat in juli 2016 is gepubliceerd als «white paper»:

• • de justice-uitdaging: waar maken dat de rechtsstaat de rechtvaardigheid dient;

• • de governance-uitdaging: de stap zetten van de uitvoering van wettelijke taken naar het in netwerken samen aanpakken van «wicked problems»;

• • de smart-uitdaging: aansluiten op de zelforganiserende samenleving met behulp van moderne technologie;

• • de veerkracht-uitdaging: veerkracht en weerbaarheid organiseren in een instabiele leefwereld;

• • globalisering als uitdaging: het verwezenlijken van de nationale rechtsstaat in een verbonden wereld van wederzijdse afhankelijkheden.

Op basis van dit discussiestuk zijn tussen oktober 2016 en februari 2017 tien dialoogsessies georganiseerd met ruim 150 externe gesprekspartners, werkzaam onder andere in gemeenten, belangenorganisaties, wetenschap, onderwijs en bedrijfsleven. De belangrijkste uitkomsten van deze sessies vormen samen met het discussiestuk de grondslag voor de Strategische agenda, die in het voorjaar van 2017 wordt vastgesteld. De Strategische agenda geeft richting voor de komende jaren en verbindt ook diverse strategie- en visiedocumenten van afzonderlijke organisatie(onderdelen) binnen VenJ. De richting van de kennisontwikkeling en het innovatiebeleid krijgt uitwerking in een afzonderlijke Strategische kennis- en innovatieagenda (SKIA).

Professionele werkwijze en cultuur

VenJ-breed is de dialoog gevoerd over in hoeverre onze huidige werkwijze en werkcultuur past in het licht van het doel en de veranderambities van VenJ Verandert; in kleiner verband binnen afdelingen, in groter verband tijdens VenJ-brede conferenties. De uitkomsten van de dialogen hebben geleid tot meer inzicht in waar we in ons werk succesvol zijn en wat in ons werk verbetering behoeft. Medewerkers hebben initiatief genomen om te experimenteren met andere, vernieuwende manieren van werken; met dat wat nodig is om de kwaliteit van maatschappelijk resultaat te vergroten. Vernieuwende manieren van werken en dilemma’s in het werk zijn VenJ-breed gedeeld. Ook hebben diverse netwerkactiviteiten (o.a. conferenties, interne stages, workshops, lerende netwerken, online community) geleid tot het versterken van het interne (kennis)netwerk en uitwisseling binnen VenJ.

Om leidinggevenden te ondersteunen in hun essentiële rol bij de veranderopgave, is de afgelopen periode invulling gegeven aan een Strategisch ontwikkelprogramma voor 350 leidinggevenden binnen VenJ, dat in het voorjaar 2017 van start gaat.

Processen op orde

De afgelopen periode zijn interne processen bij VenJ verder op orde gebracht.

Versterken begrotingsproces

Om de financiële beheersing en sturing beter te organiseren, worden de rollen van eigenaar en opdrachtgever ten aanzien van taakorganisaties scherper onderscheiden en bij verschillende functionarissen gepositioneerd, conform kabinetsbesluit, en wordt het aantal control-lagen binnen VenJ teruggebracht van drie naar twee. In de tweede helft van 2016 is de implementatie hiervan verder voorbereid, waarbij medewerkers en medezeggenschap zijn betrokken. In december is gekomen tot een Ondernemingsbesluit op basis waarvan concrete organisatorische veranderingen in 2017 gaan plaatsvinden.

Uniform en transparant Wob-beleid

In januari 2017 is VenJ gestart met een nieuwe afhandeling van Wob-verzoeken. Bij de nieuw ingestelde Wob-coördinatiedesk (WCD) wordt de afhandeling van Wob-verzoeken centraal gecoördineerd. De WCD ziet erop toe dat Wob-verzoeken zoveel mogelijk informeel worden afgehandeld en dat de Wob binnen VenJ op een uniforme wijze wordt toegepast. Het resultaat hiervan is dat Wob-verzoekers sneller antwoord krijgen op hun verzoek en dat de werklast als gevolg van de vele Wob-verzoeken bij het departement afneemt. Bij de beoordeling van Wob-verzoeken staat transparantie van het overheidsbeleid centraal: als uitgangspunt geldt het criterium «openbaar, tenzij».

Vernieuwing werkwijze incidenten

In februari 2017 is de evaluatie van de huidige incidentenwerkwijze in concept afgerond. De evaluatie heeft geleid tot een aantal verbeterpunten met aanbevelingen. Daarmee wordt beoogd meer uniformiteit en professionaliteit te creëren bij het voorbereiden op, het omgaan met, en het leren van incidenten. Er is een basisdocument opgesteld aan de hand waarvan kan worden nagelopen of de incidentenwerkwijze op orde is, met aandacht voor onder andere ervaren, getrainde incidentencoördinatoren, samenwerking en informatiedeling. De implementatie van de vernieuwde werkwijze start – na vaststelling – in april 2017.

Verbetering integriteitsstelsel

In 2016 zijn een model Meldprocedure integriteitschendingen, Modelinstructie handelswijze afhandeling integriteitschendingen, Leidraad vertrouwenspersonen en Model klachtenregeling ontwikkeld. Er is nog instemming nodig van de medezeggenschap, voordat deze documenten kunnen worden geïmplementeerd. In september 2016 heeft een eerste VenJ-brede netwerkbijeenkomst van vertrouwenspersonen plaatsgevonden, die voortaan tweejaarlijks gaat plaatsvinden. Doel hiervan is een lerend netwerk te organiseren waarin vertrouwenspersonen kennis, ervaringen, behoeften en best practices met elkaar uitwisselen. Op het bestuursdepartement zijn drie nieuwe vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen aangewezen. Ook is in 2016 bij diverse dienstonderdelen het gesprekmodel «Moreel beraad» in- of voortgezet, aan de hand waarvan medewerkers op gestructureerde wijze met elkaar de dialoog voeren over de morele en integriteitsdilemma’s die zij tegenkomen in het dagelijks werk.

Tot slot

VenJ Verandert is een meerjarig programma, waarin de aansluiting bij de veranderende samenleving wordt versterkt en de werkwijzen en organisatie daarop wordt aangepast. In 2016 is het programma geconcretiseerd en uitgewerkt. Het komend jaar wordt ingezet op het bestendigen en tastbaar maken van de eerste bewegingen. De Verandermonitor die is ontwikkeld om de effecten te meten is onlangs getest. Uw Kamer wordt over de voortgang – conform toezegging – bij de vaststelling van de begrotingsstaten voor het jaar 2018 geïnformeerd.