Misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude
De Minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering met uitzondering van de procesmatige beheersing van de activiteitscyclus bij projecten en programma’s in het kader van ontwikkelingssamenwerking. De Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking besteedt bij medewerkers aandacht aan zowel integriteit van de eigen medewerkers (interne aangelegenheden) als malversaties door derden (externe aangelegenheden) en de maatregelen om deze te voorkomen en te signaleren. De Minister van Buitenlandse Zaken steunt op deze procedures voor de programma’s die onder de ministeriële verantwoordelijkheid vallen van BZ. Voor een nadere toelichting omtrent misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie.
Grote, lopende ICT-projecten
Implementatie SAP en iDiplomatie
Conform planning heeft het ministerie haar twee grote ICT-projecten in 2017 succesvol afgerond: Iris en iDiplomatie. Het project Iris (implementatie nieuw financieel systeem) is binnen tijd en budget afgerond. Het ministerie is overgegaan van Oracle naar SAP, waarbij is aangesloten bij het systeem van IenW. SAP werkt naar behoren. De SAP-gebruikers zijn, na extra ondersteuning, inmiddels goed gewend aan het nieuwe systeem. Om risico’s voor de oplevering van de saldibalans te beheersen, heeft het ministerie per 30 juni 2017 een tussentijdse saldibalans opgesteld, die is gecontroleerd door de ADR. De daaruit voortgekomen aandachtspunten zijn opgevolgd.
Ter borging van de slagingskans van de systeemtechnische jaarovergang heeft BZ begin december de jaarafsluiting in de testomgeving uitgevoerd. Bevindingen uit deze tests zijn in samenwerking met IenW opgelost en hierdoor is de systeemtechnische jaarovergang in januari 2018 succesvol afgerond. Dit is bijna 2 weken sneller dan voorheen in het Piramide, het oude Oracle-systeem.
Voor het project iDiplomatie werd per 1 april 2017 decharge verleend door het SGDG-beraad. Met deze decharge heeft lijnorganisatie de producten van iDiplomatie overgenomen en een verdere voortzetting gegeven aan wereldwijde implementatie van de nieuwe mobiele werkomgeving. Implementatie op het departement had voorrang vanwege de verhuizing naar Rijnstraat 8.
Consulaire dienstverlening
Het ministerie moderniseert de consulaire dienstverlening. De klant krijgt een grotere eigen verantwoordelijkheid in het aanvragen van consulaire producten en diensten. Hij doet dat zelf digitaal of via een van de externe dienstverleners waaraan BZ taken heeft uitbesteed. De klant wordt hierin ondersteund door de informatie die hij via verschillende kanalen kan verkrijgen. Het ministerie monitort actief de kostendekkendheid en realistische prijsstelling van de dienstverlening.
Om voornoemde te realiseren wordt het «frontoffice van de toekomst» (FO 2020) gebouwd. Door te investeren in digitalisering kan de klant beter online worden geholpen, met informatie over reizen, hulp in het buitenland, aanvragen van een reisdocument, een visum of DigID. Daarnaast is er direct (en nabij) contact mogelijk waar nodig en wenselijk: via e-mail en sociale media, via telefoon beantwoordt het 24/7 BZ Contactcenter vragen of schakelt als nodig snel door naar de posten of naar het netwerk van externe dienstverleners.
Ook het backoffice verandert. Het takenpakket wordt tussen nu en medio 2020 stapsgewijs gecentraliseerd op één plek in Den Haag en in het besluitvormingsproces zal intensiever gebruik worden gemaakt van geaggregeerde en gesystematiseerde data die in de vreemdelingenketen en in het postennet beschikbaar is. Het afgelopen jaar werden alle voorbereidingen afgerond. Implementatie is gestart begin 2018.
Het ministerie heeft in 2017 de E-kassa, elektronisch betalen voor consulaire dienstverlening, geïmplementeerd. Hierbij zijn enkele knelpunten opgetreden. Zo werd de beheersing van het ontvangstenproces bemoeilijkt doordat posten moesten wennen aan gewijzigde procedures in combinatie met instabiliteit van de ICT-verbindingen. Gebleken is dat de nieuwe werkwijze strakke monitoring vereist dat de procedures worden gevolgd. De lessen uit deze implementatie neemt BZ mee bij de uitrol van andere applicaties.
Activiteiten Audit Committee
In 2017 hebben vier vergaderingen van het Strategisch Audit Committee en drie vergaderingen van het Operationeel Audit Committee plaatsgevonden. Het Strategisch Audit Committee heeft drie externe leden. Het Audit Committee (AC) adviseert de departementsleiding over onderwerpen zoals de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële vastlegging, regie op het auditbeleid, evaluatiebeleid, risicomanagement en de uitkomsten daarvan. Het Audit Committee heeft in 2017 aanbevelingen gegeven over strategische onderwerpen zoals de BZ Ontwikkelagenda, de ontwikkelingen van het Dutch Good Growth Fund, de uitwerking van de Visie op toezicht en de hervorming van het vastgoedbeleid. Daarnaast is geadviseerd over de opvolging van de bevindingen van de Algemene Rekenkamer en de Auditdienst Rijk (ADR). In 2017 heeft de ADR in opdracht van het ministerie een onderzoek verricht naar de follow up op de interne evaluatie van het AC uit 2014. Het rapport bevestigt dat het AC van BZ goed functioneert en de voorgestelde aanpassingen uit de interne evaluatie van 2014 zijn opgevolgd. De aanbeveling in 2017 om effectiever gebruik te maken van vooroverleg en zo een onderwerp voor het AC scherper af te bakenen is overgenomen. Het advies om de Directeur van de Hoofddirectie Personeel en Organisatie als deelnemer aan het Strategisch Audit Committee toe te voegen is medio 2017 geëffectueerd. De overweging om de rol van het Operationeel Audit Committee te bezien is niet overgenomen. Het Operationeel Audit Committee heeft immers een aanjagende rol en een klankbordfunctie op de departementale bedrijfsvoering.