De geconstateerde fouten en onzekerheden bij Artikel 37 worden grotendeels verklaard door:

• • Een dotatie aan de Asielreserve die niet is gemeld aan de Kamers (€ 85 mln.);

• • Het ontbreken van een controleverklaring met oordeel over de rechtmatigheid bij de verantwoording over 2016 van Vluchtelingen Werk Nederland (€ 12,4 mln.).

Over de staat baten-lastenagentschappen valt met betrekking tot de fouten en onzekerheden het volgende op te merken:

• • De agentschappen Nederlands Forensisch Instituut (NFI), het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) en Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) komen op een hoger percentage uit dan de genormeerde 2%.

• • De agentschappen Dienst Justitiële inrichtingen (DJI) en Dienst Justis (DJ) voldoen aan de norm.

• • De rechtmatigheidsfouten en onzekerheden bij de agentschappen betreffen vooral de fouten en onzekerheden in verband met niet naleven van inkoop en aanbestedingsregels én het niet toereikend vaststellen of leveranciers de afgesproken prestaties hebben geleverd. Een belangrijk deel van de fouten betreft bijzondere casuïstiek. Onder het inkoopbeheer wordt e.e.a. nader toegelicht.

De Algemene Rekenkamer heeft in het Verantwoordingsonderzoek over 2016 het financieel beheer/controlfunctie als een onvolkomenheid aangemerkt. De Algemene Rekenkamer tekende daarbij aan op zich positief te oordelen over de in 2016 reeds ingezette veranderingen en de eerste resultaten daarvan, maar deed tegelijkertijd de aanbeveling om actief aandacht te blijven geven aan samenwerking en transparantie binnen het ministerie en in de ketens.

In de loop van 2017 heeft de herinrichting van de controlfunctie, inclusief de oprichting van een directie Eigenaarsondersteuning, formeel beslag gekregen. De controlstructuur is met deze reorganisatie gewijzigd van drie naar twee lagen, waarbij het voormalige DG-control is ondergebracht bij de directie FEZ. Onder andere de afstand van concerncontroller FEZ tot de taakorganisaties is daarmee verkleind en de informatiepositie verbeterd. Vervolgens is in de praktijk ervaring opgedaan met de gewijzigde werkprocessen en rollen binnen de controlfunctie. Inmiddels kan geconcludeerd worden dat de informatie-uitwisseling tussen de controllagen (binnen VenJ en met het Ministerie van Financiën) aantoonbaar transparanter en meer up to date is, hetgeen de kwaliteit van de (interne) besluitvorming verbetert. Deze verandering heeft tot gevolg dat er sprake is van een meer integraal en bestendig intern begrotingsproces en het meer expliciet in ogenschouw nemen van keteneffecten bij de aanwending van financiële middelen. De gewijzigde vormgeving van de controlfunctie in combinatie met het nieuwe sturingsmodel vergen een zekere tijd om tot volle wasdom te komen in de organisatie. In 2018 zullen de planning- en controlinstrumenten verder worden geoptimaliseerd zodat deze aansluiten bij het nieuwe sturingsmodel.

Om een toekomstbestendige invulling te geven aan de controlfunctie in brede zin is binnen VenJ een visietraject gestart in 2017 dat in het tweede tertaal van 2018 wordt afgerond.

In 2017 was het mogelijk om de functiescheiding in de financiële administratie te doorbreken. Om dit te signaleren is door DFEZ gebruik gemaakt van de tool Proces Mining als pilot bij de jaarafsluiting. Voor de betalingen waarbij niet is voldaan aan de functiescheiding conform de ministeriebrede kaderstelling, heeft een aanvullende controle plaatsgevonden op juistheid en rechtmatigheid. Hierbij is bij de selectie van de posten gebruik gemaakt van een risico georiënteerde benadering. In 2017 zijn geen onrechtmatigheden op het gebied van autorisaties geconstateerd.

Het verplichtingenbeheer zal verder worden verbeterd door een juiste toepassing van de vigerende kaders en voorschriften. Uit interne controle blijkt dat de registratie van verplichtingen nog de nodige tekortkomingen laat zien bijvoorbeeld door het te laat vastleggen van een inkooporder. In 2017 is het inkoop en betaalkader geactualiseerd en geïmplementeerd. In 2018 zal DFEZ de monitoring op dit punt verder verstevigen.

De ministerie-brede kaderstelling voor het gebruik van derdenrekeningen is opgesteld en eind 2017 in gebruik genomen. De werkinstructies zijn opgesteld om de derdenrekeningen te monitoren op juistheid en volledigheid. In 2017 is een deel van de rekeningen geschoond en is de aandacht met name uitgegaan naar het opzetten en uitdragen van de nieuwe kaderstelling. In 2018 zal de analyse van de derdenrekeningen worden opgepakt.

Gezien het vorenstaande ziet de ADR wel verbeteringen maar blijft bij een lichte bevinding omdat de werking nog niet is geborgd.

Het subsidie- en bijdragebeheer is volgens de Algemene Rekenkamer in het Verantwoordingsonderzoek 2016 een onvolkomenheid. De Rekenkamer heeft aanbevolen om de ingezette verbeteringen te continueren en te werken aan een structurele borging van het (toezicht op het) subsidie- en bijdragenbeheer. Vanaf november 2016 tot 1 mei 2017 is door DFEZ voorafgaand toezicht ingesteld voor het subsidiebeheer. Na controle in september 2017 bleek het subsidiebeheer aanleiding te geven om vanaf november 2017 wederom voorafgaand toezicht in te stellen specifiek gericht op de risico-analyses en de volledigheid van de dossiers. In 2017 is een traject ingericht om te onderzoeken hoe het subsidiebeheer structureel beter op orde kan worden gebracht waarbij onder andere nut en noodzaak van het centraliseren van de activiteiten wordt bezien.

Wat het bijdragebeheer betreft zijn voor een deel van de bijdrageontvangende organisaties risicoanalyses opgesteld of geactualiseerd. Aan de uitkomsten van de risicoanalyses wordt nog niet altijd follow up gegeven. De actualisatie van de controleprotocollen is niet in 2017 afgerond. De controleprotocollen vormen de leidraad voor de controle door de externe accountant. Daarnaast zijn de informatieprotocollen en toezichtsarrangementen in 2017 niet geactualiseerd. Het doel is om in 2018 een verbetering in het bijdragebeheer door te voeren door een aantal best practices op te stellen die gebruikt kunnen worden bij de overige protocollen. In 2017 zijn wel stappen gezet in het bijdragebeheer maar de problematiek is nog niet opgelost. Vanwege het meerjarige karakter merkt de ADR in het Auditrapport 2017 het subsidie- en bijdragebeheer aan als een gemiddelde bevinding.

Naast de reeds genoemde tekortkoming in het inkoopbeheer heeft de Algemene Rekenkamer in het Verantwoordingsonderzoek 2016 ook vastgesteld dat de financiële administratie van het NFI verbetering behoeft. De aanbeveling luidde dat toegezien moest worden op een structurele verbetering van het financieel beheer van het NFI.

Het NFI heeft in 2017 een verbeterprogramma bedrijfsvoering opgesteld om de problemen op inkoop- en financieel beheer op te lossen. Dit verbeterplan is medio 2017 ook gedeeld met de ADR en de Algemene Rekenkamer. Het NFI is in 2017 gestart met het oplossen van de problemen zoals in het plan van aanpak is vastgelegd. Het inkoopbeheer is in 2017 verbeterd door aanpassing van de processen en aanscherping van het inkoopbeheer. Dit zal in 2018 moeten resulteren in een verdere daling van de onrechtmatige inkopen. In het laatste tertaal is omzet derden opgepakt wat tot verbetering heeft geleid. Daarnaast is samenwerking met DJI op het gebied van de financiële administratie gestart.

In het Auditrapport 2017 constateert de ADR dat het personeelsbeheer in 2017 ten opzichte van 2016 niet is verbeterd en dat meer fouten (dan in 2016) zijn vastgesteld. Daarom handhaaft de ADR de lichte bevinding op het Personeelsbeheer.

Uit de controles blijkt dat niet alle personeelsdossiers de verplichte documenten bevatten. In 2017 is gestart met het controleren en het op orde brengen van de personeelsdossiers op de aanwezigheid van de verplichte documenten.

In 2017 is de tweedelijns controlfunctie op personeelsbeheer verder ontwikkeld. Er wordt geconstateerd dat de eerstelijns controle onvoldoende is uitgevoerd en dat de uitvoering in 2018 ter hand wordt genomen.