Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Met ingang van 25 mei 2018 dient het ministerie-breed voldaan te worden aan de vereisten vermeld in de AVG. Met het oog hierop is een VenJ-brede aanpak gestart met een centrale coördinerende en faciliterende rol vanuit het bestuursdepartement. Het hiervoor opgerichte AVG@VenJ-team werkt samen met de privacy officers van de VenJ-onderdelen langs drie sporen: verzameling («toolkit») van best practices en handreikingen, kennissessies en de Vliegende Brigade die praktische hulp op locatie biedt. Er ligt voor de dienstonderdelen een grote uitdaging om op 25 mei 2018 in control te zijn dat wil zeggen dat zij reeds werkzaamheden hebben uitgevoerd en ook weten wat zij nog moeten doen om te voldoen aan de AVG.
Uitbreiding SBR en visie bedrijfsvoering
De taakorganisaties van VenJ zijn deelnemer geworden van de Strategische Bedrijfsvoerings Raad van VenJ. Door dit beraad zijn de gemeenschappelijke ambities voor de bedrijfsvoering uitgewerkt, ook is er een ontwikkelagenda opgesteld gericht op kwaliteit, benutten van het collectief en versterken van de governance van de bedrijfsvoering.
Bundeling Financiële Administraties
In 2017 is het programma Bundeling Financiële Administraties van start gegaan. Het hoofddoel van de bundeling is de verbetering van de kwaliteit van de financiële administraties van VenJ. Aanleiding voor het programma lag onder meer in het groeiende besef van de kwetsbaarheid van de huidige financiële administraties, de snelle ICT ontwikkelingen zoals E facturatie en de voortschrijdende kwaliteitseisen die aan de financiële administraties moeten worden gesteld. Het programma bundelt de financiële administraties van de organisaties die vallen onder de jaarrekening van het ministerie in twee shared services: een SSC voor de BLS-administraties en een SSC voor de GVKA-administraties. Eind 2017 zijn de contouren van deze herpositionering bepaald inclusief de aanpak van de personele consequenties. Op basis hiervan is in 2018 de focus gericht op de uitwerking van een plan voor de verdere implementatie. Stapsgewijs zullen dienstonderdelen overgaan.
Vpb-plicht
Per 1 januari 2016 is voor de overheid in bepaalde gevallen een vennootschapsbelastingplicht (Vpb-plicht) ontstaan. Deze moet een fiscaal gelijk speelveld realiseren tussen overheid en private ondernemingen. Het ministerie heeft de mogelijk Vpb-plichtige activiteiten voor 2016 in beeld gebracht en onderzocht. Het ministerie staat op het punt om uitvraag te doen naar activiteiten die in 2017 en 2018 mogelijk Vpb-plichtig zijn. Om het proces te stroomlijnen, heeft het ministerie een procesbeschrijving opgesteld met uitleg, schema’s voor het inventariseren en het doen van aangifte. Met voornoemde uitvraag en procesbeschrijving heeft VenJ haar organisatie voorbereid om aan de Vpb-plicht te voldoen. Het financiële risico is overigens zeer beperkt voor het ministerie
Doorontwikkeling risicomanagement
Mede in lijn van het advies van de ADR om een brede visie op risicomanagement te ontwikkeling en in te bedden in de organisatie is in 2017 gestart met een doorontwikkeling van het bestaande risicomanagement. Met een programmatische aanpak langs drie sporen (awareness, kennis en kunde, gemeenschappelijke taal en raamwerk) zal risicomanagement verder worden verstevigd.
Betaalgedrag
VenJ-breed wordt 95,9% van de facturen in 2017 op tijd betaald. De nieuwe inkoop- en betaalkaders zijn vastgesteld en gelden vanaf 1 oktober 2017. De rapportage betaalgedrag is ook aangepast naar aanleiding van de e-facturatie. Voor 2017 is net als in 2016 een significante afwijking geconstateerd in de betaaltermijnen gemeten op scandatum en op factuurdatum. De oorzaak ligt voor een groot deel aan de wijze van factureren door de leverancier, waardoor facturen veel later worden ontvangen dan op grond van de factuurdatum mag worden verwacht. Voorbeelden hiervan zijn: het inschakelen van een intermediair (factoring) en onjuiste adressering. Om verdere verbetering te verkrijgen in de factuurafhandeling en betaaltermijnen wordt het elektronisch facturen door leveranciers verder gestimuleerd, waardoor het verschil tussen scandatum en factuurdatum visueel wordt gemaakt.
E-facturatie
Al enkele jaren bestaat voor leveranciers van de Rijksoverheid de mogelijkheid om facturen elektronisch te verzenden naar de rijksoverheid. Vanaf 1 januari 2017 is dit verplicht voor alle nieuw afgesloten inkoopovereenkomsten met het Rijk. Eind 2017 is 9% van alle ontvangen facturen digitaal ontvangen bij de crediteuren administratie. Naar verwachting zal dit percentage snel stijgen door het e-factuur-proof te maken van de leveranciers door VenJ.