Paragraaf 1. – Uitzonderingsparagraaf
1. Rechtmatigheid
In 2018 is uitsluitend betaald na levering van een product of dienst. Voor alle leveringen die groter zijn dan € 5.000,00 excl. BTW worden er meerdere offertes aangevraagd en wordt in ieder geval een opdrachtbrief gemaakt, waarin bij derden (niet zijnde onderdelen van de Staat der Nederlanden) wordt verwezen naar de ARVODI 2018 (zie www.rijksoverheid.nl). Bovendien wordt bij bedragen groter dan € 5.000,00 excl. btw de verplichting aangemaakt. Alle facturen worden eerst gecontroleerd en getekend door de financieel medewerker, daarna door het Hoofd van betreffende afdeling. Facturen met een bedrag groter dan € 1.500,00 incl. btw worden ook nog door de Griffier getekend, voordat deze facturen betaald kunnen worden.
Catering en Internet – diensten zijn aanbesteed, resp. nationaal meervoudig onderhands en niet-openbaar Europees.
De salarisadministratie via Centric heeft een ISAE-3402 verklaring.
Prestatie-indicator: rechtmatig financieel beheer.
Streefniveau 2018: een goedkeurende controleverklaring.
2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
Doorontwikkeling van de ondersteuning aan leden en commissies.
Het betreft hier de doorontwikkeling van de kerntaak van de ambtelijke organisatie: het leveren van een effectieve en optimale ondersteuning aan haar leden en commissies op velerlei gebied: inhoudelijk, organisatorisch en publicitair. Hier vormt het «werkplan 2017 en 2018» de basis, alsmede de «tijdelijke commissie werkwijze».
Prestatie-indicator: tevredenheid van de leden over het geheel van de dienstverlening.
Streefniveau 2018: kwalificatie «goed».
3. Financieel en materieelbeheer
Er wordt gewerkt met het financieel systeem «Oracle». Alle documenten, van zowel P&O, Salaris als Financiën en Inkoop worden beoordeeld vanuit minstens het vier-ogenprincipe. Dit om fraude en omissies te voorkomen.
Prestatie-indicator: ordentelijk financieel en materieel beheer.
Streefniveau 2018: een goedkeurende controleverklaring.
4. Overige aspecten van bedrijfsvoering
Administratie
Er is een beschrijving van de AO op financieel administratief terrein, waaronder valt de financiële-, de salaris- en de personeelsadministratie. In 2018 is dit verder uitgebouwd in Visio.
De Managementrapportage is in samenhang met het financiële systeem «Oracle».
De contracten worden beheerd door de financiële administratie en bijgehouden in een apart Excel bestand.
De Werkkostenregeling (WKR) is ingevoerd per 1 januari 2013.
Overig
Het betaalgedrag is zodanig, dat in 2018 minstens 95% van de facturen binnen 30 dagen is betaald.
Er is een inventarisatie aanwezig van alle in het gebouw zijnde Kunst, Schilderijen, etc. de Keuken inventaris, TV’s, ICT Hardware met procesverbalen, Meubiliair en Apparatuur voor live uitzenden.
De abonnementen van Leden en ambtenaren worden bijgehouden door de afdeling Inhoudelijke Ondersteuning, specifiek het CIP. Dit zal blijvend worden geactualiseerd.
Streefniveau punt 4 2018: kwalificatie «goed».