Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage
1. Rechtmatigheid
Vanuit de bij BZK bekende informatie zijn er geen fouten en onzekerheden op de artikelen van hoofdstuk IIB Overige Hoge Colleges van Staat en kabinetten die gerapporteerd moeten worden.
In 2018 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden.
2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
Gegevens over naturalisatieverzoeken, reisdocumenten, visa en optieverzoeken worden ontleend aan de wettelijke registratie, tezamen met de verplichting tot archiveren van de bijbehorende documenten. Voornoemde registraties worden ondersteund door geautomatiseerde gegevensbestanden (zoals RAAS en NVIS). Voorts worden gegevens voor de andere categorieën ontleend aan het Document Management System, waarin alle inkomende en uitgaande stukken waarop een archiveringsverplichting ligt worden geregistreerd.
3. Financieel en materieelbeheer
Het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid en wordt zo doelmatig mogelijk ingericht. In 2018 zijn belangrijke stappen gezet voor de integratie van de consulaire kas binnen het gehanteerde financiële administratiesysteem. Door betere controleerbaarheid en het verkorten van processen wordt een verdere verbetering van het beheer van deze gelden beoogd en wordt de kans op onjuistheden nog verder verkleind. In het geval deze zich toch voordoen kunnen zij sneller en eenvoudiger geconstateerd en gecorrigeerd worden.
In 2018 is verder gewerkt aan de verbetering van zowel de beveiliging als de bedrijfshulpverlening bij het Kabinet. Er is eind 2018 geïnvesteerd in de verbetering en het upgraden van het bestaande beveiligings- en camerasysteem van het Kabinet.
Op het gebied van bedrijfshulpverlening zijn o.a. 3 AED-apparaten aangeschaft, waarvan 1 voor de dienstauto van de Gouverneur.
4. Overige aspecten van bedrijfsvoering
Organisatie
In 2018 heeft het Kabinet te kampen gehad met langdurige arbeidsongeschiktheid van één van haar medewerkers. Gezien het belang van de functie, de onzekerheid betreffende de duur van de arbeidsongeschiktheid en de personele omvang van het Kabinet, is in het eerste kwartaal besloten tot inhuur van een tijdelijke medewerker. Gedurende het jaar is echter – na onderzoek door de bedrijfsarts – gebleken dat re-integratie onmogelijk is. Eind 2018 zijn de eerste stappen gezet om te komen tot beëindiging van de arbeidsrelatie.
Per eind maart is de detachering van de voormalige directeur beëindigd en per 1 april is een nieuwe directeur aangetreden. De plaatsvervangend directeur is per september vertrokken naar Nederland en de nieuwe plaatsvervangend directeur is per half augustus aangetreden.
Medio juli is de uitgezonden senior consulair medewerker teruggekeerd naar Nederland en zijn haar werkzaamheden belegd bij de andere medewerkers van de consulaire afdeling.
In 2018 is geconstateerd dat de behoefte aan een Hoofd Bedrijfsvoering voor het Kabinet groot is. Eind 2018 is daarom de sollicitatieprocedure gestart teneinde te komen tot invulling van die functie medio 2019. De aanstelling van een Hoofd Bedrijfsvoering zal bijdragen aan de verdere verbetering en optimalisering van de bedrijfsvoering binnen het Kabinet.
Huisvesting
Geringe en ad-hoc onderhoudswerkzaamheden aan het Kabinet van de Gouverneur zijn uitgevoerd. In 2018 zijn stappen gezet richting groot onderhoud c.q. verbouwing van het Kabinet.
De verschillende scenario’s, waaronder een eventuele toekomstige verhuizing, worden in 2019 verder onderzocht en uitgewerkt.
De (her)inrichting van de bovenverdieping van het Cas Ceremonial di Gobernador heeft door verschillende omstandigheden niet kunnen plaatsvinden in 2018 en zal worden uitgevoerd in 2019.
De Gouverneur is medio november 2018 verhuisd naar zijn eigen woning die hij had verlaten en verhuurd toen hij een aantal jaren geleden naar Den Haag vertrok om daar de functie van Gevolmachtigde Minister te bekleden. De laatste werkzaamheden ten behoeve van de beveiliging van zijn woning – op advies van de veiligheidsdienst – worden thans uitgevoerd.
Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsonderwerpen
Er zijn geen bijzonderheden te melden.