M&O- risico's en ontwikkelingen betreffende het M&O-beleid
BZK heeft ter voorkoming van Misbruik & Oneigenlijk (M&O) gebruik van subsidies een M&O-beleid vastgesteld en geïmplementeerd. BZK werkt volgens dit M&O-beleid en houdt het departementale M&O-register bij. BZK toetst bij subsidieverstrekkingen volgens een risicogerichte benadering. Het M&O-register wordt geraadpleegd bij alle nieuwe subsidieaanvragen, met het oog op de vraag of betrokkene is geregistreerd wegens (vermoedens van) misbruik of oneigenlijk gebruik van subsidie.
M&O-registers worden per organisatie bijgehouden. Rijksdienst Voor Ondernemend Nederland (RVO) voert een aantal subsidieregelingen uit voor BZK en houdt een eigen M&O-register bij. RVO levert periodiek rapportages over M&O-meldingen aan BZK.
Om de informatie-uitwisseling tussen departementen te verbeteren, wordt een centrale verwijsindex ontwikkeld. Een index, in beheer bij RVO, waar departementale informatie over misbruik en fraude wordt vermeld. Het doel ervan is informatie uitwisselen tussen departementen, met inachtneming van relevante privacywetgeving.
Grote lopende ICT-projecten
Het Ministerie van BZK rapporteert over alle projecten met een ICT component groter dan € 5 mln. op het rijksictdashboard.nl. Op basis hiervan rapporteert het ministerie over deze projecten aan de Tweede Kamer middels de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. De CIO-BZK monitort deze projecten conform de afspraken in het CIO-stelsel. Conform het «Handboek Portfoliomanagement Rijk voor projecten met een ICT-component van ten minste € 5 miljoen» wordt onder meer getoetst of een goede invulling gegeven wordt aan eisen zoals deze voortkomen uit regelgeving rondom privacy en beheermaatregelen. Indien daar in een project aanleiding voor is, worden gerichte aanwijzingen voor verbetering gegeven.
Gebruik open standaarden en open source software
Het Ministerie van BZK heeft in 2018 gehandeld conform artikel 3, eerste lid van de «Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten». Er zijn in de regel geen nieuwe ICT-diensten of -producten aangeschaft waarbij is afgeweken van de open standaarden op de «pas toe of leg uit»-lijst van het Forum Standaardisatie. Jaarlijks publiceert Logius in zijn online jaaroverzicht een overzicht van de toepassing van open standaarden binnen de Logius-producten met eventuele afwijkingen en toelichting.
Betaalgedrag
Het streefcijfer voor tijdig betalen is 95 procent van alle facturen binnen 30 dagen na datum van ontvangst van de factuur. Over 2018 bedraagt het percentage tijdig betaalde facturen van het BZK-kerndepartement inclusief AIVD 96,4%. In aanvulling op voorgaande jaren wordt het betaalgedrag van de SSO’s en agentschappen ook gepresenteerd:
| SSC-ICT | 92,0% |
| UBR | 88,0% |
| FMH | 96,0% |
| P-direkt | 98,6% |
| RVB | 85,3% |
| Logius | 95,2% |
| DHC | 95,2% |
| RvIG | 96,3% |
Het Rijksvastgoedbedrijf voldoet met 85,3% niet aan de Rijksbrede streefwaarde om 95% van de facturen binnen 30 dagen te betalen. Dit is met name het gevolg van de hiervoor beschreven overgang van SAP DVD naar Oracle per 1 januari 2018. Na de migratie was er sprake van een oplopend aantal inkoopfacturen zonder inkoopordernummer, waardoor deze niet konden worden afgehandeld. Deze facturen zijn alsnog voorzien van inkoopordernummers en verwerkt.
Ook UBR heeft de streefwaarde met een uiteindelijke realisatie van 88% niet gehaald. Het betaalgedrag van UBR wordt door Bv&F gemeten op basis van de gegevens in de bronsystemen. Hierbij is geconstateerd dat registratie van dispuutfacturen nog steeds verbeterd kan worden en dat bevoegde personen sneller de facturen kunnen goedkeuren. Met name het sneller goedkeuren van facturen heeft een positief effect op de betaalsnelheid. Vervanging van de bestelapplicatie met invulling van automatische matching is voorzien voor 1-1-2020. Door verbetering van doorlooptijden, automatisering van factuurcontrole en geautomatiseerde routing, verbetert het financieel beheer en daarmee ook de streefwaarde betaalsnelheid.
Het SSC-ICT voldoet met 92% ook niet aan de Rijksbrede streefwaarde. Voor het niet behalen van deze streefwaarde zijn veelal interne oorzaken verantwoordelijk. Zo wordt niet altijd tijdig de prestatieverklaring gegeven, waardoor het proces van ontvangst van de factuur tot aan de betaalbaarstelling vertraging oploopt. SSC-ICT zal in 2019 de afspraken over aanwezigheid van voldoende capaciteit ten behoeve van het afgeven van prestatieverklaringen nader onder de aandacht van het management brengen en strakker monitoren.
Audit Committee
Het Audit Committee (AC) van BZK is in 2018 vier maal bijeen gekomen. Het AC heeft drie externe leden, waarvan één tevens de voorzitter is. Er is meerdere malen gesproken over de voortgang op de onvolkomenheden toegekend door de Algemene Rekenkamer, de bevindingen van de ADR, de herijking van de P&C-cyclus en de herindeling van het ministerie als gevolg van het regeerakkoord. Op verzoek van het AC zal in 2019 de scope worden verbreed naar vraagstukken die op stelselniveau spelen waarbij ook aandacht moet blijven bestaan voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering. In 2019 zal het AC, conform de regeling audit committees van het rijk, geëvalueerd worden.
Departementale checks and balances
Om de interne organisatie en de kwaliteit van subsidie-instrumenten te bewaken en te verbeteren, heeft BZK vormen van checks and balances ingevoerd. Het Ministerie van BZK voert de volgende checks and balances uit:
-
• Beleidsdirecties werken met een procesbeschrijving volgens de subsidieregelgeving met een stappenplan. Verder zijn er diverse hulpmiddelen beschikbaar, zoals modelbeschikkingen en checklists.
-
• Beleidsdirecties krijgen decentrale financiële ondersteuning van de DG-bureaus.
-
• Subsidies werden in 2018 ter toetsing (ex ante check) voorgelegd aan de Expertise Commissie Subsidies (ECS) bij FEZ. ECS heeft daarin een adviserende rol en geeft voorlichting ter kennisdeling. ECS zal in 2019 geëvalueerd worden.
-
• Het Uniform Subsidie Kader (USK) vormt voor het subsidiebeleid het uitgangspunt. Het USK is gebaseerd op een aantal uitgangspunten, namelijk: proportionaliteit, sturing op prestaties en hoofdlijnen, uniformering en vereenvoudiging, en verantwoord vertrouwen.
-
• Het Ministerie van BZK hanteert naast het USK het Raamwerk Uitvoering Subsidies (RUS), waarin de subsidies(regelingen) worden gecategoriseerd in uitvoeringsvarianten.
Normenkader financieel beheer
Er zijn geen ontwikkelingen met betrekking op het normenkader te melden.