2.1 Misbruik en oneigenlijk gebruik
In 2018 is verdere voortgang geboekt in het interdepartementale traject om, in aanvulling op de departementale M&O-registratie betreffende subsidies, te voorzien in een centrale verwijsindex. Deze index is opgesteld conform de Algemene verordening gegevensbescherming. Binnen Defensie is het al aanwezige M&O-register verder geoperationaliseerd en nader uitgewerkt. Dit heeft tot doel te blijven voorzien in informatie die bijdraagt aan goede risicoafwegingen bij de afhandeling van nieuwe subsidie aanvragen. Dit register sluit aan bij de vereisten vanuit de interdepartementale verwijsindex die per 1 mei 2019 actief zal worden. Daarbij moet worden opgemerkt dat Defensie een stabiele specifieke subsidieportefeuille kent en de bijdrage en uitvraag bij de centrale verwijzingsindex minimaal zal zijn.
2.2 Grote lopende IT projecten
Defensie rapporteert de projecten met een IT-component groter dan € 5 miljoen op het Rijks ICT-dashboard. De Tweede Kamer wordt over IT-projecten ten behoeve van wapensystemen geïnformeerd volgens het Defensie Materieel Proces (DMP) en in het Materieel Projecten Overzicht (MPO). Nieuwe projecten met een IT-component van meer dan € 5 miljoen worden eveneens aangeboden aan het Bureau IT-toetsing (BIT) voor een zogenaamde BIT-toets. In de projectplannen wordt informatie opgenomen over de vraag of er bij het project sprake is van het opnemen van privacygevoelige gegevens of van het koppelen of verrijken van data. Indien er sprake was van persoonsgegevens is een privacy impact assessment door middel van het PIA-toetsmodel Rijksdienst toegepast. De uitkomsten hiervan zijn in het projectplan beschreven.
In 2018 heeft Defensie met het programma GrIT een tweede BIT-toets doorlopen. Ook heeft Defensie gezamenlijk met het Ministerie van I&W een BIT-toets doorlopen met het project ter ontwikkeling en invoering van het nieuwe luchtverkeersleidingssysteem iTEC-based Centre Automation System. Deze BIT-toetsen zijn in 2018 bekend gesteld aan de Tweede Kamer. Ook heeft Defensie een BIT-toets doorlopen met het project Maritiem Operatiecentrum (MOC) Kustwacht, de uitkomst van deze toets is begin 2019 aan de Tweede Kamer bekend gesteld.
2.3 Betaalgedrag
Defensie heeft over 2018 87,6 procent van de facturen tijdig betaald en dat is lager dan de streefnorm van 95 procent. Het percentage over 2018 is een verslechtering ten opzichte van 2017, toen was het percentage tijdig betaald 94,2 procent. De belangrijkste oorzaak voor de verslechtering van het percentage tijdig betaald is de verhuizing van de betaalorganisatie van Eygelshoven naar Utrecht in combinatie met de afbouw van tijdelijke capaciteit. Als gevolg hiervan zijn veel vacatures ontstaan, waardoor de werkvoorraad is opgelopen. Inmiddels zijn de meeste vacatures weer gevuld en heeft de werkvoorraad weer het normale niveau bereikt.
2.4 Audit Comité
Het Audit Comité is het adviesorgaan van de SG met betrekking tot audit- en bedrijfsvoeringsaangelegenheden. Het Audit Comité Defensie is in 2018 zeven keer bij elkaar gekomen. De voornaamste agendapunten betroffen de organisatie van fysieke en sociale veiligheid binnen Defensie, de (versnelling van de) transitie van de organisatie inclusief gedrag en cultuur, de auditplanning en de aanpak van de aandachtspunten die door de ADR en AR zijn geconstateerd. Er zijn ook themasessies georganiseerd over het dodelijke ongeval in Mali, strategisch risicomanagement en de munitieketen.
In 2018 is één van de drie externe leden vrijwillig teruggetreden in verband met het aanvaarden van een andere functie. Hiervoor is een nieuw extern lid aangetrokken. Van een ander extern lid is aan het einde van het jaar afscheid genomen als gevolg van het bereiken van het einde van de zittingstermijn. Er is gestart met het zoeken naar een geschikte opvolger.
2.5 Departementale Checks and Balances
Om de inzet van het instrument subsidie te bewaken en te verbeteren vindt er, conform de regeling Defensiesubsidies, een inhoudelijke beoordeling van aanvragen plaats door de beleidsdirecties. Uniformiteit binnen de totale subsidie portefeuille van Defensie en aansluiting bij wet- en regelgeving, waaronder het Uniform Subsidiekader (USK), vormen hierbij tevens te toetsen elementen. Dit leidt jaarlijks tot een afgestemde (nieuwe of geactualiseerde) risicoanalyse inclusief specifieke beheersmaatregelen die de basis vormt voor het al dan niet positief adviseren aan de beschikkende autoriteit. Defensie verleent in beginsel 1-jarige subsidies waardoor de actualiteit van de risicoanalyse en de specifieke beheersmaatregelen is gewaarborgd. Ook is er sprake van een toets op doelmatigheid en rechtmatigheid door de verantwoordelijke control organisatie. Daarnaast vindt voorafgaand toezicht plaats door de control organisatie en is sprake van bekrachtiging door de beschikkende autoriteit. Subsidies binnen het 2e en 3e arrangement van het USK worden in beginsel in voorschot verleend.
Beleidsdirecties beschikken over standaard formulieren ten behoeve van aanvragen, risicoanalyse en modelbeschikkingen. Hiermee wordt beoogd de aansluiting bij wet- en regelgeving alsmede uniformiteit binnen Defensie te bevorderen. Ook wordt binnen de subsidie-portefeuille nadrukkelijk toegezien op naleving van de verplichte vijfjaarlijkse evaluatie. Conform Awb art. 4.24 is in 2018 één Defensiesubsidie onderworpen aan de verplichte vijfjaarlijkse evaluatie. Onderwerp van onderzoek was de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie, de doelmatigheid en de vraag of subsidie het juiste instrument bleek om het Defensiebeleid uit te voeren. Geconcludeerd is dat financiering middels een subsidie niet het meest doeltreffende instrument is. De ondersteuning van het beleidsdoel is derhalve voortgezet in gewijzigde vorm middels een dienstverleningsovereenkomst.