Bedrijfvoeringsparagraaf Raad van State

De Raad van State besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan het primair proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. De Raad beschikt over een planning en controlcyclus, die voorziet in momenten waarop (financiële) managementinformatie wordt beoordeeld.

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

In 2019 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Misbruik en oneigenlijk gebruik

De Raad van State heeft geen regelingen die vallen binnen het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Grote lopende ICT-projecten

De Raad van State is geen ministerie en valt derhalve niet onder de rapportageplicht voor grote ICT-projecten.

Gebruik open standaarden en open source software

In 2019 zijn geen nieuwe projecten gestart die hieronder vallen, vandaar niet van toepassing.

Betaalgedrag

In 2019 wordt gemiddeld 99,0% van de facturen binnen dertig dagen betaald.

Audit Committees

Dit punt is niet van toepassing aangezien de Raad van State geen Audit Committee kent.

Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

In 2019 zijn voorbereidingen getroffen voor de aansluiting van de Raad van State per 1 januari 2020 bij de dienstverlening van het samenwerkingsverband P-direkt.

In 2020 zal aandacht worden gegeven aan de verbetering van het vastleggen van bewijsstukken van door externe leveranciers geleverde prestaties. Een effectieve primaire registratie in het financiële pakket zorgt voor een doelmatige en aantoonbare controle van de rechtmatigheid. In 2020 zal eveneens de juiste, tijdige en volledige registratie van verplichtingen en vorderingen een punt van aandacht blijven.

De inkopen verlopen conform de voorgeschreven procedures. De vastlegging van documenten en controles die de verantwoording over de rechtmatigheid kunnen aantonen zal in 2020 verbeterd worden.

Bedrijfsvoeringsparagraaf Algemene Rekenkamer

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

De Algemene Rekenkamer besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. De Algemene Rekenkamer beschikt over een planning- en control cyclus, die voorziet in momenten waarop (financiële) managementinformatie wordt beoordeeld. In deze paragraaf worden opvallende zaken in de bedrijfsvoering toegelicht.

Rechtmatigheid

In 2019 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. De financiële overzichten geven een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Verbeterplan Financieel Beheer

De extern ingehuurde openbare accountant heeft over 2018 een aantal verbeterpunten geconstateerd op het gebied van het financieel beheer. Daarom is in 2019 door middel van een verbeterplan financieel beheer gewerkt aan het verbeteren van het financiële beheer en de bedrijfsvoering. In dit verband is een pilot uitgevoerd voor een tussentijdse afsluiting (medio 2019).

Uit de uitgevoerde halfjaarcontrole 2019 bleek dat het financieel beheer nog verdere verbetering behoeft. Verplichtingen zijn in 2019 niet altijd tijdig geboekt. Dit is gecorrigeerd, ook voor meerjarige verplichtingen, en het werkproces is aangepast. Verder zijn het contractenbeheer en –registratie verder aangescherpt en zijn de vorderingen geanalyseerd. Dit zal ook in 2020 regelmatig aandacht krijgen bij het monitoren en bespreken van het eerder genoemde verbeterplan financieel beheer.

De inrichting van de accountantscontrole bij de Algemene Rekenkamer

Voor 2019 is gekozen voor een controlemodel waarbij de Auditdienst (ADR) aanvullend op hun controleverklaring bij Hoofdstuk IIB de financiële stromen en standen van de Algemene Rekenkamer verdergaand controleert op 4% materialiteitsniveau. In aanvulling hierop reviewt de extern ingehuurde openbare accountant (conform COS 610) de werkzaamheden van de ADR (zoals risicoanalyse, systeemgerichte werkzaamheden, gegevensgerichte werkzaamheden) en geeft de openbare accountant een controleverklaring af bij de financiële verantwoording van de Algemene Rekenkamer.

Interne Controle (IC)

In het licht van de bevindingen van de openbare accountant zijn in 2019 werkprocessen tegen het licht gehouden en aangepast en wordt de IC aangescherpt. Dit zal ook leiden tot aanpassing van het interne controleplan en verdere aanscherping in 2020. Verder zijn steekproefsgewijs controles op het materiële budget uitgevoerd. Ook is er een spendanalyse uitgevoerd. Bevindingen moeten leiden tot het aanbrengen van verdere procesverbeteringen, bijv. bij het contractbeheer.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging

De Algemene Rekenkamer heeft de beheersing van de informatiebeveiliging zodanig ingericht, dat op basis van risicomanagement wordt gestuurd op maatregelen die de vertrouwelijkheid, integriteit en de beschikbaarheid van informatie moeten waarborgen.

In 2019 is de risicoanalyse geactualiseerd. De maatregelen zijn gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst 2017 (BIR 2017/BIO). In het integraal beveiligingsbeleid van 15 april 2019 is de CISO-functie opgenomen en ingevuld.

In 2019 hebben zich negen beveiligingsincidenten voorgedaan. Daarbij is het beveiligingsbeleid effectief gebleken in de zin dat incidenten tijdig zijn gedetecteerd c.q. gemeld en door de getroffen maatregelen niet tot ernstig nadelige gevolgen hebben geleid. Er is nog een aantal verbeterpunten op het vlak van het formaliseren en uitwerken van het beleid. 

Reorganisatiekosten

De reorganisatie in 2017 had tot doel een substantieel lagere personeelsformatie en –bezetting te realiseren. Om die beoogde personeelsreductie te bereiken is in 2017 het Van Werk Naar Werk-beleid van het rijk toegepast. De nog in 2019 doorlopende kosten van de reorganisatie kunnen als volgt worden weergegeven:

Externe inhuur

In 2019 was € 3,328 mln. gemoeid met externe inhuur (inclusief inhuur voor onderzoeksopdrachten, die onder de categorie uitzendkrachten is opgenomen). Afgezet tegen de personele uitgaven ging het om 12%. Daarmee overschrijdt de Algemene Rekenkamer de voor departementen geldende beleidsregel (Rijksbegrotingsvoorschriften 2020) dat 10% van de loonkosten aan inhuur mag worden besteed. De doelstelling is dat de kosten voor externe inhuur de komende jaren minder dan 10% van het personeelsbudget zullen bedragen.

Er is vooral ingehuurd om de onderbezetting bij de start van 2019 (uitvloeisel van de reorganisatie van 2017) op te vangen en voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie. Daarbij ging het onder meer om expertise op het gebied van onderzoek, accountancy, financiën, administratieve organisatie en organisatieontwikkeling. Daarnaast worden er uitzendkrachten ingehuurd (waaronder secretaresses), bijvoorbeeld in de vakantieperioden.

Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Betaalgedrag

In 2019 is 92% van de facturen binnen dertig dagen na factuurdatum betaald. De Algemene Rekenkamer voldoet nog niet aan de rijksbrede doelstelling om ten minste 95% binnen dertig dagen te betalen (comply or explain-beginsel). De belangrijkste oorzaken waren het kritischer toetsen van dispuutfacturen, de werkdruk en wijzigingen in het werkproces, vooral bij de facturen over inhuur en uitzendkrachten (meer nadruk op toetsen urenstaten vanwege de rechtmatigheid ) en het aanscherpen van het verplichtingenproces. De verwachting is dat de norm in 2020 gehaald wordt.

Audit Advisory Committee (AAC)

Het Audit Advisory Committee is door de Algemene Rekenkamer zelf ingesteld en legt zich voornamelijk toe op advisering over de ‘brede bedrijfsvoering’ van de Algemene Rekenkamer. Onder brede bedrijfsvoering wordt verstaan de wijze waarop de Algemene Rekenkamer met haar organisatie en bedrijfsvoering is toegesneden op haar mandaat en op de daaruit voortvloeiende missie en strategie. Onderwerpen die zijn besproken, zijn onder meer de planning en control cyclus, staf van de toekomst, huisvesting en het strategisch personeelsbeleid. In 2019 is het AAC zes maal bijeengekomen. In 2020 wordt het interne functioneren van het AAC geëvalueerd.

Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Staf van de toekomst

In het kader van continu verbeteren heeft de Algemene Rekenkamer het plan staf van de toekomst opgesteld, waarin een aantal hardnekkige vraagstukken is aangepakt, een proces van continu verbeteren is gestart en de organisatiestructuur hierop wordt aangepast. De structuurdiscussie heeft in december 2019 geleid tot een organisatiebesluit van de secretaris, waarbij binnen de staf een structuurverandering plaatsvindt per 1 maart 2020.

Project huisvesting

In 2018 is het project huisvesting Algemene Rekenkamer gestart. Redenen hiervoor zijn dat de huidige huisvesting niet meer voldoet aan de moderne maatstaven, dat er dringend onderhoud en reparatie nodig is en dat een herijking van de visie op huisvesting noodzakelijk werd geacht. In februari 2019 heeft het college het ‘ambitiedocument huisvesting’ vastgesteld. Op basis daarvan is door het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) een ruimtelijke verkenning uitgevoerd met verschillende scenario’s. Deze verkenning vormde samen met de financiële doorrekeningen de basis voor de business case, waarop het college in oktober 2019 voorkeur heeft uitgesproken voor een van de scenario’s. Naar verwachting zal in 2020 een keuze worden gemaakt inzake het ontwerp dat wordt uitgevoerd.

Bedrijfsvoeringsparagraaf Nationale ombudsman

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

Er zijn geen overschrijdingen en bijzonderheden te melden.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Bij het tot stand komen van de niet-financiële informatie is geconstateerd dat niet alle mondeling ontvangen klachten zijn geregistreerd. Hiervan is een inschatting gemaakt en dit is herkenbaar opgenomen in de verantwoording.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Overige aspecten van bedrijfsvoering

Ook al is het geen verplichting om aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) te voldoen, de organisatie heeft wel de ambitie om hier aan te voldoen. Op basis van een interne audit is in 2019 intensief gewerkt aan inventarisatie van maatregelen ter verbetering van de informatiebeveiliging. De organisatie weet welke maatregelen nog moeten worden getroffen en is op weg naar in control. Dit wordt in 2020 verder opgepakt.

Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsonderwerpen

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

In 2019 is het inkoopbeleid volledig vernieuwd. De mensen in de organisatie zijn zich bewust van wat goed inkopen is. Door de ontwikkelde hulpmiddelen is de organisatie beter in staat om goed in te kopen.

Ook is in 2019 nieuw beleid op het gebied van informatievoorziening ontwikkeld. Op basis van dit beleid kan de informatievoorziening goed worden ingericht, zodat de huidige werkprocessen én de ambities efficiënt en effectief worden ondersteund.

Bedrijfsvoeringsparagraaf Kanselarij der Nederlandse Orden

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

De overschrijding van € 0,9 mln. op de verplichtingen van artikel 4 wordt veroorzaakt door een foutieve administratieve contractverlenging.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen overschrijdingen en/of bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Er zijn geen overschrijdingen en/of bijzonderheden te melden.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Er zijn geen overschrijdingen en/of bijzonderheden te melden.

Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Bedrijfsvoeringsparagraaf Kabinet van de Gouverneur van Aruba

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

In 2019 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Gegevens over naturalisatieverzoeken, reisdocumenten, visa en optieverzoeken worden ontleend aan de wettelijke registratie, tezamen met de verplichting tot archiveren van de bijbehorende documenten. Voornoemde registraties worden ondersteund door geautomatiseerde gegevensbestanden (zoals RAAS en NVIS). Voorts worden gegevens voor de andere categorieën ontleend aan het Document Management System, waarin alle inkomende en uitgaande stukken waarop een archiveringsverplichting ligt, worden geregistreerd.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid en is zo doelmatig mogelijk ingericht. Zomer 2019 is een Hoofd Bedrijfsvoering aangesteld. Met zijn komst zijn belangrijke stappen gezet richting optimalisering van zowel het financieel als het materieel beheer. Een voorbeeld hiervan is het herinrichten van het financiële administratiesysteem.

De in 2018 in gang gezette integratie van de consulaire kas binnen het gehanteerde financiële administratiesysteem is in 2019 stilgelegd. Dit onder andere als gevolg van de genoemde herinrichting van het financiële administratiesysteem dat in 2020 in gebruik genomen zal worden. Daarnaast is besloten om andere op IT-gebied minder ingrijpende opties te verkennen voor de verwerking van de consulaire kas in de financiële administratie.

In 2019 is aangevangen met verbeteringen voor wat betreft het intern beheer. Daarnaast hebben enkele investeringen plaatsgevonden zoals onder andere de aanschaf van nieuwe kluizen, het verrichten van schilder-, reparatie- en onderhoudswerk binnen, vervanging van de oude vloerbedekking en vervanging van verouderde en niet Arbo-geschikte kantoormeubelen. Vanwege het niet honoreren van de extra gevraagde middelen heeft het Kabinet een pas op de plaats moeten maken ten aanzien van de investeringen die nog moeten plaatsvinden. De aangehouden geplande investeringen zijn doorgeschoven naar het jaar 2020.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Organisatie

In 2019 heeft het Kabinet de arbeidsrelatie beëindigd met één van haar medewerkers waarvan eind 2018 gebleken was dat re-integratie wegens ziekte onmogelijk was. In 2019 is een sollicitatieprocedure geweest voor deze functie en is een kandidaat geselecteerd die in 2020 in dienst zal treden. De desbetreffende functie is al die tijd uitgevoerd door een uitzendkracht.

Medio 2019 is de nieuwe functie van Hoofd Bedrijfsvoering bij het Kabinet vervuld. Daarnaast heeft een sollicitatieprocedure plaatsgevonden voor de nieuwe (vooralsnog tijdelijke) functie van communicatiemedewerker. Deze sollicitatieprocedure heeft nog niet geleid tot invulling van deze vacature. In 2020 wordt deze sollicitatieprocedure voor de functie van een communicatiemedewerker opnieuw gestart.

Huisvesting

In 2019 zijn de eerste stappen gezet om te komen tot een advies aangaande de gewenste verhuizing naar een nieuwe huisvesting. Op basis van dit advies zal worden bezien of een verhuizing naar nieuwe huisvesting nodig en financieel mogelijk is. Ondertussen worden acties uitgezet om de nodige vervangingsinvesteringen voor zowel het Cas Ceremonial di Gobernador als het Kabinet te realiseren.

De geplande inrichting van de bovenverdieping van Cas Ceremonial di Gobernador, dat bij het Kabinet in beheer is, heeft door het niet honoreren van de extra gevraagde middelen ook in 2019 niet plaats kunnen vinden. Deze bovenverdieping staat al enkele jaren leeg en kan vooralsnog niet gebruikt worden voor vergaderingen en presentaties, waarvoor de kleine vergaderzaal in het kantoorgebouw van het Kabinet niet geschikt is. Deze investering zal naar het jaar 2020 doorgeschoven worden.

Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Bedrijfsvoeringsparagraaf Kabinet van de Gouverneur van Curaçao

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

Op artikel 7 is voor het verantwoord bedrag (€ 3 mln.) vanuit de controle geen volledige zekerheid verkregen vanwege het gemis aan administratieve documentatie. Het percentage aan fouten en onzekerheden, zoals vermeld in de bovenstaande tabel, is gebaseerd op de posten die voor onderzoek zijn geselecteerd.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatieGegevens over naturalisatieverzoeken, reisdocumenten, visa en optieverzoeken worden ontleend aan de wettelijke registratie, tezamen met de verplichting tot archiveren van de bijbehorende documenten. Voornoemde registraties worden ondersteund door geautomatiseerde gegevensbestanden (zoals RAAS en NVIS). Voorts worden gegevens voor de andere categorieën ontleend aan het Document Management System, waarin alle inkomende en uitgaande stukken waarop en archiveringsverplichting ligt, worden geregistreerd.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Sturing van het financieel beheer verloopt op basis van maandelijks vergelijk tussen begroting, het maandelijks gegenereerde uitputtingsoverzicht en de voorgenomen uitgaven. Met uitzondering van de hierboven genoemde onzekerheden zijn geen bijzonderheden te melden.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Hierbij verklaart het Kabinet van de Gouverneur van Curaçao dat er in 2019 op grond van de WNT geen functionarissen met een bezoldiging c.q. uitkering wegens beëindiging dienstverband vermeld behoeven te worden.

Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Bedrijfsvoeringsparagraaf Kabinet van de Gouverneur van Sint Maarten

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

Op artikel 8 is voor het verantwoord bedrag (€ 2,5 mln.), met uitzondering van de personele uitgaven (€ 1,7 mln.) vanuit de controle geen volledige zekerheid verkregen vanwege het gemis aan administratieve documentatie. Het percentage aan fouten en onzekerheden, zoals vermeld in de bovenstaande tabel, is gebaseerd op de posten die voor onderzoek zijn geselecteerd.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

De totstandkoming van de beleidsinformatie in het jaarverslag voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld in de Rijksbegrotingvoorschriften van het Ministerie van Financiën. Processen en informatie worden beheerd in een Document Management Systeem (DMS). Aanvraag en uitgifte van paspoorten en visa worden in beheersystemen van Buitenlandse Zaken verwerkt. Ook organisatie- en personeelsinformatie is gedocumenteerd. Het per 1 juli 2015 geactualiseerde O&F-rapport wordt gehanteerd en hierin zijn in 2019 geen aanpassingen doorgevoerd.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Met uitzondering van de hierboven genoemde onzekerheden zijn geen bijzonderheden te melden.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Bedrijfsvoeringsparagraaf Kiesraad

Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

In 2019 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. De financiële overzichten geven een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Betaalgedrag

In 2019 werd 97% van de facturen binnen 30 dagen betaald. Dat is een verbetering van 3% ten opzichte van 2018.

Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

De Kiesraad heeft in 2019 de uitvoering van het gemeenschappelijk normenkader voor de beveiliging van informatie(systemen) geactualiseerd. Dit is vastgelegd in een privacy- en informatiebeveiligingsplan.