Misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude
De Minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering met uitzondering van de procesmatige beheersing van de activiteitscyclus bij projecten en programma’s in het kader van ontwikkelingssamenwerking. Dit laatste valt onder de verantwoordelijkheid van de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, die bij medewerkers aandacht besteedt aan malversaties door derden en de maatregelen om deze te voorkomen en te signaleren.
Voor een nadere toelichting omtrent misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude rondom de activiteitencyclus bij projecten en programma’s in het kader van ontwikkelingssamenwerking wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van BHOS.
Grote ICT Projecten: EIDOS
Het Ministerie ontwikkelt met project EIDOS een nieuw en verbeterd backoffice systeem om Schengen en Caribische visumaanvragen mee te verwerken. Het systeem maakt het mogelijk het visumproces volledig digitaal uit te voeren en past binnen de digitaliserings- en innovatiedoelstellingen rondom consulaire dienstverlening. Implementatie van dit backoffice systeem moet leiden tot een efficiënter en effectiever visumproces.
In het backoffice systeem worden persoonsgegevens, inclusief biometrie van de aanvragers verwerkt. Voor de afdekking van risico’s op datalekken is een privacy impact analyse (PIA) opgesteld. Risico’s en gedefinieerde maatregelen neemt het ministerie mee in de ontwikkeling en implementatie van het nieuw te bouwen systeem.
In mei 2019 heeft het Bureau ICT (BIT) van BZK het project EIDOS getoetst. BIT geeft aan dat het project risico loopt de planning niet te halen als niet eerst het ontwerp wordt afgerond en de testaanpak wordt verbeterd. Naar aanleiding van deze toets vindt een heroriëntatie plaats waarin de maatregelen worden uitgewerkt voor mitigatie van de genoemde risico’s. Voor nadere informatie rondom de uitvoering wordt verwezen naar het Rijksbrede ICT Dashboard.
Departementale checks and balances
Het Ministerie hanteert voor iedere activiteit waarvoor financiering wordt aangevraagd, waaronder subsidies, een standaard beleidsuitvoeringsproces.
Een financieringsaanvraag wordt volgens een standaardprocedure getoetst. Hierbij wordt vooraf vastgesteld in hoeverre deze past binnen de beleidskaders die het ministerie heeft en of er budget beschikbaar is voor financiering. Daarnaast wordt beoordeeld of een aanvrager beheersmatig de activiteiten kan verrichten. Naast deze analyses worden risico’s ingeschat ten aanzien van omgeving waarin de activiteiten worden uitgevoerd, aard activiteit, fraude en integriteit. De uitkomsten van de risicoanalyses kunnen aanleiding zijn voor het stellen van nadere eisen aan de financiering.
Specifiek voor subsidies geldt dat er individuele aanvragen kunnen worden ingediend maar ook dat een aanvrager kan deelnemen aan een subsidietender. Vanaf EUR 500.000 vindt een subsidietender plaats, met redenen omkleed kan hiervan worden afgeweken.
De beleidsmatige, financiële en beheersmatige toetsing en het oordeel hierbij bepalen uiteindelijk of een aanvraag voor een activiteit wordt gehonoreerd en welke vereisten aan de financiering worden gesteld.
Na toekenning van de financiering beoordeelt het ministerie middels een standaard beoordelingsprocedure periodiek de inhoudelijke en financiële voortgang van activiteiten. Na afloop evalueert het ministerie de doeltreffendheid en doelmatigheid van gefinancierde activiteiten. De beoogde en gerealiseerde resultaten van de activiteiten zijn ook input voor bredere beleidsevaluaties. Het ministerie heeft zijn eigen onafhankelijke dienst voor beleidsevaluaties en werkt met een evaluatieplanning. De departementale procedures zijn in 2019 ongewijzigd, wel is gestart met een project. Dat is gericht op optimalisering van het beleidsuitvoeringsproces en modernisering van het toezicht.
Activiteiten Audit Committee
In 2019 heeft het Strategisch Audit Committee vier keer vergaderd en het Operationeel Audit Committee twee keer. Het Audit Committee adviseert de departementsleiding over onderwerpen als de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële vastlegging, regie op het auditbeleid, evaluatiebeleid, risicomanagement en de uitkomsten daarvan. Het Strategisch Audit Committee heeft aanbevelingen gegeven over strategische onderwerpen zoals de China-strategie, de Brexit, informatiebeveiliging, huisvestingsbeleid, risicomanagement en de auditprogrammering. In het Operationeel Audit Committee zijn onder andere de uitvoering van het toezichtarrangement en de kwaliteit van de risicoparagraaf in de beoordelingsmemoranda van activiteiten besproken. Daarnaast is geadviseerd over de opvolging van de bevindingen van de Algemene Rekenkamer en de Auditdienst Rijk.
Het Strategisch Audit Committee heeft drie externe leden. Voor het externe lid waarvan de zittingstermijn in 2018 afliep is in 2019 een nieuw extern lid aangetreden. Voor de opvolging van een ander extern lid is in 2019 de selectieprocedure in gang gezet.
De evaluatie van het Audit Committee is afgerond. Het evaluatierapport bevestigt dat het Audit Committee goed functioneert. De aanbevelingen uit het evaluatierapport om het functioneren van het Audit Committee verder te verbeteren worden overgenomen. De aanbeveling om het Operationeel Audit Committee af te schaffen en de onderwerpen te integreren in de agenda van de Managementraad wordt opgepakt.