2.1 Misbruik en oneigenlijk gebruik
In 2019 is in samenwerking met de departementen een centrale verwijsindex ontwikkeld met als doel misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies te voorkomen. Deze index is opgesteld conform de Algemene verordening gegevensbescherming. Medio 2019 is deze index actief in gebruik genomen. Daarbij moet worden opgemerkt dat Defensie een stabiele specifieke subsidieportefeuille kent en de bijdrage en uitvraag bij de centrale verwijzingsindex minimaal zal zijn. De index is een aanvulling op de reeds bestaande departementale M&O-registratie betreffende subsidies. Binnen Defensie is het al aanwezige M&O-register verder geoperationaliseerd en nader uitgewerkt. Tevens is in 2019 gestart met het herijken van het interdepartementale Raamwerk Uitvoering Subsidies (RUS) en wordt op basis van de praktijkervaringen een geüpdate versie opgesteld.
2.2 Grote lopende IT-projecten
Jaarlijks rapporteert Defensie via het Rijks ICT-dashboard aan het Rijk over alle projecten met een IT-component van ten minste € 5 miljoen. De Tweede Kamer wordt over IT-projecten ten behoeve van wapensystemen geïnformeerd volgens het Defensie Projecten Overzicht. Nieuwe projecten met een IT-component van meer dan € 5 miljoen worden eveneens aangeboden aan het Bureau IT-toetsing voor een zogenaamde BIT-toets.
In 2019 zijn er geen nieuwe projecten gepubliceerd op het Rijks ICT-dashboard. Er kwamen hiervoor geen nieuwe projecten in aanmerking. Afgelopen jaar is er 1 BIT toets geweest. Het programma GrIT is opnieuw getoetst (zie IT-beheer).
2.3 Gebruik open standaarden en open source software
Er is in 2019 niet afgeweken van het voorschrift.
2.4 Betaalgedrag
Defensie heeft over 2019 90,5 procent van de facturen tijdig betaald en dat is lager dan de streefnorm, waarbij 95 procent van alle facturen binnen 30 dagen na datum van ontvangst van de factuur moeten zijn betaald. Het percentage over 2019 is een verbetering ten opzichte van 2018, toen was het percentage tijdig betaald 87,6 procent. Er zijn verschillende oorzaken voor het niet behalen van de norm percentage tijdig betaald. Zo is sprake van een gecompliceerde keten door de vele koppelvlakken en een groot aantal lopende zaken en verander/verbetertrajecten die aandacht vergen. De personele ondervulling doet zich voor in de gehele keten, ook bij het FABK. Prioritering van dossiers, capaciteitsmanagement inclusief de inzet van inhuurkrachten geeft enige verlichting. De implementatie van E-facturatie leidt tot automatisering van handmatige werkzaamheden bij de factuurinname. Voor de langere termijn wordt bezien of robotisering het betaalproces verder kan helpen stroomlijnen.
2.5 Audit Comité
Het Audit Comité is het adviesorgaan van de SG met betrekking tot audit- en bedrijfsvoeringsaangelegenheden. Het Audit Comité Defensie is in 2019 zes keer bij elkaar gekomen. De voornaamste agendapunten betroffen de fysieke en sociale veiligheid binnen Defensie, de personele vulling, het programma GrIT, het strategisch vastgoedplan, de auditplanning en de aanpak van de aandachtspunten die door de ADR en AR zijn geconstateerd. In 2019 is de samenstelling van het Audit Comité aangepast. Hierdoor is er een betere verhouding ontstaan tussen interne en externe leden. Het aantal interne leden is verlaagd en het aantal externe leden is verhoogd.
2.6 Departementale Checks and balances
Om de inzet en kwaliteit van het instrument subsidie te bewaken en te verbeteren conform de regeling Defensiesubsidies, beoordeelt de betreffende beleidsdirectie in hoeverre de subsidie bijdraagt aan de beleidsdoelen. Ook is er sprake van een toets op doelmatigheid en rechtmatigheid door de verantwoordelijke control organisatie. Uniformiteit binnen de totale subsidie portefeuille van Defensie en aansluiting bij wet- en regelgeving, waaronder het Uniform Subsidiekader (USK), vormen hierbij tevens te toetsen elementen. Dit leidt tot een afgestemde risicoanalyse inclusief specifieke beheersmaatregelen die de basis vormt voor het al dan niet positief adviseren aan de beschikkende autoriteit. Ook wordt binnen de subsidie-portefeuille nadrukkelijk toegezien op naleving van de vijfjaarlijkse evaluaties conform Awb art. 4.24. In dit kader is in 2019 gestart met de evaluatie van de Defensiesubsidie Stichting Koninklijke Defensiemusea. Onderwerp van onderzoek zijn de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie, de doelmatigheid en de vraag of subsidie het juiste instrument is om het Defensiebeleid uit te voeren. Afronding van de evaluatie is medio 2020 voorzien.
2.7 Normenkader financieel beheer
Er hebben in 2019 geen wijzigingen plaatsgevonden.