Paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

In 2021 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. De financiële overzichten geven een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Plan financieel beheer

Op 15 maart 2021 heeft de openbare accountant een goedkeurende controleverklaring afgegeven over het boekjaar 2020. In het verslag van bevindingen constateert de accountant dat het jaarrekeningproces is verbeterd. Dit neemt niet weg dat in 2021 verder is gewerkt aan het optimaliseren van het financiële beheer en de bedrijfsvoering.

Om een tijdige afsluiting van de financiële administratie en oplevering van het jaarverslag over 2021 te waarborgen is gewerkt met een tussentijdse afsluiting (medio 2021). Uit deze halfjaarcontrole 2021 blijkt dat het financieel beheer verbeterd is, maar op enkele punten nog verbetering behoeft.

De inrichting van de accountantscontrole bij de Algemene Rekenkamer

Gelet op het feit dat de Algemene Rekenkamer in haar controlerende taak ook het hoofdstuk IIB Overige Hoge Colleges van Staat controleert, laat de Algemene Rekenkamer haar eigen jaarverslag en verantwoording toetsen door een onafhankelijke externe accountant. In 2021 heeft een nieuwe aanbesteding voor een externe accountant plaatsgevonden.

Interne controle (IC)

In het licht van de bevindingen van de openbare accountant zijn in 2021 werkprocessen tegen het licht gehouden en aangepast en is de IC verder aangescherpt. Dit heeft ook geleid tot aanpassing van het interne controleplan in 2021. Verder zijn steekproefsgewijs controles op de materiële uitgaven uitgevoerd. Verplichtingen zijn in 2021 niet altijd tijdig geboekt. Dit is gecorrigeerd en het werkproces is verder aangepast. Verder is het contractenbeheer en –registratie aangescherpt. Dit zal ook in 2022 regelmatig aandacht krijgen bij het monitoren en bespreken van het eerder genoemde plan financieel beheer.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging

De Algemene Rekenkamer heeft de beheersing van de informatiebeveiliging zodanig ingericht, dat op basis van risicomanagement wordt gestuurd op maatregelen die de vertrouwelijkheid, integriteit en de beschikbaarheid van informatie waarborgen.

Tegen de achtergrond van de over 2020 door de Algemene Rekenkamer in het Verantwoordingsonderzoek vastgestelde onvolkomenheid, is in 2021 verdere uitvoering gegeven aan het in 2020 vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid. Mede op basis van het Verantwoordingsonderzoek en de audit informatiebeveiliging 2020 is hierbij met name gestuurd op de uitvoering van het risicomanagement op het vlak van informatiebeveiliging en op de hieruit voortvloeiende maatregelen. Hoewel wettelijk niet verplicht streeft de Rekenkamer ernaar om voor informatiebeveiliging te voldoen aan de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In 2021 is een BIO Gap analyse uitgevoerd. De hieruit voortvloeiende maatregelen zijn ingepland.

Verder heeft de Algemene Rekenkamer in 2021 door externe bureaus diverse onderzoeken naar de informatiebeveiliging laten uitvoeren. De verbeterpunten en aanbevelingen uit die onderzoeken zijn gedeeltelijk doorgevoerd en verder opgenomen in het jaarplan 2022 en de verbeterlijst informatiebeveiliging. Er is een stuurgroep ingesteld voor de monitoring van de voortgang.

In 2021 hebben zich zes beveiligingsincidenten voorgedaan. Daarbij is het beveiligingsbeleid effectief gebleken: incidenten zijn tijdig gedetecteerd c.q. gemeld en door de getroffen maatregelen hebben deze niet tot ernstig nadelige gevolgen geleid.

Externe inhuur

In 2021 was € 2,716 mln. gemoeid met externe inhuur (inclusief inhuur voor onderzoeksopdrachten, die onder de categorie uitzendkrachten is opgenomen). Afgezet tegen de personele uitgaven ging het om 9,3%. Daarmee voldoet de Algemene Rekenkamer aan de voor departementen geldende beleidsregel (Rijksbegrotingsvoorschriften 2022) dat maximaal 10% van de loonkosten aan inhuur mag worden besteed. De Algemene Rekenkamer werkt met een flexibele schil. Het gebruik van een flexibele schil is een bewuste keuze, waarbij het de bedoeling is dat de kosten voor externe inhuur de komende jaren minder dan 10% van het personeelsbudget zullen bedragen.

Er is vooral ingehuurd voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie. Daarbij ging het onder meer om expertise op het gebied van onderzoek, accountancy, financiën, informatiebeveiliging en organisatieontwikkeling. Daarnaast worden er uitzendkrachten ingehuurd (waaronder secretaresses).

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Betaalgedrag

In 2021 is 97% van de facturen binnen dertig dagen na factuurdatum betaald. De Algemene Rekenkamer voldoet daarmee aan de rijksbrede doelstelling om tenminste 95% binnen dertig dagen te betalen (´comply or explain-beginsel´).

Audit Committees

Het Audit Advisory Committee (AAC) is door de Algemene Rekenkamer zelf ingesteld en legt zich voornamelijk toe op advisering over het interne functioneren van de Algemene Rekenkamer. Daarbij gaat het om de wijze waarop de Algemene Rekenkamer met haar organisatie en bedrijfsvoering is toegesneden op haar mandaat en op de daaruit voortvloeiende missie en strategie. Onderwerpen die zijn besproken, zijn onder meer de planning- en controlcyclus, informatiehuishouding, werken in de tijd van corona, institutioneel risicomanagement, huisvesting en het strategisch personeelsbeleid. In 2021 is het AAC vijfmaal bijeengekomen. In 2021 heeft het AAC haar eigen functioneren geëvalueerd door middel van een zelfevaluatie. In de tweede helft van 2021 heeft een werving plaatsgevonden van een nieuw lid met het oog op het verlopen van de termijn van de voorzitter.

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Ontwikkeling staf

In het kader van continu verbeteren heeft de Algemene Rekenkamer een plan ´staf van de toekomst´ opgesteld, met daarin aandacht voor een meer integrale en klantgerichte werkwijze. Per 1 maart 2020 heeft een structuurverandering van de stafdirectie plaatsgevonden. Deze verandering is in 2021 geëvalueerd. De belangrijkste verbeterpunten zijn opgenomen in een Ontwikkelkalender 2022. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om het optimaliseren van (integrale) werkprocessen en om aandacht voor teamontwikkeling.

In 2021 heeft de stafdirectie een verdere verbeterslag gemaakt als het gaat om ´de basis op orde´ (onder andere ten aanzien van het team centrale ondersteuning, het financieel beheer en de inkoopfunctie). Verder is een betere verbinding gerealiseerd in de samenwerking met de onderzoeksdirecties. De stafdirectie is ook in 2021 leidend geweest in het faciliteren van andere werkvormen tijdens de coronacrisis; de informatievoorziening heeft een versnelde ontwikkelimpuls gekregen.

Project huisvesting

In 2018 is het project huisvesting Algemene Rekenkamer gestart. Redenen hiervoor zijn dat de huidige huisvesting niet meer voldoet aan de moderne maatstaven, dat er dringend onderhoud en reparatie nodig is en dat een herijking van de visie op huisvesting noodzakelijk werd geacht. In oktober 2019 heeft het college de voorkeur uitgesproken voor het scenario ‘ingrijpend verbouwen’. In het laatste kwartaal van 2020 is de aanbestedingsprocedure gestart voor de selectie van een ontwerpteam. In augustus 2021 heeft de selectiecommissie (bestaande uit vertegenwoordigers van de Algemene Rekenkamer (AR), het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en de Rijksbouwmeester het integraal ontwerpteam HCVA Deerns geselecteerd. In oktober 2021 is een start gemaakt met de schetsontwerpfase. Medewerkers van de AR zijn nauw betrokken bij de ontwikkeling van dit schetsontwerp, dat eind maart 2022 zal worden vastgesteld.

Open op Orde

Op 1 juli 2021 heeft de Algemene Rekenkamer haar actieplan Open op Orde vastgesteld. Het actieplan omvat 21 activiteiten en loopt tot 2026. Met dit actieplan sluit de Algemene Rekenkamer aan bij het Rijksbrede programma ter verbetering van de informatiehuishouding onder regie van BZK. De activiteiten uit het actieprogramma moeten samen zorgen voor een verbetering van de manier waarop binnen de Algemene Rekenkamer informatie wordt gebruikt, opgeslagen, gedeeld en gearchiveerd. Zodat de informatiehuishouding het werk van de Algemene Rekenkamer duurzaam en optimaal ondersteunt. De geplande activiteiten lopen uiteen van het vergroten van het bewustzijn van het belang van een goede informatiehuishouding tot het vernieuwen van de informatiesystemen voor documentmanagement. In de tweede helft van 2021 is een start gemaakt met de uitvoering van het actieprogramma. Zo is website-archivering ingericht en is begonnen met het opstellen van een informatie-architectuur.