In de kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ heeft het kabinet onder andere maatregelen aangekondigd gericht op actieve openbaarmaking van informatie en op verbetering van de informatiehuishouding bij de ministeries (‘Open op orde’). Verder schrijft artikel 3.5 van de Wet open overheid voor dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en in de jaarlijkse verantwoording verslag doet van de uitvoering ervan (de openbaarheidsparagraaf). Het doel van de Woo is een open overheid, die zorgdraagt voor een adequate en toegankelijke informatievoorziening op basis van een ordentelijke informatiehuishouding.
In 2021 is JenV gestart met de planvorming en eerste realisatie in het kader van Open op Orde. De uitdagingen op het vlak van informatiehuishouding binnen JenV zijn omvangrijk en divers van aard en over een periode van jaren ontstaan, onder meer door een explosieve groei van data en informatie, het sterk toegenomen gebruik ervan, personele krapte en complexe wet- en beleidsstelsels die met deze informatie uitgevoerd en ondersteund moeten worden.
2021 heeft zich gekenmerkt als een startjaar. Zowel actieplan 1.0 als actieplan 2.0 zijn afgelopen jaar opgesteld16. Er is gewerkt aan de inrichting en organisatie van Open op Orde binnen JenV en veel tijd en effort gestoken in informatieverstrekking aan en het organiseren van de betrokkenheid van en met de veelheid aan deelnemende JenV organisaties. De kaders vanuit Bureau Regeringscommissaris (BRC) zijn in de loop van 2021 steeds verder ontwikkeld en ook nu nog in ontwikkeling. Dit betekent dat de realisatie van doelstellingen, gecombineerd wordt met de programmatische inrichting en het verder verfijnen van de meest optimale werkwijze en verantwoording over de behaalde resultaten. Daarbij is een belangrijk aandachtspunt zorgdragen voor een reële verantwoordingslast voor de verschillende JenV-onderdelen en JenV als geheel.
Resultaten 2021 per actielijn
Actielijn 1: Informatieprofessionals:
Er is een eerste inventarisatie uitgevoerd binnen JenV, waaruit een breed gedragen beeld blijkt van de onderbezetting in IHH-capaciteit, zowel kwalitatief als kwantitatief. Ondanks een focus op de implementatie van KWIV-profielen vooruitlopend op werving en selectie, werd ook het bestaan van het Leerhuis Informatievoorziening steeds benadrukt. Dit biedt de mogelijkheid per direct de kwalitatieve IHH-capaciteit te verbeteren.
Actielijn 2: Volume en aard van de informatie:
JenV heeft in 2021 alle e-mails van het bestuursdepartement veiliggesteld (d.m.v. het verlengen van de bewaartermijn) waarna de uiteindelijke emailarchivering in 2022 kan plaatsvinden.
Op het vlak van webarchivering is een rijksbrede gemeenschappelijke voorziening beschikbaar gekomen, waarmee deelnemende organisaties een nadere overeenkomst kunnen afsluiten voor de archivering van de websites van de desbetreffende organisatie.
JenV-brede prioriteiten
JenV heeft naast de prioriteiten zoals deze gedefinieerd zijn door Bureau Regeringscommissaris, een drietal JenV-brede prioriteiten onderkend, die binnen actielijn 2 vallen.
Vraagstukken met betrekking tot deze prioriteiten spelen bij alle deelnemende JenV onderdelen en op deze onderwerpen zijn door de verschillende JenV-organisaties meerdere vergelijkbare initiatieven ingediend.
Om de samenhang van de diverse JenV-initiatieven te kunnen bewaken en om gelijktijdig de effectieve inzet van schaarse financiële middelen te kunnen garanderen zijn binnen het programma drie taskforces opgezet rondom deze JenV-brede prioriteiten. Te weten:
• Taskforce «Datakwaliteit (in de keten)»
• Taskforce «Digitalisering werkprocessen»
• Taskforce «Wegwerken Papieren achterstanden».
Hier zijn verschillende resultaten mee geboekt. Zo is in het kader van verbeteren datakwaliteit in de keten voor de zogenaamde «Onvindbare Veroordeelden» een projectmanager aangesteld. Sinds het begin van het programma is het totaal aantal onvindbare veroordeelden afgenomen van 10.749 naar 7.92217. Samen met vertegenwoordigers van programma Onvindbare Veroordeelden en de (keten)partners (Justid, OM, politie, CJIB, RVIG/BZK) is onder meer tijdens vier strategische expertmeetings bezien hoe vervolg gegeven zou moeten worden aan dit project. Ingeval de veroordeelden beter vindbaar zijn kan de straf beter ten uitvoer worden gebracht.
Tevens is op gebied van penitentiaire dossiers ingezet op het doorvoeren van een versnelling voor de verbetering van de datakwaliteit middels een POC. Zo is de nadere uitwerking en toetsing van het kwaliteitssysteem in wording ter hand genomen. Tevens wordt de kwaliteitsmeting nogmaals en uitgebreider uitgevoerd binnen bijvoorbeeld PI Vught en een arrestantenlocatie. De resultaten dienen als input voor de landelijke ingebruikname in 2022.
Op gebied van het wegwerken van papieren achterstanden is gestart met het digitaliseren van de archieven van Veenhuizen (Unesco werelderfgoed). Tevens is geïnvesteerd in een tweetal hoog volume scanners voor het wegwerken van papieren achterstanden. Verwachting is dat hier ongeveer 20 tot 30 arbeidsparticipanten voor ingezet kunnen worden en er additioneel in de komende jaren 8 km papier per jaar gedigitaliseerd kan worden.
Bij het NFI is een start gemaakt met het wegwerken van de papieren achterstanden. Dit project zal de komende jaren vervolg krijgen.
Actielijn 3: Informatiesystemen
Door de aanwijzing van BRC is geen prioriteit gegeven aan de ontwikkeling of aanpassing van informatiesystemen. Wel werd in 2021 reeds gestart met het vervolmaken van de (informatie-) architecturen om goed onderbouwd te kunnen starten wanneer aanpassingen nodig blijken te zijn.
Actielijn 4: Bestuur en naleving:
In het kader van actielijn 4 heeft JenV gewerkt aan de inrichting van de governance, het inrichten en operationaliseren van de portfoliowerkwijze, de uitvoering haalbaarheidstoetsen en de uitvoering van de nulmetingen.
Governance en portfoliowerkwijze
JenV is gestart met een coördinatieteam bestaande uit interne en externe adviseurs en specialisten. Dit team heeft Actieplan 1.0 opgesteld in samenwerking met de deelnemende JenV-organisaties.In de tweede helft van 2021 is Open op Orde binnen JenV als programma ingericht. Er is een programmamanager aangesteld en een programmastuurgroep en programmagroep ingericht. In samenwerking met de deelnemende organisaties heeft het programma Actieplan 2.0 opgesteld.
Het programma werkt met een meerjarig portfolio opgebouwd langs de vier actielijnen van Open Op Orde en ingedeeld in drie categorieën:
1. Prioriteiten regeringscommissaris: JenV realiseert, net als alle deelnemende organisaties, de invulling van de Rijksbrede prioriteiten in de looptijd van het programma Open op Orde (2021-2026). Deze prioriteiten kenmerken zich door een centraal kader vanuit BRC, waarbij de basis is gezamenlijke, uniforme oplossingen voor alle deelnemende departementen. In deze categorie ontzorgd het programma de organisaties in het voldoen aan en aansluiten op de oplossingen.
2. JenV brede prioriteiten: JenV heeft, naast de prioriteiten zoals deze gedefinieerd zijn door Bureau Regeringscommissaris, een drietal JenV-brede prioriteiten onderkend. Aan deze prioriteiten wordt gewerkt aan de hand van een centrale JenV aanpak met taskforces, waarbij iedere organisatie vanuit het programma ontzorgd wordt om invulling te geven aan de 3 prioriteiten. Hierbij wordt maximaal ingezet op één gezamenlijke werkwijze en één gezamenlijke oplossing per prioriteit om het schaarse budget zo efficiënt mogelijk te besteden.
3. Prioriteiten taakorganisaties: In deze categorie wordt door (individuele) organisaties gewerkt aan initiatieven die een directe bijdrage leveren aan de doelen van Open op Orde en niet in de eerder genoemde categorieën vallen. Deze projecten worden (deels) gefinancierd vanuit de POK/IHH-gelden. Het programma ondersteunt en helpt de taakorganisaties bij het aanscherpen van de planvorming en uitvoering.
Eén van de grootste uitdagingen is de veel grotere vraag / behoefte vanuit de deelnemende organisaties versus het beschikbare budget. Prioritering is dus essentieel.
Om op transparante wijze tot prioritering te komen is een normenkader ontwikkeld. Dit normenkader bestaat uit twee delen:
1. De uitsluitingscriteria op basis waarvan ingediende initiatieven uitgesloten worden voor financiering: dit is het geval als een initiatief alleen inputfinanciering betreft zonder dat hieraan concrete resultaten verbonden zijn, bijvoorbeeld de financiering van een team, als een initiatief bedoeld is voor een groei in volwassenheidsniveau van 2 of hoger, terwijl veel JenV-organisatie volwassenheidsniveau 1 nog moeten ontgroeien, als d.m.v. uitvoering van een initiatief een lokale voorziening gerealiseerd wordt waar een centrale voorziening in voorhanden is c.q. wordt gerealiseerd. Indien voldaan wordt aan 1 van deze uitsluitingscriteria is het initiatief vooralsnog in 2022 buiten beschouwing gelaten. In aanvulling hierop geldt dat op alle RC-projecten het insluitingscriterium van toepassing is, en deze in onderstaande prioritering geen onderwerp van discussie meer zijn geweest.
2. Een afwegingskader voor het prioriteren van de ingesloten initiatieven: Dit afwegingskader bestaat uit 3 stappen: 1) bepalen van de toegevoegde waarde van het initiatief in het licht van de Open op Orde doelstellingen, 2) vaststellen in welke mate er sprake is van een eigen bijdrage door de organisatie zelf en 3) vaststellen van de waarde van het initiatief in relatie tot de gevraagde investering vanuit de POK IHH gelden.
De daadwerkelijke toekenning van gelden aan initiatieven gebeurt middels het opstellen van plannen van aanpak die afdoende bijdragen aan de gestelde doelen en vertrouwen geven in de haalbaarheid ervan. Alle plannen worden getoetst op haalbaarheid, waarin ook het absorptie-/realisatievermogen . De plannen worden door portfoliomanagement, architectuur en financiën beoordeeld binnen de programmagroep en voorzien van een uitvoeringsadvies. Deze wordt voorgelegd aan de programmastuurgroep waarin een representatieve afvaardiging van stakeholders uit de JenV-CIO-raad vertegenwoordigd is. De programmastuurgroep besluit of een initiatief kan worden uitgevoerd.
Nulmetingen
Binnen JenV hebben 21 taakorganisaties en dienstonderdelen de nulmeting begeleid of zelfstandig ingevuld (exclusief Politie en RvdR). Het invullen van de nulmeting heeft verschillende inzichten opgeleverd over de praktische toepasbaarheid van het instrument voor de verschillende taakorganisaties. De inzichten uit de nulmeting zijn integraal onderdeel van het afwegingskader voor de samenstelling van het programmaportfolio.
JenV wil de nulmeting blijvend inzetten om de dialoog over het behalen van doelen en te maken keuzes te faciliteren (o.a. als input voor IHH-dashboard).
Daarbij moeten dubbelingen en het gebruik van meerdere instrumenten voorkomen worden door aansluiting te zoeken bij overige rapportages/assessments/metrices zoals de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (kleurenmonitor), de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (normenkader) en de JenV-brede rapportage/assessment: de Staat van IV.
Uitgaven in 2021
In 2021 is bij JenV € 4,1 mln. uitgegeven voor de verbetering van de informatiehuishouding en het transparanter maken van de organisatie. De gelden zijn aangewend voor de inrichting van het programma Open op Orde en hebben concreet geleid tot:
• het tot stand komen van de actieplannen 1.0 en 2.0,
• het uitvoeren van de nulmeting bij de taakorganisaties,
• wegwerken van papierenachterstanden bij NFI en DJI,
• de aanschaf van hoogvolume scanners om de papierenachterstanden op kortere termijn te kunnen wegwerken en
• het inrichten van de zogenaamde taskforces «wegwerken papieren achterstanden» , «Digitaliseren werkprocessen» en «Verbeteren datakwaliteit (in de keten).